এক্সেল স্পেল চেক মাস্টার করুন: সক্রিয় ওয়ার্কশিটের জন্য দ্রুত গাইড

এক্সেল ওয়ার্কশিটে কাজ করার সময় স্পেল চেকিং কখনও কখনও বাধ্যতামূলক হয়ে যায়। এই আর্টিকেলে, আমরা দেখব কীভাবে এক্সেলের সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক করা যায়। পদ্ধতিগুলো খুব সহজ। সক্রিয় ওয়ার্কশিটের পাশাপাশি, আপনি একাধিক এবং সব ওয়ার্কশিটের প্রক্রিয়াও দেখবেন।

আপনি এখান থেকে প্র্যাকটিস বুকটি ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেলের সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক করার ৩টি উপায়

পদ্ধতিগুলো ব্যাখ্যা করার জন্য, আমরা একটি ডেটাসেট ব্যবহার করব যাতে কিছু প্রোডাক্টের Product Name, Unit Price, এবং Total Sales আছে। ডেটাসেটে ৩টি বানান ভুল শব্দ আছে। আমরা নিচের পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করে সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক করব এবং সঠিক বানান খুঁজে বের করব।

১. রিভিউ ট্যাব ব্যবহার করে সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক করা

১.১ সক্রিয় ওয়ার্কশিটে রেঞ্জ বা একাধিক কোষ্ঠক

আপনার ওয়ার্কশিটে একাধিক কোষ্ঠকের জন্য স্পেলিং চেক করতে, আপনি নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে পারেন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, যেসব কোষ্ঠকে স্পেল চেক করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন।

• দ্বিতীয়, Review ট্যাবে যান এবং Spelling অপশনটি নির্বাচন করুন।
• বিকল্পভাবে, আপনি F7 কী চাপুন Spelling ডায়ালগ বক্স খোলার জন্য।

• Spelling অপশনটি নির্বাচন করার পর, আপনি একটি স্পেল চেকার বক্স দেখতে পাবেন। আপনি Dictionary Language ড্রপ-ডাউন থেকে আপনার পছন্দের ভাষা বেছে নিতে পারেন।
• সেই বক্সে, আপনি Ignore এবং Change অপশনগুলোও পাবেন।
• সাজেশন অপশনে, আপনি ভুল বানান করা শব্দটির সাথে সম্পর্কিত বিভিন্ন শব্দ দেখতে পাবেন। সাধারণত সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক শব্দগুলো প্রথমে আসে।
• পরবর্তী ধাপে, আপনি যে শব্দটি সঠিক মনে করেন সেটি নির্বাচন করুন এবং Change অপশনে চাপুন।

• Change অপশনটি নির্বাচন করার পর, আপনি দেখবেন যে ভুল বানান করা শব্দ “Clener” থেকে “Cleaner”-এ পরিবর্তন হয়েছে।
• একই বক্সটি পরবর্তী কোষ্ঠকের জন্যও আসবে।
• এভাবে, আপনি নির্বাচিত সব কোষ্ঠকের বানান চেক করতে পারেন।
• বক্সটি শুধু যেসব কোষ্ঠকে আপনি ভুল বানান দিয়েছেন সেগুলোর জন্যই আসবে।

• সभी নির্বাচিত কোষ্ঠক চেক করার পর, আপনি নিচের বক্সটি আপনার ওয়ার্কশিটে দেখতে পাবেন।
• এখানে OK চাপুন চালিয়ে যেতে।

• শেষে, স্পেলিং চেক সম্পন্ন করার পর, আপনি নিচের ছবির মতো ফলাফল দেখতে পাবেন।

১.২ সম্পূর্ণ ওয়ার্কশিট

সম্পূর্ণ ওয়ার্কশিটের জন্য স্পেলিং চেক করতে, আপনাকে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, আপনার ডেটাসেটের বাইরে ওয়ার্কশিটের যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন।

• দ্বিতীয়, Review ট্যাবের অধীনে Spelling অপশনটি নির্বাচন করুন।
• অথবা, আপনি F7 চাপতে পারেন যা স্পেল-চেকের শর্টকাট কী।
• তক্ষণাৎ, আপনি নিচের ডায়ালগ বক্সটি পাবেন।
• স্পেল চেক চালিয়ে যেতে সেখানে Yes চাপুন।

• Yes-এ ক্লিক করার পর, আপনি আগের মতো একই স্পেল চেকার বক্স পাবেন।

• ভুল বানানগুলো পরিবর্তন করার পর, একটি মেসেজ বক্স আসবে।
• এগিয়ে যেতে OK ক্লিক করুন।

