প্রেরক, তারিখ, কীওয়ার্ড, আকার এবং আরও অনেক কিছু দ্বারা আউটলুক ইমেল অনুসন্ধান করুন

"আমার ইমেল কোথায় গেল? এটি কেবল অদৃশ্য হয়ে গেছে।" আমি আমার ক্যারিয়ারে কতবার এটি শুনেছি তা হতবাক। কিন্তু এতটা চমকপ্রদ নয় যে কত লোক বুঝতে পারে না যে তারা সহজেই আউটলুকে একটি নির্দিষ্ট ইমেল অনুসন্ধান করতে পারে।

তারিখ, প্রেরক, কীওয়ার্ড এবং আরও অনেক কিছুর মাধ্যমে আউটলুক ইমেল কীভাবে অনুসন্ধান করবেন সে সম্পর্কে এই নির্দেশিকাটি পড়ার পরে, আপনি আউটলুকেও যে কোনও ইমেল খুঁজে পেতে সক্ষম হবেন। আমরা আপনাকে সমস্ত Outlook ইমেল অনুসন্ধান টিপস দিতে যাচ্ছি যা আপনি পরিচালনা করতে পারেন।

আপনার ইমেলগুলি কি ইন্ডেক্স করা হয়েছে?

সেরা ইমেল অনুসন্ধান ফলাফলের জন্য, আসুন নিশ্চিত করুন যে আউটলুক সবকিছু সূচী করেছে।

ইনডেক্সিং কি? যেমন একটি বইয়ের সূচীতে সমস্ত বিষয় তালিকাভুক্ত থাকে এবং সেগুলি কোথায় পাওয়া যায়, আউটলুক ইনডেক্সিং সেরকম একটি ডাটাবেস তৈরি করে। একগুচ্ছ ফ্রিফর্ম পাঠ্যের চেয়ে প্রোগ্রামগুলির জন্য একটি ডাটাবেসের মাধ্যমে অনুসন্ধান করা সহজ৷

1. কারসারটিকে সার্চ কারেন্ট মেলবক্সে রাখুন ক্ষেত্র, তাৎক্ষণিক অনুসন্ধান বাক্স নামেও পরিচিত। এটি সার্চ টুলস নিয়ে আসবে বার।
2. সার্চ টুলস -এ ক্লিক করুন বোতাম এবং তারপরে ইন্ডেক্সিং স্ট্যাটাস এ . একটি ছোট উইন্ডো খুলবে যে কতগুলি ইমেল ইনডেক্স করা বাকি আছে তা দেখাবে।

সূচীকৃত আইটেম সংখ্যা শূন্য ছাড়া কিছু হলে, এটি কয়েক মিনিট দিন। এটি নিশ্চিত করবে যে অনুসন্ধান যতটা সম্ভব সম্পূর্ণ।

ইনডেক্সিং কিছু সম্পদ লাগে. আপনি যদি দেখেন যে এটি আউটলুক বা আপনার কম্পিউটারকে খুব বেশি ধীর করে দেয়, তাহলে কম্পিউটারের পারফরম্যান্স ভালো করার জন্য আপনি ইন্ডেক্সিং বন্ধ করতে পারেন।

স্থায়ীভাবে অনুসন্ধান ট্যাব যোগ করুন

প্রতিবার অনুসন্ধান বারে ক্লিক না করে আমরা যদি সহজেই অনুসন্ধান ট্যাবে প্রবেশ করতে পারি তবে এটি কি দুর্দান্ত হবে না? এটা করা যাক।

• ফাইল-এ ক্লিক করুন .

• বিকল্প-এ ক্লিক করুন বাম দিকে, প্রায় অর্ধেক নিচে।

• বিকল্প উইন্ডোতে, রিবন কাস্টমাইজ করুন এ ক্লিক করুন .

• কাস্টমাইজ রিবন প্যানে, ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এর থেকে কমান্ড চয়ন করুন: এবং টুল ট্যাব নির্বাচন করুন .

