এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টার মাস্টার করুন: ৫টি শক্তিশালী ব্যবহারের ক্ষেত্র

মাইক্রোসফট এক্সেলে অ্যাডভান্সড ফিল্টার নামে একটি অসাধারণ ফিচার রয়েছে। এটি নির্দিষ্ট ক্যাটাগরি অনুযায়ী ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করতে সাহায্য করে। এই আর্টিকেলে আমরা ৫টি উপযোগী উদাহরণের সাথে এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টার-এর বিস্তারিত জানব। তো আর দেরি না করে শুরু করা যাক।

এই স্যাম্পল ফাইলটি পান এবং নিজে চেষ্টা করুন।

এক্সেলে রেগুলার ফিল্টার বনাম অ্যাডভান্সড ফিল্টার

यद्यপি দুটি টার্ম দেখতে একই লাগে, রেগুলার এবং অ্যাডভান্সড ফিল্টারের মধ্যে কিছু পার্থক্য রয়েছে। এক নজরে সেগুলো দেখে নেওয়া যাক।

• অ্যাডভান্সড ফিল্টার ফিল্টার করা ডেটা একই সাথে অন্য লোকেশনে এক্সট্র্যাক্ট করতে সাহায্য করে, কিন্তু রেগুলার ফিল্টার এটি করতে পারে না।
• রেগুলার ফিল্টার লিস্টেড কRITEERIA-তে সীমাবদ্ধ। কিন্তু অ্যাডভান্সড ফিল্টার আপনাকে জটিল রেঞ্জের কRITEERIA-সহ কাজ করার সুযোগ দেয়।
• অ্যাডভান্সড ফিল্টার ডেটাসেট থেকে ইউনিক রেকর্ড এক্সট্র্যাক্ট করার জন্য খুব উপকারী।

এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টারের ৫টি উপযোগী অ্যাপ্লিকেশন

এখানে একটি স্যাম্পল ডেটাসেট রয়েছে পাবলিক সার্চের কফি-টাইপ Keyword-এর ওপর। এতে প্রতিটি Keyword-এর Search Volume এবং Traffic পারসেন্টেজও দেখানো হয়েছে।

এখন, এই ডেটাসেটে বিভিন্ন পরিস্থিতিতে অ্যাডভান্সড ফিল্টার অ্যাপ্লাই করব।

১. এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টারে কRITEERIA প্রয়োগ

অ্যাডভান্সড ফিল্টার শুধু Excel Ribbon-এ একটি টুল নয়, বরং এটি একটি কমান্ড যা বিভিন্নভাবে পারফর্ম করা যায়। এখানে আমরা দেখব কিভাবে অ্যাডভান্সড ফিল্টারের মাধ্যমে বিভিন্ন কRITEERIA প্রয়োগ করা যায়।

১.১ One Word Criteria (এক শব্দের কRITEERIA)

এই প্রথম উদাহরণে, আমরা অ্যাডভান্সড ফিল্টার দিয়ে একটি নির্দিষ্ট শব্দ খুঁজে বের করব।

• প্রথমে, আপনি যে ডেটা ফিল্টার করতে চান সেটির ভেতর যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর, Data রিবনে যান এবং Sort & Filter গ্রুপ থেকে Filter সিলেক্ট করুন।

• পরবর্তী, কলামের শীর্ষে থাকা Filtering আইকনে ক্লিক করুন এবং Text Filters ফিল্ডে শব্দটি টাইপ করুন (আমি “best” টাইপ করেছি)।

• OK ক্লিক করুন। নিচের ছবির মতো ফিল্টার করা ডেটা পাবেন।

১.২ Two Words Criteria (দুই শব্দের কRITEERIA)

আপনি যদি দুটি শব্দের জন্য ডেটা ফিল্টার করতে চান, তবে উপরের মেথড কাজ করবে না। কিন্তু একই Filter আইকন ব্যবহার করে আপনি দুটি শব্দের জন্য ডেটা রেকর্ড ফিল্টার করতে পারেন। এর জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

