গণনা এবং ডেটা ম্যানিপুলেশনের কারণে আমাদের এক্সেল থেকে বিভিন্ন জায়গা থেকে ডেটা বের করতে হবে। পিডিএফ হল বিশ্বব্যাপী ব্যবহৃত সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত নথিগুলির মধ্যে একটি এবং ডেটার একটি গুরুত্বপূর্ণ উৎস৷ কিভাবে আমরা একাধিক PDF ফাইল থেকে Excel এ ডেটা বের করি তা এখানে পর্যাপ্ত উদাহরণ সহ বিস্তারিত নির্দেশাবলীর সাথে আলোচনা করা হয়েছে।
নিচের এই অনুশীলন ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে একাধিক পিডিএফ ফাইল থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করার 3 উপায়
আমরা PDF থেকে Excel শীটে ডেটা নিষ্কাশন প্রদর্শনের জন্য নীচের PDF ফাইল ডেটাসেট ব্যবহার করতে যাচ্ছি৷
1. পাওয়ার কোয়েরি
ব্যবহার করে একাধিক পিডিএফ ফাইল থেকে ডেটা বের করুনপাওয়ার কোয়েরি একটি ডেটা প্রস্তুতি বা প্রক্রিয়াকরণ ইঞ্জিন। এখানে আমরা পিডিএফ টেবিল থেকে ডেটা বের করব এবং তারপর এক্সেলের অন্য একটি উইন্ডোতে প্রসেস করব। তারপর আমরা আউটপুট পাব এবং এক্সেল ওয়ার্কশীটে ফলাফলটি লোড করব।
পদক্ষেপ
আমাদের 3টি পিডিএফ ফাইল খুলতে হবে এবং নীচে দেওয়া এক্সেল ওয়ার্কশীটে সেগুলির ভিতরের সমস্ত টেবিল লোড করতে হবে৷
- এটি করতে, প্রথমে ডেটা এ যান ট্যাব এরপর, ডেটা পান ক্লিক করুন আদেশ
- ডেটা পান ক্লিক করার পর আইকন, ফাইল থেকে যান ফোল্ডার থেকে ছবিতে দেখানো হয়েছে৷ ৷
- ফোল্ডার থেকে ক্লিক করার পর একটি নতুন ব্রাউজ করুন উইন্ডোটি খুলবে, সেই উইন্ডো থেকে আপনার কম্পিউটারের ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনার পিডিএফ ফাইলগুলি সংরক্ষণ করা হচ্ছে। খুলুন-এ ক্লিক করুন এর পরে।
- ক্লিক করার পর খুলুন, একটি নতুন পাওয়ার কোয়েরি উইন্ডোটি খুলবে যেখান থেকে আপনি লক্ষ্য করবেন যে ফোল্ডারের ভিতরের সমস্ত PDF ফাইল এখন নামে তালিকাভুক্ত তাদের নামের সাথে লোড হয়েছে কলাম।
- এর পর, কম্বাইন অপশনে ক্লিক করুন নিচের মেনু।
- এখন, ডাটা একত্রিত করুন এবং রূপান্তর করুন বেছে নিন আপনি যদি ডেটা পরিবর্তন করতে চান। অন্যথায়, একত্রিত করুন এবং লোড করুন এ ক্লিক করুন৷ আইকন।
- তারপর আরেকটি ক্যোয়ারী উইন্ডো খুলবে।
- ওই উইন্ডোতে, আপনি নমুনা দ্বারা ফাইলগুলিকে সাইকেল করতে পারেন৷ ফাইল উইন্ডো।
- প্রিভিউয়ের জন্য আপনি একটি নির্দিষ্ট ফাইলের একটি টেবিল বেছে নিতে পারেন।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন এর পরে।
- তারপর আপনি লক্ষ্য করবেন যে সমস্ত টেবিল এখন একটি নতুন ক্যোয়ারী উইন্ডোতে লোড হয়েছে। টেবিলের বাম-সবচেয়ে কলামটি ডেটার উৎসকে বোঝায়, এটি ডেটাসেট_1 থেকে হোক না কেন অথবা ডেটাসেট_2, অথবা ডেটাসেট_3 .
