এই নিবন্ধে, আমি একটি প্রতিবেদন তৈরি করব যা ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শন করে অঞ্চল দ্বারা আপনি এটিকে একটি গতিশীল এবং ইন্টারেক্টিভ এক্সেল ড্যাশবোর্ডও বলতে পারেন যা আপনার ডেটার সাথে সর্বশেষ আপডেটগুলি প্রতিফলিত করতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে৷
এটি হল প্রতিবেদন যা আপনি এই নিবন্ধটি শেষ করার পরে তৈরি করবেন৷
এক্সেলে একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন যা অঞ্চল অনুসারে ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শন করে
আপনি নিবন্ধের সাথে সাথে এই পদক্ষেপগুলি নিজে চেষ্টা করার জন্য প্রদর্শনের জন্য ব্যবহৃত ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করতে পারেন৷
এক্সেলে টেরিটরি অনুসারে ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শন করে এমন প্রতিবেদন তৈরি করার ধাপে ধাপে পদ্ধতি
প্রদর্শনের জন্য, আমরা নিম্নলিখিত ডেটাসেট ব্যবহার করতে যাচ্ছি।
এটি তারিখ অনুসারে বিক্রয় অন্তর্ভুক্ত করে, যা আমরা এক্সেলের টেবিল এবং পিভট টেবিল বৈশিষ্ট্যের সাহায্যে ত্রৈমাসিক ফ্যাশনে পুনর্বিন্যাস করতে যাচ্ছি।
ধাপ 1:ডেটাসেটকে টেবিলে রূপান্তর করুন
যদি ডেটা টেবিল বিন্যাসে না থাকে, তাহলে পরিসরটিকে একটি টেবিলে রূপান্তর করুন। এক্সেল টেবিল এক্সেলের সেরা বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি যা অনেক কাজকে সহজ করে তোলে যেমন রেফারিং, ফিল্টারিং, বাছাই করা এবং আপডেট করা৷
- আপনি টেবিলে রূপান্তর করতে চান এমন পরিসরের একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং Ctrl+T টিপুন আপনার কীবোর্ডে। অথবা ঢোকান এ যান ট্যাব এবং টেবিল থেকে কমান্ডের গ্রুপ, টেবিল -এ ক্লিক করুন বিকল্প।
- ফলে, টেবিল তৈরি করুন ডায়ালগ বক্স আসবে। আমার টেবিলের শিরোনাম আছে সহ পরিসরটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাচিত হবে৷ চেকবক্স নির্বাচন করা হয়েছে। একটি টেবিল তৈরি করতে, শুধু ঠিক আছে ক্লিক করুন
ফলস্বরূপ, ডেটাসেটটি একটি টেবিলে রূপান্তরিত হবে৷
৷
ধাপ 2:নাম টেবিল পরিসীমা
এই সময়ে টেবিলের নাম দেওয়া যাক। এটি কাজটির পরবর্তী অংশের কিছু সহজতর করতে সহায়তা করবে।
আপনি ডিজাইন থেকে আপনার টেবিলের নাম পরিবর্তন করতে পারেন ট্যাব বা নাম বাক্স ব্যবহার করুন . আমরা ডেটা দিয়ে আমাদের টেবিলের নাম দিয়েছি .
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট তৈরি করবেন (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
ধাপ 3:প্রদত্ত ডেটা সহ একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন
আমরা আমাদের রিপোর্ট তৈরি করার জন্য এক্সেলের সর্বাধিক ব্যবহৃত টুল ব্যবহার করতে যাচ্ছি এবং এটি পিভট টেবিল। টেবিলের সাথে একটি পিভট টেবিল তৈরি করতে এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন।
- প্রথমে, টেবিলে একটি ঘর নির্বাচন করুন।
- তারপর ঢোকান এ যান ট্যাব এবং পিভটটেবল-এ ক্লিক করুন টেবিল থেকে কমান্ড গ্রুপ।
- এই মুহূর্তে, পিভট টেবিল তৈরি করুন ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে। যেমন আমরা PivotTable-এ ক্লিক করার আগে টেবিলের একটি ঘর নির্বাচন করেছিলাম কমান্ড, আমাদের টেবিলের নাম (ডেটা ) স্বয়ংক্রিয়ভাবে সারণী/পরিসরে প্রদর্শিত হচ্ছে৷ ডায়ালগ বক্সের ক্ষেত্র।
- আমরা একটি নতুন ওয়ার্কশীটে পিভট টেবিল তৈরি করতে চাই, তাই আমরা ডিফল্ট পছন্দ রাখি নতুন ওয়ার্কশীট শিরোনামের অধীনে আপনি PivotTable রিপোর্টটি কোথায় রাখতে চান তা চয়ন করুন৷ .
- তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন .
একটি নতুন ওয়ার্কশীট তৈরি করা হয়েছে এবং পিভটটেবল ক্ষেত্রগুলি৷ কার্যপত্রিকায় টাস্ক ফলক স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হচ্ছে৷
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেলে একটি সারাংশ রিপোর্ট তৈরি করবেন (2টি সহজ পদ্ধতি)
পদক্ষেপ 4:বিভাগ রিপোর্ট দ্বারা একটি পিভট টেবিল প্রস্তুত করুন
আসুন একটি বিক্রয় প্রতিবেদন তৈরি করি৷ বিভাগ wise এবং তারপর আমরা একটি পাই চার্ট তৈরি করব। প্রতিবেদনটি তৈরি করতে, আমরা পিভট টেবিলের ক্ষেত্রগুলিকে এভাবে সংগঠিত করি৷
৷নিচের চিত্রটি মনোযোগ সহকারে লক্ষ্য করুন। আমরা বিক্রয় রেখেছি মানে দুইবার ক্ষেত্র এলাকা এই কারণে, কলামে এলাকা, একটি অতিরিক্ত মান ক্ষেত্র দেখাচ্ছে। সারি এলাকায়, আমরা বিভাগ স্থাপন করেছি ক্ষেত্র।
ছবির বাম দিকে, আপনি উপরের ফিল্ড সেটিংসের জন্য আউটপুট পিভট টেবিল দেখতে পাচ্ছেন৷
- এখন আমরা বিক্রয়ের সংখ্যা বিন্যাসটি শতকরা (%) গ্র্যান্ড মোটের পরিবর্তন করতে চাই . এটি করতে, কলামের একটি ঘরে ডান-ক্লিক করুন।
- তারপর মানগুলিকে এই রূপে দেখান নির্বাচন করুন৷ প্রসঙ্গ মেনু থেকে।
- এর পর, গ্র্যান্ড মোটের% কমান্ডে ক্লিক করুন .
এইভাবে, কলামের মানগুলি গ্র্যান্ড টোটাল শতাংশে দেখাবে৷ .
ধাপ 5:বিভাগ রিপোর্টের জন্য একটি পাই চার্ট তৈরি করুন
ডেটার উপর একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে, এর সাথে একটি পাই চার্ট যোগ করা যাক। ডেটা থেকে একটি পাই চার্ট যোগ করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
৷- প্রথমে, পিভট টেবিলে একটি ঘর নির্বাচন করুন।
- তারপর ঢোকান এ যান ট্যাব এবং পাই চার্ট -এ ক্লিক করুন চার্ট থেকে আইকন গ্রুপ।
- এর পরে, পাই নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে চার্ট।
আমরা পাই চার্ট আমাদের স্প্রেডশীটে পপ আপ করব।
কিছু পরিবর্তনের পর, চার্টটি এখন এরকম দেখাবে।
পাই চার্টে বিভাগের নাম এবং ডেটা লেবেল দেখানো হচ্ছে
আপনি এই ধাপগুলি অনুসরণ করে ডেটা লেবেল যোগ করতে পারেন৷
৷- প্রথমে, পাই চার্ট নির্বাচন করুন।
- তারপর ডিজাইন-এ যান ট্যাব এবং চার্ট লেআউটে কমান্ডের গ্রুপ, দ্রুত বিন্যাস-এ ক্লিক করুন .
