এক্সেল ওয়ার্কশিট ফাইলগুলো কখনো কখনো বেশ বড় হয়ে যায়। এই ধরণের ফাইল নিয়ে কাজ করার সময় আপনাকে ধৈর্য ধারণ করতে হয় কারণ পরিবর্তন করার সময় আপডেট হতে অনেক সময় লাগে। এছাড়া খুলতেও অনেক সময় লাগে। অন estudos, এই বড় এক্সেল ফাইলগুলো ইমেইল করও খুব কঠিন। এক্সেল ফাইলের আকার কমানোর জন্য অনেক পদ্ধতি রয়েছে। এই আর্টিকেলে আমরা ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করার সেরা কিছু অপশন শিখব।
এখান থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন।
ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করার ১৩টি দ্রুত পদ্ধতি
১. অনাবশ্যক ওয়ার্কশিট মুছে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
ধরুন, আমাদের একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক আছে যাতে পাঁচটি ওয়ার্কশিট রয়েছে। আমরা সহজেই অনাবশ্যক ওয়ার্কশিট মুছে ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে পারি। ধরুন, এই ওয়ার্কবুকে শিট ২, ৩, ৪ এবং ৫ অনাবশ্যক। সেগুলো মুছার ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে যে এক্সেল শিটটি মুছে ফেলতে চান সেটির ওপর ডান ক্লিক করুন।
- তারপর Delete-এ ক্লিক করুন।
- এখন Microsoft Excel নামে একটি উইন্ডো পপ-আপ হবে।
- এই সময় Delete বাটনে ক্লিক করুন।
- শেষে ওয়ার্কশিটটি এক্সেল ওয়ার্কবুক থেকে মুছে যাবে। ঠিক একইভাবে অন্য অনাবশ্যক ওয়ার্কশিটগুলোও মুছে ফেলতে পারেন।
২. অনাবশ্যক ফর্মুলা মুছে ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
ধরুন, আমাদের একটি এক্সেল ডেটাসেট (B4:E8) আছে যাতে কিছু Items-এর নাম এবং Orders রয়েছে। এখানে সবচেয়ে ডানের কলামে Order 1 এবং Order 2-এর যোগফল রয়েছে। এই কলামটি নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করে: =C5+D5
আমরা সহজেই ফর্মুলা মুছে ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে পারি। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- শुरুরে ফর্মুলা যেনে থাকা সেলগুলো নির্বাচন করুন। আমাদের কেসে সেল E5:E8-এ ফর্মুলা রয়েছে। তাই আমরা সেগুলো নির্বাচন করলাম।
- দ্বিতীয়ে, Home ট্যাবে যান এবং Copy বাটনে ক্লিক করুন।
- এরপর সেলগুলো নির্বাচিত হবে।
- এরপর আবার Home ট্যাবে যান এবং Paste অপশনে ক্লিক করুন।
- এখন Paste Special নির্বাচন করুন।
- তবে Paste Special নামে একটি উইন্ডো আসবে।
- এই সময় Paste অপশন থেকে Values নির্বাচন করুন।
- শেষে OK বাটনে ক্লিক করুন অনাবশ্যক ফর্মুলা মুছতে।
আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইল জিপে কম্প্রেস করুন (২টি উপযুক্ত উপায়)
৩. ইমেইলের জন্য এক্সেলে ছবি কম্প্রেস করুন
ধরুন, এক্সেলে একটি ছবি আছে। যদি আমরা ছবিটি কম্প্রেস করি তবে আমাদের এক্সেল ফাইল আকারও কমে যাবে। ছবি কম্প্রেস করার ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে কম্প্রেস করতে চাওয়া ছবিটি নির্বাচন করুন।
- এরপর Picture Format ট্যাবে ক্লিক করুন।
- এখন Compress Pictures নির্বাচন করুন।
- এখন Compression options-এ Apply only to this picture-এর পাশের টিক চিহ্নটি সরিয়ে দিন।
- এরপর E-mail (96 ppi) অপশন নির্বাচন করুন।
- শেষে OK-এ ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: ছবি সহ এক্সেল ফাইল আকার কমান (২টি সহজ উপায়)
৪. ফরম্যাটিং মুছে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
আমরা ফরম্যাটিং মুছে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে পারি। ফরম্যাটিং দুটি ধরনের।
৪.১ ডেটা ফরম্যাটিং
ডেটা ফরম্যাটিং, যেমন ফন্ট স্টাইল পরিবর্তন বা ব্যাকগ্রাউন্ড রঙ প্রয়োগ, সব ফাইল আকার বড়ায়। ধরুন, নিচে একটি ডেটাসেট (B2:F8) আছে যাতে কিছু ডেটা ফরম্যাটিং রয়েছে। যদি আমরা ডেটা ফরম্যাটিং মুছি তবে এক্সেল ফাইলের আকার বড় পরিমাণে কমে যাবে। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে পুরো ডেটাসেট নির্বাচন করুন।
