এক্সেলে আঞ্চলিক ত্রৈমাসিক বিক্রয় ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন: ইন্টারঅ্যাক্টিভ রিপোর্ট

এই আর্টিকেলে, আমি একটি রিপোর্ট তৈরি করব যা আঞ্চলিক ভিত্তিক ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শন করবে। আপনি এটিকে একটি ডাইনামিক ও ইন্টারঅ্যাক্টিভ এক্সেল ড্যাশবোর্ডও ডাকা যেতে পারে যা আপনার ডেটার লেটেস্ট আপডেট অনুযায়ী অটোমেটিক্যালি আপডেট হবে।

এটি হলো রিপোর্ট যা আপনি এই আর্টিকেলের শেষে তৈরি করতে পারবেন।

এক্সেলে আঞ্চলিক ভিত্তিক ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শন করে একটি রিপোর্ট তৈরি করুন

আপনি ডেমোন্সট্রেশনের জন্য ব্যবহৃত ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করে নিতে পারেন এবং আর্টিকেলের সাথে সাথে নিজে ধাপগুলো ট্রাই করতে পারেন।

এক্সেলে আঞ্চলিক ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শনকারী রিপোর্ট তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া

ডেমোন্সট্রেশনের জন্য, আমরা নিচের ডেটাসেটটি ব্যবহার করব।

এতে তারিখ অনুযায়ী বিক্রয় অন্তর্ভুক্ত আছে, যা আমরা এক্সেলের টেবিল এবং পিভট টেবিল ফিচারের সাহায্যে ত্রৈমাসিক আকারে পুনর্বিন্যাস করব।

ধাপ ১: ডেটাসেটকে টেবিলে রূপান্তর করুন

যদি ডেটা টেবিল ফরম্যাটে না থাকে, তবে রেঞ্জটি টেবিলে রূপান্তর করুন। এক্সেল টেবিল এক্সেলের সেরা ফিচারগুলোতে একটি যা অনেক কাজ যেমন রেফারেন্সিং, ফিল্টারিং, সর্টিং, এবং আপডেট করা খুব সহজ করে দেয়।

• আপনি যে রেঞ্জটি টেবিলে রূপান্তর করতে চান তার যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন এবং আপনার কীবোর্ডে Ctrl+T চাপুন। অথবা ইনসার্ট ট্যাবে যান এবং টেবিলস কমান্ড গ্রুপ থেকে টেবিল অপশনে ক্লিক করুন।

• ফলস্বরূপ, ক্রিয়েট টেবিল ডায়ালগ বক্স আসবে। রেঞ্জটি অটোমেটিক্যালি সিলেক্ট থাকবে My table has headers চেকবক্স সিলেক্টেড থাকবে। টেবিল তৈরি করতে শুধু OK ক্লিক করুন।

ফলস্বরূপ, ডেটাসেটটি একটি টেবিলে রূপান্তরিত হবে।

ধাপ ২: টেবিল রেঞ্জের নাম দিন

এই মুহূর্তে টেবিলটির নাম দিন। এটি পরবর্তী কাজের কিছু অংশ সহজ করবে।

আপনি ডিজাইন ট্যাব থেকে বা নেম বক্স ব্যবহার করে আপনার টেবিলের নাম পরিবর্তন করতে পারেন। আমরা আমাদের টেবিলকে Data নামে নামকরণ করেছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট তৈরির উপায় (দ্রুত ধাপসহ)

ধাপ ৩: প্রদত্ত ডেটা দিয়ে একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন

আমরা আমাদের রিপোর্ট তৈরি করতে এক্সেলের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত টুলটি ব্যবহার করব এবং সেটি হলো পিভট টেবিল। টেবিল দিয়ে একটি পিভট টেবিল তৈরির জন্য এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে, টেবিলের যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর ইনসার্ট ট্যাবে যান এবং টেবিলস গ্রুপ থেকে পিভটটেবিল কমান্ডে ক্লিক করুন।

• এই মুহূর্তে, ক্রিয়েট পিভটটেবিল ডায়ালগ বক্স আসবে। যেহেতু আমরা পিভটটেবিল কমান্ডে ক্লিক করার আগে টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করেছিলাম, আমাদের টেবিলের নাম (Data) ডায়ালগ বক্সের Table/Range ফিল্ডে অটোমেটিক্যালি দেখাচ্ছে।
• আমরা একটি নতুন ওয়ার্কশিটে পিভট টেবিল তৈরি করতে চাই, তাই ডিফল্ট চয়েস New Worksheet রেখে দিন Choose where you want the PivotTable report to be placed হেডিং-এর নিচে।
• তারপর OK ক্লিক করুন।