- ড্রপ-ডাউন থেকে লেআউট 1 নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন থেকে বিকল্প।
বিকল্প উপায়:
চার্টে ডেটা লেবেল যোগ করার আরেকটি সৃজনশীল উপায় হল GETPIVOTDATA ফাংশন ব্যবহার করা . আমরা পিভট টেবিল থেকে ডেটা টানতে ফাংশনটি ব্যবহার করব।
আপনি নীচে আমাদের ডেটা থেকে তৈরি একটি পিভট টেবিল দেখতে পাচ্ছেন৷
৷এই পিভট টেবিলটি বিক্রয়ের যোগফল দেখাচ্ছে , রাজ্য , এবং বিভাগ জ্ঞানী।
আমরা রাষ্ট্র স্থাপন করেছি সারিতে ক্ষেত্র এলাকা, বিভাগ কলামে ক্ষেত্র এলাকা, এবং বিক্রয় মানগুলি-এ ক্ষেত্র৷ এলাকা।
এখন, এক্সেলের GETPIVOTDATA দেখি ফাংশন।
GETPIVOTDATA সিনট্যাক্স:GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], …)
একটি পিভট টেবিলে শুধুমাত্র একটি ডেটা_ফিল্ড থাকে তবে এটিতে অন্য যেকোন সংখ্যক ক্ষেত্র থাকতে পারে।
উপরের পিভট টেবিলের জন্য:
- ডেটা_ক্ষেত্র হল বিক্রয় ক্ষেত্র
- অন্য দুটি ক্ষেত্র হল রাষ্ট্র এবং বিভাগ .
নিচের ছবিতে, আপনি দেখছেন আমি একটি GETPIVOTDATA ব্যবহার করেছি কক্ষে সূত্র H9:
=GETPIVOTDATA("Sales", A3, "State", H7, "Category", H8) এই সূত্রটি H9 কক্ষে 950 এর মান প্রদান করে .
এই সূত্রটি কীভাবে কাজ করে?
- ডেটা_ক্ষেত্র যুক্তি হল বিক্রয় কোন সন্দেহ নেই।
- A3 পিভট টেবিলের মধ্যে একটি সেল রেফারেন্স। এটি একটি পিভট টেবিলের মধ্যে যেকোনো সেল রেফারেন্স হতে পারে।
- ক্ষেত্র1, আইটেম1 ৷ =“স্টেট”, H7 . আপনি এটি আইডাহোর মত অনুবাদ করতে পারেন (সেলের মান H7 হল আইডাহো ) স্টেটে আইটেম
- ক্ষেত্র2, আইটেম2 ="বিভাগ", H8৷ . এটি অফিস সাপ্লাই হিসাবে অনুবাদ করা যেতে পারে (সেলের মান H8 হল অফিস সাপ্লাই ) বিভাগে আইটেম
- আইডাহো এর ক্রস-সেকশন মান এবং অফিস সাপ্লাই মান আমাদের 950 এর মান দেয়।
লেবেলগুলি দেখানোর জন্য:
GETPIVOTDATA ব্যবহার করে ফাংশন, আমরা কিছু কক্ষে (নিম্নলিখিত চিত্রের মতো) বিভাগের নাম এবং বিক্রয় মান (মোট এর %) দেখাই।
আপনার বোঝার জন্য, আমাকে D4 কক্ষে এই সূত্রটি ব্যাখ্যা করতে দিন
=A4&" "&TEXT(GETPIVOTDATA("Sales", A3, "Category", A4), "0%") - A4&” ” অংশ বুঝতে সহজ. একটি সেল রেফারেন্স তারপর আউটপুটে একটি স্থান তৈরি করে।
- তারপর আমরা এক্সেলের TEXT ব্যবহার করেছি মান হিসাবে TEXT-এর যুক্তি ফাংশন, আমরা GETPIVOTDATA পাস করেছি ফাংশন এবং format_text হিসাবে যুক্তি, আমরা এই বিন্যাসটি ব্যবহার করেছি:“0%”
- GETPIVOTDATA অংশ বুঝতে সহজ. সুতরাং, আমি ব্যাখ্যা করব না কিভাবে GETPIVOTDATA ফাংশন এখানে কাজ করে।
এখন, আমরা চার্টে এই তথ্যগুলি দেখাব৷
৷আমরা একটি টেক্সট বক্স সন্নিবেশ করেছি ঢোকান থেকে tab => চিত্র কমান্ডের গ্রুপ => আকৃতি
এখন আমরা টেক্সট বক্স সন্নিবেশ করি চার্টে => সূত্র বারে একটি সমান চিহ্ন রাখুন এবং তারপর সেল D4 নির্বাচন করুন .
আমি যদি Enter চাপি , টেক্সট বক্স সেল D4 এর মান দেখাবে .
