এক্সেলে সিম্পল পিভট টেবিল তৈরির পদ্ধতি

আপনি যদি ফাইন্যান্স বা একাউন্টিং ফিল্ডে থাকেন, তবে আপনি ইতিমধ্যে জানেন অধিকাংশ জব অপারচুনিটি ইন্টারমিডিয়েট বা অ্যাডভান্সড এক্সেল স্কিল চায়। এই ভূমিকায় সবচেয়ে কমন এক্সেল ফাংশন হল Pivot Table এবং VLOOKUP।

এই আর্টিকেল পিভট টেবিলের বেসিকস আউটলাইন করবে। VLOOKUP সম্পর্কে আরও জানতে এখানে যান। এছাড়া VLOOKUP-এর অল্টারনেটিভ, INDEX-MATCH ফাংশনও চেক আউট করুন।

এক্সেলে পিভট টেবিল তৈরি করুন

পিভট টেবিল কী? সহজ ভাষায়, পিভট টেবিল হল বিল্ট-ইন ফাংশনlerden একটি যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন একটি বড় ডেটা সেটের উপর ভিত্তি করে দ্রুত একটি সারাংশ টেবিল তৈরি করতে এক্সেলে।

কল্পনা করুন আপনি একটি অনলাইন শপ চালান যা বিভিন্ন মডেলের মোবাইল ফোন বিক্রি করে যার সেলস ডেটা নিচের মত। স্যাম্পল স্প্রেডশীট ডাউনলোড করুন।

প্রায় দুই মাস ব্যবসা করার পর, আপনি জানতে চান প্রথম মাসে কি দ্বিতীয় মাসে বেশি প্রোডাক্ট বিক্রি হয়েছে। আপনি জানতে চান Apple প্রোডাক্ট বেশি বিক্রি হয়েছে কি Samsung। সর্বশেষ, আপনি প্রতিটি মাসে মোট সেলস কত হয়েছে সেটি জানতে চান।

পিভট টেবিল কোনো এক্সেল ফর্মুলা (যেন count বা sum) ব্যবহার ছাড়া দ্রুত সারাংশ পাওয়ার জন্য পেরফেক্ট ক্যান্ডিডেট। উপরের প্রশ্নগুলোর উত্তর পিভট টেবিল দিয়ে মাত্র কয়েক সেকেন্ডে পাওয়া যায় একবার আপনি পিভট টেবিল দিয়ে কাজ করা শিখলে।

পিভট টেবিল তৈরির ধাপে ধাপে নির্দেশনা:

STEP 1 — ডেটা টেবিলের যেকোনো সেলে ক্লিক করুন, তারপর এক্সেলের টপ ট্যাবে যান এবং Insert -> Pivot Table সিলেক্ট করুন।

STEP 2 — একটি সিলেকশন উইন্ডো আসবে এবং এটি আপনার আগে ক্লিক করা সেলের ভিত্তিতে টেবিলের পূর্ণ রেঞ্জ অটোম্যাটিক্যালি নির্ধারণ করবে। এই উদাহরণে, আমরা আমাদের পিভট টেবিল একটি নতুন ওয়ার্কশিটে যোগ করছি, যাতে দেখতে সহজ হয়।

STEP 3 — নতুন শিটে তৈরি হয়ে ব্ল্যাঙ্ক পিভট টেবিলে ক্লিক করুন। আপনি লক্ষ্য করবেন ডান পাশে Pivot Table Fields আসবে। ইদানিং আপনি ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে কুইক সারাংশ তৈরি করবেন।

STEP 4 — প্রতিটি মাসে কতটি মোবাইল ফোন বিক্রি হয়েছে জানতে, Month Sold-কে ROWS এরিয়াতে এবং Brand-কে VALUES এরিয়াতে ড্র্যাগ করুন।

আপনি লক্ষ্য করবেন Pivot Table অটোম্যাটিক্যালি আপডেট হবে প্রতিটি মাসের সারি সংখ্যা দেখাতে, যা প্রতিটি মাসের মোবাইল ফোন সেলস নির্দেশ করে।

আপনি Model বা Warehouse Location VALUES-এ ড্র্যাগ করলে Brand-এর বদলে, প্রতিটি মাসের জন্য একই নম্বর আসবে কারণ এটি শুধু প্রতিটি Month Sold-এ মোট সারির কাউন্ট রেফার করছে। দেখতে পাচ্ছি JAN-এ FEB-এর চেয়ে বেশি ফোন বিক্রি হয়েছে।

STEP 5 — আপনার স্টোরে Apple কি Samsung প্রোডাক্ট বেশি বিক্রি হয়েছে জানতে, আপনি একই পিভট টেবিল পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন নতুন তৈরি না করে।

এজন্য, আপনার প্রয়োজন নেই এমন সিলেকশন ক্লিয়ার করুন (ডেটা ফিল্ডকে Area- থেকে ড্র্যাগ করে স্প্রেডশীটে যেকোনো জায়গায় ড্রপ করুন)।

তারপর Brand-কে ROWS বক্সে রিপ্লেস করুন।

পিভট টেবিল ইনস্ট্যান্টলি আপডেট হবে Brand অনুযায়ী গ্রুপ করা মোট সারির সংখ্যা দেখাতে (অর্থাৎ আজ পর্যন্ত Brand অনুযায়ী মোট প্রোডাক্ট সেলস)। আপনি আসলে Apple প্রোডাক্ট Samsung-এর চেয়ে বেশি বিক্রি করেছেন।

STEP 5 — শেষে, প্রতিটি মাসে আপনি কত সেলস পেয়েছেন সেটি জানতে, আমরা একই Pivot Table পুনরায় ব্যবহার করব।

Brand ফিল্ড ক্লিয়ার করুন এবং Month Sold-কে আবার ROWS এরিয়াতে ড্র্যাগ করুন। যেহেতু আমরা স্পষ্টভাবে মোট সেলস জানতে চাই, VALUES এরিয়া ক্লিয়ার করুন এবং নিচের মত Sale Price ড্র্যাগ করুন।

Sale Price কলাম মূল ডেটাসেটে নম্বর ফরম্যাটে থাকায়, পিভট টেবিল অটোম্যাটিক্যালি Sale Price সম করবে, Sale Price সারির সংখ্যা কাউন্ট করার বদলে। Voilà, আপনি JAN-এ $7,550 এবং FEB-এ $7,100 পেয়েছেন।

নিচের মত ফিল্ডগুলো ড্র্যাগ করে खेलুন এবং পিভট টেবিলের ফলাফল কী হয় সেটি দেখুন।

এটি পিভট টেবিল যা করতে পারে তার শুধু সতহ ছোঁয়া মাত্র, কিন্তু এটি আপনাকে একটি ভালো বেসিক বোঝাপড়া দেবে শুরু করার জন্য। হ্যাপি এক্সপ্লোরিং!

টিপস: যদি স্প্রেডশীটের ডান পাশে Pivot Table Fields প্যানে চলে যায়, তবে পিভট টেবিলের ওপর মাউস হোভার করুন, রাইট-ক্লিক করুন এবং Show Field List বেছে নিন। সেটি আবার ফিরে আসবে। Enjoy!