Microsoft Word হলো জনপ্রিয় ওয়ার্ড প্রসেসিং টুল যা मुख্যরূপে যেকোনো ধরনের ব্যবসার জন্য ডকুমেন্ট তৈরি, এডিট ও সেভ করতে ব্যবহৃত হয়। শুধু ফাইল তৈরি নয়, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ব্যবহার করার সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো একাধিক রিভিউয়ারের ফিডব্যাক সহজে বিশ্লেষণ করা এবং রিভিউয়ের জন্য পাঠানো একাধিক ডকুমেন্ট একসাথে মিলিয়ে রি-রাইট করা।
কেন একাধিক ওয়ার্ড ডকুমেন্ট একে মিলিয়ে একটি করবেন?
হয়তো আপনাকে আপনার ডকুমেন্ট এডিটর বা টিম মেম্বারদের কুইক রিভিউ, ফিডব্যাক ও সাজেশন জন্য পাঠাতে হয়। রিভিউর পর আপনি একাধিক রিভিউয়ারের এডিট ও চেঞ্জস সহ একগাদা ফিডব্যাক ও রিভিশন কপি পান। সিম্পল কপি-পেস্ট করলে অসীম সময় লাগবে একাধিক কপি থেকে রিভিউ ও চেঞ্জস কম্বাইন করতে। এতগুলো রিভিউয়ারের চেঞ্জস ও এডিট থাকলে জিনিসপত্র গুলগুলিয়ে যেতে পারে।
কোনো গুরুত্বপূর্ণ ফিডব্যাক ও রিভিশন মিস না হয় সেজন্য সব ওয়ার্ড ডকুমেন্ট (যোগে একাধিক রিভিউয়ারের ফিডব্যাক) একসাথে মূল ডকুমেন্টে কম্বাইন করা উপকারী। কম্বাইন করলে নির্দিষ্ট রিভিউয়ারের করা চেঞ্জস লেবেল করা যায়। এতে কমেন্ট রিভিউ ও প্রয়োজনীয় চেঞ্জস করা সহজ হয়।
এই আর্টিকেলে আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে সহজে একাধিক ডকুমেন্ট মার্জ করতে হয়।
দুটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট একে মিলিয়ে একটি করুন
Microsoft Word চালু করুন এবং আপনার মূল ডকুমেন্ট খুলুন যা রিভিউয়ের জন্য পাঠিয়েছিলাম।
টুলবারে Review ট্যাবে যান এবং Compare ক্লিক করুন।
ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Combine অপশন সিলেক্ট করুন। এটি একটি সেকেন্ডারি উইন্ডো খুলবে যা দুটি ডকুমেন্ট বেছে নেওয়ার সুযোগ দেবে।
Original document অপশনে প্রাইমারি ডকুমেন্ট সিলেক্ট করুন যা সাজেশন ও রিভিউয়ের জন্য পাঠিয়েছিলাম। নিশ্চিত করুন যে আপনি মূল ডকুমেন্ট সিলেক্ট করেছেন যাতে কোনো রিভিউয়ারের এডিট বা মডিফিকেশন নেই।
Label unmarked changes with বক্সে 'original' বা যেকোনো ফ্রেইজ লিখুন যাতে বুঝা যায় এটি মূল ডকুমেন্ট যা রিভিউয়ের জন্য পাঠানো হয়েছিল।
Revised document আন্ডারে কম্বাইন করতে চাওয়া রিভিউড ডকুমেন্ট বেছে নিন।
Label unmarked changes with বক্সে লেখকের নাম লিখুন যাতে কে মডিফিকেশন সাজেস্ট করেছে সেটা জানা যায়।
More ক্লিক করুন এবং Show Changes in অপশনে New document সিলেক্ট করুন।
OK ক্লিক করুন।
