এক্সেলে মাল্টি-ওয়ার্ড ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন - ধাপে ধাপে গাইড

মাইক্রোসফট এক্সেল-এ কাজ করার সময়, কখনো কখনো আমাদের ডেটা এন্ট্রি ফর্ম বা এক্সেল ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে হয়। ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ডেভেলপ করার সময়, ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে খুবই উপকারী একটি ফিচার। এটি একটি সেলে একটি তালিকা ড্রপ-ডাউন মেনু হিসেবে দেখায়, যেখান থেকে ব্যবহারকারী নির্বাচন করতে পারে। যখন আপনার কাছে একটি তালিকা থাকে যেটি আপনাকে ঘন ঘন সেলের একটি সেটে ইনপুট করতে হয়, তখন এটি খুবই উপকারী হতে পারে। এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেল ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট মাল্টিপল ওয়ার্ডসহ তৈরির ধাপগুলো দেখাব। এছাড়া, আমরা আপনাকে সেগুলো ক্লিয়ার বা রিসেট করার পদ্ধতিও দেখাব।

আপনি ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করে সেটি প্র্যাকটিস করতে পারেন।

এক্সেলে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট হলো একটি ডেটা ভ্যালিডেশন ফাংশন যা অপশনগুলির একটি তালিকা থেকে নির্বাচন করতে দেয়। এবং, যখন আইটেমের তালিকা অন্য একটি সেলের মানের ওপর নির্ভর করে পরিবর্তন হয়, তখন এই ধরনের লিস্টগুলোকে ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট বলা হয়।

কখনো কখনো, আমরা এক্সেলে একাধিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করতে চাই যাতে দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন লিস্টে উপলব্ধ আইটেমগুলো প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্টের নির্বাচনের ওপর নির্ভরশীল হয়। এবং, এগুলোই হলো ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট।

মাল্টিপল ওয়ার্ডসহ এক্সেলে ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে, আমরা নিচের ডেটা লিস্টটি ব্যবহার করব। আমাদের List শিটে ৩টি ডেটা কলাম রয়েছে; প্রথমটি হলো Product যেখানে দুটি প্রোডাক্ট রয়েছে- ফ্রুটস এবং ভেজিটেবলস, দ্বিতীয়টি হলো Fruit Item যেখানে ছয় ধরনের ফল রয়েছে এবং Vegetable Item যেখানে পাঁচ ধরনের সবজি রয়েছে। এখন, এক্সেলে মাল্টিপল ওয়ার্ডসহ ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির ধাপে ধাপে নির্দেশনা দেখুন।

উদাহরণস্বরূপ, আমরা কাজকে আরও দক্ষ করতে দুটি শিট তৈরি করেছি। একটি শিট Data List জন্য আরেকটি Data Entry জন্য। ওয়ার্কবুকে শিট তৈরি করতে, সিম্পলি প্লাস সাইন '+'-এ ক্লিক করুন।

এটাই! আমাদের শিটগুলো প্রস্তুত। এখন এতে ডেটা দিন।

Data List শিটে, আমাদের তিনটি ডেটা কলাম রয়েছে। কলাম B-এ, আমরা দেখতে পাচ্ছি যে প্রোডাক্টের একটি তালিকা রয়েছে, এবং আমাদের শুধু দুটি প্রোডাক্ট লিস্ট রয়েছে। একটি হলো কলাম D-এ Fruit, আরেকটি হলো কলাম F-এ Vegetable। এখন, ড্রপ-ডাউন মেনুর জন্য তালিকা তৈরি করতে, নিচের সাব-স্টেপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথম, ড্রপ-ডাউন মেনুর জন্য তালিকা তৈরি করতে চান সেই কলামের যেকোনো সেল নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, রিবন থেকে Home ট্যাবে যান।
• তৃতীয়, Styles গ্রুপের অধীনে Format as Table-এ ক্লিক করুন।

এটি Create Table ডায়লগ বক্স খুলবে।

• আরো, রেঞ্জ $B$4:$B$6 নির্বাচন করুন এবং My table has headers বক্সটি চেক-марк করুন।
• তারপর OK বাটনে ক্লিক করুন।

• একইভাবে, Fruit লিস্ট এবং Vegetable লিস্ট তৈরির জন্যও এটি করুন। সব তিনটি লিস্ট Data List শিটে Excel Tables হিসেবে স্ট্রাকচার্ড হয়েছে।