একটি নতুন ওয়ার্কশিট তৈরি হবে এবং PivotTable Fields টাস্ক পেনটি ওয়ার্কশিটে অটোমেটিক্যালি দেখাবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে সারমর্ম রিপোর্ট তৈরির উপায় (২টি সহজ পদ্ধতি)

ধাপ ৪: ক্যাটাগরি অনুযায়ী পিভট টেবিল রিপোর্ট প্রস্তুত করুন

চলুন ক্যাটাগরি অনুযায়ী একটি বিক্রয় রিপোর্ট তৈরি করি এবং তারপর একটি পাই চার্ট তৈরি করি। রিপোর্ট তৈরির জন্য, আমরা পিভট টেবিল ফিল্ডগুলো এইভাবে সংগঠিত করব।

নিচের ছবিটি প্রাযত্নে লক্ষ্য করুন। আমরা Sales ফিল্ডটি দুবার Values এরিয়ায় রাখেছি। এই কারণেই, Columns এরিয়ায় একটি অতিরিক্ত Values ফিল্ড দেখাচ্ছে। Rows এরিয়ায় আমরা Category ফিল্ডটি রাখেছি।

ছবির বাম পাশে, আপনি উপরের ফিল্ড সেটিংস অনুযায়ী আউটপুট পিভট টেবিলটি দেখছেন।

• এখন আমরা সেলসের নাম্বার ফরম্যাট পরিবর্তন করতে চাই পারসেন্টেজ (%) of Grand Total-এ। তা করতে, কলামের যেকোনো একটি সেলের ওপর রাইট-ক্লিক করুন।
• তারপর কনটেক্সট মেনু থেকে Show Values As নির্বাচন করুন।
• এপর, % of Grand Total কমান্ডে ক্লিক করুন।

এভাবে, কলামের মানগুলো Grand Total-এর পারসেন্টেজ হিসেবে দেখাবে।

ধাপ ৫: ক্যাটাগরি রিপোর্টের জন্য পাই চার্ট তৈরি করুন

ডেটা ওপর রিপোর্ট তৈরি করতে, এখন এটিতে একটি পাই চার্ট যোগ করি। ডেটা থেকে পাই চার্ট যোগ করার জন্য এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে, পিভট টেবিলের যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর ইনসার্ট ট্যাবে যান এবং Charts গ্রুপ থেকে Pie Chart আইকনে ক্লিক করুন।
• এপর, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Pie চার্টটি নির্বাচন করুন।

আমাদের স্প্রেডশীটে পাই চার্টটি পপ আপ হবে।

কিছু মডিফিকেশনের পর, চার্টটি এখন এভাবে দেখাবে।

পাই চার্টে ক্যাটাগরি নাম ও ডেটা লেবেল দেখানো

আপনি নিচের ধাপগুলো মেনে ডেটা লেবেল যোগ করতে পারেন।

• প্রথমে, পাই চার্টটি সিলেক্ট করুন।
• তারপর Design ট্যাবে যান এবং Chart Layouts কমান্ড গ্রুপে, Quick Layout-এ ক্লিক করুন।
• ড্রপ-ডাউন থেকে Layout 1 অপশনটি নির্বাচন করুন।

বিকল্প উপায়:

চার্টে ডেটা লেবেল যোগ করার আরেকটি সৃজনশীল উপায় হলো GETPIVOTDATA ফাংশন ব্যবহার করা। আমরা এই ফাংশনটি ব্যবহার করে পিভট টেবিল থেকে ডেটা টানব।

আপনি নিচে আমাদের ডেটা থেকে তৈরি একটি পিভট টেবিল দেখছেন।

এই পিভট টেবিলটি State এবং Category অনুযায়ী Sum of Sales দেখাচ্ছে।

আমরা State ফিল্ডটি Rows এরিয়ায়, Category ফিল্ডটি Columns এরিয়ায়, এবং Sales ফিল্ডটি Values এরিয়ায় রাখেছি।

এখন, এক্সেলের GETPIVOTDATA ফাংশনটি দেখি।

GETPIVOTDATA সিনট্যাক্স: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], …)

একটি পিভট টেবিলে শুধু একটি data_field থাকে কিন্তু অন্য ফিল্ডগুলো যেকোনো সংখ্যক থাকতে পারে।

উপরের পিভট টেবিলের জন্য:

• data_field হলো Sales ফিল্ড। কোনো সন্দেহ নেই।
• অন্য দুটি ফিল্ড হলো State এবং Category।

নিচের ছবিতে, আপনি দেখছেন আমি H9 কোষ্ঠকে একটি GETPIVOTDATA ফর্মুলা ব্যবহার করেছি:

এই ফর্মুলাটি H9 কোষ্ঠকে ৯৫০ মান রিটার্ন করে।

এই ফর্মুলাটি কীভাবে কাজ করে?