ওয়ার্ড এখন একটি নতুন ডকুমেন্ট খুলবে যা আপনার মূল ডকুমেন্ট (যেটি রিভিউয়ের জন্য পাঠানো হয়েছিল) এবং লেখকের কপি (যেটি আপনি মার্জ করেছেন) দুটি দেখাবে। ওয়ার্ড স্ক্রিনকে তিনটি সেকশনে ভাগ করবে: কম্বাইনড ডকুমেন্ট সেন্টারে, রিভিশন বাম পাশে, এবং থার্ড সেকশনে মূল ও রিভিউড ডকুমেন্ট দুটি একসাথে স্প্লিট ভিউতে।
যদি এই ইনফরমেশন খুব বিভ্রান্তিকর লাগে, তবে সেকশনগুলো দুটি করে নেমে আনতে পারেন ভিজ্যুয়াল আপীলিং করতে। টুলবার থেকে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
Compare-এ নেভিগেট করুন।
Show source Documents ক্লিক করুন এবং Hide Source Documents সিলেক্ট করুন।
যখন আপনি সব চেঞ্জস আপনার পছন্দমতো ইনক্লুড করলেন, Save করুন ডকুমেন্টটি।
অতিরিক্ত ওয়ার্ড কপি কম্বাইন করুন
যদি ভিন্ন রিভিউয়ারের আরও কপি কম্বাইন করতে চান, তবে উপরের ধাপগুলো রিপিট করুন। কিন্তু এখন অতিরিক্ত কপি মার্জ করার জন্য উপরের মার্জ করা দুটি ডকুমেন্ট থেকে পাওয়া রিভিউড ডকুমেন্টকে অরিজিনাল হিসেবে ব্যবহার করুন এবং সেকেন্ডারি ডকুমেন্টগুলো রিভাইজড ওয়ার্ড ফাইলে যোগ করুন। অতিরিক্ত কপি মার্জ করার ধাপগুলো:
টুলবারে Review ট্যাবে যান এবং Compare ক্লিক করুন।
Original document অপশনে কম্বাইনড চেঞ্জস থাকা রিভিউড ডকুমেন্ট সিলেক্ট করুন
Label unmarked changes বক্সে যেকোনো ফ্রেইজ লিখুন যাতে বুঝা যায় এটি কম্বাইনড চেঞ্জস থাকা রিভিউড ডকুমেন্ট।
Revised document আন্ডারে কম্বাইন করতে চাওয়া যেকোনো ডকুমেন্ট বেছে নিন।
Label unmarked changes বক্সে লেখকের নাম লিখুন যাতে কে মডিফিকেশন সাজেস্ট করেছে সেটা জানা যায়।
More ক্লিক করুন এবং Show Changes in অপশনে New document সিলেক্ট করুন।
OK ক্লিক করুন।
ওয়ার্ড একটি নতুন ডকুমেন্ট খুলবে যা আপনার কম্বাইনড চেঞ্জস থাকা রিভিউড ডকুমেন্ট এবং লেখকের সেকেন্ডারি রিভিউড ডকুমেন্ট (যেটি আপনি মার্জ করেছেন) দুটি দেখাবে।
সব চেঞ্জস আপনার পছন্দমতো ইনক্লুড করলে Save করুন ডকুমেন্টটি।
উপরোক্ত প্রসেস Microsoft Word for Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 এবং Word 2007-এ ভালো কাজ করে।
উপসংহার
ডকুমেন্ট মার্জ করা অত্যন্ত উপকারী যদি রিভিউ প্রসেসে খুব বেশি এডিট পান। বড় কন্টেন্ট वाले ডকুমেন্টে অনেক চেঞ্জস যোগ করা টাইম-কনসামিং। এখন মার্জ ফিচার খুব সহায়ক। তবে যদি আপনার কন্টেন্ট বড় না হয় এবং উপরের ধাপগুলো আপনাকে অভিভূত করে, তবে আপনি সহজে যে টেক্সট ইনক্লুড করতে চান সেটি কপি করে সরাসরি নতুন ডকুমেন্টে পেস্ট করতে পারেন।