• শেষে, স্পেলিং চেক প্রক্রিয়াটি আপনাকে নিচের ফলাফল দেবে।

১.৩ একাধিক ওয়ার্কশিট

আপনি এক্সেলে একাধিক ওয়ার্কশিটের জন্যও স্পেলিং চেক করতে পারেন। একাধিক ওয়ার্কশিটের বানান চেক করতে, আপনি নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে পারেন।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, Ctrl কী চাপে ধরে ম্যানুয়ালি ওয়ার্কশিটগুলো নির্বাচন করুন।

• তারপর, আপনি যেখানে স্পেলিং চেক করতে চান সে রেঞ্জটি নির্বাচন করুন।

• পরবর্তী ধাপে, স্পেলিং চেকের জন্য F7 কী চাপুন।
• পছন্দের সাজেশনগুলো নির্বাচন করুন এবং সঠিক বানান প্রয়োগ করতে Change অপশনে ক্লিক করুন।

• সব ভুল বানান পরিবর্তন করার পর, একটি মেসেজ বক্স আসবে।
• এগিয়ে যেতে OK ক্লিক করুন।
• শেষে, আপনি নিচের ছবির মতো ফলাফল দেখতে পাবেন।

১.৪ সব ওয়ার্কশিট

আপনি যদি ওয়ার্কবুকের সব ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক করতে চান, তবে আপনাকে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।

ধাপগুলো:

• আপনার ওয়ার্কবুকের সব ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করতে, যেকোনো একটি ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করুন এবং মাউসের ডান বাটন চাপুন।
• এরপর, অপশনটি নির্বাচন করুন, Select All Sheets.

• এটি আপনার ওয়ার্কবুকের সব ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করবে। এখন স্পেলিং চেক করার জন্য আগের পদ্ধতিগুলোতে বর্ণিত একই কাজটি করুন।

১.৫ এক্সেল ফর্মুলা বার

যদি আপনার কোষ্ঠকে কোনো ফর্মুলা থাকে, তবে এক্সেল সেটির জন্য বানান চেক করবে না। তাই, আপনাকে Formula Bar- থেকে টেক্সটটি সিলেক্ট করতে হবে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন কীভাবে আমরা একটি ফর্মুলার ভেতরে বানান চেক করতে পারি।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, ফর্মুলা বারের শব্দগুলো সিলেক্ট করুন।

• এখন, শব্দটি সিলেক্ট করার পর F7 কী চাপুন বা Review ট্যাবের অধীনে Spelling নির্বাচন করুন।
• এটি Spelling বক্সটি খুলবে।
• পছন্দের সাজেশনটি নির্বাচন করুন এবং Change অপশনে ক্লিক করুন।

• চেক সম্পন্ন হলে, একটি মেসেজ বক্স আসবে।
• এগিয়ে যেতে OK ক্লিক করুন।

• উপসংহারে, আপনি ফর্মুলা বারে সঠিক বানান দেখতে পাবেন।

২. AutoCorrect অপশন ব্যবহার করে বানান ভুল সংশোধন করা

‘shouldn’t’, ‘wouldn’t’, ‘couldn’t’ টাইপ করার সময় আমরা প্রায়শই বানান বা টাইপিং ভুল করি। এই ধরণের ভুল থেকে মুক্ত হওয়ার জন্য আপনি AutoCorrect অপশনটি ব্যবহার করতে পারেন। নিচের ধাপগুলো লক্ষ্য করুন কীভাবে আমরা AutoCorrect অপশনটি আনায় করব।

ধাপগুলো:

• শুরুতে, File ট্যাবে ক্লিক করুন।

• দ্বিতীয়, Options নির্বাচন করুন। এটি Excel Options বক্সটি খুলবে।

• তৃতীয়, Proofing নির্বাচন করুন এবং তারপর, AutoCorrect Options-এ ক্লিক করুন।

• AutoCorrect বক্সে, AutoCorrect ট্যাবের সব অপশন চেক করুন।
• তারপর, OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।

নোট: AutoCorrect অপশন ব্যবহার করে আপনি সব শব্দ সঠিকভাবে পাবেন না। এটি শুধু AutoCorrect বক্সে পূর্বনির্ধারিত ভুলগুলোতে কাজ করবে। সেগুলো আপনি Replace এবং With বক্সের ঠিক নিচে পাবেন।

• এখন, শীটে যান এবং wo’nt টাইপ করুন।

• Enter চাপুন সঠিক বানান অটোমেটিক্যালি পেতে।
• এছাড়া, আপনি woudln’t টাইপ করতে পারেন।

