একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল কীভাবে ভাগ করবেন

একটি দল বা সংস্থায় একসাথে কাজ করার জন্য, আপনাকে প্রায়ই একটি Excel ফাইল শেয়ার করতে হতে পারে। যাতে আপনারা সবাই একই সময়ে ওয়ার্কবুক সম্পাদনা করতে পারেন। এই শিক্ষামূলক সেশনে, আমি আলোচনা করব কিভাবে আপনি একাধিক ব্যবহারকারীদের জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে পারেন যাতে রিয়েল-টাইম সহযোগিতা করা যায়।

একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার করার 2 পদ্ধতি

ধরা যাক আপনার কাছে Frutis.xlsx এর বিক্রয় প্রতিবেদন নামে একটি এক্সেল ফাইল আছে এবং আপনাকে একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য ফাইলটি শেয়ার করতে হবে।

এক্সেল সংস্করণে পরিবর্তিত একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল ভাগ করার জন্য প্রধানত দুটি পদ্ধতি রয়েছে৷

1. Microsoft 365

আপনি যদি একজন Microsoft 365 এবং Excel 2021 ব্যবহারকারী হন, আপনি একাধিক ব্যবহারকারীর সাথে ফাইলটি শেয়ার করতে গতিশীল সহ-লেখক বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি এটি OneDrive ব্যবহার করে বা সরাসরি ফাইল পাঠাতে পারেন।

1.1. OneDrive

আপনি যদি আপনার এক্সেল ফাইলটি OneDrive-এ আপলোড করেন এবং তারপর ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করেন, তাহলে আপনি অনেক অসামান্য বৈশিষ্ট্য পাবেন যা আমি পরবর্তী অংশে আলোচনা করব। অনুগ্রহ করে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি করুন৷

ধাপ 01:শেয়ার বোতাম বাছুন

• প্রথমে, ফাইল -এ যান> শেয়ার করুন৷ .

• বিকল্পভাবে, আপনি শেয়ার বেছে নিতে পারেন আপনার স্প্রেডশীটের উপরের-ডান কোণায় অবস্থিত বোতাম।

ধাপ 02:এক ড্রাইভে এক্সেল ফাইল আপলোড করুন

• এরপর, OneDrive অ্যাকাউন্ট বেছে নিন।

তারপর, আপনি নিম্নলিখিত বার্তাটি দেখতে পাবেন৷

ধাপ 03:ব্যবহারকারীর সাথে ফাইল শেয়ার করুন

অবশেষে, আপনি কিছু মুহুর্তের মধ্যে নিম্নলিখিত ভাগ করার বিকল্পটি পাবেন।

• সুতরাং, ব্যবহারকারীর নাম, গোষ্ঠী বা ব্যবহারকারীদের ইমেল ইনপুট করুন। এবং, পাঠান -এ ক্লিক করুন বোতাম।

পাঠানোর পরে আপনি নিশ্চিতকরণ বার্তা পাবেন এবং ব্যবহারকারীরা আপনার ফাইল সম্পর্কে বার্তা পাবেন।

1.2. OneDrive ছাড়াই Microsoft 365 এ Excel ফাইল শেয়ার করুন

আপনি যদি আপনার এক্সেল ফাইলটিকে OneDrive-এ আপলোড করার পরিবর্তে ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করতে চান তাহলে কী হবে?

• শেয়ার বাছাই করার পর বোতাম, শুধু এক্সেল ওয়ার্কবুক নির্বাচন করুন .xlsx শেয়ার করতে বিন্যাস বা পিডিএফ ফাইলটিকে PDF -এ রূপান্তর করতে আইকন বিন্যাস (বিশেষ করে মুদ্রণের ক্ষেত্রে)।

• সুতরাং, ব্যবহারকারীর ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন এবং পাঠান -এ ক্লিক করুন বোতাম।

আরো পড়ুন:কিভাবে Excel ফাইল অনলাইনে শেয়ার করবেন (2 সহজ পদ্ধতি)