• সার্চ টুলস খুঁজুন এবং এটি নির্বাচন করুন। তারপর যোগ করুন>> এ ক্লিক করুন বোতাম

• সার্চ টুলগুলি প্রধান ট্যাবগুলিতে প্রদর্শিত হবে৷ এলাকা রিবনে এটি কোথায় প্রদর্শিত হবে তা নির্ধারণ করতে এই এলাকার পাশে উপরে এবং নীচের তীরগুলি ব্যবহার করুন বা এটি যেখানে আছে সেখানে রেখে দিন। তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন পরিবর্তন করতে।

• সার্চ টুলস খুঁজুন ট্যাব এখন আমরা যেকোন সময় সহজেই সকল সার্চ টুল অ্যাক্সেস করতে পারি।

অনুসন্ধানের সুযোগ নির্ধারণ করুন

অনুসন্ধান সরঞ্জাম ট্যাবে, আমরা সহজেই অনুসন্ধানের সুযোগ নির্ধারণ করতে পারি। বাম দিকে, আমরা দেখব যে আমরা সুযোগটি সমস্ত মেলবক্সে সেট করতে পারি , বর্তমান মেইলবক্স ,বর্তমান ফোল্ডার ,সাবফোল্ডার , অথবা সমস্ত আউটলুক আইটেম .

সমস্ত মেলবক্স - যদি আমরা Outlook-এ মেলবক্স বা অন্যান্য অ্যাকাউন্ট শেয়ার করে থাকি তাহলে এই সুযোগটি বেছে নিন। কিছু লোকের Outlook-এ তাদের কাজের এবং ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্ট উভয়ই থাকতে পারে।

বর্তমান মেইলবক্স - শুধুমাত্র একটি মেলবক্সের মধ্যে অনুসন্ধান রাখতে এই সুযোগটি বেছে নিন। নিশ্চিত করুন যে মেলবক্সটি Outlook এর বাম ফলকে নির্বাচিত হয়েছে৷

বর্তমান ফোল্ডার৷ – এই সুযোগটি আউটলুকের বাম ফলকে বর্তমানে নির্বাচিত ফোল্ডারে অনুসন্ধানকে সীমাবদ্ধ করবে।

সাবফোল্ডার – এটি বাম ফলকে যে ফোল্ডার নির্বাচন করা হয়েছে তার অধীনে ফোল্ডারগুলির সুযোগ সীমিত করে৷

সমস্ত আউটলুক আইটেম - সবচেয়ে খোলা সুযোগ সমস্ত ইমেল, পরিচিতি, ক্যালেন্ডার আইটেম এবং কাজগুলিতে অনুসন্ধান প্রয়োগ করবে। বিপুল পরিমাণ ডেটার কারণে, এই সুযোগে অনুসন্ধানগুলি ধীর হতে পারে এবং অপ্রয়োজনীয় ফলাফল দিতে পারে৷ এই সুযোগটি সামান্য ব্যবহার করুন।

আউটলুকে সার্চ অপারেটর

অনুসন্ধান অপারেটর ব্যবহার করে অনুসন্ধান ফলাফল আরো নির্দিষ্ট করা যেতে পারে.

একটি নির্দিষ্ট বাক্যাংশ খুঁজে পেতে, অনুসন্ধান বাক্যাংশের চারপাশে দ্বিগুণ উদ্ধৃতি চিহ্ন রাখুন।

উদাহরণ:“ TPS রিপোর্ট”

যে আইটেমগুলিতে অবশ্যই দুই বা ততোধিক শব্দ থাকতে হবে, তবে একে অপরের ঠিক পাশে বা লিখিত ক্রমে অগত্যা নয়, AND ব্যবহার করুন অপারেটর।

উদাহরণ:কাজ AND সপ্তাহান্তে

একটি কীওয়ার্ড রয়েছে এমন আইটেমগুলি খুঁজে পেতে এবং একটি ভিন্ন কীওয়ার্ড রয়েছে এমন আইটেমগুলি বাদ দিতে, NOT ব্যবহার করুন অপারেটর।