• এখন, আপনি যদি Enter চাপেন, তবে আপনি সঠিক বানান করা শব্দটি দেখতে পাবেন।

৩. এক্সেল VBA প্রয়োগ করে সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক চালানো

এক্সেল-এ, আপনি সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক চালানোর জন্য VBAও ব্যবহার করতে পারেন। VBA মানে Visual Basic for Applications। নিচের বিভাগগুলোতে, আমরা এক্সেল VBA-এর কিছু উদাহরণ দেখব স্পেলিং চেক করতে।

৩.১ সক্রিয় ওয়ার্কশিট

প্রথম কেসে, আমরা সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক করার জন্য VBA ব্যবহার করব। নিচের ধাপগুলো লক্ষ্য করুন কীভাবে আমরা ম্যাক্রোটি ইমপ্লিমেন্ট করতে পারি।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, Developer ট্যাবে যান এবং Visual Basic সিলেক্ট করুন। এটি Visual Basic উইন্ডোটি খুলবে।
• বিকল্পভাবে, আপনি Alt + F11 কীগুলো একসাথে চাপুন এটি খোলার জন্য।

• দ্বিতীয়, Visual Basic উইন্ডোতে Insert >> Module সিলেক্ট করুন। এটি Module উইন্ডোটি খুলবে।

• এখন, Module উইন্ডোতে কোডটি লিখুন:

Sub Spell_Check() ActiveSheet.Cells.CheckSpelling End Sub

• কোডটি লিখে শেষে, Ctrl + S চাপুন কোডটি সংরক্ষণ করতে।
• আপনি F5 কী চাপুন কোডটি রান করতে।
• অথবা, Developer ট্যাবে নেভিগেট করুন এবং Macros সিলেক্ট করুন।

• এই মুহূর্তে, Macro বক্স থেকে পছন্দের কোডটি সিলেক্ট করুন এবং Run করুন।

• কোডটি রান করার পর, Spelling বক্সটি আসবে।
• পদ্ধতি ১.১-এর মতো Change অপশনে ক্লিক করুন।

• শেষে, আপনি নিচের ছবির মতো ফলাফল দেখতে পাবেন।

৩.২ ওয়ার্কবুক বন্ধ করার আগে

আমরা VBA ব্যবহার করেও ওয়ার্কবুক বন্ধ করার আগে স্পেলিং চেক করতে পারি। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন কীভাবে আমরা এটি ইমপ্লিমেন্ট করতে পারি।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, Alt + F11 চাপুন Visual Basic উইন্ডো খোলার জন্য।
• দ্বিতীয়, Microsoft Excel Objects সেকশনের ভেতরে This Workbook অপশনে ডাবল–ক্লিক করুন। এটি একটি Code উইন্ডো খুলবে।

• Code উইন্ডোতে কোডটি লিখুন:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Sheet9.Cells.CheckSpelling End Sub

এখানে, Sheet9 হলো वो শীট যেখানে আমরা ওয়ার্কবুক বন্ধ করার আগে স্পেলিং চেক করতে চাই।

• Ctrl + S চাপুন কোডটি সংরক্ষণ করতে।
• এখন, আপনি যদি ওয়ার্কবুকের Close আইকনে ক্লিক করেন, তবে Spelling বক্সটি আসবে।
• সঠিক বানান প্রয়োগ করতে Change-এ ক্লিক করুন।

• সব ভুল বানান পরিবর্তন করার পর, একটি মেসেজ বক্স আসবে।
• এগিয়ে যেতে Save-এ ক্লিক করুন।

• শেষে, আপনি যদি ওয়ার্কবুকটি পুনরায় খুলেন, তবে আপনি সেই ওয়ার্কবুকের Sheet9-এ সঠিক বানান দেখতে পাবেন।

৩.৩ দৃশ্যমান শীটগুলো

কখনও কখনও, একটি ওয়ার্কবুকে দৃশ্যমান এবং লুকানো ওয়ার্কশিট থাকে। শুধু দৃশ্যমান শীটগুলোতে স্পেলিং চেক করতে, আপনাকে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।

ধাপগুলো:

• প্রথমে, Developer ট্যাবে যান এবং Visual Basic উইন্ডো সিলেক্ট করুন।
• দ্বিতীয়, Visual Basic উইন্ডোতে Insert >> Module সিলেক্ট করুন।
• তারপর, Module উইন্ডোতে নিচের কোডটি লিখুন:

Sub Check_Spell_in_Visible_Sheets() For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets If WS.Visible = True Then WS.Activate WS.CheckSpelling End If Next WS End Sub

• কোডটি লিখে শেষে, Ctrl + S চাপুন এটি সংরক্ষণ করতে।
• এখন, F5 কী চাপুন এটি রান করতে।
• ফলস্বরূপ, এক্সেল ওয়ার্কবুকের প্রথম শীট থেকে স্পেলিং চেক শুরু করবে।

• শেষে, পদ্ধতি ১.১-এর ধাপগুলো পুনরাবৃত্তি করুন কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পেতে।

৩.৪ দৃশ্যমান এবং লুকানো শীটগুলো

• আপনি যদি দৃশ্যমান এবং লুকানো দুটি ধরনের শীটেও স্পেলিং চেক করতে চান, তবে পদ্ধতি ৩.৩-এর ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
• কিন্তু, Module উইন্ডোতে নিচের কোডটি ব্যবহার করুন:

Sub SpellCheckAllSheets() For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets WS.CheckSpelling Next WS End Sub

৩.৫ ভুল বানান করা শব্দগুলো হাইলাইট করা

• ডেটাসেটে ভুল বানান করা শব্দগুলো হাইলাইট করতে, পদ্ধতি ৩.৩-এর ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
• কিন্তু, Module উইন্ডোতে নিচের কোডটি লিখুন:

Sub Highlight_Misspelled_Words() For Each Clr In ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=Clr.Text) Then _ Clr.Interior.ColorIndex = 22 Next Clr End Sub

• কোডটি রান করার পর, আপনি নিচের ছবির মতো ফলাফল দেখতে পাবেন।

[ফিক্সড!] এক্সেলে স্পেলিং চেক কাজ করছে না

কখনও কখনও, এক্সেলে স্পেলিং চেক কাজ নাও করতে পারে। এতে কিছু কারণ হতে পারে। এখানে, আমরা কিছু সম্ভাব্য কারণ এবং তাদের সমাধান নিয়ে আলোচনা করব।

১. Spelling বাটনটি ডিজেবলড

যদি এক্সেল শীটটি প্রোটেক্টেড থাকে, তবে Spelling বাটনটি ডিজেবলড থাকতে পারে।

এটি সমাধান করতে, Review ট্যাবে যান এবং Unprotect Sheet অপশনে ক্লিক করুন।

২. ফর্মুলা ধারণকারী কোষ্ঠকগুলো

যখন একটি কোষ্ঠকে ফর্মুলা ধারণ করে, তবে স্পেলিং চেক কাজ নাও করতে পারে। এটি সমাধান করতে, আপনাকে Formula Bar চেক করতে হবে। আমরা এটিকে পদ্ধতি ১.৫-এ আলোচনা করেছি।

৩. স্পেল চেকিং শুধু কিছু কোষ্ঠকে কাজ করছে

কখনও কখনও, স্পেল-চেকিং সব কোষ্ঠকে কাজ না করে। বরং শুধু সক্রিয় কোষ্ঠকগুলোর ওপর কাজ করে। এটি ঘটতে পারে আপনি যদি Cell Edit Mode-এ থাকেন।

Enter চাপুন এডিটিং মোড থেকে বের হওয়ার জন্য। তারপর, আপনি সব কোষ্ঠকে স্পেলিং চেক করতে পারবেন।

উপসংহার

আপনি যে見て পাচ্ছেন, এক্সেলে বানান চেক করার প্রক্রিয়া খুব সহজ এবং ততো ধাপের প্রয়োজন নেই। এটি সহজ এবং মজাদার। আশা করি এই আর্টিকেল পড়ার পর এক্সেলে স্পেল-চেকিং প্রক্রিয়া সম্পর্কে আপনার কোনো সন্দেহ থাকবে না। এই আর্টিকেলে, আমাদের কাছে ৩টি সহজ পদ্ধতি আছে এক্সেলের সক্রিয় ওয়ার্কশিটে স্পেলিং চেক করার জন্য। এর পাশাপাশি, আমরা আর্টিকেলের শুরুতে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুকও যোগ করেছি। আপনার দক্ষতা পরীক্ষা করতে, আপনি এটি ডাউনলোড করে অনুশীলন করতে পারেন। এছাড়া, আপনি ExcelDemy ওয়েবসাইট ভিজিট করতে পারেন এই রকম আরও আর্টিকেলের জন্য। শেষে, আপনার যেকোনো পরামর্শ বা প্রশ্ন থাকলে, নিচের কমেন্ট সেকশনে বিনামূল্যে জিজ্ঞাসা করুন।