এক্সেলে অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর উপায় খুঁজছেন? তবে আপনি সঠিক জায়গায় আছেন। কখনো কখনো আমরা যে ডেটা পাই সেটি ক্লিন ও এনালাইসিসের জন্য প্রস্তুত নয়। সেক্ষেত্রে, আমাদের কিছু ধাপ ফলো করে ডেটা ক্লিন ও প্রস্তুত করতে হয়। এখানে আপনি পাবেন ১০টি ভিন্ন স্টেপ-বাই-স্টেপ এক্সপ্লেইনড উপায় অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জ্ঞান পেতে।
এক্সেলে অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর ১০টি উপায়
এখানে একটি ডিসঅর্গানাইজড ডেটাসেট আছে যেটিতে কিছু লোকের নাম, জন্ম তারিখ, পেশা, এবং বেতন আছে। এখন, আমরা এই ডেটাসেট ব্যবহার করে এক্সেলে অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর উপায়গুলো দেখাব।
১. এক্সেলে ডেটা ক্লিন করার জন্য পাওয়ার কুয়েরি ফিচার ব্যবহার
প্রথম মেথডে, আমরা পাওয়ার কুয়েরি ফিচার ব্যবহার করব অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জন্য। নিজের ডেটাসেটে এটি করার জন্য ধাপগুলো ফলো করুন।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ B4:D10 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Data ট্যাব >> From Table/Range-এ ক্লিক করুন।
- এখন, Create Table বক্স খুলবে এবং ডেটাসেটটি ইতিমধ্যে সিলেক্টেড থাকবে।
- उसके পর, OK চাপুন।
- এরপর, Power Query Editor প্রদর্শিত হবে।
- তারপর, হেডার সেট করার জন্য Use First Row as Headers-এ ক্লিক করুন।
- পরে, টেক্সট কেস চেঞ্জ করার জন্য Name কলাম সিলেক্ট করুন।
- এখন, Transform ট্যাব >> Text Column >> Format >> Capitalize Each Word সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তী, খালি সেলवाले সারিগুলো রিমুভ করার জন্য নিচের বাটনে ক্লিক করুন।
- তারপর, Remove Empty-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, Close & Load >> Close & Load To সিলেক্ট করুন।
- এখন, Import Data বক্স খুলবে।
- পরবর্তী, New worksheet অপশন সিলেক্ট করুন।
- তারপর, OK চাপুন।
- এভাবেই, আপনি Power Query Editor ব্যবহার করে অটোমেটিক্যালি ডেটা ক্লিন করতে পারেন।
২. এক্সেলে Text to Columns ফিচার প্রয়োগ
এখানে, ডেটাসেটে, একজন ব্যক্তির ফার্স্ট ও লাস্ট নেম দুটোই একই কলামে আছে যেটি Name নামে টাইটেল করা হয়েছে। আমরা Text to Columns ফিচার ব্যবহার করে ডেটাকে দুটি আলাদা কলামে বাঁটতে পারি অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জন্য এক্সেলে।
ধাপগুলো নিচে:
ধাপগুলো:
- শুরুতে, সেল রেঞ্জ B5:B10 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Data ট্যাব >> Data Tools >> Text to Columns সিলেক্ট করুন।
- उसके পর, Next চাপুন।
- পরবর্তী, Delimiters হিসেবে Semicolon, Comma, Space এবং @ Others-এ সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Next চাপুন।
- এখন, Destination হিসেবে সেল C5 ইনসার্ট করুন।
- उसके পর, Finish চাপুন।
- শেষে, আপনি দেখবেন ডেটা দুটি কলামে ভাগ হয়েছে First Name এবং Last Name।
৩. অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এ এক্সেলে Flash Fill ফিচার ব্যবহার
এখন, আপনি এক্সেলে অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জন্য Flash Fill ফিচার ব্যবহার করার উপায় পাবেন। এখানে, ডেটাসেটে বিভিন্ন অনוয়ান্টেড সিম্বল আছে। আপনি নিচের ধাপগুলো ফলো করে সেগুলো রিমুভ করতে পারেন।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, First Name কলামে Jack ইনসার্ট করুন।
- তারপর, Data ট্যাব >> Data Tools >> Flash Fill-এ ক্লিক করুন।
- এখন, আপনি দেখবেন বাকি সব সিম্বলগুলো রিমুভ হয়ে গেছে।
৪. এক্সেলে ডেটা ক্লিনিং-এ SUBSTITUTE ফাংশন ব্যবহার
পরবর্তী, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে SUBSTITUTE ফাংশন ব্যবহার করে অনোয়ান্টেড সিম্বল রিমুভ করতে হয় অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জন্য এক্সেলে।