- এর পরে, হোম থেকে ট্যাব, বন্ধ করুন এবং লোড করুন, -এ ক্লিক করুন তারপর ক্লোজ এবং লোড টু এ ক্লিক করুন
- পাওয়ার কোয়েরি উইন্ডোটি বন্ধ হয়ে যাবে এবং ডেটা আমদানি করুন নামে একটি নতুন উইন্ডো আসবে স্পন হবে, সেই উইন্ডোতে বিদ্যমান ওয়ার্কশীট নির্বাচন করুন৷ বিকল্পটি এবং রেঞ্জ বাক্সে লোড করা ডেটার অবস্থান নির্বাচন করুন, এটি এখানে, $B$5:$F$29 . ঠিক আছে ক্লিক করুন৷ এর পরে।
- এর পরে, আপনি লক্ষ্য করবেন যে ডেটা টেবিলটি এখন ওয়ার্কশীটে একটি টেবিল হিসাবে নির্দিষ্ট স্থানে লোড হয়েছে৷
- এখন টেবিল নির্বাচন করুন এবং টেবিল ডিজাইন এ যান , সেখান থেকে পরিসরে রূপান্তর করুন নির্বাচন করুন টুলস থেকে সারণিটিকে আবার পরিসরে রূপান্তর করতে গ্রুপ।
- এখন লোড করা ডেটা পরিসরে রূপান্তরিত হয়৷ ৷
- কক্ষের পরিসর নির্বাচন করুন এবং মুছুন B4:B35 . তাহলে আমাদের ডেটাসেট উৎস কলাম থেকে বিনামূল্যে থাকবে .
- এখন আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে এক্সেল ওয়ার্কশীটে এখন একাধিক পিডিএফ ফাইল থেকে ডেটা বের করা হয়েছে।
পিডিএফের সমস্ত টেবিল এখন একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটে লোড করা হয়েছে। এটি Excel এ একাধিক PDF ফাইল থেকে ডেটা বের করার সবচেয়ে সহজ উপায়।
আরো পড়ুন: কিভাবে PDF থেকে Excel এ ডেটা বের করবেন (4টি উপযুক্ত উপায়)
2. Microsoft Word ব্যবহার করে
মাইক্রোসফ্ট শব্দ পিডিএফ ডক্স ম্যানিপুলেট করার জন্য আরেকটি সহজ টুল। Word তার নিজস্ব docx ছাড়াও বিভিন্ন নথি বিন্যাস খুলতে পারে বিন্যাস PDF তাদের মধ্যে একটি।
পদক্ষেপ
- আমরা নিচের PDF ফাইলটি Excel এ আমদানি করতে যাচ্ছি।
- এটি করতে, Microsoft Word, খুলুন এবং ফাইল মেনু থেকে, খুলুন ক্লিক করুন এবং তারপর ব্রাউজ করুন এ ক্লিক করুন
- একটি নতুন ফাইল ব্রাউজ করুন মেনু খুলবে, সেই মেনু থেকে আপনার ফাইলের অবস্থানে যান যেখানে আপনার পিডিএফ ফাইলগুলি অবস্থিত এবং আপনার পিডিএফ ফাইল নির্বাচন করুন। খুলুন ক্লিক করুন৷ এর পরে।
- পিডিএফ ফাইলটি তখন ওয়ার্ড উইন্ডোতে সম্পাদনাযোগ্য আকারে খোলা হয়। আপনি এখন এই ফাইলটি সম্পাদনা করতে পারেন৷
- এখন টেবিলটি নির্বাচন করুন এবং মাউসে ডান-ক্লিক করুন। একটি প্রসঙ্গ মেনু প্রদর্শিত হবে।
- প্রসঙ্গ মেনু থেকে, কপি করুন এ ক্লিক করুন .
