রিয়েল-টাইম টিম কল্যাবোরেশনের জন্য এক্সেল ফাইল স্মুথলি শেয়ার করুন

টিম বা প্রতিষ্ঠানে একসাথে কাজ করার জন্য আপনাকে প্রায়ই এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে হয়। যাতে আপনারা সবাই একই সাথে ওয়ার্কবুক এডিট করতে পারেন। এই নির্দেশনামূলক সেশনে আমি আলোচনা করব কিভাবে আপনি এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে পারেন একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য রিয়েল-টাইম কল্যাবোরেশনের জন্য।

একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার করার ২টি পদ্ধতি

মান লেএ আপনার একটি এক্সেল ফাইল আছে নামkeeper Sales Report of Frutis.xlsx এবং আপনাকে একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য ফাইলটি শেয়ার করতে হয়।

এক্সেল ভার্সন অনুযায়ী একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার করার মূলত দুটি পদ্ধতি রয়েছে।

১. মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার

আপনি যদি Microsoft 365 এবং Excel 2021 ব্যবহারকারী হন, তবে আপনি ডাইনামিক Co-authoring ফিচার ব্যবহার করে ফাইলটি একাধিক ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করতে পারেন। আপনি এটি OneDrive ব্যবহার করে বা সরাসরি ফাইল পাঠিয়ে করতে পারেন।

১.১. OneDrive ব্যবহার করে মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ এক্সেল ফাইল শেয়ার

আপনি যদি আপনার এক্সেল ফাইল OneDrive-এ আপলোড করে সেটি ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করেন, তবে আপনি অনেক অসাধারণ ফিচার পাবেন যা আমি পরবর্তী অংশে আলোচনা করব। অনুগ্রহ করে নিচের স্টেপগুলো অনুসরণ করুন।

স্টেপ ০১: Share বাটন পিক করুন

• প্রথমে File > Share-এ যান।

• বিকল্পভাবে, আপনি আপনার স্প্রেডশীটের উপরের ডান কোণে অবস্থিত Share বাটনটিও পিক করতে পারেন।

স্টেপ ০২: এক্সেল ফাইল OneDrive-এ আপলোড করুন

• পরবর্তীতে OneDrive অ্যাকাউন্ট বেছে নিন।

তারপর আপনি নিচের মেসেজটি দেখবেন।

স্টেপ ০৩: ফাইল ব্যবহারকারীকে শেয়ার করুন

শেষে, আপনি কিছুক্ষণের মধ্যে নিচের শেয়ারিং অপশন পাবেন।

• তাই ব্যবহারকারীর নাম, গ্রুপ বা ইমেইল ইনপুট দিন। এবং Send বাটনে ক্লিক করুন।

পাঠানোর পর আপনি কনফার্মেশন মেসেজ পাবেন এবং ব্যবহারকারীদের আপনার ফাইল সম্পর্কে মেসেজ যাবে।

১.২. OneDrive ছাড়া মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ এক্সেল ফাইল শেয়ার

আপনি যদি OneDrive-এ আপলোড না করে সরাসরি ব্যবহারকারীদের সাথে আপনার এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে চান?

• Share বাটন পিক করার পর শুধু Excel Workbook সিলেক্ট করুন .xlsx ফরম্যাট শেয়ার করতে বা PDF আইকন সিলেক্ট করুন ফাইলটি PDF ফরম্যাটে কনভার্ট করতে (বিশেষ করে প্রিন্ট করার ক্ষেত্রে)।

• তাহলে ব্যবহারকারীর ইমেইল অ্যাড্রেস টাইপ করুন এবং Send বাটনে ক্লিক করুন।

আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার করার উপায় (২ টি সহজ পদ্ধতি)

সদৃশ পড়ুন

• স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠানোর উপায় (৩ টি উপযুক্ত পদ্ধতি)
• এক্সেল থেকে আউटलুকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায় (৪ টি পদ্ধতি)
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (সহজ স্টেপসহ)
• তারিখের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায়
• এক্সেল ম্যাক্রো: সেলে থাকা অ্যাড্রেসে ইমেইল পাঠানো (২ টি সহজ উপায়)

২. পুরনো ভার্সনে একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার

পুরনো ভার্সনে ট্র্যাক চেঞ্জ একটি унікал ফিচার। সেসব ভার্সন ব্যবহার করলে বা শুধু ফিচারটি এক্সপ্লোর করলে নিচের স্টেপগুলো অনুসরণ করতে পারেন।