উদাহরণ:শনিবার না মহান

এমন কিছু খুঁজছেন যা এক বা অন্য শব্দ থাকতে পারে? OR চেষ্টা করুন৷ অপারেটর।

উদাহরণ:জিরাফ বা পণ্য

এই সমস্ত অপারেটরকে একত্রিত করা যেতে পারে যাতে আমরা চাই সার্চটিকে নির্দিষ্ট করে তুলতে। আমাদের কাছে "TPS রিপোর্ট" এবং সপ্তাহান্তে বা জিরাফের মতো জটিল কিছু থাকতে পারে৷

কীওয়ার্ড দ্বারা আউটলুক অনুসন্ধান করুন

আউটলুক ইমেলের সবচেয়ে সহজ অনুসন্ধান হল কীওয়ার্ড অনুসন্ধান। এটি সবচেয়ে সহজভাবে করা হয় তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধান থেকে আমাদের ইনবক্সের শীর্ষে ক্ষেত্র।

• তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধান ক্ষেত্রের পাশে ড্রপ-ডাউন বাক্সে বা অনুসন্ধান ট্যাবে সুযোগ সেট করুন৷

• সার্চ ফিল্ডে কীওয়ার্ড বা শব্দ টাইপ করুন এবং এন্টার এ আলতো চাপুন চাবি. সার্চ অপারেটর এখানে ব্যবহার করা যেতে পারে অনুসন্ধানকে আরো সুনির্দিষ্ট করে তুলতে।

প্রেরকের দ্বারা আউটলুক খুঁজুন

প্রেরকের দ্বারা Outlook ইমেল অনুসন্ধান করতে:

• অনুসন্ধান ট্যাবে যান এবং থেকে ক্লিক করুন বোতাম

• এটি তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধান ক্ষেত্রে

  from:"প্রেরকের নাম"

  লিখবে৷

• ডাবল-উদ্ধৃতিগুলির মধ্যে থেকে প্রেরকের নাম সরান এবং আমরা যাকে খুঁজছি তার নাম লিখুন। আমরা তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধানে সরাসরি পুরো শব্দটি টাইপ করতে পারি। এন্টার আলতো চাপুন৷ অনুসন্ধানের চাবি।

বিষয় অনুসারে আউটলুক খুঁজুন

বিষয় অনুসারে Outlook ইমেল অনুসন্ধান করতে: 

• অনুসন্ধান ট্যাবের অধীনে, বিষয়-এ ক্লিক করুন .

• এটি তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধান ক্ষেত্রে

  বিষয়:"কীওয়ার্ড"

  রাখে।

• আমরা যে বিষয় খুঁজছি তার সাথে কীওয়ার্ড প্রতিস্থাপন করুন। সম্পূর্ণ বাক্যাংশটি তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধানেও টাইপ করা যেতে পারে। এন্টার আলতো চাপুন৷ অনুসন্ধানের চাবি।

তারিখ অনুসারে আউটলুক খুঁজুন

তারিখ অনুসারে আউটলুক ইমেলগুলি অনুসন্ধান করতে:

• অনুসন্ধান ট্যাবে, এই সপ্তাহে ক্লিক করুন . এটি অপশন দেখাবে; আজ, গতকাল, এই সপ্তাহে, গত সপ্তাহে, এই মাস, গত মাস, এই বছর, গত বছর৷

• যা নির্বাচন করা হোক না কেন তা তাৎক্ষণিক অনুসন্ধান ক্ষেত্রে প্রবেশ করা হবে যেমন;

  প্রাপ্ত:আজ, গৃহীত:গতকাল, গৃহীত:এই সপ্তাহে, গৃহীত:গত সপ্তাহে, গৃহীত:এই মাসে, গৃহীত:গত মাসে, গৃহীত:এই বছর, গৃহীত:গত বছর

  এন্টার টিপুন অনুসন্ধানের চাবি।

এছাড়াও আমরা ক্যালেন্ডারের তারিখ (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

অ্যাটাচমেন্ট সহ আইটেমগুলির জন্য Outlook অনুসন্ধান করুন

সংযুক্তি দ্বারা Outlook ইমেল অনুসন্ধান করতে:

• অনুসন্ধান ট্যাবের অধীনে, সংযুক্তি আছে-এ ক্লিক করুন .