- দ্বিতীয়, Home ট্যাবে যান।
- তৃতীয়, Editing অপশন থেকে Clear নির্বাচন করুন।
- তারপর Clear Formats অপশনে ক্লিক করুন।
- শেষে আমরা দেখতে পাচ্ছি যে সকল ডেটা ফরম্যাটিং সঠিকভাবে মুছে গেছে।
৪.২ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং, সাধারণ ডেটা ফরম্যাটিং-এর মতো, ফাইল আকার বড়ায়। ধরুন আমাদের এক্সেলে একটি ডেটাসেট আছে যাতে সেল C5:F8-এ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করা আছে। এখন ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে এগুলো মুছতে হবে। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে সেল (C5:F8) নির্বাচন করুন যেতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করা আছে।
- তারপর Home ট্যাবে যান।
- এরপর Conditional Formatting-এ ক্লিক করুন এবং Clear Rules নির্বাচন করুন।
- এখন Clear Rules from Selected Cells নির্বাচন করুন।
- শেষে সকল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সফলভাবে মুছে যাবে।
আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইল ছোট আকারে কম্প্রেস করুন (৭টি সহজ পদ্ধতি)
৫. ইমেইলিং-এর জন্য এক্সেল ফাইল বাইনারি ফরম্যাটে (.xlsb) সংরক্ষণ করুন
এক্সেল ফাইল বাইনারি ফরম্যাটে সংরক্ষণ করলে ফাইলের আকার কিছুটা কমে যায়। এর ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- শुरুরে File ট্যাবে যান।
- দ্বিতীয়, Options নির্বাচন করুন।
- এখন Save-এ ক্লিক করুন।
- এই সময় Save workbooks-এ যান।
- এখন Save files in this format অপশনে Excel Binary Workbook নির্বাচন করুন।
- শেষে OK বাটনে ক্লিক করুন।
৬. জিপ করে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
এক্সেল ফাইল জিপ করার পর আমরা প্রায় ১০-১৫% আকার কমানো লক্ষ্য করব। তারপর আমরা এই জিপ করা ফাইল ইমেইলে কাউকে পাঠাতে পারি, এবং সে আনজিপ করে এক্সেল ওয়ার্কবুক ব্যবহার করতে পারবে। এর ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে এক্সেল ফাইলের ওপর ডান ক্লিক করুন।
- দ্বিতীয়, Send to অপশনে ক্লিক করুন।
- এখন Compressed (zipped) folder নির্বাচন করুন।
- শেষে এক্সেল ফাইল সফলভাবে জিপ হয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইল জিপ করুন (৩টি সহজ উপায়)
৭. ওয়াচ মুছে ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
অনেক শিট ও ফর্মুলা যেনে থাকা বড় ফাইলে কাজ করার লোকেরা ওয়াচের সাথে পরিচিত। একাধিক ওয়াচ স্প্রেডশিটে ওজন যোগ করে। কাজ শেষ হলে সেগুলো ফাইল থেকে মুছে ফেলা ভালো। ধরুন, আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যাতে E8 সেলে একটি ওয়াচ রয়েছে। এখন আমাদের এটিকে মুছতে হবে। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে ইচ্ছিত সেল (E8) নির্বাচন করুন এবং Formulas-এ যান।
- এরপর Formula Auditing অপশনে Watch Window-এ ক্লিক করুন।
- তবে Watch Window নামে একটি উইন্ডো আসবে।
- এখন ইচ্ছিত সেল নির্বাচন করুন এবং Delete Watch বাটনে ক্লিক করুন।
- শেষে ওয়াচটি সফলভাবে মুছে যাবে।
আরও পড়ুন: ডেটা মুছে না দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমান (৯টি ট্রিক)
৮. লুকানো ডেটা বাদ দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমান
আমরা লুকানো ডেটা বাদ দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে পারি। ধরুন, আমাদের একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক আছে যাতে Data Formatting ওয়ার্কশিট লুকানো আছে। নিচের প্রক্রিয়া অনুসরণ করে আমরা এটিকে আনহাইড করতে পারি।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে যেকোনো ওয়ার্কশিটের ওপর ডান ক্লিক করুন।
- দ্বিতীয়, Unhide-এ ক্লিক করুন।