একইভাবে, আমি অন্যান্য টেক্সট বক্স তৈরি করি এবং প্রাসঙ্গিক কক্ষগুলি দেখুন৷
৷
দ্রষ্টব্য: যখন একটি টেক্সট বক্স তৈরি করা হয়, আপনি নতুন টেক্সট বক্স তৈরি করতে পারেন এই এক থেকে এইভাবে আপনি এটি করতে পারেন:
- তৈরি করা টেক্সট বক্সের সীমানার উপর আপনার মাউস পয়েন্টার ঘোরান এবং Ctrl টিপুন আপনার কীবোর্ডে কী। একটি প্লাস চিহ্ন প্রদর্শিত হবে।
- এখন আপনার মাউস টানুন। আপনি একটি নতুন টেক্সট বক্স দেখতে পাবেন৷ (অবজেক্ট) তৈরি করা হয়েছে, এই নতুন তৈরি করা টেক্সট বক্সটি ফেলে দিন আপনার পছন্দের জায়গায়।
সুতরাং, আমরা একটি পাই চার্ট তৈরি করে শেষ করেছি যা গতিশীলভাবে বিভাগ-ভিত্তিক বিক্রয় দেখায়।
আমি এই পিভট টেবিলের নাম পরিবর্তন করে PT_CategorySales করেছি .
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেলে দৈনিক বিক্রয় প্রতিবেদন তৈরি করবেন (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
একই রকম পড়া
- এক্সেলে ইনভেন্টরি এজিং রিপোর্ট কীভাবে তৈরি করবেন (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)
- এক্সেল ডেটা থেকে পিডিএফ রিপোর্ট তৈরি করুন (৪টি সহজ পদ্ধতি)
- এক্সেলে এমআইএস রিপোর্ট কীভাবে প্রস্তুত করবেন (২টি উপযুক্ত উদাহরণ)
- অ্যাকাউন্টের জন্য Excel এ MIS রিপোর্ট তৈরি করুন (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
ধাপ 6:ত্রৈমাসিক বিক্রয়ের জন্য একটি পিভট টেবিল প্রস্তুত করুন
কখনও কখনও, আপনি বিক্রয় দেখতে চাইতে পারেন৷ বছরের পর বছর ধরে বিভিন্ন প্রান্তে পরিবর্তন।
আমরা নিচের ছবির মত একটি রিপোর্ট তৈরি করতে যাচ্ছি।
ছবিটি বিভিন্ন ত্রৈমাসিকের মোট বিক্রয় অনুসারে শীর্ষ 15 মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র দেখায়। আমরা বিভিন্ন প্রান্তে প্রবণতা দেখানোর জন্য স্পার্কলাইনগুলিও যুক্ত করেছি৷
৷ত্রৈমাসিক বিক্রয়ের জন্য পিভট টেবিল প্রস্তুত করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
৷- প্রথমে, ডেটা টেবিল থেকে একটি ঘর নির্বাচন করুন।
- তারপর পিভটটেবল নির্বাচন করুন টেবিল থেকে ঢোকান-এর গ্রুপ ট্যাব।
- এরপর, আপনি পিভট টেবিলটি কোথায় রাখতে চান তা নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে এ ক্লিক করুন . এই প্রদর্শনের জন্য, আমরা একটি নতুন ওয়ার্কশীট নির্বাচন করেছি।
- এখন নিম্নলিখিতগুলি করুন:অর্ডারের তারিখ যোগ করুন কলামে ক্ষেত্র এলাকা, রাজ্য সারিতে ক্ষেত্র এলাকা, এবং বিক্রয় মানগুলি-এ ক্ষেত্র৷
- এখনই ত্রৈমাসিক রিপোর্ট দেখাতে, কলাম লেবেল -এর যেকোনো ঘরে ডান-ক্লিক করুন। এবং গ্রুপ নির্বাচন করুন প্রসঙ্গ মেনু থেকে।
- তারপর কোয়ার্টার নির্বাচন করুন দ্বারা এর অধীনে গ্রুপিং এর বিভাগ
- ঠিক আছে এ ক্লিক করার পর , পিভট টেবিল এখন এরকম কিছু দেখাবে।
পদক্ষেপ 7:বিক্রয় থেকে শীর্ষ 15টি রাজ্য দেখান
পূর্ববর্তী ধাপের ফলাফলে ডেটাসেট থেকে সমস্ত রাজ্যের একটি ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন রয়েছে। আপনি যদি তাদের সব চান, আপনি এই এক সঙ্গে এগিয়ে যেতে পারেন. তবে আরও বিশদ বিশ্লেষণের ক্ষেত্রে যেখানে আপনার শীর্ষ রাজ্যগুলির প্রয়োজন, এখানে কিছু কার্যকর পদক্ষেপ রয়েছে৷
- প্রথমে, State-এর যেকোনো ঘরে ডান-ক্লিক করুন কলাম(বা সারি লেবেল )।
- তারপর আপনার মাউসকে ফিল্টার এর উপর ঘুরান প্রসঙ্গ মেনু থেকে এবং তারপর শীর্ষ 10 নির্বাচন করুন৷
- এরপর, 15 নির্বাচন করুন শোতে শীর্ষ 10 ফিল্টার (স্টেট) থেকে বিকল্প
- একবার আপনি ঠিক আছে এ ক্লিক করুন , পিভট টেবিল এখন বিক্রয় অনুযায়ী শীর্ষ 15টি রাজ্য দেখাবে।
ধাপ 8:টেবিলে স্পার্কলাইন যোগ করুন
Sparklines যোগ করার আগে , আমি উভয় গ্র্যান্ড টোটাল সরাতে চাই। এটি কিভাবে করতে হবে তার বিস্তারিত গাইডের জন্য এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
