বেশিরভাগ ওয়ার্কস্পেসে কলাবোরেশন গুরুত্বপূর্ণ। যেহেতু অধিকাংশ প্রজেক্টে ফাইলগুলো অনেক ইউজার অ্যাক্সেস করতে হয়, তাই কলাবোরেটিভ সেটআপ আবশ্যক হয়ে ওঠেছে।
মাইক্রোসফট এক্সেল বিশ্বব্যাপী কোম্পানিগুলো দ্বারা ব্যবহৃত অনেক প্রোগ্রামের একটি। তাই শেয়ার্ড ওয়ার্কবুক ਦੀ দরকার অত্যাবশ্যক।
অফলাইনে এক্সেল ফাইল শেয়ার করুন
আপনার যদি লোকাল এরিয়া কানেকশন থাকে, তবে নেটওয়ার্কের সকল ইউজার যেকোনো ফাইল অ্যাক্সেস করতে পারবে। শুধু তো না, ফাইলে করা যেকোনো পরিবর্তন ট্র্যাক করা যাবে। আপনি কনফিগার করতে পারবেন কোন ইউজারদের ফাইল অ্যাক্সেস দিবেন।
- ফাইলটি এমন একটি লোকেশনে সেভ করুন যেটি আপনার গ্রুপের সবাই অ্যাক্সেস করতে পারে। তারপর ফাইলটি কলাবোরেশনের জন্য সেট আপ করুন।
Shared Workbook ফিচার ফিরে আনা
অফিস ৩৬৫ ইউজাররা Shared Workbook ফিচারটি ডিফল্টভাবে হিডেন পাবেন। এর কারণ হল মাইক্রোসফট ব্যবহারকারীদের অনলাইনে ওয়ার্কবুক শেয়ার করতে উৎসাহিত করে।
এখানে কীভাবে ফিচারটি সক্রিয় করবেন। আপনি যদি এক্সেলের পুরানো ভার্সন ব্যবহার করেন, তবে পরবর্তী সেকশন — Sharing a Document-এ যান।
- File > Options > Quick Access Toolbar-এ যান।
- Choose Commands From ড্রপডাউন মেনু থেকে All Commands সিলেক্ট করুন। লিস্ট স্ক্রোল করুন যতক্ষণ Share Workbook (Legacy) দেখতে পান এবং সেটি সিলেক্ট করুন।
- Add বাটনে ক্লিক করুন।
- নিচের কমান্ডগুলো জন্যও একই কাজ করুন:
- Track Changes (Legacy)
- Protect Sharing (Legacy)
- Compare and Merge Workbooks
- সমाप्त হলে OK চাপুন।
ডকুমেন্ট শেয়ার করুন
- Review ট্যাবে, Share Workbook বাটনে ক্লিক করুন।
Adding Back Shared Workbook Feature সেকশনের স্টেপগুলো ফলো করলে Share Workbook বাটন (এবং আপনি যে অন্যান্য কমান্ড যোগ করেছেন) Quick Access Toolbar-এ পাবেন।
- এটি একটি ডায়লগ বক্স খুলবে। শেয়ার্ড ওয়ার্কবুক ফিচার সক্রিয় করার অপশনে টিক দিন।
- Advanced ট্যাবে যান এবং Track Changes এবং অন্যান্য চাওয়া সেটিংস সক্রিয় করুন।
আপনার ফাইল সুরক্ষিত করুন
উপরের স্টেপগুলো সবার ফাইলে অ্যাক্সেস দেয়। কিন্তু ডিফল্টভাবে সবার অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ অ্যাক্সেসও দেয়। ফাইল সুরক্ষিত করলে ফাইলে অ্যাক্সেস সীমিত ও ট্র্যাক করা থাকবে।
- Review ট্যাবে যান এবং Protect and Share Workbook বাটনে ক্লিক করুন।
- Sharing With Track Changes চেকবক্সে টিক দিন।
- আপনার একটি পাসওয়ার্ডও তৈরি করা উচিত, অন্যথায় কেউ ওয়ার্কবুককে মূল সেটিংসে ফিরিয়ে আনতে পারে।
- পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন এবং বের হোন।
অনলাইনে এক্সেল ফাইল শেয়ার করুন
অফলাইন কাজ করা একটি চমৎকার সমাধান, কিন্তু আপনি শেয়ার্ড লোকাল ড্রাইভের প্রয়োজনীয়তায় বাধা পাবেন। অনলাইন কাজ করা স্পষ্টভাবে ভালো পছন্দ। এখানে কীভাবে করবেন।
OneDrive ব্যবহার করুন
- ফাইল খুলুন এবং File > Share > Save to Cloud-এ যান।
- যাদের সাথে কলাবোরেট করতে চান তাদের ইমেইল ঠিকানা দিয়ে আমন্ত্রণ জানান। আপনি পারমিশন সেটিংসও সেট করতে পারেন।
- শেষ হলে Share চাপুন।
Google Drive ব্যবহার করুন
গুগল ড্রাইভ সম্ভবত একসাথে প্রজেক্টে কাজ করার সবচেয়ে সহজ পথ। যেকোনো গুগল অ্যাকাউন্ট যেনে ফাইল অ্যাক্সেস ও এডিট করতে পারে।
- আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন এবং গুগল ড্রাইভে যান।
- এখানে আপনি একটি নতুন ফাইল তৈরি করতে পারেন বা বিদ্যমান একটি আপলোড করতে পারেন।
- ডকুমেন্ট তৈরি বা আপলোড হলে ওয়ার্কশিটের উপরের ডান কোণে Share বাটনে ক্লিক করুন।
এটি আপনাকে ইমেইল ঠিকানা দিয়ে স্প্রেডশীট শেয়ার করতে বা সহকর্মীদের সাথে লিংক শেয়ার করার অপশন দেবে।
সকল পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাক ও সেভ হয়। আপনি রিয়েল-টাইমে একসাথে ডকুমেন্টে কাজ করতে পারবেন যা খুব সুবিধাজনক।