• data_field আর্গুমেন্ট হলো Sales। কোনো সন্দেহ নেই।
• A3 পিভট টেবিলের মধ্যে একটি কোষ্ঠক রেফারেন্স। এটি পিভট টেবিলের মধ্যে যেকোনো কোষ্ঠক রেফারেন্স হতে পারে।
• field1, item1 = “State”, H7। আপনি এটিকে এভাবে বুঝতে পারেন Idaho (কোষ্ঠক H7-এর মান Idaho) আইটেম State-এ।
• field2, item2 = “Category”, H8। এটিকে বুঝানো যাবে Office Supplies (কোষ্ঠক H8-এর মান Office Supplies) আইটেম Category-এ।
• Idaho মান এবং Office Supplies মানের ক্রস-সেকশন আমাদের ৯৫০ মানটি দেয়।

লেবেলগুলো দেখানোর জন্য:

GETPIVOTDATA ফাংশন ব্যবহার করে, আমরা ক্যাটাগরি নাম এবং সেলস ভ্যালু (% of Total) কিছু কোষ্ঠকে (নিচের ছবির মতো) দেখিয়েছি।

আপনার বোঝার সুবিধার্থে, আমি D4 কোষ্ঠকের এই ফর্মুলাটি ব্যাখ্যা করছি:

• A4&” ” 부분 সহজে বোঝা যায়। একটি কোষ্ঠক রেফারেন্স তারপর আউটপুটে একটি স্পেস তৈরি করে।
• তারপর আমরা এক্সেলের TEXT ফাংশনটি ব্যবহার করেছি। TEXT ফাংশনের value আর্গুমেন্ট হিসেবে আমরা GETPIVOTDATA ফাংশনটি দিয়েছি এবং format_text আর্গুমেন্ট হিসেবে এই ফরম্যাটটি ব্যবহার করেছি: “0%”
• GETPIVOTDATA অংশটি বোঝা সহজ। তাই, আমি এখানে ব্যাখ্যা করছি না কীভাবে GETPIVOTDATA ফাংশনটি কাজ করে।

এখন, আমরা এই ডেটাগুলো চার্টে দেখাব।

আমরা ইনসার্ট ট্যাব => Illustrations গ্রুপ => Shapes থেকে একটি Text Box ইনসার্ট করেছি।

এখন আমরা Text Box-টিকে চার্টের ওপর রাখেছি => Formula Bar-এ ইকুয়াল সাইন দিয়ে কোষ্ঠক D4 সিলেক্ট করেছি।

আমি যদি Enter চাপি, Text Box-টি কোষ্ঠক D4-এর মান দেখাবে।

এভাবেই, আমি অন্যান্য প্রাসঙ্গিক কোষ্ঠকগুলো রেফার করে অন্যান্য Text Boxes তৈরি করেছি।

নোট: একটি Text Box তৈরি হলে, আপনি এটIK থেকে নতুন Text Boxes তৈরি করতে পারেন। এটি কীভাবে করবেন:

• তैयার Text Box-এর বর্ডারের ওপর মাউস পয়েন্টার হোভার করুন এবং আপনার কীবোর্ডের Ctrl কী চাপুন। একটি প্লাস চিহ্ন আসবে।
• এখন মাউস টেনে আনুন। আপনি দেখবেন একটি নতুন Text Box (অবজেক্ট) তৈরি হয়েছে, এই নতুন Text Box-কে আপনার পছন্দের জায়গায় ড্রপ করুন।

তাহলে, আমরা ডাইনামিক্যালি ক্যাটাগরি-ভিত্তিক বিক্রয় দেখানো পাই চার্ট তৈরি করতে সক্ষম হয়েছি।

আমি শুধু এই পিভট টেবিলের নাম পরিবর্তন করে PT_CategorySales করেছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে দৈনিক বিক্রয় রিপোর্ট তৈরির উপায় (দ্রুত ধাপসহ)