- তারপর আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীটে যান, এক্সেল ওয়ার্কশীটে সেল নির্বাচন করুন B4, এবং মাউসে ডান-ক্লিক করুন।
- প্রসঙ্গ মেনু থেকে উৎস বিন্যাস রাখুন নির্বাচন করুন (কে) আইকন।
- পেস্ট ক্লিক করার পর আইকন, আপনি এখন এখানে আটকানো শব্দ ফাইল থেকে টেবিলটি লক্ষ্য করবেন।
- আপনাকে ঘরের বিন্যাস পরিবর্তন করতে হতে পারে কারণ একই আকারের কারণে এটিতে PDF এর মতো একই বিন্যাস নাও থাকতে পারে। কিন্তু ডেটা এখানে নির্ভুলভাবে বের করা হবে।
- লেখার রঙ, কলামের প্রস্থ, ঘরের রঙ ইত্যাদির মতো কিছু বিন্যাস টুইক করার পরে নীচের ছবিটি চূড়ান্ত চিত্র।
- আপনি অন্য ফাইলগুলির জন্য একই প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি করতে পারেন এবং আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীটে যতগুলি ফাইলের তথ্য প্রয়োজন ততগুলি যোগ করতে পারেন৷
- এখন নিচে দ্বিতীয় পিডিএফ ফাইলের ডেটা দেওয়া হল এক্সেল ওয়ার্কশীটে এক্সট্র্যাক্ট করার পরে।
- এখন নিচে তৃতীয় PDF ফাইলের ডেটা দেওয়া হল এক্সেল ওয়ার্কশীটে এক্সট্র্যাক্ট করার পরে৷
আরো পড়ুন: কিভাবে পূরণযোগ্য PDF থেকে Excel এ ডেটা রপ্তানি করবেন (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
3. কপি এবং পেস্ট বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করা
পিডিএফ ফাইল থেকে এক্সেল ওয়ার্কশীটে ডেটা কপি এবং পেস্ট করা পিডিএফ থেকে এক্সেল শীটে ডেটা স্থানান্তর করার সবচেয়ে সহজ উপায়। কিন্তু নিষ্কাশনের পরে ডেটা পরে পরিবর্তনের প্রয়োজন।
পদক্ষেপ
- এই পদ্ধতিতে, আমরা নীচের পিডিএফ ফাইল থেকে টেবিল ডেটা বের করতে যাচ্ছি।
- প্রথমে, আমরা Ctrl+A চাপতে যাচ্ছি , পিডিএফ ফাইলের সমস্ত ডেটা নির্বাচন করতে সেই টেবিল ফাইলটি।
- এরপর, মাউসে ডান-ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে কপি করুন নির্বাচন করুন।
- ডেটা কপি করার পর, আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীটে যান এবং সেল B4 নির্বাচন করুন।
- তারপর আবার মাউসে ডান-ক্লিক করুন এবং Keep Source Formatting (K)-এ ক্লিক করুন। পেস্ট অপশন থেকে আইকন
- পেস্ট আইকনে ক্লিক করার পর, আপনি এখন এক্সেল শীটে আটকানো একটি PDF টেবিল দেখতে যাচ্ছেন।
- কিন্তু এই টেবিলটি PDF এর মত নয়। এর পেছনের কারণ হল Excel এ সেলের আকার স্থির, এবং অনেক সেল মানের জন্য এটি পর্যাপ্ত নয়৷
- তাই আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীটে কিছু ফরম্যাটিং প্রয়োজন, যেমন পাঠ্যের রঙ পরিবর্তন, ঘরের রঙ, ঘরের প্রস্থ পরিবর্তন ইত্যাদি।
ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পরে আপনি লক্ষ্য করবেন যে আমদানি করা টেবিলটি এখন হুবহু PDF এর মতো দেখাচ্ছে৷
আরো পড়ুন:কিভাবে PDF কে Excel এ টেবিলে রূপান্তর করতে হয় (3 পদ্ধতি)
উপসংহার
সংক্ষেপে, "এক্সেলের একাধিক পিডিএফ ফাইল থেকে ডেটা কীভাবে বের করা যায়" প্রশ্নটির উত্তর এখানে 3টি ভিন্ন উপায়ে দেওয়া হয়েছে। সবচেয়ে দরকারী পদ্ধতি হল একটি পাওয়ার কোয়েরি ব্যবহার করা অথবা একাধিক পিডিএফ থেকে একবারে ডেটা পাওয়া। অন্যান্য পদ্ধতি রয়েছে যা মূলত পিডিএফ থেকে এক্সেলে ডেটা কপি এবং পেস্ট করে এবং পরে যথাযথভাবে ফর্ম্যাট করে।
এই সমস্যার জন্য, একটি ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করার জন্য উপলব্ধ যেখানে আপনি এই পদ্ধতিগুলি অনুশীলন করতে পারেন৷
মন্তব্য বিভাগের মাধ্যমে কোনো প্রশ্ন বা প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করতে নির্দ্বিধায়. Exceldemy-এর উন্নতির জন্য যেকোনো পরামর্শ সম্প্রদায় অত্যন্ত প্রশংসনীয় হবে৷
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- VBA ব্যবহার করে কিভাবে PDF থেকে Excel এ নির্দিষ্ট ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করবেন
- একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে PDF মন্তব্য রপ্তানি করুন (৩টি দ্রুত কৌশল)
- কিভাবে সফ্টওয়্যার ছাড়াই পিডিএফকে এক্সেলে রূপান্তর করতে হয় (৩টি সহজ পদ্ধতি)