• এটি তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধান ক্ষেত্রে

  hastatchments:yes

  লিখবে। ক্ষেত্রটি সংকীর্ণ করার জন্য এটি অন্য ধরণের অনুসন্ধানের সাথে মিলিত হওয়া উচিত। এন্টার আলতো চাপুন৷ অনুসন্ধান করতে।

ফলাফল থেকে সংযুক্তি আছে এমন ফলাফল বাদ দিতে আমরা

hasattachments:no

শ্রেণী অনুসারে আউটলুক খুঁজুন

ইমেলগুলি সংগঠিত করার জন্য বিভাগ সরঞ্জাম ব্যবহার করা কম-ব্যবহৃত।

• আমরা শ্রেণীভুক্ত ব্যবহার করে বিভাগ অনুসারে অনুসন্ধান করতে পারি অনুসন্ধান ট্যাবের নীচে বোতাম।

• এটি ইনস্ট্যান্ট সার্চ ফিল্ডে

  category:="Color Category"

  লিখবে। এন্টার টিপুন অনুসন্ধান করতে।

এটি নিজেও টাইপ করা যেতে পারে। শুধু ক্যাটাগরি অনুসারে রঙ পরিবর্তন করুন। উদাহরণস্বরূপ, লাল বিভাগ অনুসন্ধান করতে, আমরা

বিভাগ:="লাল বিভাগ"

category:="Blue Category"

প্রাপক দ্বারা আউটলুক ইমেল খুঁজুন

এটি কাকে পাঠানো হয়েছে তার ভিত্তিতে ইমেলগুলি অনুসন্ধান করার উপায়।

• এ পাঠানো -এ ক্লিক করুন বাটন আমাদের অপশন দেখাবে; এখানে পাঠানো হয়েছে:আমি বা CC:আমি, আমাকে সরাসরি পাঠানো হয়নি, এবং অন্য প্রাপকের কাছে পাঠানো হয়েছে।

• এটি সার্চ টেক্সট লিখবে যেমন (to:”[email protected]“ বা cc:”[email protected]”)। এন্টার আলতো চাপুন৷ অনুসন্ধান করতে।

• যদি আমরা অন্য প্রাপকের কাছে পাঠানো নির্বাচন করি, আমাদের অনুসন্ধান বারে পাঠ্য সম্পাদনা করতে হবে। এটি

  to:"প্রাপকের নাম"

  এর মত দেখাবে।

• প্রাপকের নামের অংশটি মুছুন এবং আমরা যে নামটি খুঁজছি তা লিখুন। এন্টার টিপুন অনুসন্ধান করতে।

পড়া বা না পড়া দ্বারা অনুসন্ধান করুন

আপনি Outlook ইমেলগুলি পড়া বা অপঠিত কিনা তা দ্বারা অনুসন্ধান করতে পারেন৷

• অপঠিত-এ ক্লিক করুন অনুসন্ধান ট্যাবে বোতামটি এমন সমস্ত ইমেল খুঁজে পাবে যা এখনও পড়া হয়নি।

• এটি অনুসন্ধান বারে

  isread:no

  প্রবেশ করে। এন্টার টিপুন অনুসন্ধান করতে।

• পঠিত ইমেল খুঁজে পেতে এটিকে

  isread:yes

  এ পরিবর্তন করুন এবং Enter টিপুন অনুসন্ধান করতে।

পতাকাঙ্কিত দ্বারা অনুসন্ধান করুন৷

গুরুত্বপূর্ণ ইমেল চিহ্নিত করতে পতাকা ব্যবহার করা জিনিসগুলির শীর্ষে থাকতে সাহায্য করে৷

