এক্সেল ওয়ার্কশীট ফাইলগুলি মাঝে মাঝে বেশ বড় হতে পারে। এই ধরনের ফাইলগুলির সাথে কাজ করার সময়, আপনাকে অবশ্যই ধৈর্য ধরতে হবে কারণ আপনি যখন পরিবর্তন করেন তখন সেগুলি আপডেট হতে অনেক সময় নেয়৷ সেগুলো খুলতেও অনেক সময় লাগে। তাছাড়া এইসব বড় এক্সেল ফাইল ইমেইল করা খুবই কঠিন। এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে৷ . এই নিবন্ধে, আমরা ইমেলের জন্য Excel ফাইলকে সংকুচিত করার জন্য কিছু সেরা বিকল্প সম্পর্কে জানতে যাচ্ছি।
এখান থেকে অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন।
ইমেলের জন্য এক্সেল ফাইল সংকুচিত করার 13 দ্রুত পদ্ধতি
1. অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশীটগুলি সরিয়ে দিয়ে এক্সেল ফাইল সংকুচিত করুন
ধরুন, আমাদের একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক আছে যাতে পাঁচটি ওয়ার্কশীট রয়েছে। আমরা সহজেই এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে পারি অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশীটগুলি সরিয়ে ইমেলের জন্য। ধরা যাক, এই ওয়ার্কশীট শীটে 2 , 3 , 4 এবং 5 অপ্রয়োজনীয় সেগুলি অপসারণের পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল৷
৷
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, এক্সেল শীটে ডান ক্লিক করুন যা আমরা সরাতে চাই।
- তারপর মুছুন এ ক্লিক করুন .
- এখন, একটি উইন্ডো নামকরণ Microsoft Excel পপ আপ হবে।
- এই সময়ে, মুছুন ক্লিক করুন৷ বোতাম।
- অবশেষে, ওয়ার্কশীটটি এক্সেল ওয়ার্কবুক থেকে সরানো হবে। ঠিক এইভাবে, আমরা অন্যান্য অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশীটগুলি সরিয়ে ফেলতে পারি।
2. ইমেলের জন্য এক্সেল ফাইল সংকুচিত করার জন্য অপ্রয়োজনীয় সূত্রগুলি সরান
ধরে নিচ্ছি, আমাদের কাছে একটি এক্সেল ডেটাসেট আছে (B4:E8 ) যাতে নাম এবং অর্ডার থাকে কিছুআইটেম . এখানে, ডানদিকের কলামে অর্ডার 1 এর সমষ্টি রয়েছে এবং অর্ডার 2 . এই কলামটি সূত্র ব্যবহার করে:
=C5+D5 আমরা সহজেই ইমেলের জন্য এক্সেল ফাইল সংকুচিত করার সূত্রটি সরাতে পারি। এটি করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল৷
৷পদক্ষেপ:
- শুরুতে, সূত্র ধারণ করে এমন ঘর নির্বাচন করুন। আমাদের ক্ষেত্রে সেল E5:E8 সূত্র ধারণ করে। তাই, আমরা তাদের নির্বাচন করেছি।
- দ্বিতীয়ভাবে, হোম-এ যান ট্যাব এবং কপি ক্লিক করুন বোতাম।
- এরপর, ঘরগুলো নির্বাচন করা হবে।
- এর পরে, হোম-এ যান৷ আবার ট্যাব করুন এবং পেস্ট করুন -এ ক্লিক করুন বিকল্প।
- এখন, পেস্ট স্পেশাল নির্বাচন করুন .
- পাল্টে, একটি পেস্ট স্পেশাল উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- এই সময়ে, মানগুলি নির্বাচন করুন৷ পেস্ট থেকে বিকল্প।
- শেষে, ঠিক আছে ক্লিক করুন অপ্রয়োজনীয় সূত্রগুলি সরাতে বোতাম।
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে জিপ-এ কম্প্রেস করবেন (2টি উপযুক্ত উপায়)
3. ইমেলের জন্য এক্সেলে ছবি কম্প্রেস করুন
ধরা যাক, আমাদের এক্সেলে একটি ছবি আছে। আমরা যদি ছবিটি কম্প্রেস করি তাহলে আমাদের এক্সেল ফাইলের আকারও কমে যাবে। চিত্রটি সংকুচিত করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হয়েছে৷
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, আমাদের যে ছবিটি কম্প্রেস করতে হবে সেটি নির্বাচন করুন।
- এরপর, ছবির বিন্যাস -এ ক্লিক করুন ট্যাব।
- এখন, ছবি কম্প্রেস নির্বাচন করুন .
