মাইক্রোসফট এক্সেল-এ এক্সেল ফিল্টার শর্টকাট প্রয়োগ করা ফিল্টারিং অপশন ব্যবহার করার একটি খুব সুবিধাজনক পদ্ধতি। এটি নਾ শুধু আমাদের সময় বাঁচায় বরং কাজের দক্ষতাও বাড়ায়। সাধারণত, আমরা নির্দিষ্ট শর্তের অধীনে ডেটাসেট থেকে নির্দিষ্ট ডেটা দেখানোর জন্য ফিল্টারিং প্রসেস ব্যবহার করি।
এখান থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।
কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে এক্সেল ডেটা ফিল্টার করার ৩টি উদাহরণ
যেহেতু বড় ডেটাসেট নিয়ে কাজ করার সময় ফিল্টারিং প্রসেস খুব জরুরি, তাই আমরা এক্সেল ফিল্টার শর্টকাট ব্যবহার করার ৩টি পদ্ধতি প্রদর্শন করব।
১. Data ট্যাবের Filter শর্টকাট অপশন ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার করা
এই উদাহরণে, আমরা এক্সেল ওয়ার্কশিটে ডেটা ফিল্টার করতে Data tab ব্যবহার করব। এক্সেল ফিল্টার শর্টকাটের এই মেথড বোঝাতে আমাদের নিচের ডেটাসেট রয়েছে যাতে সেলসপারসনের উপনাম এবং তাদের কাজের সিটি অনুযায়ী সেলস অ্যামাউন্ট ক্যাটাগরাইজড আছে। আসুন দেখি কীভাবে সিম্পল ধাপগুলো অনুসরণ করে এটি করতে পারি:
STEPS:
- প্রথমে ডেটা রেঞ্জ থেকে যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা সেল B4 সিলেক্ট করব।
- পরিবর্তে, Data-এ যান।
- তারপর, Data-এ “Sort & Filter” সেকশন থেকে “Filter” অপশন সিলেক্ট করুন।
- শেষে, আমরা আমাদের ডেটাসেটের হেডারগুলিতে ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন আইকন দেখতে পাচ্ছি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ফিল্টার অ্যাড করার পদ্ধতি
২. ‘Sort & Filter’ অপশন দিয়ে এক্সেল ডেটা ফিল্টার করা
এই মেথডে, আমরা Home ট্যাব থেকে “Sort & Filter” অপশন ব্যবহার করে ফিল্টার আইকন ভিজিবল করব। এছাড়া, আমরা পिछল উদাহরণের ডেটাসেট এখানেও ব্যবহার করব। এই একশন পারফর্ম করার ধাপগুলো দেখি।
STEPS:
- প্রথমে Home ট্যাবে যান।
- দ্বিতীয়ে, Home-এর “Editing” সেকশন থেকে “Sort & Filter” অপশন সিলেক্ট করুন।
- তৃতীয়ে, ড্রপ-ডাউনে উপলব্ধ অপশনগুলোর মধ্যে “Filter” সিলেক্ট করুন।
- শেষে, আমরা আমাদের ডেটা রেঞ্জের হেডারগুলিতে ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন আইকন দেখতে পাচ্ছি।
সাদৃশ্য পাঠনা
- এক্সেলে ইউনিক ভ্যালু ফিল্টার করার ৮ সহজ উপায়
- এক্সেল পিভট টেবিল ফিল্টার (৮ ইফেক্টিভ উপায়)
- এক্সেলে মাল্টিপল সারি ফিল্টার করার ১১ উপযুক্ত পদ্ধতি
- এক্সেলে কাস্টম ফিল্টার পারফর্ম করার ৫ উপায়
৩. কীবোর্ড শর্টকাট কিজ ব্যবহার করে এক্সেল ডেটা ফিল্টার করা