একই রকম পড়া

• কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলে এক্সেল ফাইল পাঠাবেন (৩টি উপযুক্ত পদ্ধতি)
• Excel থেকে Outlook এ স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠান (4 পদ্ধতি)
• একটি ম্যাক্রো ব্যবহার করে (সহজ পদক্ষেপ সহ) বডি সহ এক্সেল থেকে কীভাবে ইমেল পাঠাবেন
• তারিখ ভিত্তিক এক্সেল থেকে কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাবেন
• এক্সেল ম্যাক্রো:সেলের একটি ঠিকানায় ইমেল পাঠান (2টি সহজ উপায়)

2. পূর্ববর্তী সংস্করণে একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার করুন

ট্র্যাকিং পরিবর্তনগুলি আগের সংস্করণে একটি অনন্য বৈশিষ্ট্য। সেই সংস্করণগুলি ব্যবহার করার ক্ষেত্রে বা শুধুমাত্র বৈশিষ্ট্যটি অন্বেষণ করার ক্ষেত্রে, আপনি নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন৷

ধাপ 01:কমান্ড যোগ করা

আপনি ডিফল্টরূপে ওয়ার্কবুক ভাগ করার সাথে সম্পর্কিত কমান্ডগুলি পাবেন (শুধু পর্যালোচনা এ যান ট্যাব> পরিবর্তন ফিতা)।

এছাড়াও, আপনি যদি আপডেট করা সংস্করণ ব্যবহার করেন তবে আপনি সেই কমান্ডগুলি যোগ করতে পারেন।

• প্রাথমিকভাবে, রিবনের মধ্যে যে কোনো ফাঁকা জায়গায় ডান-ক্লিক করুন এবং রিবন কাস্টমাইজ করুন বেছে নিন বিকল্প।

• এক্সেলে বিকল্প , রিবন কাস্টমাইজ করুন-এ নেভিগেট করুন বিকল্প।

এখন, আপনাকে নিম্নলিখিত কমান্ড যোগ করতে হবে।

1. ওয়ার্কবুক শেয়ার করুন (উত্তরাধিকার)
2. ট্র্যাক পরিবর্তন (উত্তরাধিকার)
3. শেয়ারিং (উত্তরাধিকার) রক্ষা করুন
4. ওয়ার্কবুক তুলনা করুন এবং একত্রিত করুন

• সুতরাং, থেকে কমান্ড চয়ন করুন রাখা সমস্ত কমান্ড হিসাবে শেয়ার ওয়ার্কবুক (উত্তরাধিকার) বেছে নিন প্রথমে এবং যোগ করুন -এ ক্লিক করুন বোতাম।

দ্রষ্টব্য: এখানে, আমি একটি ডেডিকেটেড ট্যাব এবং গ্রুপ তৈরি করেছি। এটা বেশ সহজ কাজ। শুধু, নতুন ট্যাব ব্যবহার করুন এবংনতুন গ্রুপ বিকল্প।

• ওই কমান্ড যোগ করার পর, আউটপুট নিম্নরূপ হবে। এবং, ঠিক আছে টিপুন .

ধাপ 02:বিশ্বাস কেন্দ্রে যান

কখনও কখনও, একটি ওয়ার্কবুক শেয়ার করা সঠিকভাবে কাজ নাও করতে পারে। একটি সতর্কতামূলক পদক্ষেপ হিসাবে, নীচের কাজটি করুন।

• শুধু, ট্রাস্ট সেন্টারে যান এক্সেল বিকল্পে এবং ট্রাস্ট সেন্টার সেটিংস-এ ক্লিক করুন .

• পরে, সংরক্ষণে ফাইল বৈশিষ্ট্য থেকে ব্যক্তিগত তথ্য সরান এর আগে বক্সটি আনচেক করুন বিকল্প এবং ঠিক আছে টিপুন .

