কিভাবে মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে মেলবক্সের আকার পরিষ্কার, কমপ্যাক্ট এবং কমাতে হয়

Microsoft Outlook , Outlook বা Live ইমেল পরিষেবার ক্লায়েন্ট, অফলাইনে ইমেল এবং সংযুক্তিগুলি সংরক্ষণ করুন৷ আপনি ইমেলগুলি গ্রহণ এবং প্রেরণ করার সাথে সাথে ডাটাবেসের আকার বাড়তে থাকে। যদিও এটি নিশ্চিত করে যে আপনি ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত না থাকলে আপনি ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারবেন, এর অর্থ হল মেলবক্সের আকার প্রসারিত হতে থাকে। এই পোস্টে, আমরা শেয়ার করব কিভাবে আপনি মাইক্রোসফট আউটলুকে মেলবক্সের আকার কমপ্যাক্ট এবং কমাতে পারেন।

আউটলুকে মেলবক্সের আকার পরিষ্কার করুন, কমপ্যাক্ট করুন এবং কম করুন

একটি বড় মেইলবক্স থাকার অসুবিধা হল এটি অভিজ্ঞতাকে ধীর করে দেয়। যেকোনো কিছু খুলতে এবং অনুসন্ধান করতে বেশি সময় লাগে। এর উপরে, অফিস 365-এর মতো ইমেল প্রদানকারী, মেলবক্সের সর্বোচ্চ আকার সীমিত করে। এর মানে হল আপনি Microsoft Outlook-এ মেইলবক্সের আকার কম না করলে, আপনি কোনো ইমেল পাঠাতে বা গ্রহণ করতে পারবেন না।

আউটলুক মেলবক্সের সমস্ত ডেটা কোথায় সংরক্ষণ করা হয়

আপনি POP বা IMAP বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করলে, সমস্ত ফাইল, ইমেল, ফোল্ডার, পরিচিতি ইত্যাদি আউটলুক ডেটা ফাইলে (.pst) সংরক্ষণ করা হয়। আপনি যদি Office 365, Exchange, বা Outlook.com অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে মেইলবক্স ডেটা একটি অফলাইন Outlook ডেটা ফাইলে (.ost) পাওয়া যায়। ইমেল এবং সংযুক্তি মুছে ফেলার সময় সাহায্য করতে পারে, আপনি যদি PST ফাইলে সমস্ত তথ্য সংরক্ষণ করেন তবে এটি নিজে থেকে সঙ্কুচিত হয় না।

দ্রষ্টব্য: আমরা আউটলুক থেকে ফাইল মুছে ফেলার আরও দুটি উপায় নিয়ে আলোচনা করেছি। আপনি যদি সেগুলি ব্যবহার করেন, এবং তারপরে ম্যানুয়ালি মেলবক্সের ফাইলের আকার হ্রাস করেন, এটি আরও সাহায্য করবে৷

আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst) কম্প্যাক্ট এবং হ্রাস করুন

PST ফাইলের সুবিধা হল যে আপনি যখন ইমেলগুলি মুছবেন, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পটভূমিতে ডাটাবেসকে সংকুচিত করে। আপনি যখন Outlook ব্যবহার করছেন না তখন কম্প্যাক্টিং প্রক্রিয়াটি ঘটে। আপনি নিজে নিজে নিচের ধাপগুলি অনুসরণ করে এটিকে কমপ্যাক্ট করতেও বেছে নিতে পারেন:

1. আউটলুক খুলুন, এবং আপনার প্রয়োজন নেই এমন আইটেমগুলি মুছুন। আপনি যখন সরান, ফাইলগুলি "মুছে ফেলা আইটেম" ফোল্ডারের ভিতরে যায়। ডান-ক্লিক করুন এবং এটি খালি করুন।
2. ফাইলে ক্লিক করুন>  অ্যাকাউন্ট সেটিংস >অ্যাকাউন্ট সেটিংস .
3. ডেটা ফাইলগুলিতে স্যুইচ করুন ট্যাব আপনি যে ডেটা ফাইলটি কমপ্যাক্ট করতে চান তা নির্বাচন করুন। তারপর সেটিংস-এ ক্লিক করুন .
4. উন্নত ট্যাবে ক্লিক করুন> আউটলুক ডেটা ফাইল সেটিংস৷
5. আউটলুক ডেটা ফাইল সেটিংস ডায়ালগে, Compact Now এ ক্লিক করুন এবং তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন .

PST ফাইলের আকারের উপর নির্ভর করে, কম্প্যাক্ট হতে কয়েক মিনিট সময় লাগতে পারে।

একটি অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল (.ost) কম্প্যাক্ট করুন এবং হ্রাস করুন

অনেক ইমেল অ্যাকাউন্ট ডেটা সঞ্চয় করার জন্য একটি অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল ব্যবহার করে। OST বা অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল একটি ব্যতিক্রম ছাড়া PST বা Outlook ডেটা ফাইলের অনুরূপ। আপনি একটি অফলাইন Outlook ডেটা ফাইল (.ost) থেকে আমদানি বা রপ্তানি করতে পারবেন না৷

1. ফাইল-এ ক্লিক করুন> অ্যাকাউন্ট সেটিংস, অ্যাকাউন্ট সেটিংস .
2. ডেটা ফাইলে ট্যাবে, আপনি যে ডেটা ফাইলটি কমপ্যাক্ট করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন এবং তারপরে সেটিংস এ ক্লিক করুন .
3. অ্যাডভান্সড-এ ক্লিক করুন ট্যাব> আউটলুক ডেটা ফাইল সেটিংস .
4. আউটলুক ডেটা ফাইল সেটিংস ডায়ালগে, ক্লিক করুন এখনই কমপ্যাক্ট করুন এবং তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন .

মেল ক্লিনআপ টুল ব্যবহার করুন

আউটলুক একটি অন্তর্নির্মিত মেল ক্লিনআপ টুল অফার করে, অথবা আপনি পুরানো এবং বড় বার্তাগুলি অনুসন্ধান করতে Outlook সংযুক্তি ক্লিনআপ টুল ব্যবহার করতে পারেন যা আপনি মুছতে বা একটি PST ফাইলে সরাতে পারেন৷ এটি ইমেল সার্ভারের সাথে বিরোধপূর্ণ ইমেলের অনুলিপিও সরাতে পারে। কখনও কখনও আমরা সার্ভার থেকে ফাইল মুছে ফেলি, কিন্তু সেগুলি এখনও জায়গা দখলকারী ক্লায়েন্টে উপলব্ধ থাকে৷

মেলবক্স ক্লিনআপ টুল চালান

1. ফাইল> টুলস> মেলবক্স ক্লিনআপ-এ ক্লিক করুন।
2. আপনার পছন্দসই কাজটি সম্পাদন করতে মেলবক্সের আকার দেখুন, এর থেকে পুরানো আইটেম খুঁজুন, এর চেয়ে বড় আইটেম খুঁজুন, মুছে ফেলা আইটেমগুলির আকার দেখুন, মুছে ফেলা আইটেমগুলি ফোল্ডার খালি করুন, বিরোধের আকার দেখুন বা খালি দ্বন্দ্ব নির্বাচন করুন৷

আউটলুকে ক্লিন আপ কথোপকথন টুল ব্যবহার করুন

Office 365 এর জন্য Outlook, Outlook 2019, Outlook 2016 Office for Business, Outlook 2013 এবং অন্যদের কাছে কথোপকথন পরিষ্কার করার জন্য একটি টুল রয়েছে। কথোপকথন বা ইমেল থ্রেড একই জিনিস. "কথোপকথনের টুল" স্মার্ট। এটি প্রতিটি বার্তার বিষয়বস্তু মূল্যায়ন করবে, এবং যদি ইমেলের অংশটি যেকোন পূর্বরূপ বার্তাগুলিতে উপলব্ধ থাকে, তাহলে এটি মুছে ফেলবে৷

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক

• নির্বাচিত কথোপকথনে ক্লিন আপ চেক।
• ফোল্ডার ক্লিন আপ নির্বাচিত ফোল্ডার পর্যালোচনা করে।
• ক্লিন আপ ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডারও সাবফোল্ডার চেক করে।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে আপনাকে কম্প্যাক্ট করতে এবং মেলবক্সের আকার কমাতে সাহায্য করার জন্য এইগুলি সেরা টিপস৷ যাইহোক, সর্বদা নিশ্চিত করুন যে আপনি অপ্রয়োজনীয় ফাইলগুলি ভুলবশত মুছে ফেলবেন না।

পরবর্তী পড়ুন :কিভাবে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক অপ্টিমাইজ এবং গতি বাড়ানো যায়।