নিচের ধাপগুলো ফলো করুন নিজে করার জন্য।
ধাপগুলো:
- শুরুতে, সেল D5 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=SUBSTITUTE(C5,"@", )
এখানে, SUBSTITUTE ফাংশনে, আমরা সেল C5-কে text হিসেবে, "@"-কে old_text হিসেবে এবং ব্ল্যাঙ্ক (" ")-কে new_text হিসেবে ইনসার্ট করেছি।
- उसके পর, ENTER চাপুন এবং Fill Handle টুল ড্র্যাগ ডাউন করে বাকি সেলগুলোর জন্য AutoFill করুন।
- শেষে, SUBSTITUTE ফাংশন কলাম D-থেকে অনোয়ান্টেড সিম্বলগুলো রিমুভ করেছে।
৫. এক্সেলে Find & Replace ফিচার প্রয়োগ
পঞ্চম মেথডে, আমরা Find and Replace অপশন ব্যবহার করে ডেটা ক্লিন করব। এখানে, আমরা দুটি ভ্যালুতে "#" এবং দুটি ভ্যালুতে "@" ও ";" দেখছি। আমরা এই ভ্যালুগুলো ব্ল্যাঙ্ক দিয়ে রিপ্লেস করব Find and Replace অপশন প্রয়োগ করে।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ B5:D10 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Home ট্যাব >> Editing >> Find & Select >> Replace সিলেক্ট করুন।
- এখন, Find and Replace টুলবক্স খুলবে।
- পরবর্তী, Find what বক্সে "#" এবং Replace with বক্সে ব্ল্যাঙ্ক ইনসার্ট করুন।
- उसके পর, Replace চাপুন।
- তারপর, আপনি দেখবেন "#" রিমুভ হয়ে গেছে।
- সিমিলারলি, আপনি Find & Replace ফিচার ব্যবহার করে ডেটাসেট থেকে "@" এবং ";" রিমুভ করতে পারেন।
৬. অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এ এক্সেলে Number Format ব্যবহার
এখন, আপনি শিখবেন কীভাবে Number Format চেঞ্জ করতে হয় অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জন্য এক্সেলে। এখানে, Date of Birth-এর কিছু ভ্যালু Date ফরম্যাটে নয়। নিজে ডেটা ক্লিন করার জন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ C5:C10 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Home ট্যাব >> Number Format >> ড্রপ-ডাউন বাটনে ক্লিক করুন।
- उसके পর, Short Date সিলেক্ট করুন।
- এভাবে, আপনি ডেটাসেটের Number Format চেঞ্জ করে এক্সেলে অটোমেটিক্যালি ডেটা ক্লিন করতে পারেন।
৭. ডেটা ক্লিনিং-এ Remove Duplicates অপশন ব্যবহার
এখন, আমরা Remove Duplicates ফিচার ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট ভ্যালুগুলো রিমুভ করব অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জন্য এক্সেলে।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ B4:D11 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Data ট্যাব >> Data Tools >> Remove Duplicates সিলেক্ট করুন।
- এখন, Remove Duplicates ডায়লগ বক্স খুলবে।
- उसके পর, OK চাপুন।
- পরবর্তী, ডুপ্লিকেট-এর ইনফরমেশন ধারণকারী আরেকটি বক্স আসবে।
- তারপর, OK চাপুন।
- শেষে, Remove Duplicates ফিচার ডেটাসেট থেকে ডুপ্লিকেট ভ্যালুগুলো রিমুভ করবে।
৮. অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এ Go To Special ফিচার প্রয়োগ
এখন, আমরা Go to Special ফিচার ব্যবহার করব খালি সেল ডিটেক্ট করার জন্য অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর উপায় হিসেবে এক্সেলে।
ধাপগুলো নিচে:
ধাপগুলো:
- শুরুতে, সেল রেঞ্জ B4:D11 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Home ট্যাব >> Editing >> Find & Select >> Go To Special সিলেক্ট করুন।
- এখন, Go To Special বক্স আসবে।
- उसके পর, Blanks সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তী, OK চাপুন।
- তারপর, আপনি দেখবেন খালি সেলগুলো সিলেক্টেড হয়েছে।
- এখন, আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী সিলেক্টেড সেলগুলোর ফরম্যাট চেঞ্জ করতে পারেন।
- এখানে, আমরা Home ট্যাব >> Fill Color >> Red Fill Color হিসেবে সিলেক্ট করব।
