মাইক্রোসফট এক্সেলে কাজ করার সময় আপনি খেয়াল করবেন যে আপনার ডেটা একটু কঠিন হয়ে গেছে, ডেটা সেটগুলো আলাদা শীটে, পিভট টেবিলে, এবং আরও অনেক জায়গায় ছড়িয়ে পড়েছে। কিন্তু আপনার ডেটার ওপর কাজ করার জন্য আপনাকে সবসময় একাধিক ওয়ার্কশিট বা এক্সেল ফাইল ব্যবহার করার দরকার নেই, বিশেষ করে আপনি যদি একটি টিম হিসেবে কাজ করেন।
আপনার ডেটা সংগঠিত রাখতে সাহায্য করার জন্য, আপনি এক্সেলে ডেটা মার্জ করতে পারেন। আপনি আলাদা ফাইল থেকে ওয়ার্কশিট মার্জ করতে পারেন, আলাদা এক্সেল ফাইলগুলো এক ফাইলে মার্জ করতে পারেন, বা আপনার ডেটা কম্বাইন করার জন্য কনসোলিডেট ফিচার ব্যবহার করতে পারেন।
এখানে এক্সেল ফাইল এবং ডেটা একসাথে মার্জ করার এই পদ্ধতিগুলো দেওয়া হলো।
এক্সেলে সিঙ্গল ওয়ার্কশিট মুভ বা কপি করার পদ্ধতি
একটি সাধারণ মাইক্রোসফট এক্সেল ফাইল ভিন্ন ভিন্ন শীট (অথবা ওয়ার্কশিট) গুলোর ভাঙা থাকে যা এক্সেল উইন্ডোর নিচে ট্যাব হিসেবে লিস্টেড থাকে। সেগুলো পেজের মত কাজ করে, যা আপনাকে একটি একক ফাইলে ডেটা একাধিক শীটে ছড়িয়ে রাখতে দেয়।
আপনি ভিন্ন এক্সেল ফাইলগুলোর মধ্যে (অথবা একই ফাইলে, যদি আপনি আপনার ডেটা সেট ডুপ্লিকেট করতে চান) ওয়ার্কশিট মুভ বা কপি করতে পারেন।
- শুরু করতে, আপনার এক্সেল ফাইল (বা ফাইলগুলো) খুলুন। যে এক্সেল ফাইল থেকে কপি করতে চান তার ওপেন উইন্ডোয়াতে, এক্সেল উইন্ডোর নিচে যে ওয়ার্কশিটটি সিলেক্ট করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন। আপনি Shift ধরে রেখে প্রতিটি শীট ট্যাবে ক্লিক করে একাধিক শীট সিলেক্ট করতে পারেন।
- শীট কপি বা মুভ শুরু করতে, রিবন বারের উপরে হোম ট্যাবে চাপুন।
- এখান থেকে, ফরম্যাট > মুভ অর কপি শীট-এ ক্লিক করুন।
- মুভ অর কপি বক্সে, টু বক্স ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে যে এক্সেল ফাইলে কপি বা মুভ করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। বিফোর শীট সেকশনে সিলেক্ট করুন আপনি শীটগুলো কোথায় রাখতে চান। ডিফল্টভাবে, এক্সেল শীটগুলো মুভ করবে—ক্রিয়েট á কপি চেকবক্সে ক্লিক করুন আপনি যদি সেগুলো মুভ করার বদলে কপি করতে চান।
- আপনি প্রস্তুত হলে শীটগুলো মুভ বা কপি করার জন্য ওকে চাপুন।
আপনি যেসব ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করেছেন সেগুলো তখন আপনার ইচ্ছামতো মুভ বা কপি হয়ে যাবে, যদিও এটি সেগুলো সম্পূর্ণরূপে মার্জ করবে না।
একাধিক এক্সেল ফাইল একসাথে মার্জ করার পদ্ধতি