- এখন, পাশে থাকা টিক চিহ্নটি সরিয়ে দিন শুধুমাত্র এই ছবিতে প্রয়োগ করুন কম্প্রেশন বিকল্পে .
- এর পর, ই-মেইল (96 ppi) নির্বাচন করুন বিকল্প।
- শেষে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে হয় (2টি সহজ উপায়)
4. এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে ফরম্যাটিং মুছুন
এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে আমরা ফরম্যাটিং মুছে ফেলতে পারি। ফরম্যাটিং দুই প্রকার।
4.1 ডেটা ফরম্যাটিং
ডেটা ফরম্যাটিং, উদাহরণস্বরূপ ফন্ট স্টাইল পরিবর্তন করা বা পটভূমির রঙ প্রয়োগ করা, সবই ফাইলের আকার বাড়াতে পারে। ধরুন, আমাদের একটি ডেটাসেট আছে (B2:F8 ) যার নিচে কিছু ডেটা ফরম্যাটিং রয়েছে। আমরা যদি ডেটা ফরম্যাটিং সরিয়ে দেই তাহলে এক্সেল ফাইলের সাইজ অনেকাংশে কমে যাবে। এটি করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল৷
৷
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, সম্পূর্ণ ডেটাসেট নির্বাচন করুন।
- দ্বিতীয়, হোম-এ যান ট্যাব।
- তৃতীয়ত, সাফ করুন নির্বাচন করুন সম্পাদনা থেকে বিকল্প।
- তারপর, ফরম্যাটগুলি সাফ করুন-এ ক্লিক করুন৷ বিকল্প।
- শেষ পর্যন্ত, আমরা দেখতে পাচ্ছি যে সমস্ত ডেটা বিন্যাস সঠিকভাবে সরানো হয়েছে৷
4.2 শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস
শর্তাধীন বিন্যাস, নিয়মিত ডেটা বিন্যাসের মতো, ফাইলের আকার বাড়ায়। ধরুন আমাদের এক্সেলে একটি ডেটাসেট আছে যেখানে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সেলগুলিতে প্রয়োগ করা হয়েছে C5:F8 . এখন, ইমেলের জন্য এক্সেল ফাইলটি সংকুচিত করতে আমাদের সেগুলি সরাতে হবে। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হল।
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, ঘরগুলি নির্বাচন করুন (C5:F8) যেখানে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করা হয়।
- তারপর, হোম এ যান ট্যাব।
- এরপর, শর্তাধীন বিন্যাস-এ ক্লিক করুন এবং নিয়ম সাফ করুন নির্বাচন করুন .
- এখন, নির্বাচিত কক্ষ থেকে নিয়ম সাফ করুন নির্বাচন করুন
- শেষ পর্যন্ত, সমস্ত শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস সফলভাবে মুছে ফেলা হবে।
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করবেন (৭টি সহজ পদ্ধতি)
5. ইমেল করার জন্য এক্সেল ফাইল বাইনারি ফর্ম্যাটে (.xlsb) সংরক্ষণ করুন
বাইনারি ফরম্যাটে এক্সেল ফাইল সংরক্ষণ করা ফাইলের আকার কিছুটা কমিয়ে দেয়। এটি করার জন্য পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল৷
৷পদক্ষেপ:
- শুরুতে, ফাইল -এ যান ট্যাব।
- দ্বিতীয়ভাবে, বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন .
- এখন, সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন .
- এই সময়ে, ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন এ যান .