- এভাবে, আপনি এক্সেলে অটোমেটিক্যালি ডেটা ক্লিন করার জন্য খালি সেল ডিটেক্ট করতে পারেন।
৯. এক্সেলে ডেটা ক্লিনিং-এ লিস্টে টেক্সট ম্যাচিং
আপনার কিছু ডেটা থাকতে পারে এবং আপনি এই ডেটা-কে অন্য একটি উপলব্ধ লিস্ট-এর সাথে চেক করতে চান। আমাদের উদাহরণের স্ক্রিনশটটি দেখুন। আমরা বাম পাশের উদাহরণ থেকে রেজাইন করা ব্যক্তিদের খুঁজে বের করব। ডান পাশে রেজাইন করা নম্বর들의 একটি লিস্ট আছে।
উপরের স্ক্রিনশটটি একটি সিম্পল উদাহরণ দেখাচ্ছে। ডেটা রেঞ্জ B5:D22-এ। লক্ষ্য হচ্ছে Resigned Members লিস্টে, কলাম F-এ যেসব রো দিকহাইছে সেগুলো ডেটা জোনে চিহ্নিত করা। আপনি পরে এই অনাবশ্যক সারিগুলো ডিলিট করতে পারেন।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, সেল D5 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন।
=IF(COUNTIF($F$5:$F$11,C5),"Resigned","")
এখানে, ফর্মুলার COUNTIF ফাংশন ১ রিটার্ন করবে যদি এটি (বোল্ড পার্ট) ম্যাচ করে একটি লিস্ট ভ্যালু (সেল রেঞ্জ F5:F11) একটি ডেটা ভ্যালু (সেল C5) এর সাথে। যদি এই পার্ট ১ বা অধিক রিটার্ন করে, তবে IF ফাংশন "Resigned" রিটার্ন করবে, অন্যথায় কিছুই না।
- उसके পর, ENTER চাপুন এবং Fill Handle টুল ড্র্যাগ ডাউন করে বাকি সেলগুলোর জন্য AutoFill করুন।
এই পুরো ফর্মুলা "Resigned" শব্দটি ডিসপ্লে করবে যদি কলাম C-এ "Member Num" "Resigned Members" লিস্টে পাওয়া যায়। যদি Member number নहीं পাওয়া যায়, তবে এটি এমপטי স্ট্রিং রিটার্ন করবে।
- এখন, এই পুরো ফর্মুলা "Resigned" শব্দটি ডিসপ্লে করবে যদি কলাম C-এ "Member Num" "Resigned Members" লিস্টে পাওয়া যায়। যদি Member number না পাওয়া যায়, তবে এটি এমপटी স্ট্রিং রিটার্ন করবে।
আপনি কলাম D দিয়ে লিস্টটি সর্ট করতে পারেন, সব Resigned Members-এর সারিগুলো একসাথে আসবে এবং দ্রুত ডিলিট করা যাবে।
- কলাম D দিয়ে সর্ট করতে, সেল D5 থেকে D22 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Home⇒Editing⇒Sort & Filter⇒Sort Z to A বেছে নিন।
- পরবর্তী, Sort Warning বক্স খুলবে।
- उसके পর, Expand the selection সিলেক্ট করুন।
- এখন, Sort চাপুন।
- তারপর, আমাদের এক্সেল স্যাম্পল ফাইলটি নিচের মত হয়ে যাবে।
এই টেকনিকটি অন্যান্য টাইপের লিস্ট-ম্যাচিং টাস্কের জন্যও অ্যাডাপ্ট করা যায়।
১০. এক্সেলে ক্লিনিং-এ Spell Check ব্যবহার
শেষ ধাপে, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে Spell Check ব্যবহার করতে হয় অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর জন্য এক্সেলে। নিজে করার জন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
ধাপগুলো:
- শুরুতে, সেল রেঞ্জ C5:C10 সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Review ট্যাব >> abc Spelling-এ ক্লিক করুন।
- এখন, Spelling বক্স খুলবে।
- उसके পর, Manager সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Change চাপুন।
- পরবর্তী, Receptionist সিলেক্ট করুন।
- उसके পর, Change চাপুন।
- এখন, Clerk সিলেক্ট করুন।
- उसके পর, Change সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তী, একটি Microsoft Excel ওয়ার্নিং বক্স আসবে।
- তারপর, OK চাপুন।
- এভাবে, আপনি এক্সেলে Spell Check ব্যবহার করে ডেটা ক্লিন করতে পারেন।
প্র্যাকটিস সেকশন
আর্টিকেলে, আপনি নিচের ছবির মত একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক পাবেন স্বাধীনভাবে প্র্যাকটিস করার জন্য।
উপসংহার
সুতরাং, এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে অটোমেটেড ডেটা ক্লিনিং-এর উপায়গুলো দেখিয়েছি। আশা করি আপনি এই আর্টিকেলটিকে ইন্টারেস্টিং ও হেল্পফুল পেয়েছেন। যদি কিছু বুঝতে কষ্ট হয়, তবে কমেন্ট করুন। দয়া করে জানান যদি আরো অল্টারনেটিভ থাকে যা আমরা মিস করেছি। এবং ExcelDemy ভিজিট করুন এইরকম আরো আর্টিকেলের জন্য। ধন্যবাদ!
