দক্ষতার সাথে প্রিন্ট করা পরিবেশ এবং আপনার অফিসের ব্যালেন্স শিট উভয়ের জন্যই খুবই ফলপ্রসূ। তাই আমি সবসময় স্মার্টভাবে প্রিন্ট করার অনুপ্রেরণা দিই। এই আর্টিকেলে আমি দেখাব বড় ডেটা প্রিন্ট করার সময় এক্সেল স্প্রেডশিটকে কিভাবে বড় করে প্রিন্ট করতে হয়।
আপনাদের সাথে সত্য কথা বলছি। আসলে এটি করার কোনো পথ নেই। আপনি আপনার মাইক্রোসফট এক্সেল স্প্রেডশিটকে বড় করতে পারবেন না (পেজ সাইজ পরিবর্তন না করলে)। কিন্তু এই আর্টিকেলে আমি কিছু টিপস ও ট্রিকস শেয়ার করব যা ব্যবহার করে আপনি আপনার বড় ডেটাকে ছোট জায়গায় প্রিন্ট করতে পারবেন।
প্রিন্ট করার সময় এক্সেল স্প্রেডশিট বড় করার ৭টি সহজ উপায়
মূল আলোচনায় যাওয়ার আগে একটি বিভ্রান্তি দূর করি।
স্প্রেডশিট বড় করা শব্দে বিভ্রান্ত হবেন না। শুধু সারি (মোট সারি: ১০৪৮৫৭৬) এবং কলাম (মোট কলাম: ১৬৩৮৪) সংখ্যা দিয়ে আপনি কঠিনাইতে কোনো বড় সাইজের স্প্রেডশিট বানা পারবেন। আমরা শুধু দেখাব কিভাবে আপনার বড় ডেটা (অনেক কলামসহ) একটি ছোট পেজে অ্যাডজাস্ট করতে পারেন।
আপনি একটি ওয়ার্কশিটের ছবি দেখছেন। এই ডেটাতে ৫টি কলাম রয়েছে। সুতরাং সব পেজকে ১ পেজে ফিট করা কঠিন।
নিচের ছবিতে পেজ প্রিভিউর ডটেড লাইন দেখানো হয়েছে। স্পষ্ট হচ্ছে প্রিন্ট কমান্ড দিলে শেষ দুটি কলাম প্রিন্ট হবে না।
প্রিন্ট করার সময় এক্সেল স্প্রেডশিট বড় করার জন্য নিচের যেকোনো পদ্ধতি ফলো করতে পারেন।
১. পেজ অ্যাডজাস্টমেন্ট (Page Adjustment)
প্রথম পদ্ধতিতে, সব কলাম এক পেজে আনার জন্য পেজ সাইজ পরিবর্তন করা যায়। এই পদ্ধতিতে ডেটাসেটের ক্রমবদ্ধতা বজায় রয়েছে। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো:
ধাপসমূহ:
- প্রথমে File ট্যাবে যান।
- পরবর্তী Print অপশন বেছে নিন।
- Settings সেকশন থেকে Letter অপশন সিলেক্ট করুন।
- Letter অপশন থেকে A3 বেছে নিন।
Print Preview সেকশনে দেখবেন পুরো ডেটাসেট এক পেজে অ্যাডজাস্ট হয়েছে।
এখন Print ক্লিক করলে পুরো ডেটাসেট প্রিন্ট হবে স্প্রেডশিট বড় করে।
২. অরিয়েন্টেশন পরিবর্তন (Changing Orientation)
পেজ অরিয়েন্টেশন পরিবর্তন হলো এক্সেল স্প্রেডশিট প্রিন্ট করার সময় বড় করার দ্বিতীয় পদ্ধতি। পেজ অরিয়েন্টেশন বা तो ল্যান্ডস্কেপ (landscape) মোডে থাকে অথবা পোর্ট্রেট (portrait) মোডে। ডিফল্টভাবে এক্সেল ডেটাসেটকে পোর্ট্রেট মোডে দেখায়। কিন্তু কলাম ও সারি সংখ্যা অনুযায়ী অরিয়েন্টেশন অ্যাডজাস্ট করা যায়। বেশি কলামের জন্য ল্যান্ডস্কেপ মোড এবং বেশি সারির জন্য পোর্ট্রেট মোড ব্যবহার করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে File ট্যাবে যান।
- তারপর Print অপশন বেছে নিন।
- Settings সেকশন থেকে Portrait Orientation অপশন সিলেক্ট করুন।
- এখন আমাদের ডেটাসেটের জন্য Orientation-এ서 Landscape বেছে নিন, কারণ এটি সঠিক আউটপুট দেয়।
Print Preview সেকশনে দেখবেন পুরো ডেটাসেট এক পেজে অ্যাডজাস্ট হয়েছে।
৩. সাইজ ফিচার প্রয়োগ (Applying Size Feature)
Page Size ফিচারটি তৃতীয় পদ্ধতি হিসেবে ব্যবহার করা যায়। মূলত এক্সেল প্রিন্ট করার জন্য ডিফল্টভাবে Letter পেজ সাইজ ধরে। কিন্তু এই পেপার সাইজে সব কলাম এক পেজে আসে না। এই পদ্ধতিতে পেজ সাইজ পরিবর্তন করে সব কলাম এক পেজে আনা যায়। ধাপগুলো দেখুন:
ধাপসমূহ:
- প্রথমে Page Layout ট্যাবে ক্লিক করুন।
- Page Layout থেকে Size বেছে নিন। তারপর আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী পেজ সাইজ অপশন থেকে বেছে নিন। এখানে আমি A3 বেছে নিলাম যাতে সব কলাম এক পেজে থাকে।
এখন প্রিন্ট করলে দেখবেন সব কলাম এক পেজে রয়েছে, কোনো কলাম কাটা নেই। Print Preview সেকশন দেখে নিশ্চিত हो সকেন।
৪. Fit Sheet on One Page অপশন ব্যবহার
ডেটাসেটকে এক পেজে ফিট করে দিতে আরও একটি দক্ষ পদ্ধতি। এতে সব কলাম ও সারি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাডজাস্ট হয়ে যায়। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
ধাপসমূহ:
- File ট্যাবে যান।
- Print অপশন বেছে নিন।
- Settings সেকশন থেকে No Scaling অপশন সিলেক্ট করুন।
- No Scaling সেকশন থেকে Fit Sheet on One Page অপশন বেছে নিন।
Print Preview সেকশনে দেখবেন পুরো ডেটাসেট এক পেজে অ্যাডজাস্ট হয়েছে।
৫. Print Area কমান্ড প্রয়োগ
Print Area কমান্ডও প্রিন্ট করার সময় এক্সেল স্প্রেডশিট বড় করার একটি পদ্ধতি। নিচের ধাপগুলো ফলো করুন:
ধাপসমূহ:
- প্রথম ধাপ হিসেবে প্রিন্ট করতে চাইয়ে পুরো এরিয়া সিলেক্ট করুন। আমার কেসে আমি A1:G26 সেলগুলো সিলেক্ট করলাম।
- Page Layout ট্যাবে যান।
- Page Layout রিবন থেকে Print Area বেছে নিন।
- তারপর Set Print Area অপশন পিক করুন।
Print Preview সেকশনে দেখে নিশ্চিত হন সিলেক্ট করা এরিয়া প্রিন্টের জন্য রেডি কিনা।
৬. Page Break Preview অপশন ব্যবহার
অন্য একটি সহজ কিন্তু কার্যকর পদ্ধতি হলো Page Break Preview অপশন ব্যবহার করা। নিচের ধাপগুলো এক্সিকিউট করুন:
ধাপসমূহ:
- প্রথমে View ট্যাবে যান।
- View রিবন থেকে Page Break Preview অপশন বেছে নিন।
এখন পেজের সীমানা হিসেবে নীল ডটেড লাইন (blue dotted line) দেখবেন।
- নীল ডটেড লাইন-টিকে যত দূর প্রিন্ট করতে চান তত দূর এক্সটেন্ড করুন।
Print Preview সেকশনে দেখে নিশ্চিত হন এক্সেল স্প্রেডশিট বড় হয়েছে।
এভাবে আমরা প্রিন্ট করার সময় এক্সেল স্প্রেডশিট বড় করতে পারি।
৭. পেজের মার্জিন কমানো (Reducing Margins)
প্রিন্ট করার সময় এক্সেল স্প্রেডশিট বড় করার আরেকটি পদ্ধতি হলো পেজের মার্জিন কমানো। সতর্ক থাকুন, এটি সবসময় সঠিক কাজ করে না। পেজ যদি তার কমযোগ্য সীমা লাঙ্ঘন করে তবে স্প্রেডশিট বড় করতে পারবে না।
ধাপসমূহ:
- File ট্যাবে যান।
- Print অপশন বেছে নিন।
- Settings সেকশন থেকে Normal Margins অপশন সিলেক্ট করুন।
- স্প্রেডশিট বড় করার জন্য Narrow অপশন বেছে নিন।
নিঃসন্দেহে এটি এক্সেল স্প্রেডশিট বড় করবে। কিন্তু পুরো ডেটাসেট ফিট হবে কিনা সেটা অনিশ্চিত।
উপসংহার
এই আর্টিকেলের সমাপ্তি এখানে। আমি ৭টি সহজ উপায় ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করেছি প্রিন্ট করার সময় এক্সেল স্প্রেডশিট বড় করার। যদি এই আর্টিকেল যেকোনো এক্সেল ইউজারের কিচ্ছুভাবে কাজে আসে তবে আমার জন্য বড় আনন্দের বিষয়। আরও কোনো প্রশ্নের জন্য কমেন্ট করুন। এক্সেল সম্পর্কে আরও আর্টিকেলের জন্য আমাদের সাইট ভিজিট করুন।
আরও পড়ুন
- করেন্ট ওয়ার্কশিটে ফুটার পেজ ১ যোগ করা
- এক্সেলে সিলেক্টেড সেল প্রিন্ট করা (২টি সহজ উপায়)
- গ্রিড লাইনসহ এক্সেল স্প্রেডশিট প্রিন্ট করা এবং কালার পরিবর্তন