• পতাকাঙ্কিত ইমেলগুলি খুঁজতে, পতাকাঙ্কিত -এ ক্লিক করুন৷ অনুসন্ধান ট্যাবে বোতাম।

• এটি

  followupflag:followup flag

  দিয়ে অনুসন্ধান করবে। অন্যান্য বিকল্প হল

  followupflag:unflagged

  এবং

  followupflag:completed

  । এন্টার আলতো চাপুন অনুসন্ধান করতে।

গুরুত্ব অনুসারে অনুসন্ধান করুন

নিম্নরূপ আউটলুকে শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি দেখুন৷

• অনুসন্ধান ট্যাবে পতাকাঙ্কিত বোতামের নীচে, গুরুত্বপূর্ণ আছে বোতাম এতে ক্লিক করলে গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে চিহ্নিত কোনো আইটেম ফিরে আসবে।

• অনুসন্ধান ক্যোয়ারীটি

  importance:high

  এর মত দেখাচ্ছে। আমরা উচ্চ পরিবর্তন করতে পারি নিম্ন বা স্বাভাবিক হতেও। ম্যাগনিফাইং গ্লাসে ক্লিক করুন বা এন্টার টিপুন অনুসন্ধান করতে।

অনুসন্ধান বিকল্পগুলি একত্রিত করা৷

উপরের সমস্ত অনুসন্ধান বিকল্পগুলি একত্রিত করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আমরা গুরুত্বপূর্ণ এবং পতাকাঙ্কিত আইটেমগুলি খুঁজছি, আমরা অনুসন্ধান বারে

importance:high followupflag:followup

এটি হয় টাইপ করা যেতে পারে বা শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ বোতামে ক্লিক করুন এবং তারপরে ফ্ল্যাগ বোতামে ক্লিক করুন৷

আরো অনুসন্ধান বিকল্প

আরো-এ ক্লিক করুন অনুসন্ধান ট্যাবে বোতাম এবং আমরা অনুসন্ধানের আরও 20 টিরও বেশি উপায় দেখতে পাব।

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এটি সার্চ বারের নিচে একটি ড্রপ-ডাউন মেনু রাখবে যে বিকল্পগুলি নির্দিষ্ট সার্চ টাইপ সমর্থন করে।

more-added-drop-down.png

উন্নত অনুসন্ধান বিকল্প

আমরা যা কভার করেছি তার থেকে বহুদূর গিয়ে আমরা একশোরও বেশি বিভিন্ন অনুসন্ধান বিকল্প অ্যাক্সেস করতে পারি। আমরা এটি ব্যবহার নাও করতে পারি, তবে এটি এখানে রয়েছে জেনে ভাল।

• সার্চ টুলস -এ ক্লিক করুন তারপর উন্নত খুঁজুন .

• উন্নত খুঁজুন উইন্ডো খুলবে।

একটু সময় নিয়ে এখানে ঘুরে দেখুন। এটা কতটা করা যায় তা অপ্রতিরোধ্য। আমরা যেকোনো আউটলুক আইটেমের যেকোনো ক্ষেত্রের উপর ভিত্তি করে অনুসন্ধান করতে পারি। আমরা অনুসন্ধান করতে পারি এমন কয়েকশ ভিন্ন জিনিস রয়েছে৷

আউটলুক অনুসন্ধানের শক্তি

আউটলুকের অনুসন্ধান ক্ষমতা কতটা বিস্তৃত এবং শক্তিশালী তা দেখে আপনি কি অবাক হচ্ছেন না? আপনি কি এমনকি জানেন যে সব সম্ভব ছিল? বেশিরভাগ লোকেরা সম্ভবত আউটলুক যা করতে পারে তার দশমাংশ ব্যবহার করে না। আউটলুক আপনার জন্য আর কী করতে পারে তা শিখতে এটিকে স্প্রিংবোর্ড হিসাবে ব্যবহার করুন।

আপনি ইমেল কাজের জন্য আপনার নিজস্ব আউটলুক শর্টকাট তৈরি করতে পারেন। ফোল্ডারে ইমেল সংগঠিত করতে Outlook নিয়ম সেট আপ করুন। অথবা এমনকি একটি নির্দিষ্ট সময়ে একটি ইমেল পাঠানোর সময়সূচী! আউটলুকে শুধু ইমেল পড়াটা অনেকটা মুদি পেতে ফেরারি ব্যবহার করার মতো।