এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্ল্যাঙ্ক অপশন যোগ করুন – ২টি সহজ পদ্ধতি

কখনো কখনো, আপনি এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্টে একটি ব্ল্যাঙ্ক অপশন যোগ করতে চাইতে পারেন। Microsoft Excel-এ, Data Validation ড্রপ-ডাউন লিস্টে খালি সেল যোগ করার কিছু সহজ পদ্ধতি আছে। এই আর্টিকেলে, আমি আলোচনা করব কীভাবে আপনি ব্ল্যাঙ্ক অপশন সহ বা ছাড়া ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারেন। পাশাপাশি, আমি ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্ল্যাঙ্ক অপশন ডিলিট করার পদ্ধতিও দেখাব।

আপনি এই আর্টিকেল তৈরি করার জন্য আমরা যে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ব্যবহার করেছি সেটি ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্ল্যাঙ্ক অপশন যোগ করার ২টি পদ্ধতি

১. খালি সেল রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহার করে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্ল্যাঙ্ক অপশন যোগ করা

এই পদ্ধতিতে, আমি একটি খালি সেল রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহার করে ব্ল্যাঙ্ক অপশন যোগ করব। ধরুন আমার কাছে বেশ কিছু ফলের নামের একটি ডেটাসেট আছে। এখন, আমি এই লিস্ট ভিত্তিক একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব, ব্ল্যাঙ্ক অপশনসহ।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, সোর্স লিস্টের শুরুতে একটি খালি সেল ইনসার্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, আমি সেল B5 খালি রেখেছি।

• এখন, সেল D5-এ কার্সর রাখুন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে।

• তারপর, Excel Ribbon- থেকে Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation-এ যান।

• ফলস্বরূপ, Data Validation ডায়ালগ আসবে। Settings ট্যাবে, Allow সেকশন থেকে List অপশন বেছে নিন, Source লিস্ট নির্দিষ্ট করুন, এবং OK চাপুন। মনে রাখবেন, আপনাকে Ignore Blank অপশনটিও আনচেক করতে হবে।

• OK চাপার পর, নিচের ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি হবে ব্ল্যাঙ্ক অপশনসহ।

সম্পর্কিত কন্টেন্ট: সেল ভ্যালু বেসড ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে এক্সেল ফিল্টার তৈরি করা

২. ম্যানুয়ালি লিস্ট ভ্যালু টাইপ করে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্ল্যাঙ্ক অপশন যোগ করা

ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার সময়, আপনি Data Validation ডায়ালগে সোর্স ডেটা ম্যানুয়ালি ইনপুট করতে পারেন। কাজটি করার জন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।

ধাপসমূহ:

• যেখানে আপনি ড্রপ-ডাউন লিস্ট রাখতে চান সেখানে কার্সর রাখুন। তারপর Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation-এ যান Data Validation ডায়ালগ আনার জন্য।

• তারপর, Allow ফিল্ড থেকে List বেছে নিন। Source ফিল্ডে, আপনি ড্রপ-ডাউনতে দেখাতে চান সেই অন্যান্য আইটেমগুলোর শুরুতে ডাবল ড্যাশ (—) টাইপ করুন। তারপর OK চাপুন।

• ফলস্বরূপ, এখানে আউটপুট হিসেবে আমরা যে ড্রপ-ডাউন লিস্ট পাব সেটি নিচে দেওয়া হলো। যদিও লিস্টে ডাবল ড্যাশ (—) একটি অপশন হিসেবে দেখায়, সিলেক্ট করলে এটি খালি মান দেখাবে।

আরও পড়ুন: এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করলে (৮ সমস্যা ও সমাধান)

এক্সেলে ব্ল্যাঙ্ক অপশন ছাড়া ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা

এই সেকশনে, আমি আপনাকে দেখাব কীভাবে Data Validation ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্ল্যাঙ্ক অপশন ছাড়া তৈরি করা যায়। ধরুন আমার কাছে নিচের মতো ফলের একটি বড় লিস্ট আছে। এই লিস্ট থেকে, আমি ব্ল্যাঙ্ক অপশন ছাড়া একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব।