সদৃশ পাঠনামূলক

• এক্সেলে ইনভেন্টরি এজিং রিপোর্ট তৈরির উপায় (ধাপে ধাপে গাইডলাইন)
• এক্সেল ডেটা থেকে পিডিএফ রিপোর্ট জেনারেট করা (৪টি সহজ পদ্ধতি)
• এক্সেলে MIS রিপোর্ট প্রস্তুত করার উপায় (২টি উপযুক্ত উদাহরণ)
• হিসাবের জন্য এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করা (দ্রুত ধাপসহ)

ধাপ ৬: ত্রৈমাসিক বিক্রয়ের জন্য একটি পিভট টেবিল প্রস্তুত করুন

কখনও কখনও, আপনি হতে চাইতে পারেন বছরের চারো ত্রৈমাসে Sales-এর পরিবর্তন দেখতে।

আমরা নিচের ছবির মতো একটি রিপোর্ট তৈরি করব।

ছবিটি টোটাল সেলস অনুযায়ী শীর্ষ ১৫ ইউএস স্টেটের বিভিন্ন ত্রৈমাসের বিক্রয় দেখাচ্ছে। আমরা স্পার্কলাইনও যোগ করেছি বিভিন্ন ত্রৈমাসের ট্রেন্ড দেখানোর জন্য।

ত্রৈমাসিক বিক্রয়ের জন্য পিভট টেবিল প্রস্তুত করার ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• সবसे প্রথমে, ডেটা টেবিল থেকে একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর Insert ট্যাবের Tables গ্রুপ থেকে PivotTable সিলেক্ট করুন।

• এরপর, পিভট টেবিলটি কোথায় রাখতে চান সেটি নির্বাচন করে OK-এ ক্লিক করুন। এই ডেমোন্সট্রেশনের জন্য, আমরা একটি নতুন ওয়ার্কশিট নির্বাচন করেছি।

• এখন নিচের کارগুলো করুন: Order Date ফিল্ডটি Columns এরিয়ায়, State ফিল্ডটি Rows এরিয়ায়, এবং Sales ফিল্ডটি Values-এ যোগ করুন।

• এখন ত্রৈমাসিক রিপোর্ট দেখানোর জন্য, Column Labels-এ যেকোনো একটি সেলের ওপর রাইট-ক্লিক করুন এবং কনটেক্সট মেনু থেকে Group নির্বাচন করুন।

• তারপর By সেকশনের অধীনে Quarters নির্বাচন করুন Grouping-এর।

• OK-এ ক্লিক করার পর, পিভট টেবিলটি এখন এইভাবে দেখাবে।

ধাপ ৭: বিক্রয় থেকে শীর্ষ ১৫ স্টেট দেখান

পূর্বের ধাপের ফলাফলে ডেটাসেটের সব স্টেটের ত্রৈমাসিক রিপোর্ট থাকে। আপনি যদি उन সবগুলো দেখতে চান, তবে এগিয়ে যেতে পারেন। কিন্তু আরও বিস্তারিত বিশ্লেষণে শীর্ষ স্টেটগুলো দরকার হলে, এখানে কিছু হাতধরি ধাপ দেওয়া হলো।

• প্রথমে, State কলামে (অথবা Row Labels) যেকোনো একটি সেলের ওপর রাইট-ক্লিক করুন।
• তারপর মাউস Filter-এর ওপর হোভার করুন কনটেক্সট মেনু থেকে এবং তারপর Top 10 নির্বাচন করুন।

• এরপর, Top 10 Filter (State)-এর Show অপশন থেকে 15 নির্বাচন করুন।

• OK-এ ক্লিক করার পর, পিভট টেবিলটি এখন বিক্রয় অনুযায়ী শীর্ষ ১৫ স্টেট দেখাবে।

ধাপ ৮: টেবিলে স্পার্কলাইন যোগ করুন

Sparklines যোগ করার আগে, আমি দুটি গ্র্যান্ড টোটালই সরাতে চাই। তা কীভাবে করবেন তার বিস্তারিত গাইড নিচে দেওয়া আছে।

• সবसे প্রথমে, পিভট টেবিল থেকে একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর আপনার রিবনে Design ট্যাবে যান।
• এখন Layout- থেকে Grand Totals নির্বাচন করুন।
• তারপর ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Off for Rows and Columns নির্বাচন করুন।

Grand Total সেকশনটি এভাবে সরানো হবে।

• স্পার্কলাইন যোগ করতে, কোষ্ঠক F5 সিলেক্ট করুন, তারপর আপনার রিবনে Insert ট্যাবে যান।
• এখন Sparklines- থেকে Line নির্বাচন করুন।