আপনি এক্সেলের মুভ অর কপি শীট টুল ব্যবহার করে একাধিক এক্সেল ফাইলের ডেটা একসাথে মার্জ করতে পারেন। আপনি এটি একটি ফাইলের সকল সক্রিয় ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করে, তারপর সেগুলো আপনার একক টার্গেট ফাইলে মার্জ করে, একাধিক ফাইলের জন্য এই প্রক্রিয়াটি রিপিট করে করতে পারেন।
- এটি করতে, আপনার এক্সেল ফাইলগুলো খুলুন। একটি এক্সেল ফাইলের ওপেন উইন্ডোতে जिसे আপনি অন্য ফাইলে মুভ বা কপি করতে চান, শিফট কী ধরে রেখে নিচে থাকা প্রতিটি শীট ট্যাবে ক্লিক করে সকল শীট ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- এরপর, রিবন বারের থেকে হোম > ফরম্যাট > মুভ অর কপি শীট চাপুন।
- খোলা মুভ অর কপি ডায়ালগ বক্সে, টু বক্স ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে টার্গেট এক্সেল ফাইলটি সিলেক্ট করুন যা মার্জ করতে চান। বিফোর শীট সেকশনে সিলেক্ট করুন আপনি আপনার মার্জ করা শীটগুলো কোথায় রাখতে চান। আপনি যদি মূল ফাইলটি অক্ষত রাখতে চান, তবে ক্রিয়েট á কপি চাপুন শীটগুলো মুভ করার বদলে কপি করতে, তারপর মুভ বা কপি প্রক্রিয়া শুরু করতে ওকে চাপুন।
আপনার যদি একাধিক এক্সেল ফাইল থাকে, তবে সেগুলো একসাথে একটি ফাইলে মার্জ করতে এই ধাপগুলো রিপিট করতে হবে।
কনসোলিডেট টুল ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা একসাথে মার্জ করুন
উপরের পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করে, আপনি ভিন্ন এক্সেল স্প্রেডশিট ফাইলগুলোর মধ্যে শীটগুলো মুভ এবং কপি করতে পারেন। এটি ডেটা মুভ করে, কিন্তু এটি খুব ভালোভাবে ইন্টিগ্রেট করে না—ডেটা আলাদা শীটে থাকে।
এই সমস্যা থেকে মুক্তি পেতে, আপনি এক্সেলে কনসোলিডেট টুল ব্যবহার করে একাধিক ওয়ার্কশিট থেকে সংখ্যাসূচক ডেটা একসাথে মার্জ করে একটি নতুন, একক ওয়ার্কশিটে আনা পারেন। দুর্ভাগ্যবশত, এই প্রক্রিয়াটি টেক্সট ব্যবহার করা সেলের সাথে কাজ করে না—আপনাকে এই ডেটা ম্যানুয়ালি কাটা এবং পেস্ট করতে হবে, বা এক্সেলে একটি VBA স্ক্রিপ্ট তৈরি করতে হবে এটি করার জন্য।
এটি কাজ করার জন্য, আপনার ডেটা আপনার শীটগুলোতে একইভাবে উপস্থাপিত থাকতে হবে মিলে যাওয়া হেডার লেবেলসহ। আপনাকে কোনো ব্ল্যাঙ্ক ডেটা (উদাহরণস্বরূপ, খালি সেল) আপনার ডেটা থেকে শুরু করার আগে ডিলিট করতে হবে।
- এই পদ্ধতিতে এক্সেলে ডেটা মার্জ করতে, আপনার এক্সেল ফাইলগুলো খুলুন এবং, ডেটা মার্জ করার জন্য টার্গেট এক্সেল ফাইলে, নিচে শীট ট্যাবের পাশে + (প্লাস বাটন) চাপে একটি নতুন ওয়ার্কশিট তৈরি করুন।
- আপনার নতুন ওয়ার্কশিটে, ডেটা > কনসোলিডেট চাপুন।
