মাইক্রোসফ্ট আউটলকে মেইলবক্স সাইজ ক্লিন আপ, কমপ্যাক্ট ও কমাতে কীভাবে

Microsoft Outlook, আউটলুক বা লাইভ ইমেইল সার্ভিসের ক্লায়েন্ট, ইমেইল এবং আট্যাচমেন্ট অফলাইন সেভ করে। আপনি ইমেইল পাঠানো-পাওয়ার সাথে সাথে ডাটাবেসের সাইজ বেড়তে থাকে। এটা অফলাইনে ইমেইল অ্যাক্সেস নিশ্চিত করে, কিন্তু মেইলবক্সের সাইজ বৃদ্ধি পাওয়ায় থাকে। এই পোস্টে আমরা শেয়ার করব কিভাবে মাইক্রোসফ্ট আউটলকে মেইলবক্স সাইজ কমপ্যাক্ট ও কমাতে হয়।

আউটলকে মেইলবক্স ক্লিন আপ, কমপ্যাক্ট ও রিডিউস করুন

বড় মেইলবক্সের ডিসঅ্যাডভান্টেজ হলো এটি এক্সপেরিয়েন্স স্লো করে দেয়। কোনো কিছু খুলতে বা সার্চ করতে বেশি সময় লাগে। এর উপরে ইমেইল প্রোভাইডার যেমন Office 365, মেইলবক্সের সর্বোচ্চ সাইজ লিমিট করে। অর্থাৎ আপনি মাইক্রোসফ্ট আউটলকে মেইলবক্স সাইজ কমাতে না পারলে কোনো ইমেইল পাঠানো বা পাওয়া যাবে না।

আউটলুক মেইলবক্সের সকল ডেটা কোথায় স্টোর থাকে

আপনি POP বা IMAP ফিচার ব্যবহার করলে সকল ফাইল, ইমেইল, ফোল্ডার, কন্ট্যাক্ট ইত্যাদি Outlook Data File (.pst)-এ স্টোর থাকে। যদি Office 365, Exchange, বা Outlook.com একাউন্ট ব্যবহার করেন, তবে মেইলবক্স ডেটা Offline Outlook Data File (.ost)-এ থাকে। ইমেইল ও আট্যাচমেন্ট ডিলিট করলেও, যদি সব ইনফরমেশন PST ফাইলে সেভ থাকে, তবে এটি নিজে থেকে সঙ্কুচিত হয় না।

নোট: আমরা আউটলুক থেকে ফাইল ডিলিট করার দুটি আরও উপায় আলোচনা করেছি। আপনি সেগুলো ব্যবহার করলে এবং তারপর ম্যানুয়ালি মেইলবক্সের ফাইল সাইজ রিডিউস করলে আরও সাহায্য পাবেন।

Outlook Data File (.pst) কমপ্যাক্ট ও রিডিউস করুন

PST ফাইলের সুবিধা হলো আপনি ইমেইল ডিলিট করলে এটি ব্যাকগ্রাউন্ডে ডাটাবেস অটোম্যাটিক্যালি কমপ্যাক্ট করে। কমপ্যাক্টিং প্রসেস তখন হয় যখন আপনি আউটলুক ব্যবহার করছেন না। আপনি ম্যানুয়ালিও কমপ্যাক্ট করতে পারেন নিচের ধাপগুলো ফলো করে:

1. Outlook খুলুন, এবং প্রয়োজন নাই এমন আইটেমগুলো ডিলিট করুন। ডিলিট করলে ফাইলগুলো "Deleted Items" ফোল্ডারে চলে যায়। রাইট-ক্লিক করুন এবং এটাকে খালি করুন।
2. File > Account Settings >Account Settings-এ ক্লিক করুন।
3. Data Files ট্যাবে স্যুইচ করুন। কমপ্যাক্ট করতে চাওয়া ডেটা ফাইল সিলেক্ট করুন। তারপর Settings-এ ক্লিক করুন।
4. Advanced ট্যাব > Outlook Data File Settings.-এ ক্লিক করুন।
5. Outlook Data File Settings ডায়লগে, Compact Now ক্লিক করুন এবং তারপর OK ক্লিক করুন।