- এখন, এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক নির্বাচন করুন এই বিন্যাসে ফাইল সংরক্ষণ করুন বিকল্প।
- অবশেষে, ঠিক আছে -এ ক্লিক করুন বোতাম।
6. জিপ করে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
একটি এক্সেল ফাইল জিপ করার পরে, আমরা প্রায় 10-15% এর তাত্ক্ষণিক আকার হ্রাস লক্ষ্য করব। তারপরে আমরা এই জিপ করা ফাইলটি ইমেলের মাধ্যমে অন্য কাউকে পাঠাতে পারি, এবং তারা এটি আনজিপ করে এক্সেল ওয়ার্কবুক ব্যবহার করতে পারে। এর জন্য ধাপগুলি নীচে দেওয়া হল৷
৷পদক্ষেপ:
- প্রথমে, এক্সেল ফাইলে ডান ক্লিক করুন।
- দ্বিতীয়ভাবে, এ পাঠান -এ ক্লিক করুন বিকল্প।
- এখন, সংকুচিত (জিপ করা) ফোল্ডার নির্বাচন করুন .
- অবশেষে, এক্সেল ফাইলটি সফলভাবে জিপ করা হয়েছে।
আরো পড়ুন: কিভাবে একটি এক্সেল ফাইল জিপ করবেন (3টি সহজ উপায়)
7. ইমেলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে ঘড়ি মুছুন
অনেক শীট এবং সূত্র সহ বড় ফাইলগুলিতে কাজ করা লোকেরা ঘড়ির সাথে পরিচিত। একাধিক ঘড়ি স্প্রেডশীটে ওজন যোগ করে। আপনি সেগুলি দিয়ে শেষ করলে, আপনার ফাইলগুলি থেকে সেগুলি মুছে ফেলা একটি ভাল ধারণা৷ ধরা যাক, আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যেখানে E8 সেল একটি ঘড়ি রয়েছে. এখন, আমাদের এটি অপসারণ করতে হবে। এটি করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল৷
৷
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, পছন্দসই ঘরটি নির্বাচন করুন (E8 ) এবং সূত্রে যান
- এর পর Watch Window-এ ক্লিক করুন ফর্মুলা অডিটিং -এ বিকল্প।
- পাল্টে, একটি উইন্ডো নামকরণ ওয়াচ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- এখন, পছন্দসই ঘরটি নির্বাচন করুন এবং ঘড়ি মুছুন-এ ক্লিক করুন বোতাম।
- অবশেষে, ঘড়িটি সফলভাবে সরানো হবে।
আরো পড়ুন: ডেটা মুছে না দিয়ে কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (9 কৌশল)
8. এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে লুকানো ডেটা বাদ দেওয়া হয়
আমরা এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারি লুকানো তথ্য মুছে ফেলার মাধ্যমে। ধরুন, আমাদের একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক আছে যেখানে ডেটা ফরম্যাটিং ওয়ার্কশীট লুকানো আছে। আমরা নীচের প্রক্রিয়া অনুসরণ করে এটিকে আনহাই করতে পারি৷
৷পদক্ষেপ:
- প্রথমে, যেকোনো ওয়ার্কশীটে ডান-ক্লিক করুন।
- দ্বিতীয়ভাবে, আনহাইড এ ক্লিক করুন
- এই মুহূর্তে, একটি উইন্ডো নামকরণ আনহাইড পপ আপ হবে।
- এখন, ডেটা ফরম্যাটিং নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন বোতাম।
- অবশেষে, আমরা দেখতে পাচ্ছি যে ডেটা ফরম্যাটিং ওয়ার্কশীট উপস্থিত হয়েছে৷
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলের সাইজ না খুলেই কমাতে হয় (সহজ ধাপে)
9. এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে ফাঁকা কক্ষ সাফ করুন
আপনি যখন এক্সেল ওয়ার্কবুকে একটি কাজ শেষ করেন, তখন অনেক অব্যবহৃত সেল থাকে যেগুলি আপনার ওয়ার্কবুকে আর কাজে লাগে না। এই অব্যবহৃত কোষগুলি কখনও কখনও ফাইলের আকার বাড়ায়৷
এই ফাঁকা কক্ষগুলি থেকে বিন্যাস নির্মূল করা ফাইলের আকার হ্রাস করে। এটি করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল৷
৷পদক্ষেপ:
- প্রথমে, হোম এ যান৷ ট্যাব।
- তারপর, সাফ করুন নির্বাচন করুন .
- এর পর, ক্লিয়ার অল-এ ক্লিক করুন
খালি কক্ষগুলি সাফ করার আরেকটি উপায় নীচে রয়েছে৷
৷পদক্ষেপ:
- প্রথমে, হোম এ যান ট্যাব।
- এরপর, খুঁজে ও নির্বাচন করুন এ ক্লিক করুন .