- এই মুহূর্তে Unhide নামে একটি উইন্ডো পপ-আপ হবে।
- এখন Data Formatting নির্বাচন করুন এবং OK বাটনে ক্লিক করুন।
- শেষে আমরা দেখতে পাচ্ছি যে Data Formatting ওয়ার্কশিট প্রদর্শিত হয়েছে।
আরও পড়ুন: খুলবেনা এক্সেল ফাইল আকার কমান (সহজ ধাপসহ)
৯. খালি সেল ক্লিয়ার করে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
এক্সেল ওয়ার্কবুকে একটা টাস্ক শেষ করার পর অনেক অনব্যবহৃত সেল থাকে যেগুলো আর আপনার ওয়ার্কবুকে কাজের নয়। এই অনব্যবহৃত সেলগুলো কখনো কখনো ফাইল আকার বড়ায়। এই খালি সেলগুলো থেকে ফরম্যাটিং সরিয়ে ফাইল আকার কমানো যায়। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে Home ট্যাবে যান।
- তারপর Clear নির্বাচন করুন।
- এরপর Clear All-এ ক্লিক করুন।
খালি সেল ক্লিয়ার করার অন্য একটি উপায় নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে Home ট্যাবে যান।
- এরপর Find & Select-এ ক্লিক করুন।
- এখন Go To Special নির্বাচন করুন।
- তবে Go To Special নামে একটি উইন্ডো আসবে।
- এখন Blanks অপশন নির্বাচন করুন এবং OK বাটনে ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: ১০০এমবি+ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন (৭টি কার্যকর উপায়)
১০. ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন লাগিয়ে ইমেইল কম্প্রেসড ফাইল
ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন আসলে এক্সেলে আপনার ক্যালকুলেশন গতিবৃদ্ধি করে। কিন্তু বড় এক্সেল ফাইলে ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন করলেও ফাইল আকার কমাতে সাহায্য করে। এক্সেলে ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন লাগিয়ে দেয়ার ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- শুরুরে Formulas-এ যান।
- দ্বিতীয়, Calculation Options-এ ক্লিক করুন।
- শেষে Manual নির্বাচন করুন।
১১. ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইলে পিভট টেবিল ব্যবহার করুন
পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করা সিরিজ ফর্মুলার চেয়ে আপনার ফলাফল প্রদর্শনের একটি আরও কার্যকর উপায়। পিভট টেবিলের ব্যবহার এক্সেল ফাইল আকারও কমায়।
১২. ফাইল প্রপার্টি ব্যবহার করে ফাইল ফরম্যাট করুন
এক্সেলে সকল কাজ সম্পন্ন করার পর ফাইল প্রপার্টি ব্যবহার করে এক্সেল ফাইলের আকার কমানো সহজ। এটি একটি উইন্ডোজ ফিচার যেটির এক্সেলের সাথে সরাসরি কোনো সম্পর্ক নেই। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে এক্সেল ফাইলের ওপর ডান ক্লিক করুন।
- তারপর Properties নির্বাচন করুন।
- তবে একটি উইন্ডো আসবে।
- এখন General-এ যান এবং Advanced-এ ক্লিক করুন।
- এরপর Compress contents to save disk space নির্বাচন করুন।
- শেষে OK বাটনে ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমান
১৩. পুরো সারি বা কলাম রেফারেন্স দেয়া এড়িয়ে চলুন
SUMIF বা VLOOKUP ফাংশনগুলো পুরো কলাম বা সারিতে ডেটা খুঁজে। পুরো ডেটাসেট রেফার না করে প্রয়োজনে শুধু কিছু সেল রেফার করা যায়। উদাহরণস্বরূপ:
বদলে ব্যবহার করুন
=SUMIF(D:D,$F4,E:E)ব্যবহার করুন
=SUMIF(D1:D50,$F4,E1:E50)এই ফর্মুলা কলাম D-এর প্রথম ৫০ সেল রেফার করে।
উপসংহার
আশা করি উপরের পদ্ধতিগুলো ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে আপনাকে সাহায্য করবে। প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে চেষ্টা করুন। কমেন্ট সেকশনে আপনার মতামত জানান। এইরকম আরও আর্টিকেল পেতে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy-কে ফলো করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- [সমাধান!] কোনো কারণ ছাড়া এক্সেল ফাইল খুব বড় (১০টি সম্ভাব্য সমাধান)
- বড় এক্সেল ফাইল আকারের কারণ নির্ধারণ করুন
- আমার এক্সেল ফাইল খুব বড় কেন? (৭টি কারণ ও সমাধান)