• প্রথমে, Text Filters কমান্ড drop-down-এ আছে, সেটি ক্লিক করুন এবং Custom Filter কমান্ডে ক্লিক করুন।

• তারপর, একটি Custom AutoFilter ডায়লগ বক্স দেখাবে।
• ডায়লগ বক্সে, আপনি দুটি শব্দের জন্য টেবিল ফিল্টার করতে পারেন। প্রথম এবং দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউনে, আমি contains সিলেক্ট করলাম।

• দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউনের ডান পাশের ফিল্ডে, আমি best এবং machine টাইপ করলাম।

• এখন, আপনি ডায়লগে দুটি রেডিও বাটন দেখবেন: And এবং Or।

“And” ব্যবহার

• যদি আপনি “And” সিলেক্ট করেন, তবে ফিল্টার করা কিওয়ার্ডগুলোর দুটো শব্দই থাকবে “best” এবং “machine”।

“Or” ব্যবহার

• এখন দেখুন কী হয় যখন আমি “Or” রেডিও বাটন সিলেক্ট করি।

১.৩ More Than Two Words Criteria (দুই শব্দের বেশি কRITEERIA)

কখনও কখনও ডেটা এনালিসিস জটিলভাবে ডেটা ফিল্টার করার দাবি করে। আপনি নিচের কRITEERIA-সহ জটিলভাবে আপনার ডেটা ফিল্টার করতে চাইতে পারেন:

• Keywords কলামে “best”, “machine”, এবং “reviews” থাকবে।
• Search Volume কলামের ভ্যালু ২০০-এর চেয়ে বড় বা সমান হবে।
• Traffic কলামের ভ্যালু ১.৫-এর চেয়ে ছোট বা সমান হবে।

এখন প্রদত্ত কRITEERIA অনুযায়ী এই ডেটাসেট ফিল্টার করি।

• শুরুতে, Data রিবনে যান এবং Sort & Filter গ্রুপের অধীনে Advanced কমান্ডে ক্লিক করুন।

• তারপর, List range ফিল্ডে আপনি যে ডেটা ফিল্টার করতে চান সেটি ইনপুট করুন।

• পরবর্তী, Criteria range ফিল্ডে, আপনি যেখানে আপনার কRITEERIA বানিয়েছেন সে রেঞ্জ ইনপুট করুন।

• শেষে, OK চাপুন এবং আপনি ফলাফল দেখতে পাবেন।

২. এক্সেল ফর্মুলা ব্যবহার করে অ্যাডভান্সড ফিল্টার

আমরা একটি সহজ ফর্মুলার সাহায্যে অ্যাডভান্সড ফিল্টারও অ্যাপ্লাই করতে পারি। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

• প্রথমে, কRITEERIA কিওয়ার্ডটি cell range F5:F6-এ ইনসার্ট করুন।

• পরবর্তী, cell G5-এ এই ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।

• এরপর, Enter চাপুন।
• আপনি দেখবেন কিওয়ার্ডের জন্য শর্তটি TRUE।

• শেষে, cell G6-এ একই ফর্মুলা অ্যাপ্লাই করুন এবং আউটপুট দেখুন।

৩. এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টারে وا일্ডকার্ড ক্যারেক্টার ব্যবহার

কখনও কখনও আপনি এমন পরিস্থিতির সম্মুখীন হবেন যেখানে Wildcard Characters (?, *, এবং ~) ব্যবহার করলে আপনার সময় বাঁচবে। ধরুন, আপনি এমন ফিল্টারিং চান যেখানে কেবল সেই কোম্পানিগুলো দেখাবে যেগুলো “e” অক্ষরে শুরু হয়।

• প্রথমে, আপনি যে ডেটা ফিল্টার করতে চান সেটির ভেতর যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর, আগের মতো ফিল্টার অ্যাপ্লাই করুন।
• পরবর্তী, কলামের শীর্ষে থাকা Filtering আইকনে ক্লিক করুন এবং Text Filters ফিল্ডে “e*” টাইপ করুন।