PST ফাইল সাইজের উপর নির্ভর করে এটি কয়েক মিনিট নিতে পারে কমপ্যাক্ট হওয়াতে।

Offline Outlook Data File (.ost) কমপ্যাক্ট ও রিডিউস করুন

অনেক ইমেইল একাউন্ট অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল ব্যবহার করে ডেটা স্টোর করতে। OST বা অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল PST বা আউটলুক ডেটা ফাইলারের মতোই, একমাত্র ব্যতিক্রম। আপনি অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল (.ost)- থেকে ইম্পোর্ট বা এক্সপোর্ট করতে পারবেন না।

1. File > Account Settings, Account Settings-এ ক্লিক করুন।
2. Data Files ট্যাবে, কমপ্যাক্ট করতে চাওয়া ডেটা ফাইল ক্লিক করুন, এবং Settings-এ ক্লিক করুন।
3. Advanced ট্যাব > Outlook Data File Settings-এ ক্লিক করুন।
4. Outlook Data File Settings ডায়লগে, Compact Now ক্লিক করুন এবং তারপর OK ক্লিক করুন।

Mail Cleanup Tool ব্যবহার করুন

আউটলুক একটি বিল্ট-ইন মেইল ক্লিনআপ টুল অফার করে, অথবা আপনি Outlook Attachment Cleanup tool ব্যবহার করতে পারেন পুরনো ও বড় মেসেজ খুঁজে বের করতে যেগুলো আপনি ডিলিট বা PST ফাইলে সরাতে পারেন। এটি ইমেইল সার্ভারের সাথে কনফ্লিক্ট করার ইমেইল কপিও রিমুভ করতে পারে। কখনো কখনো আমরা সার্ভার থেকে ফাইল ডিলিট করি, কিন্তু ক্লায়েন্টে সেগুলো এখনও উপলব্ধ থাকে স্পেস নিচ্ছে।

Mailbox Cleanup টুল চালান

1. File > Tools > Mailbox Cleanup-এ ক্লিক করুন।
2. View Mailbox Size, Find items older than, Find items bigger than, View Deleted Items Size, Empty Deleted Items folder, View Conflicts Size, বা Empty Conflicts সিলেক্ট করুন আপনার পছন্দমতো টাস্ক পারফর্ম করতে।

Outlook-এ Clean Up Conversation Tool ব্যবহার করুন

Office 365-এর আউটলুক, Outlook 2019, Outlook 2016, Office for business, Outlook 2013 এবং অন্যান্য-এ কনভারসেশন ক্লিন আপ করার টুল রয়েছে। কনভারসেশন বা ইমেইল থ্রেড একই জিনিস। "Conversation tool" স্মার্ট। এটি প্রতিটি মেসেজের কন্টেন্ট ইভ্যালুয়েট করে, এবং যদি ইমেইলের কোনো অংশ প্রিভিউ মেসেজে উপলব্ধ থাকে, তবে সেটি ডিলিট করে দেয়।

মেইলবক্স সাইজ কমপ্যাক্ট ও রিডিউস করার জন্য আপনার কাছে তিনটি আরও অপশন রয়েছে

• Clean Up সিলেক্টেড কনভারসেশনে চেক করে।
• Folder clean up সিলেক্টেড ফোল্ডার রিভিউ করে।
• Clean Up Folder & Subfolders সাবফোল্ডারও চেক করে।

এই হলো মাইক্রোসফ্ট আউটলকে মেইলবক্স সাইজ কমপ্যাক্ট ও রিডিউস করার সেরা টিপস। তবে সবসময় নিশ্চিত করুন যে আপনি ভুলে অপরিহার্য ফাইল ডিলিট করছেন না।

পরবর্তী পড়ুন: মাইক্রোসফ্ট আউটলুক অপ্টিমাইজ ও স্পিড আপ করার পদ্ধতি।