ধাপ 03:ওয়ার্কবুক শেয়ার করুন

সবশেষে, শেয়ার ওয়ার্কবুক (লেগেসি) বেছে নিন শেয়ার থেকে কমান্ড ট্যাব এবং সম্পাদনা -এ বাক্সটি চেক করুন৷ নীচে দেখানো হিসাবে ট্যাব।

ঠিক আছে চাপার পর , আপনি নিম্নলিখিত বার্তা পাবেন। সুতরাং, ঠিক আছে টিপুন .

এখন, আপনার এক্সেল ফাইল শেয়ার করার জন্য প্রস্তুত যেমন আপনি শেয়ার করা দেখতে পাচ্ছেন৷ ফাইলের নামের পরে শব্দ। সুতরাং, ফাইল অনলাইন বা অফলাইনে শেয়ার করুন।

উপরন্তু, আপনি আপনার এক্সেল ফাইল রক্ষা করতে পারেন এবং প্রয়োজনে একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য শেয়ার করতে পারেন।

আরো পড়ুন:কিভাবে Excel এ শেয়ার ওয়ার্কবুক সক্ষম করবেন

সহ-লেখক বৈশিষ্ট্য কীভাবে ব্যবহার করবেন

এই বিভাগে, আমি সবচেয়ে আপডেট হওয়া ফাইল-শেয়ারিং সিস্টেম যেমন সহ-লেখক সম্পর্কে কিছু ফলপ্রসূ বিষয় তুলে ধরব। Microsoft 365 দ্বারা প্রদত্ত বৈশিষ্ট্য।

⧪ শুধুমাত্র ফাইল লিঙ্ক শেয়ার করুন

• যদি আপনি অন্যান্য প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে আপনার শেয়ার করা ফাইল লিঙ্ক সম্পর্কে ব্যবহারকারীদের জানাতে চান, তাহলে শুধু কপি করুন টিপুন বোতাম।

• এখন লিঙ্কটি অনুলিপি করুন এবং যেখানে চান সেখানে পেস্ট করুন।

⧪ শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর সাথে এক্সেল ফাইল শেয়ার করুন

ডিফল্টরূপে, যে কেউ লিঙ্কটি খুলতে পারে। কিন্তু যখন আপনার নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করার প্রয়োজন হয়, তখন আপনি তা করতে পারেন।

• নির্বাচন করুন লিঙ্কটি সহ যে কেউ সম্পাদনা করতে পারেন৷ .

• লিঙ্ক সেটিংসে , নির্দিষ্ট লোকে নেভিগেট করুন বিকল্পে ক্লিক করুন এবং প্রয়োগ করুন টিপুন বোতাম।

⧪ পাসওয়ার্ড সহ একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য একটি এক্সেল ফাইল শেয়ার করুন

তাছাড়া, শেয়ার করা ফাইলটি খুলতে আপনি একটি পাসওয়ার্ড বরাদ্দ করতে পারেন।

• সেট পাসওয়ার্ড-এ ক্লিক করুন বিকল্প।

• এরপর, আপনার পাসওয়ার্ড ইনপুট করুন এবং প্রয়োগ করুন টিপুন বোতাম।

⧪ ফাইল শেয়ারিং সীমাবদ্ধ করুন

কখনও কখনও, আপনাকে সম্পাদনা প্রদান না করেই এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে হতে পারে৷ অনুমতি তার মানে ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র ফাইল দেখতে পারেন৷

• এটি করার জন্য, সম্পাদনা করার অনুমতি দিন আগে বক্সটি আনচেক করুন বিকল্প।

আরো পড়ুন:[সমাধান]:শেয়ার করুন ওয়ার্কবুক এক্সেলে দেখানো হচ্ছে না (সহজ পদক্ষেপ সহ)

একটি ভাগ করা এক্সেল ফাইলে পরিবর্তনগুলি কীভাবে ট্র্যাক করবেন

পুরানো সংস্করণের ক্ষেত্রে, ব্যবহারকারীরা যে পরিবর্তনগুলি করে তা আপনি ট্র্যাক করতে পারেন৷

• ট্র্যাক পরিবর্তন (উত্তরাধিকার)-এ ক্লিক করুন কমান্ড দিন এবং হাইলাইট পরিবর্তনগুলি নির্বাচন করুন বিকল্প।

• কখন এর আগে বাক্সটি চেক করুন এবং কে . এবং, ঠিক আছে টিপুন .