• Create Sparklines বক্সে, Data Range-এ রেঞ্জ B5:E19 এবং Location Range-এ রেঞ্জ F5:F19 সিলেক্ট করুন।

• তারপর OK-এ ক্লিক করুন। পিভট টেবিলটি এখন চূড়ান্তভাবে এইভাবে দেখাবে।

• এছাড়া, আরও আকর্ষণীয় बनाने কিছু মার্কার যোগ করি। তা করতে, আপনার রিবনে Sparkline ট্যাবে যান (এটি তখন দেখাবে যখন আপনি স্পার্কলাইন ধারণকারী একটি সেল সিলেক্ট করবেন) তারপর Show- থেকে Markers নির্বাচন করুন।

এটি আমাদের স্পার্কলাইনের চূড়ান্ত আউটপুট।

আরও পড়ুন: এক্সেলে মাসিক বিক্রয় রিপোর্ট তৈরির উপায় (সহজ ধাপসহ)

ধাপ ৯: আউটপুট ফিল্টার করার জন্য স্লাইসার যোগ করুন

পিভট টেবিলে স্লাইসার যোগ করার এই সহজ ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে, যে পিভট টেবিলের জন্য আপনি স্লাইসার তৈরি করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
• তারপর Insert Tab-এ যান এবং Filters কমান্ড গ্রুপ থেকে Slicer-এ ক্লিক করুন।

• এরপর, Insert Slicers ডায়ালগ বক্স আসবে পিভট টেবিলের সব উপলব্ধ ফিল্ডসহ। স্লাইসার তৈরি করার জন্য যেসব ফিল্ড চান সেগুলো নির্বাচন করুন। এখানে, আমরা ডেমোন্সট্রেশনের জন্য Customer Name, State, এবং Category ফিল্ডগুলো নির্বাচন করেছি।

• OK-এ ক্লিক করার পর, ৩টি স্লাইসার স্প্রেডশীটের উপরে আসবে।

আরও পড়ুন: বিক্রয়ের জন্য এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরির উপায় (সহজ ধাপসহ)

ধাপ ১০: চূড়ান্ত রিপোর্ট প্রস্তুত করুন

সকল আলাদা কম্পোনেন্ট তৈরি হয়ে গেলে, চলুন সেগুলো সব একসাথে একটি স্প্রেডশিটে মিলিয়ে চূড়ান্ত রিপোর্ট তৈরি করি।

এখন আপনি যদি স্লাইসার থেকে কোনো অপশন সিলেক্ট/ডিসিলেক্ট করেন, ফলাফল রিয়েল-টাইমে পরিবর্তন হবে। উদাহরণস্বরূপ, State স্লাইসার থেকে Arizona সিলেক্ট করুন। এটি শুধু সেটি রিপোর্ট করবে।

আপনি একসাথে একাধিক সিলেক্ট করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, সেটির সাথে Alabama যোগ করলে এটি এইভাবে দেখাবে। এবং এভাবে আপনি আঞ্চলিক ভিত্তিক ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শনকারী একটি রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন।

আরও পড়ুন: ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেল রিপোর্ট অটোমেট করার উপায় (৩টি সহজ পদ্ধতি)

উপসংহার

এই ছিল এক্সেলে আঞ্চলিক ভিত্তিক ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শনকারী একটি রিপোর্ট তৈরির সকল ধাপ। আশা করি, এখন আপনি নিজে একটা সহজেই তৈরি করতে পারবেন। আশা করি এই গাইডটি আপনার জন্য সহায়ক ও তথ্যবহুল হয়েছে। আপনার কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে নিচে কমেন্টে জানান।

এই রকম আরও গাইডের জন্য, Exceldemy.com ভিজিট করুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো

• এক্সেলে খরচ রিপোর্ট তৈরির উপায় (সহজ ধাপসহ)
• এক্সেলে আয় ও ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করা (৩টি উদাহরণ)
• এক্সেল VBA ব্যবহার করে পিডিএফ ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট করা (৩টি কুইক ট্রিক)
• এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করা (২টি সাধারণ ভেরিয়েন্ট)
• এক্সেলে দৈনিক কার্যকলাপ রিপোর্ট তৈরির উপায় (৫টি সহজ উদাহরণ)
• এক্সেলে দৈনিক প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করা (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
• এক্সেলে রিপোর্ট কার্ড তৈরির উপায় (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)