- কনসোলিডেট উইন্ডোতে, নিশ্চিত করুন যে সম ফাংশন ড্রপ-ডাউন মেনুতে সিলেক্টেড আছে। রেফারেন্স এন্ট্রি বক্সের পাশের বাটনে ক্লিক করুন আপনার প্রথম ডেটা সেট সিলেক্ট করা শুরু করতে—এটি হলো আপনি যে ডেটা মার্জ করতে চান। আপনি চাইলে সেল রেঞ্জের রেফারেন্স নিজে টাইপ করেও দিতে পারেন।
- মাউস ব্যবহার করে ডেটা সিলেক্ট করতে, একবার কনসোলিডেট – রেফারেন্স বক্স দৃশ্যমান হলে আপনার ওয়ার্কশিট ধারণকারী শীটে ক্লিক করুন, ডেটা সিলেক্ট করুন, তারপর ইনসার্ট বাটন চাপুন।
- সেল রেঞ্জটি রেফারেন্স এন্ট্রি বক্সে দেখাবে—অ্যাড বাটন চাপুন এটিকে অল রেফারেন্সেস লিস্টে যোগ করতে।
- আপনার ডেটার অতিরিক্ত সেটগুলো সিলেক্ট করতে উপরের ধাপগুলো রিপিট করুন, প্রতিটি সেটকে আপনার শীটে যোগ করতে অ্যাড চাপুন। আপনার ডেটাতে কলাম বা সারি লেবেল থাকলে, নিশ্চিত করুন যে সেগুলো সঠিকভাবে প্রসেস হয়েছে টপ রো বা লেফ্ট কলাম চেকবক্সগুলো ইউজ লেবেলস সেকশনে চাপে।
- আপনি যদি মূল, আলাদা ওয়ার্কশিটগুলোতে ডেটা এডিট করা চালিয়ে রাখতে চান, তবে ক্রিয়েট লিংকস টু সোর্স ডেটা চেকবক্সটি ইনেবল করতে ক্লিক করুন। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনার মূল ডেটায় যেকোনো পরিবর্তন পরবর্তীতে আপনার মার্জ করা শীটে প্রতিফলিত হবে।
- একবার আপনি আপনার ডেটা একটি একক শীটে মার্জ করার জন্য প্রস্তুত হলে, ওকে বাটন চাপুন।
- আপনার মার্জ করা ডেটা প্রদর্শিত হবে, সারি লেবেলের পাশে একটি অপশন মেনু থাকবে যাতে আপনি ভিন্ন ডেটা ভিউগুলোর মধ্যে স্যুইচ করতে পারবেন—এই অপশনগুলোর ওপর ক্লিক করুন (উদাহরণস্বরূপ, ১ বাটন) আপনার মার্জ করা ডেটা আংশিক বা সম্পূর্ণরূপে হাইড বা ভিউ করতে।
আপনি যদি সোর্স ডেটার সাথে লিংক তৈরি করতে বেছে নেন, তবে আপনার নতুন ওয়ার্কশিট আপনার আলাদা শীট এবং ফাইলগুলোর মিরর্ড ভার্সন হিসেবে কাজ করবে। অন্যথায়, আপনার ডেটা এই শীতে কপি হয়ে যাবে যাতে আপনি সরাসরি এডিট করতে পারেন।
মার্জ করা এক্সেল ডেটা ব্যবহার করুন
আপনি এক্সেলে ডেটা মার্জ করে একটি একক শীট বা ফাইলে রূপান্তর করুন, অথবা আপনি একাধিক ফাইলে আপনার কাজ ছড়িয়ে রাখতে পছন্দ করুন, এই টিপসগুলো আপনাকে সংগঠিত থাকতে সাহায্য করবে। আপনি যখন প্রস্তুত, আপনি আপনার এক্সেল ফাইল অন্যদের সাথে শেয়ার করতে পারেন কোলাবরেট করতে এবং আপনার ডেটা কার্যকরভাবে টিম হিসেবে বিশ্লেষণ করতে।
আপনি যদি আপনার মার্জ করা ডেটাতে পরিবর্তনগুলো ট্র্যাক না করতে পারেন তা নিয়ে চিন্তিত হন, তবে চিন্তা করবেন না—আপনি সহজেই এক্সেলের বিল্ট-ইন ট্র্যাকিং ফিচার ব্যবহার করে পরিবর্তনগুলো ট্র্যাক করতে পারেন।
নিচে কমেন্ট সেকশনে আপনার এক্সেল ডেটা অ্যানালাইসিস টিপস জানান।