এখন, কোনো ব্যবহারকারী কোনো পরিবর্তন করলে, আপনি সেলটিকে হাইলাইট করা দেখতে পাবেন এবং পরিবর্তিত জিনিসটি তারিখ-সময়ের সাথে পপ আপ হবে।

কিভাবে তুলনা করবেন এবং ওয়ার্কবুক একত্রিত করবেন

শেয়ার করা ফাইল সংগ্রহ করার পর, আপনাকে ওয়ার্কবুক আপডেট করতে হবে।

• নেভিগেট করুন ওয়ার্কবুক তুলনা করুন এবং একত্রিত করুন আদেশ।

• এখন, SHIFT টিপে একাধিক ফাইল নির্বাচন করুন কী এবং ঠিক আছে টিপুন .

দ্রষ্টব্য: আপনাকে আপনার ফাইল এবং অন্যান্য শেয়ার করা ফাইল একই ফোল্ডারে রাখতে হবে। ফাইলের নাম যাই হোক না কেন৷৷

কিভাবে শেয়ার করা বন্ধ করবেন বা ব্যবহারকারীকে সরান

এটি আপনার জন্য একটি বোনাস বিভাগ, আপনি যদি শেয়ার করা বন্ধ করতে চান বা ব্যবহারকারীদের সরাতে চান তবে আপনি এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন৷

⧪ Microsoft 365-এ শেয়ার করা বন্ধ করুন

আপনি যদি এক্সেল ফাইল শেয়ার করা বন্ধ করতে চান তাহলে নিচের কাজগুলো করুন।

• এর সাথে ভাগ করা এর পরে আইকনে টিপুন৷ বিকল্প।

• তারপর, শেয়ার করা বন্ধ করুন-এ ক্লিক করুন .

⧪ আগের সংস্করণে ব্যবহারকারীকে সরান

• আগের সংস্করণের ক্ষেত্রে, শেয়ার ওয়ার্কবুক (উত্তরাধিকার)-এ যান প্রথমে সম্পাদনা-এ কমান্ড দিন ট্যাব।
• তারপর, একটি ব্যবহারকারী নির্বাচন করুন এবং ব্যবহারকারী সরান টিপুন বোতাম।

আরো পড়ুন: একটি ভাগ করা এক্সেল ফাইলে কে আছে তা কীভাবে দেখুন (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)

মনে রাখার বিষয়গুলি

⧬ আপনি সহ-লেখক ব্যবহার করতে পারবেন না এবং ট্র্যাকিং পদ্ধতিগুলি একই সাথে ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি হিসাবে পরিবর্তন করে একটি উত্তরাধিকার আদেশ

⧬ যদিও আপনি সহ-লেখক ব্যবহার করার সময় পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে পারবেন না৷ পদ্ধতি, এটি একটি সহজ, সহজ এবং সময় বাঁচানোর পদ্ধতি।

উপসংহার

এটাই আজকের অধিবেশনের সমাপ্তি। আমি আশা করি এই নিবন্ধটি একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ফাইল শেয়ার করার জন্য আপনার জন্য অত্যন্ত উপকারী হবে। যাইহোক, আপনার চিন্তা শেয়ার করতে ভুলবেন না।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• VBA ব্যবহার করে এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুস্মারক ইমেল পাঠান
• Excel এ শর্ত পূরণ হলে কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাবেন
• এক্সেল তালিকা থেকে ইমেল পাঠান (2টি কার্যকর উপায়)
• কিভাবে ইমেলের মাধ্যমে একটি সম্পাদনাযোগ্য এক্সেল স্প্রেডশীট পাঠাবেন (৩টি দ্রুত পদ্ধতি)
• Outlook ছাড়াই Excel VBA থেকে ইমেল পাঠান (4টি উপযুক্ত উদাহরণ)