যেকোনো শর্টকাট মেথড ব্যবহার করার সময় যে সবচেয়ে ঘন ঘন টার্ম আমাদের মনে আসে সেটি হলো কীবোর্ড শর্টকাটের ব্যবহার। এক্সেল ফিল্টার শর্টকাট প্রয়োগ করার কেসেও আমরা কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করব। এই সেগমেন্টে, আমরা এক্সেল ডেটা ফিল্টার করার ৮টি কীবোর্ড শর্টকাট আলোচনা করব।
৩.১ এক্সেলে ফিল্টারিং অপশন অন/অফ করা
আমরা যেকোনো ডেটা রেঞ্জের ফিল্টারিং প্রসেসকে একটি সিম্পল কীবোর্ড শর্টকাট মেথড দিয়ে অন বা অফ করতে পারি। পिछল উদাহরণগুলোর মতো, এই উদাহরণের জন্যও একই ডেটাসেট রয়েছে। এটি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
STEPS:
- প্রাথমিকভাবে, ডেটা রেঞ্জ থেকে একটি সেল সিলেক্ট করুন। এই উদাহরণে আমরা সেল B4 সিলেক্ট করছি।
- পরিবর্তে, একসাথে Ctrl + Shift + L চাপুন।
- তাহলে, আমাদের ডেটা রেঞ্জের হেডারগুলিতে ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন আইকন দেখা যাবে।
- শেষে, যদি আমরা আবার Ctrl + Shift + L চাপি, তবে ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন আইকন হেডার সেকশনে আর উপলব্ধ থাকবে না।
৩.২ কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে ফিল্টার ড্রপ-ডাউন মেনু ভিউ করা
যে我们知道 যে ফিল্টার আইকনে ক্লিক করে ফিল্টারিং অপশন অ্যাক্সেস করা যায়। এই মেথড থেকে আমরা জানব কীভাবে কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে একই কাজ করা যায়। আমাদের পिछল উদাহরণের ডেটাসেটে ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন আইকন উপলব্ধ। তাই নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
STEPS:
- প্রথমে হেডার থেকে যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন। আমরা সেল B4 নিয়ে যাচ্ছি।
- দ্বিতীয়ে, Alt + Down Arrow চাপুন।
- শেষে, আমরা “Last Name” ফিল্টার করার উপলব্ধ অপশনগুলো দেখতে পাচ্ছি।
৩.৩ কীবোর্ড ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে অপশন সিলেক্ট করা
Alt + Down arrow কি ব্যবহার করে ফিল্টারিং অপশন খোলার পর, এই উদাহরণে আমরা ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে একটি অপশন সিলেক্ট করব। সিম্পল ইনস্ট্রাকশনগুলো অনুসরণ করুন।
STEPS:
- Up অথবা Down অ্যারো কি চাপুন অপশনগুলো থেকে একটি কমান্ড সিলেক্ট করতে।
- সিলেকশনের পর Enter চাপুন সেই কমান্ড প্রয়োগ করতে।
৩.৪ আন্ডারলাইনড লেটার ব্যবহার করে এক্সেল ডেটা ফিল্টার করা
ড্রপ-ডাউন মেনুর প্রতিটি কমান্ডে অ্যাক্সেস পেতে আমরা আন্ডারলাইনড লেটার ব্যবহার করতে পারি। নিচের টেবিলটি দেখে এক্সেল ফিল্টার শর্টকাটে আন্ডারলাইনড লেটার ব্যবহারের বিষয়ে বুঝুন।
| SHORTCUT | SELECTED OPTION |
|---|---|
| Alt + Down Arrow + S | Sort Smallest to Largest বা A to Z |
| Alt + Down Arrow + O | Sort Largest to Smallest বা Z to A |