৷- প্রথমে, পিভট টেবিল থেকে একটি ঘর নির্বাচন করুন।
- তারপর ডিজাইন এ যান আপনার রিবনে ট্যাব।
- এখন গ্র্যান্ড টোটাল নির্বাচন করুন লেআউট থেকে
- তারপর সারি এবং কলামের জন্য বন্ধ নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে।
গ্র্যান্ড টোটাল এইভাবে বিভাগটি সরানো হবে।
- স্পার্কলাইন যোগ করতে, সেল F5 নির্বাচন করুন , তারপর ঢোকান -এ যান আপনার রিবনে ট্যাব।
- এখন লাইন নির্বাচন করুন Sparklines থেকে
- স্পার্কলাইন তৈরি করুন -এ বাক্সে, B5:E19 পরিসরটি নির্বাচন করুন ডেটা রেঞ্জ হিসেবে এবং রেঞ্জ F5:F19 অবস্থান পরিসর হিসাবে .
- তারপর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন . পিভট টেবিল এখন শেষ পর্যন্ত এরকম দেখাবে।
- এছাড়া, এটিকে আরও আকর্ষণীয় করতে কিছু মার্কার যোগ করা যাক। এটি করতে, Sparkline এ যান৷ আপনার রিবনে ট্যাব (একবার আপনি স্পার্কলাইন ধারণকারী একটি ঘর নির্বাচন করলে এটি প্রদর্শিত হবে) তারপর মার্কার নির্বাচন করুন শো থেকে
এটি আমাদের স্পার্কলাইনের চূড়ান্ত আউটপুট।
আরো পড়ুন: How to Make Monthly Sales Report in Excel (with Simple Steps)
Step 9:Add Slicer to Filter Output
Follow these simple steps to add slicers to the pivot table.
- First, select the pivot table for which you want to create the slicers.
- Then go to Insert Tab and from the Filters group of commands, click on the Slicer
- Next, the Insert Slicers dialog box will appear with all the available fields of the Pivot Table. Select the fields for which you want to create the slicers. Here, we have selected the Customer Name , রাজ্য , and Category fields for the demonstration.
- ঠিক আছে এ ক্লিক করার পর , 3 slicers will appear on top of the spreadsheet.
আরো পড়ুন: How to Make MIS Report in Excel for Sales (with Easy Steps)
Step 10:Prepare Final Report
With all the detached stuff created let’s finally combine them all into a single spreadsheet to create a final report.
Now if you select/deselect an option from the slicer, the result will change accordingly in real-time. For example, let’s select Arizona from the State slicers. It will only report that.
You can select multiple ones now too. For example, adding Alabama with it will look like this. And that’s how you can create a report that displays the quarterly sales by territory.
আরো পড়ুন: How to Automate Excel Reports Using Macros (3 Easy Ways)
উপসংহার
These were all the steps required to create a report that displays quarterly sales by territory in Excel. Hopefully, you can make one on your own with ease now. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions let us know in the comments below.
For more guides like this, visit Exceldemy.com .
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- How to Create an Expense Report in Excel (With Easy Steps)
- Create an Income and Expense Report in Excel (3 Examples)
- How to Generate Report in PDF Format Using Excel VBA (3 Quick Tricks)
- Make Production Report in Excel (2 Common Variants)
- How to Make Daily Activity Report in Excel (5 Easy Examples)
- Make Daily Production Report in Excel (Download Free Template)
- How to Make Report Card in Excel (Download Free Template)
