ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট দিয়ে এক্সেল ডেটা ফিল্টার করুন - ২টি ব্যাবহারিক উদাহরণ

এই আর্টিকেলে, আমি আলোচনা করব কিভাবে আপনি ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে এক্সেল ডেটা ফিল্টার করতে পারেন। সাধারণত, মাইক্রোসফট এক্সেল-এ আমরা নির্দিষ্ট ডেটা বের করার জন্য ফিল্টার অপশন ব্যবহার করি। যাইহোক, আপনি ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার করতে পারেন। এই কাজটি করার জন্য, প্রাথমিকভাবে, আমি এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব। পরে ড্রপ-ডাউন আইটেম নির্বাচনের ভিত্তিতে, সংশ্লিষ্ট সারিগুলো ফিল্টার করব।

আপনি এই আর্টিকেল তৈরিতে ব্যবহৃত প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

মনে করুন, আমাদের কাছে একটি ডেটাসেট আছে যাতে একাধিক ফলের এলাকা-ভিত্তিক বিক্রয় ডেটা রয়েছে। এই আর্টিকেলে, আমি ডেটাসেটে উল্লিখিত এলাকাগুলোর একটি ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব। তারপর, আমি ফলের বিক্রয় ডেটা বের করার জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করব।

এই পদ্ধতিতে, আমি মাস্টার ডেটাসেটে ৩টি হেল্পার কলাম যোগ করব। পরে, ড্রপ-ডাউন নির্বাচনের ভিত্তিতে ডেটা বের করব। হেল্পার সূত্র넣ার আগে, আমি ডেটাসেটে উল্লিখিত অনন্য এলাকাগুলো সমৃদ্ধ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে কাজটি করুন।

ধাপসমূহ:

• ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার আগে, নিচের মতো সমস্ত অনন্য এলাকা তালিকা করুন।

• তারপর, যেখানে ড্রপ-ডাউন লিস্ট রাখতে চান সেই সেলে ক্লিক করুন (এখানে সেল H5)।

• এক্সেল রিবন-এ থেকে ডেটা > ডেটা টুলস > ডেটা ভ্যালিডেশন > ডেটা ভ্যালিডেশন-এ যান।

• ফলস্বরূপ, ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়লগ বক্স দেখাবে। তারপর, সেটিংস ট্যাবে যান, অ্যালাও সেকশন থেকে লিস্ট নির্বাচন করুন এবং সোর্স নির্দিষ্ট করুন। তারপর ওকে চাপুন।

• ওকে চাপার সাথে সাথে, এখানে আমরা ড্রপ-ডাউন লিস্ট পেয়েছি।

• এখন, হেল্পার কলামগুলোর দিকে যান। প্রথম হেল্পার কলামে ( সেল D5-এ) নিচের সূত্রটি ROWS ফাংশন ব্যবহার করে লিখুন। এন্টার চাপুন এবং ফিল হ্যান্ডেল (+) টুল ব্যবহার করে সূত্রটি পুরো কলামে কপি করুন।

=ROWS($A5:A$5)

• ফলস্বরূপ, আমরা নিচের আউটপুট পাব।

• এরপর, ২য় হেল্পার কলাম (হেল্পার ২) এর জন্য নিচের IF ফাংশন সূত্রটি ব্যবহার করুন।

=IF(C5=$H$5,D5,"")

• এবং ৩য় হেল্পার কলাম (হেল্পার ৩) এর জন্য নিচের সূত্রটি ব্যবহার করুন।

=IFERROR(SMALL($E$5:$E$14,D5),"")

এখানে, SMALL ফাংশন রেঞ্জ E5:E14-এ k-তম সবচেয়ে ছোট মানগুলো ফেরত দেয়। পরে, IFERROR ফাংশন খালি ফেরত দেয় যদি SMALL সূত্রের ফলাফল ত্রুটি হয়।

• এখন, ধরা যাক বাল্টিমোর এলাকার জন্য, আমি সংশ্লিষ্ট সকল ফলের বিক্রয় ডেটা ফিল্টার করতে চাই। প্রত্যাশিত ফলাফল পেতে, সেল J5-এ নিচের সূত্রটি লিখুন এবং এন্টার চাপুন।

=IFERROR(INDEX($A$5:$C$14,$F5,COLUMNS($J$5:J5)),"")

এখানে, INDEX ফাংশন সারি নম্বর ভিত্তিক ডেটা আনে। তারপর COLUMNS ফাংশন রেঞ্জ $J$5:J5-এ কলাম নম্বর ফেরত দেয়। চূড়ান্তভাবে, IFERROR ফাংশন ফলাফল ত্রুটি হলে খালি ফেরত দেয়।