• OK ক্লিক করুন। নিচের ছবির মতো ফিল্টার করা ডেটা পাবেন।

৪. ইউনিক লিস্ট এক্সট্র্যাক্ট করতে অ্যাডভান্সড ফিল্টার

আপনি যদি পুনরাবৃত্তিমূলক ভ্যালু থেকে ডেটা আনা চান (সংযোজিত ছবি দেখুন), তবে এই মেথড আপনাকে সাহায্য করবে।

নিচে প্রসেসটি দেখুন:

• আগের মতো, Data ট্যাব থেকে Advanced Filter ডায়লগ বক্স খুলুন।
• এখানে, List range B4:D15 ইনসার্ট করুন।
• পরবর্তী, Unique records only বক্সে চেকмар্ক দিন।

• এরপর, OK চাপুন।
• বস, হয়ে গেলো, আপনি কিওয়ার্ডের ইউনিক লিস্ট পেয়ে গেলেন।

৫. কলাম ইন্টারভালে অ্যাডভান্সড ফিল্টার ইন্সার্ট করা

আপনি কি জানেন ইন্টারভাল কী? ১ – ৫, ৮ – ১৫; এগুলো ইন্টারভাল। কলামকে বিভিন্ন ইন্টারভালের জন্য ফিল্টার করতে চান? নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

• প্রথমে, নিচের ছবির মতো Criteria range তৈরি করুন।

• এখন, আলাদা আলাদা বক্সে List এবং Criteria range ইনসার্ট করুন।

• শেষে, OK চাপুন এবং আপনি ফলাফল দেখতে পাবেন।

এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টার দিয়ে অন্য লোকেশনে কপি করা

আগে কথা বলেছি, অ্যাডভান্সড ফিল্টার ফিল্টার করা ডেটাসেট অন্য লোকেশনে কপি করতে সক্ষম। দেখি কীভাবে কাজ করে।

• প্রথমে, পুরনো শিটের পাশে একটি নতুন শিট তৈরি করুন।

• তারপর, cells F5, G5 এবং H5-এ কRITEERIA ইনসার্ট করুন।

• এখন, Advanced Filter ডায়লগ বক্স খুলুন।
• এখানে, Copy to another location সিলেক্ট করুন।

• তারপর, ডেটাসেট অনুযায়ী List range ইনসার্ট করুন।
• পরবর্তী, Criteria range ইনসার্ট করুন।
• শেষে, নতুন শিটে যেখানে কপি করতে চান সে লোকেশন Copy to বক্সে ইনসার্ট করুন।

• শেষে, OK চাপুন এবং ফাইনাল আউটপুট দেখুন।

[Fixed!] এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টার কাজ না করলে সমাধান

এক্সেল অ্যাডভান্সড ফিল্টার কাজ না করার অনেক কারণ রয়েছে। এখানে, এই ২টি কারণ চেক করুন:

• চেক করুন ডেটাসেট এবং কRITEERIA রেঞ্জের হেডার টাইটেল মিসম্যাচ কিনা নিচের মতো:

• অথবা, খুঁজে বের করুন কোনো এরর বা ব্ল্যাংক সেল আছে কিনা এইভাবে:

হেডার টাইটেল সঠিকভাবে ইনসার্ট করুন অথবা সঠিক ভ্যালু দিয়ে সমাধান করুন, আপনার অ্যাডভান্সড ফিল্টার সঠিকভাবে কাজ করবে।

উপসংহার

আশা করি এই আর্টিকেলটি আমাদের এক্সেল-এ অ্যাডভান্সড ফিল্টার সম্পর্কে জানতে সাহায্য করবে। আপনি কি কিছু যোগ করতে চান বা এক্সেলে ডেটা ফিল্টারের সম্পর্কে কোনো স্পেশাল টেকনিক জানেন? কমেন্ট বক্সে শেয়ার করুন, এটি অত্যন্ত প্রশংসনীয় হবে। আর ExcelDemy-র সাথে থাকুন আরও এরকম আর্টিকেল পেতে।