| Alt + Down Arrow + T | Sort by Color সাবমেনু খোলুন |
| Alt + Down Arrow + I | Filter by Color সাবমেনু অ্যাক্সেস করুন |
| Alt + Down Arrow + F | Date Filter সাবমেনু সিলেক্ট করুন |
এছাড়া, Space Bar চাপায় ফিল্টারিং আইটেম চেক/আনচেক করা যায়।
৩.৫ এক্সেলে সার্চ বক্স দিয়ে আইটেম ফিল্টার করা
ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন-এ, ফিল্টারিং আইটেমের লিস্টের ঠিক উপরে একটি সার্চ বক্স রয়েছে। ডেটাসেটে অনেক আইটেম থাকলে আমরা সার্চ বক্স ব্যবহার করে আপনার ফিল্টারিং টার্ম খুঁজে বের করতে পারি। সিম্পল ধাপগুলো অনুসরণ করে কিভাবে করা যায় সেটি দেখি।
STEPS:
- প্রথমে একটি ডেটাসেটে ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন মেনু খুলুন। এখানে, আমরা পिछল ডেটাসেট কন্টিনিউ করব।
- দ্বিতীয়ে, Alt + DownArrow + E চাপুন। এটি সার্চ বক্সকে এক্টিভেট করবে।
- তৃতীয়ে, সার্চ বক্সে টেক্সট “Sm” ইনপুট করুন।
- শেষে, আমরা শুধু “Sm” টেক্সট দিয়ে শুরু হওয়া ফিল্টারিং আইটেমগুলো দেখতে পাব।
৩.৬ ডেটা রেঞ্জের নির্দিষ্ট কলাম থেকে ফিল্টার ক্লিয়ার করা
নিচের ডেটাসেটে দুটি ফিল্টারড কলাম রয়েছে। ধরুন, আমরা নির্দিষ্ট কলাম “City”- থেকে ফিল্টার রিমুভ করতে চাই। যদি আমরা Ctrl + Shift + L চাপি তবে আমাদের ডেটাসেট থেকে সকল ফিল্টার রিমুভ হয়ে যাবে। কিন্তু আমরা সেটি চাই না। তাই, শুধু একটি নির্দিষ্ট কলাম থেকে ফিল্টার ক্লিয়ার করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
STEPS:
- প্রথমে, হেডার সেল C4 সিলেক্ট করুন।
- পরিবর্তে, Alt + Down Arrow + C চাপুন।
- শেষে, আমরা দেখতে পাচ্ছি কলাম “City”-এ আর কোনো ফিল্টার প্রয়োগ্য নেই। কিন্তু কলাম “Last Name”-এ ফিল্টারিং অপশন অপরিবর্তিত রয়েছে।
৩.৭ কাস্টম ফিল্টার ডায়ালগ বক্স দিয়ে এক্সেল ডেটা ফিল্টার করা
এই মেথডে, আমরা একটি কাস্টম ফিল্টার ডায়ালগ বক্স ব্যবহার করব নির্দিষ্ট ডেটা রেঞ্জের জন্য ফিল্টার প্রয়োগ করতে। আমরা পिछল ডেটাসেট কন্টিনিউ করব এই উদাহরণের জন্যও। আমরা কলাম “City”-কে শুধু সিটি “New York”-এর জন্য ফিল্টার করব। এই একশন পারফর্ম করার ধাপগুলো দেখি।
STEPS:
- প্রথমে, হেডার সেল C4 সিলেক্ট করুন।
- পরিবর্তে, Alt + Down Arrow চাপুন ফিল্টারিং ড্রপ-ডাউন মেনু ভিউ করতে।
- তারপর, F এবং E কিজ চাপুন।
- তাহলে, “Custom Autofilter” নামে একটি নতুন ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- उसके बाद, ইনপুট বক্সগুলোতে প্যারামিটার “equals” & “New York” ইনপুট করুন। And অপশনে চেকমার্ক দিন।
- এখন, OK চাপুন।
- শেষে, আমরা শুধু সিটি “New York”-এর ভ্যালুগুলো দেখতে পাচ্ছি।