• উপরোক্ত সূত্রটি লিখলে নিচের ফলাফল আসবে। সারির সকল ডেটা পেতে ডান দিকে ফিল হ্যান্ডেল টেনে আনুন।

• তারপর, নিচের দিকে ফিল হ্যান্ডেল টেনে আনুন এবং বাল্টিমোর এলাকার চূড়ান্ত ফলের বিক্রয় ডেটা পান।

• এখন, আপনি ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ফিনিক্স এলাকা নির্বাচন করলে, ফিনিক্স-এর সাথে মিলে যাওয়া সারিগুলো ফিল্টার হয়ে যাবে।

আপনি যদি এক্সেল ৩৬৫-এ কাজ করেন, তবে আপনি FILTER ফাংশন ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার করতে পারেন। প্রক্রিয়া শুরু করার আগে, আমি ডেটা রেঞ্জকে Ctrl + T চাপিয়ে এক্সেল টেবিলে রূপান্তর করেছি। কারণ, যদি আপনি টেবিলে নতুন রেকর্ড যোগ করেন, তবে নতুন যোগ করা ডेटা অনুযায়ী ড্রপ-ডাউন লিস্ট আপডেট হয়।

• সুবিধার জন্য, নতুন তৈরি টেবিলটিকে একটি নাম দেব (মান লেন, Table4)।

এখন প্রধান কাজটি করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, UNIQUE ফাংশন ব্যবহার করে এলাকাগুলোর একটি অনন্য তালিকা তৈরি করব। তা করতে, সেল F5-এ নিচের সূত্রটি লিখুন এবং এন্টার চাপুন।

=SORT(UNIQUE(Table4[Area]))

এখানে, আমি SORT ফাংশন-টি UNIQUE ফাংশনের সাথে ব্যবহার করেছি উপরের এলাকা ডেটা সর্ট করার জন্য।

• সূত্রটি লিখলে নিচের ফলাফল পেয়েছি। উপরের সূত্রটি সর্ট করা অনন্য ডেটা একটি অ্যারে হিসেবে ফেরত দেয় (নীল রঙের আউটলাইন)।

• এখন সেল H5-এ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন। ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়লগ বক্স আনার জন্য নিচের পথ অনুসরণ করুন: ডেটা > ডেটা টুলস > ডেটা ভ্যালিডেশন > ডেটা ভ্যালিডেশন। সেটি থেকে, অ্যালাও সেকশন থেকে লিস্ট নির্বাচন করুন এবং সোর্স ফিল্ডে নিচের সূত্রটি লিখুন। তারপর ওকে চাপুন।

=F5#

এখানে, # চিহ্নটি ইঙ্গিত দেয় যে আমরা সেল F5-এর পুরো অ্যারেটি ড্রপ-ডাউন লিস্টের সোর্স হিসেবে বিবেচনা করছি।

• ওকে চাপার সাথে সাথে, নিচের ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি হবে।

• এখন, ধরা যাক, আমি লং বীচ এলাকার ফলের বিক্রয় ডেটা বের করতে চাই। প্রত্যাশিত ফলাফল পেতে, সেল F11-এ নিচের সূত্রটি লিখুন এবং এন্টার চাপুন।

=FILTER(Table4,Table4[Area]=H5,"No Data Found")

• চূড়ান্তভাবে, FILTER সূত্রটি লিখলে, আমরা লং বীচ এলাকার সকল বিক্রয় ডেটা পাব। আপনি ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে এলাকা পরিবর্তন করে নির্বাচিত এলাকা ভিত্তিক সংশ্লিষ্ট সারিগুলো ফিল্টার করতে পারবেন।

উপরোক্ত আর্টিকেলে, আমি এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার করার দুটি পদ্ধতি বিস্তারিত আলোচনা করেছি। আশা করি এই পদ্ধতিগুলো এবং ব্যাখ্যাগুলো আপনার সমস্যা সমাধান করার জন্য যথেষ্ট হবে। আপনার যেকোনো প্রশ্ন থাকলে জানাতে পারেন।

• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন শুধু অ্যালফানিউমেরিক (কাস্টম সূত্র ব্যবহার করে)
• এক্সেলে কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশন একাধিক কাঙ্ক্ষা জন্য প্রয়োগ (৪টি উদাহরণ)
• এক্সেলে অটোকমপ্লিট ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট (২টি পদ্ধতি)
• এক্সেলে টেবিল থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরির ৩টি পদ্ধতি
• এক্সেলে একাধিক নির্বাচনের সাথে ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন
• এক্সেলে একটি সেলে একাধিক ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করার ৩টি উদাহরণ