• এখন, আমাদের প্রতিটি লিস্টের জন্য একটি নেমড রেঞ্জ তৈরি করতে হবে। এর জন্য, Product List-এ আইটেমগুলো নির্বাচন করুন কিন্তু টেবিল হেডার নয়।
• এরপর, ফর্মুলা বারের বামে, Name field-এ ক্লিক করুন।
• এরপর, আপনি যে নামটি দিতে চান সেটি টাইপ করুন। তাই, আমরা Product লিখলাম।
• চূড়ান্তভাবে, Enter চাপুন।

• এই ধাপগুলো অনুসরণ করে Fruit এবং Vegetable-র জন্যও একই কাজ করুন।

এখন, আমাদের Data Entry শিটে মূল ড্রপ-ডাউন লিস্টটি যোগ করতে হবে। তা করতে, নিচের সাব-প্রোসিজার অনুসরণ করুন।

• প্রথমে, ডেটা রেঞ্জ B4:C6 নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, রিবনে Home ট্যাবে যান।
• তারপর, Styles ক্যাটেগরির অধীনে Format as Table ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং যেকোনো ফরম্যাটেড টেবিল নির্বাচন করুন।

এটি আপনাকে Create Table পপ-আপ উইন্ডোতে নিয়ে যাবে।

• এখন, Where is the data for your table? বক্সে রেঞ্জটি বেছে নিন। তাই, আমরা $B$4:$C$6 বেছে নিলাম।
• My table has headers এর পাশে বক্সটি টিক-мар্ক করুন।
• OK ক্লিক করুন।

এখন, আমাদের একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে হবে। এর জন্য, নিচের সাব-স্টেপগুলো প্রদর্শন করুন।

• শুরুতে, সেল B4:B6 রেঞ্জটি নির্বাচন করুন।
• Data ট্যাবে রিবন থেকে যান।
• এরপর, Data Tools ক্যাটেগরির অধীনে Data Validation ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Data Validation-এ ক্লিক করুন।

এটি Data Validation ডায়লগ বক্স খুলবে।

• এরপর, Setting মেনুতে, একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট রয়েছে, সেখান থেকে List নির্বাচন করুন।

• Source বক্সে, সমান চিহ্ন ('=') লিখুন এবং তারপর লিস্টের নামটি লিখুন যেটি হলো Product। আমরা এটিকে Data List শিটে নাম দিয়েছিলাম।
• চূড়ান্তভাবে, OK ক্লিক করুন।

• এখন, ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্টের জন্য, সেল C5 নির্বাচন করুন এবং রিবনে Data ট্যাবে যান।
• আরো, Data Validation ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Data Validation-এ ক্লিক করুন।

এটি Data Validation ডায়লগ বক্স খুলবে।

• পূর্বের মতো, Settings-এ যান এবং Allow সেকশনের অধীনে ড্রপ-ডাউন থেকে List নির্বাচন করুন।
• Source-এ, সূত্রটি লিখুন।

=INDIRECT(B5)

• তারপর, OK ক্লিক করুন।

এখানে, INDIRECT ফাংশনটি নতুন নির্বাচিত সেল C5-কে সেল B5-এর ওপর নির্ভরশীল করবে।

• যদি সেল B5 খালি থাকে, তবে নিচের মেসেজটি দেখাবে। এগিয়ে যেতে, Yes বেছে নিন।

• সেল C6-র জন্যও একই কাজ করুন।

এখন, আমরা দেখতে পাচ্ছি যে প্রতিটি সেলে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট রয়েছে। যদি আমরা সেল C5 নির্বাচন করি এবং তীর চিহ্নে ক্লিক করি, তবে এটি ফলের তালিকা দেখাবে কারণ, সেল B5-এ, Fruit প্রোডাক্ট নির্বাচিত।

• সেল C6-এর তীর চিহ্নে ক্লিক করুন এবং আপনি সেখানে সবজির তালিকা দেখবেন, কারণ সেল B6-এ, নির্বাচিত প্রোডাক্ট হলো Vegetables।

যখন আমরা একটি লিস্ট নির্বাচন করি এবং পরে প্যারেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট পরিবর্তন করি, ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্টটি পরিবর্তন হয় না, ফলে ভুল এন্ট্রি হয়। ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্টের ডেটা ক্লিয়ার বা রিসেট করার জন্য আমরা Excel VBA এবং Conditional formatting ব্যবহার করব।

Excel VBA আপনাকে আরও জটিল নেভিগেশন, অ্যাডভান্সড এক্সিকিউশন, এবং অনেক বেশি কনস্ট্রেইন্ট প্রয়োগ করতে দেয়। VBA ব্যবহার করে ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন ডেটা এন্ট্রি ক্লিয়ার করতে, আমাদের নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।

• প্রথম, রিবন থেকে Developer ট্যাবে যান।
• দ্বিতীয়, Visual Basic-এ ক্লিক করুন অথবা Alt + 11 চাপুন, Visual Basic Editor খোলার জন্য।