স্টেপ ০১: কমান্ড যোগ করা

আপনি ডিফল্টভাবে ওয়ার্কবুক শেয়ার করার কমান্ডগুলো পাবেন (শুধু Review ট্যাব > Changes রিবনে যান)।

আপনি আপডেটেড ভার্সন ব্যবহার করলে সেসব কমান্ডও যোগ করতে পারেন।

• প্রাথমিকভাবে রিবনে যেকোনো খালি জায়গায় রাইট-ক্লিক করুন এবং Customize the Ribbon অপশন পিক করুন।

• এক্সেল Options-এ Customize Ribbon অপশনে নেভিগেট করুন।

এখন আপনাকে নিচের কমান্ডগুলো যোগ করতে হবে।

1. Share Workbook (Legacy)
2. Track Change (Legacy)
3. Protect Sharing (Legacy)
4. Compare and Merge Workbooks

• তাই Choose command from কে All Commands রেখে Share Workbook (Legacy) প্রথমে পিক করুন এবং Add বাটনে ক্লিক করুন।

নোট: এখানে আমি একটি ডেডিকেটেড ট্যাব এবং গ্রুপ তৈরি করলাম। এটি খুব সহজ কাজ। শুধু New Tab এবং New Group অপশনগুলো ব্যবহার করুন।

• সেই কমান্ডগুলো যোগ করার পর আউটপুট হবে নিচের মতো। এবং OK চাপুন।

স্টেপ ০২: Trust Center-এ যান

কখনো কখনো ওয়ার্কবুক শেয়ার করা ঠিকমতো কাজ নাও করতে পারে। একটি সতর্কতা হিসেবে নিচের কাজটি করুন।

• শুধু Excel Options-এ Trust Center-এ যান এবং Trust Center Settings-এ ক্লিক করুন।

• পরে, Remove personal information from file properties on save অপশনের আগে থাকা বক্সটি আনচেক করুন এবং OK চাপুন।

স্টেপ ০৩: ওয়ার্কবুক শেয়ার করুন

শেষে Share ট্যাব থেকে Share Workbook (Legacy) কমান্ড বেছে নিন এবং Editing ট্যাবে নিচের চিত্রানুসারে বক্সে টিক দিন।

OK চাপলে আপনি নিচের মেসেজ পাবেন। তাই OK চাপুন।

এখন আপনার এক্সেল ফাইল শেয়ার করার জন্য প্রস্তুত কéntে আপনি ফাইল নামের পর Shared শব্দটি দেখতে পাচ্ছেন। তাই ফাইলটি অনলাইন বা অফলাইন শেয়ার করুন।

আরও, আপনি প্রয়োজনে আপনার এক্সেল ফাইল প্রোটেক্ট করে তারপর একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য শেয়ার করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে শেয়ার ওয়ার্কবুক ইনএবল করার উপায়

Co-authoring ফিচার কিভাবে ব্যবহার করবেন

এই সেকশনে আমি সবচেয়ে আপডেটেড ফাইল শেয়ারিং সিস্টেম অর্থাৎ Microsoft 365-র প্রদত্ত Co-authoring ফিচারের কিছু ফলপ্রসূ বিষয় হাইলাইট করব।

⧪ শুধু ফাইল লিংক শেয়ার করুন

• আপনি যদি অন্য প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে ব্যবহারকারীদের আপনার শেয়ার্ড ফাইল লিংক সম্পর্কে জানাতে চান, শুধু Copy বাটন চাপুন।

• এখন লিংকটি কপি করে যেখানে চান পেস্ট করুন।

⧪ নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর সাথে এক্সেল ফাইল শেয়ার করুন

ডিফল্টভাবে কারো যেন লিংক খুলতে পারে। কিন্তু আপনি যদি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করতে চান, তবে করতে পারেন।

• Anyone with the link can edit সিলেক্ট করুন।

• Link settings-এ Specific people অপশনে নেভিগেট করুন এবং Apply বাটন চাপুন।

⧪ পাসওয়ার্ড দিয়ে একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার

আরও, আপনি শেয়ার্ড ফাইল খোলার জন্য পাসওয়ার্ড দিতে পারেন।

• Set Password অপশনে ক্লিক করুন।

• পরবর্তীতে আপনার পাসওয়ার্ড ইনপুট দিয়ে Apply বাটন চাপুন।

⧪ ফাইল শেয়ারিং সীমাবদ্ধ করুন

কখনো কখনো আপনাকে Editing পারমিশন দিয়ে ছাড়া এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে হতে পারে। অর্থাৎ ব্যবহারকারীরা শুধু ফাইলটি ভিউ করতে পারবে।