- এখন, বিশেষে যান নির্বাচন করুন .
- পাল্টে, একটি উইন্ডো নামকরণ বিশেষে যান প্রদর্শিত হবে।
- এখন, ফাঁকা নির্বাচন করুন বিকল্পে ক্লিক করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন বোতাম।
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে 100MB-এর বেশি কম্প্রেস করবেন (7টি দরকারী উপায়)
10. ম্যানুয়াল গণনা চাপিয়ে ইমেল সংকুচিত ফাইল
ম্যানুয়াল গণনা চাপানো আসলে এক্সেলে আপনার গণনার গতি বাড়ায়। যাইহোক, বড় এক্সেল ফাইলগুলিতে, ম্যানুয়াল গণনা সম্পাদন করা আপনাকে ফাইলের আকার কমাতেও সাহায্য করতে পারে। এক্সেলে ম্যানুয়াল গণনা আরোপ করার পদক্ষেপগুলি নীচে রয়েছে৷
৷পদক্ষেপ:
- শুরুতে, সূত্র-এ যান
- দ্বিতীয়, গণনার বিকল্প-এ ক্লিক করুন .
- অবশেষে, ম্যানুয়াল নির্বাচন করুন .
11. ইমেল করার জন্য এক্সেল ফাইলে পিভট টেবিলের ব্যবহার
পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করা সূত্রের একটি সিরিজের পরিবর্তে আপনার ফলাফলগুলি প্রদর্শন করার আরও কার্যকর উপায়। পিভট টেবিলের ব্যবহার এক্সেল ফাইলের আকারও কমিয়ে দেয়।
12. ফাইল ফর্ম্যাট করতে ফাইল বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন
এক্সেলের সমস্ত কাজ শেষ করার পরে, ফাইলের বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে একটি এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করা সহজ। এটি একটি উইন্ডোজ বৈশিষ্ট্য যা এক্সেলের সাথে কিছুই করার নেই। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হল।
পদক্ষেপ:
- প্রথমে, এক্সেল ফাইলে ডান ক্লিক করুন।
- তারপর বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন .
- পাল্টে, একটি উইন্ডো আসবে।
- এখন, সাধারণ-এ যান এবং উন্নত-এ ক্লিক করুন .
- এর পর, ডিস্কের স্থান বাঁচাতে বিষয়বস্তু সংকুচিত করুন নির্বাচন করুন .
- শেষে, ঠিক আছে নির্বাচন করুন বোতাম।
আরো পড়ুন: কিভাবে পিভট টেবিলের মাধ্যমে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয়
13. সম্পূর্ণ সারি বা কলামে উল্লেখ করা এড়িয়ে চলুন
SUMIF অথবা VLOOKUP ফাংশনগুলি সম্পূর্ণ কলাম বা সারিতে ডেটা সন্ধান করে। পুরো ডেটাসেট উল্লেখ করার পরিবর্তে, প্রয়োজনে আমরা কয়েকটি কক্ষ উল্লেখ করতে পারি। যেমন:
ব্যবহার করার পরিবর্তে
=SUMIF(D:D,$F4,E:E) ব্যবহার করুন
=SUMIF(D:D,$F4,E:E) এই সূত্রটি প্রথম 50কে বোঝায় কলাম D-এর কক্ষ
উপসংহার
আমি আশা করি উপরের পদ্ধতিগুলি ইমেলের জন্য এক্সেল ফাইলগুলিকে সংকুচিত করতে আপনার পক্ষে সহায়ক হবে। অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন এবং এটি চেষ্টা করুন। আমাদের মন্তব্য বিভাগে আপনার প্রতিক্রিয়া জানতে দিন. আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy অনুসরণ করুন এই ধরনের আরো নিবন্ধ পেতে.
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- [স্থির!] এক্সেল ফাইল কোনো কারণ ছাড়াই অনেক বড় (10 সম্ভাব্য সমাধান)
- বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা কীভাবে নির্ধারণ করবেন
- আমার এক্সেল ফাইল এত বড় কেন? (সমাধান সহ ৭টি কারণ)