৩.৮ কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে ব্ল্যাঙ্ক বা নন-ব্ল্যাঙ্ক সেল ফিল্টার করা
কখনো কখনো আমাদের ডেটাসেটে Blank সেল থাকবে। আমরা কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে Blank সেল এবং Non-Blank সেল দুটোই ফিল্টার করতে পারি। নিচের ডেটাসেটে Bank সেল রয়েছে। আমরা Blank এবং Non-Blank সেলগুলো আলাদা আলাদা ফিল্টার করব। এর ধাপগুলো দেখি।
STEPS:
- প্রাথমিকভাবে, হেডার সেল B4 সিলেক্ট করুন। Alt + Down চাপুন।
- পরিবর্তে, F এবং E রেস্পেক্টিভলি চাপুন কাস্টম ফিল্টার ডায়ালগ বক্স খোলার জন্য।
- তারপর, Last Name সেকশনের ড্রপ-ডাউন ভ্যালু “equals” ইনপুট করুন।
- उसके बाद, দ্বিতীয় ইনপুট বক্স Blank রাখুন।
- এখন, OK চাপুন।
- তাহলে, আমরা কলাম “Last Name”-এর ফিল্টারড ব্ল্যাঙ্ক সেলগুলো দেখতে পাচ্ছি।
আবার, যদি আমরা কলাম “Last Name”-এর জন্য Non-Blank সেল ফিল্টার করতে চাই, তবে নিচের ধাপগুলো করুন।
STEPS:
- প্রথমে, হেডার সেল B4 সিলেক্ট করুন। Alt + Down চাপুন।
- দ্বিতীয়ে, F এবং N চাপুন। এটি কাস্টম ফিল্টার ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- তৃতীয়ে, Last Name সেকশনের ড্রপ-ডাউন ভ্যালু “equals” ইনপুট করুন।
- পরিবর্তে, দ্বিতীয় ইনপুট বক্স, Blank রাখুন।
- এখন, OK চাপুন।
- শেষে, আমরা কলাম “Last Name”-এর জন্য শুধু Non-Blank সেলগুলো দেখতে পাচ্ছি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ফিল্টার রিমুভ করার পদ্ধতি
খেয়াল রাখবেন
- একটি একক ওয়ার্কশিটে একাধিক ডেটা রেঞ্জে ফিল্টার প্রয়োগ করতে হলে আমাদের Excel Table Feature ব্যবহার করতে হবে।
- একটি নির্দিষ্ট কলামে একবারে একটি ফিল্টারিং অপশন ব্যবহার করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, একই সময়ে একটি কলামে Text filter এবং Color filter ব্যবহার করা যাবে না।
- একই কলামে বিভিন্ন ধরনের ডেটা ব্যবহার করার পরিহার করুন।
উপসংহার
শেষে, এই আর্টিকেল আপনাকে এক্সেল ফিল্টার শর্টকাট কীভাবে ব্যবহার করতে হয় সেটি বুঝতে সাহায্য করবে। আমরা এই আর্টিকেলে প্রসেসটি সহজ করার জন্য বিভিন্ন মেথড ইলাস্ট্রেট করেছি। এই আর্টিকেলের সাথে একটি প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক রয়েছে। তাই ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে নিজে প্র্যাকটিস করুন। আপনার যেকোনো বিভ্রান্তি থাকলে নিচে কমেন্ট বক্সে লিখুন, আমরা যত.floor সম্ভব আপনাকে উত্তর দিতে চেষ্টা করব।
আরও পড়ুন
- এক্সেলে মাল্টিপল কলাম স্বতন্ত্রভাবে ফিল্টার করার পদ্ধতি
- এক্সেল ফিল্টারে মাল্টিপল আইটেম সার্চ (২ উপায়)
- ফর্মুলা ওয়ালা সেল ফিল্টার করার ২ উপায় এক্সেলে
- এক্সেলে ক্যালার দিয়ে ফিল্টার (২ উদাহরণ)