১. এক্সেল টেবিল ব্যবহার করা

ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার আগে, আপনি সোর্স ডেটা লিস্টকে একটি এক্সেল টেবিলে রূপান্তর করতে পারেন। এক্সেল টেবিল তৈরির প্রধান সুবিধা হলো, আপনি যদি সোর্স টেবিলে অতিরিক্ত আইটেম যোগ করেন, তবে ড্রপ-ডাউন ডেটাও যেকোনো অতিরিক্ত ধাপ ছাড়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।

ধাপসমূহ:

• প্রথম, আমি Ctrl + T ব্যবহার করে মূল ডেটা রেঞ্জকে একটি এক্সেল টেবিলে রূপান্তর করব।

• তারপর, Name Box ব্যবহার করে, টেবিলটি আপনার পছন্দের именে নামকরণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আমার টেবিলের নাম: Table1।

• उसके পর, আমি Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation ফলো করে সেল D5-এ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব। তারপর, Data Validation ডায়ালগে, Table1 থেকে Source ডেটা নির্দিষ্ট করুন (স্ক্রিনশট দেখুন)। মনে রাখবেন, সোর্স ডেটার সেল রেফারেন্সের আগে $ চিহ্ন দিন। চূড়ান্তে, OK চাপুন।

• একবার OK ক্লিক করলে, নিচের ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি হবে কোনো ব্ল্যাঙ্ক অপশন ছাড়া।

• পরে, আপনি যদি সোর্স টেবিলে একটি নতুন আইটেম যোগ করেন, স্বয়ংক্রিয়ভাবে ড্রপ-ডাউন লিস্টও আপডেট হবে।

আরও পড়ুন: টেবিল থেকে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (৫ উদাহরণ)

সদৃশ পাঠনীয়:

• সিলেকশন ভিত্তিক ডেটা এক্সট্রাক্ট করার জন্য ড্রপ-ডাউন ফিল্টার তৈরি করা এক্সেলে
• এক্সেলে সার্চযোগ্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
• রঙিন এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ উপায়)
• এক্সেলে অটো আপডেট ড্রপ-ডাউন লিস্ট (৩ উপায়)
• এক্সেলে একাধিক শব্দ সহ ডিপেনডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা

২. নামড রেঞ্জ ব্যবহার করা

আপনি এক্সেলে নামড রেঞ্জ ব্যবহার করে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট জেনারেট করতে পারেন। সেটি করতে, আমি Define Names অপশন ব্যবহার করে আমার ডেটা রেঞ্জকে একটি নাম দেব।

ধাপসমূহ:

• প্রথম, সমগ্র ডেটা রেঞ্জ (B5:B14) সিলেক্ট করুন। তারপর Formulas > Defined Names > Define Name > Define Name-এ যান।

• ফলস্বরূপ, New Name উইন্ডো আসবে, Name ফিল্ডে একটি নাম লিখুন, Refers to চেক করুন এবং OK চাপুন নামকরণ প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে। আমি আমার ডেটা রেঞ্জকে 'Fruits'-এ নামকরণ করেছি।

• এখন, আমি সেল D5-এ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব। সেজন্য Data > Data Tools > Data Validation > Data Validation-এ যান। Data Validation উইন্ডো আসার পর, Source ফিল্ডে '=Fruits' লিখুন এবং OK চাপুন।

• শেষে, আমরা নিচের ড্রপ-ডাউন লিস্ট পাব ব্ল্যাঙ্ক অপশন ছাড়া।

আরও পড়ুন: এক্সেলে রেঞ্জ থেকে লিস্ট তৈরি করা (৩ পদ্ধতি)

এক্সেল ফর্মুলা সহ ডাইনামিক নামড রেঞ্জ ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্ল্যাঙ্ক অপশন ফিক্স করা