• এজন্য শুধু Allow editing অপশনের আগের বক্সটি আনচেক করুন।

আরও পড়ুন: [সমাধান]: শেয়ার ওয়ার্কবুক এক্সেলে দেখাচ্ছে না (সহজ স্টেপসহ)

শেয়ার্ড এক্সেল ফাইলে চেঞ্জ ট্র্যাক করার উপায়

পুরনো ভার্সনগুলোর ক্ষেত্রে আপনি ব্যবহারকারীদের করা চেঞ্জগুলো ট্র্যাক করতে পারেন।

• Track Changes (Legacy) কমান্ডে ক্লিক করুন এবং Highlight Changes অপশন বেছে নিন।

• When এবং Who-র আগের বক্সে টিক দিন। এবং OK চাপুন।

এখন কোনো ব্যবহারকারী যদি কোনো পরিবর্তন করে, তবে সেলটি হাইলাইট দেখাবে এবং পরিবর্তনটি ডেট-টাইমসহ পপ আপ হবে।

ওয়ার্কবুক কম্পেয়ার এবং মার্জ করার উপায়

শেয়ার্ড ফাইল সংগ্রহ করার পর আপনাকে ওয়ার্কবুক আপডেট করতে হবে।

• Compare and Merge Workbooks কমান্ডে নেভিগেট করুন।

• এখন SHIFT কী চাপে ধরে একাধিক ফাইল সিলেক্ট করুন এবং OK চাপুন।

নোট: আপনাকে আপনার ফাইল এবং অন্যান্য শেয়ার্ড ফাইল একই ফোল্ডারে রাখতে হবে। ফাইল নাম যেন যেন হোক।

শেয়ারিং বন্ধ বা ব্যবহারকারী রিমুভ করার উপায়

এটি আপনার জন্য একটি বোনাস সেকশন, আপনি যদি শেয়ারিং বন্ধ বা ব্যবহারকারী রিমুভ করতে চান তবে এই স্টেপগুলো অনুসরণ করতে পারেন।

⧪ মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ শেয়ারিং বন্ধ

আপনি যদি এক্সেল ফাইল শেয়ারিং বন্ধ করতে চান তবে নিচের কাজগুলো করুন।

• Shared with অপশনের পরের আইকনে চাপুন।

• তারপর Stop sharing-এ ক্লিক করুন।

⧪ পুরনো ভার্সনে ব্যবহারকারী রিমুভ

• পুরনো ভার্সনের ক্ষেত্রে, প্রথমে Editing ট্যাবে Share Workbook (Legacy) কমান্ডে যান।
• তারপর একজন ব্যবহারকারী সিলেক্ট করুন এবং Remove User বাটন চাপুন।

আরও পড়ুন: শেয়ার্ড এক্সেল ফাইলে কারা আছে দেখার উপায় (দ্রুত স্টেপসহ)

নিবেদনে রাখার বিষয়গুলো

⧬ আপনি Co-authoring এবং ট্র্যাক চেঞ্জ মেথড একসাথে ব্যবহার করতে পারবেন না কারণ Track Changes একটি লিগেসি কমান্ড

⧬ যদিও Co-authoring মেথড ব্যবহার করে চেঞ্জ ট্র্যাক করা যায় না, এটি একটি সহজ, সহজ এবং টাইম-সেভিং মেথড।

উপসংহার

আজকের সেশন এখানেই শেষ। আশা করি এই আর্টিকেলটি একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার করার জন্য আপনার খুব উপকারী হবে। মন্তব্য শেয়ার করা ভুলবেন না।

সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো

• এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে রিমাইন্ডার ইমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো (VBA)
• শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায়
• এক্সেল লিস্ট থেকে ইমেইল পাঠানোর উপায় (২ টি ইফেক্টিভ উপায়)
• ইমেইল দিয়ে এডিটেবল এক্সেল স্প্রেডশীট পাঠানোর উপায় (৩ টি কুইক মেথড)
• আউटलুক ছাড়া এক্সেল VBA দিয়ে ইমেইল পাঠানোর উপায় (৪ টি উপযুক্ত উদাহরণ)