• এটি না করে, আপনি শিটে যান এবং View Code-এ ক্লিক করুন, এটিও Visual Basic Editor খুলবে।

• এখন, কোডটি কপি করে পেস্ট করুন।

VBA কোড:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Target.Column = 4 Then If Target.Validation.Type = 3 Then Application.EnableEvents = False Target.Offset(0, 1).ClearContents End If End If exitHandler: Application.EnableEvents = True Exit Sub End Sub

• Ctrl + S চাপিয়ে আপনার ওয়ার্কশিটে কোডটি সেভ করুন।

দ্রষ্টব্য: কোডটি পরিবর্তন করবেন না, শুধু কপি ও পেস্ট করুন। আপনি যদি কোনো পরিবর্তন করেন, তবে কোডটি সঠিকভাবে কাজ নাও করতে পারে।

• আপনি দেখতে পাচ্ছেন Product এখন Fruit এবং Item হলো Banana।
• এখন, আমরা Product-কে Vegetable-এ পরিবর্তন করতে চাই।

যখন আমরা প্রোডাক্টের জন্য নির্বাচন করব, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেটির জন্য আইটেমটি ক্লিয়ার করবে।

আমরা ভুল এন্ট্রিটি হাইলাইট করতে পারি এবং ডেটা বোঝা সহজ করতে পারি। কন্ডিশনের জন্য আমরা VLOOKUP, ISERROR, INDEX, এবং MATCH ফাংশনগুলির একটি কম্বিনেশন ব্যবহার করব। এর জন্য, নিচের প্রোসিজার অনুসরণ করুন।

• সেলটি নির্বাচন করুন, যেটিতে ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট রয়েছে। তাই, আমরা সেল E5 নির্বাচন করলাম।
• এরপর, Home ট্যাবে যান এবং Styles গ্রুপের অধীনে Conditional Formatting ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে New Rule নির্বাচন করুন।

এটি New Formatting Rule ডায়লগ বক্স খুলবে।

• এখন, Select a Rule Type সিলেকশন বক্স থেকে Use a formula to determine which cells to format নির্বাচন করুন।
• Edit the Rule Description-এ সূত্রটি লিখুন।

=ISERROR(VLOOKUP(E3,INDEX($A$2:$B$6,,MATCH(D3,$A$1:$B$1)),1,0))

• এরপর, সেলটি হাইলাইট করার জন্য পছন্দমতো ফরম্যাট নির্বাচন করতে Format-এ ক্লিক করুন।

আর একটি পপ-আপ উইন্ডো দেখাবে, যেটি হলো Format Cells ডায়লগ বক্স।

• Fill মেনু থেকে, আপনি যেসব সেল ফরম্যাট করতে চান সেগুলো হাইলাইট করার জন্য একটি রঙ বেছে নিন।
• তারপর, OK ক্লিক করুন।

এটি আপনাকে আবার New Formatting Rule ডায়লগ বক্সে নিয়ে যাবে।

• আরো, এই ডায়লগ বক্সে OK ক্লিক করুন।

• চূড়ান্তভাবে, আপনি দেখতে পাবেন যদি আপনি ভুল ডেটা ইনপুট করেন, তবে সেলটি হাইলাইট হবে।

এখানে, VLOOKUP ফাংশন সূত্রে ব্যবহার করা হয়েছে আইটেমটি ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্টে আছে কিনা তা নির্ধারণ করতে। ISERROR ফাংশন এটিকে চেক করছে এবং যদি সেটি ট্রু ফেরত দেয়, তবে শুধু তখন সেলটি হাইলাইট হবে।

এই আর্টিকেলটি আপনাকে এক্সেলে মাল্টিপল ওয়ার্ডসহ ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরিতে সহায়তা করবে। আশা করি এটি আপনাকে সাহায্য করবে! আপনার যেকোনো প্রশ্ন, পরামর্শ, বা ফিডব্যাক থাকলে মন্তব্য বিভাগে জানাতে পারেন। অথবা আপনি আমাদের অন্যান্য আর্টিকেলগুলো ExcelDemy.com ব্লগে দেখতে পারেন!

• এক্সেলে VLOOKUP উইথ ড্রপ-ডাউন লিস্ট
• IF স্টেটমেন্ট ব্যবহার করে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন
• এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট ডিপেন্ডিং অন সিলেকশন
• এক্সেলে সেল মানকে ড্রপ-ডাউন লিস্টের সাথে লিংক করার ৫টি পদ্ধতি
• এক্সেলে নির্বাচন ভিত্তিক ড্রপ-ডাউন ফিল্টার তৈরি করে ডেটা বের করুন