এ পর্যন্ত, আমি ব্ল্যাঙ্ক অপশন সহ বা ছাড়া ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার কথা আলোচনা করেছি। তবে, এই সেকশনে, আমি আপনাকে দেখাব কীভাবে একটি পূর্বে তৈরি ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ব্ল্যাঙ্ক অপশনগুলো ডিলিট করা যায়। এখানে, আমাদের একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট আছে যাতে বেশ কিছু ব্ল্যাঙ্ক অপশন আছে। ধরুন আমরা এই ড্রপ-ডাউন লিস্টটি 'FruitList' নামে একটি নামড রেঞ্জ থেকে তৈরি করেছি।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, Formulas > Name Manager ( Defined Names গ্রুপ থেকে) এ যান।

• ফলস্বরূপ, Name Manager ডায়ালগ আসবে। আপনার রেঞ্জটি বেছে নিন এবং Edit চাপুন। আমি FruitList রেঞ্জটিতে কাজ করব, তাই সেটি সিলেক্ট করেছি।

• ফলস্বরূপ, Edit Name ডায়ালগ আসবে। নিচের ফর্মুলাটি Refers to ফিল্ডে লিখুন এবং OK চাপুন।

• OK চাপার পর, আপনি Name Manager ডায়ালগে ফিরে আসবেন। এখন, আপনি যদি Refers to ফিল্ডের ওপর কার্সর রাখেন, তবে আপনি দেখবেন নামড রেঞ্জের সকল ফল, ব্ল্যাঙ্কগুলো বাদ দিয়ে, আউটলাইন করা হয়েছে (স্ক্রিনশট দেখুন)। প্রক্রিয়া শেষ করতে Close চাপুন।

• চূড়ান্তে, এখন, আপনি যদি ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সপ্যান্ড করেন, নিচের আউটপুট প্রদর্শিত হবে। ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে সকল ব্ল্যাঙ্ক অপশন সরিয়ে ফেলা হয়েছে।

🔎 ফর্মুলাটি কীভাবে কাজ করে?

• COUNTA(FIx!$B:B)-2

ফর্মুলার এই অংশটি রিটার্ন করে:

{10}

এখানে COUNTA ফাংশন কলাম B-এ খালি না হওয়া সেলের সংখ্যা রিটার্ন করে। আমরা COUNTA ফর্মুলা থেকে ২ বিয়োগ করেছি কারণ আমাদের দুটি সেলে ডেটা আছে যা ফল নয়।

• OFFSET(FIx!$B$5,0,0,COUNTA(FIx!$B:B)-2,1)

ফর্মুলার এই অংশটি রিটার্ন করে:

{"Watermelon";"Apple";"Orange";"Grapes";"Cherries";"Banana";"Kiwi";"Grapefruit";"Mandarin";"Coconut"}

এখানে OFFSET ফাংশন একটি দেওয়া রেফারেন্স থেকে নির্দিষ্ট সংখ্যক রো এবং কলাম দূরত্বে একটি রেঞ্জের রেফারেন্স রিটার্ন করে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডাইনামিক ডিপেনডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা

উপসংহার

উপরের আর্টিকেলে, আমি এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্ল্যাঙ্ক অপশন যোগ করার একাধিক পদ্ধতি বিস্তারিত আলোচনা করার চেষ্টা করেছি। আশা করি এই পদ্ধতিগুলো এবং ব্যাখ্যাগুলো আপনার সমস্যা সমাধান করার জন্য পর্যাপ্ত হবে। আপনার যেকোনো প্রশ্ন থাকলে আমাকে জানান।

সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো

• এক্সেলে VLOOKUP ড্রপ-ডাউন লিস্টসহ
• এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (স্বাধীন এবং নির্ভরশীল)
• IF স্টেটমেন্ট ব্যবহার করে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা
• এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট এডিট করা (৪টি বেসিক পদ্ধতি)
• শর্তসাপেক্ষ ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে (তৈরি, সর্ট এবং ব্যবহার)