আউটলকে সহকর্মীদের কাছে আপনার ওয়ার্কিং আওয়ার্স দেখানোর পদ্ধতি

যেহেতু Microsoft Outlook অনেক ফিচারের সাথে প্যাকড, তাই এটি লক্ষ লক্ষ ব্যবহারকারীর স্ট্যান্ডার্ড ইমেইল ও ক্যালেন্ডার প্ল্যাটফর্ম। এটি ব্যবহারকারীদের ওয়ার্ক টাইম আরও কার্যকরভাবে ম্যানেজ করতে সাহায্য করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। কিন্তু একাধিক ব্যবহারকারী কলাবোরেট করলে তারা কীভাবে নিশ্চিত করবে যে তাদের ওয়ার্কিং আওয়ার্সের বাইরে মিটিং রিকোয়েস্ট আসছে না? আউটলকে তাদের ওয়ার্কিং আওয়ার্স ডিসপ্লে করে! আজ আমরা দেখব আউটলকে আপনার ওয়ার্কিং আওয়ার্স প্রদর্শন করার পদ্ধতি যাতে সহকর্মীরা দেখতে পান।

আউটলকে ওয়ার্কিং আওয়ার্স দেখান

Scheduling Assistant আপনার সিলেক্ট করা তারিখ ও সময়ের ভিত্তিতে উপলব্ধতার উপর ভিত্তি করে সাজেস্টেড টাইম দেখায়। তাই আউটলকে মিটিং রিকোয়েস্ট তৈরি করলে Scheduling Assistant (Meetings-এ যেতে পাওয়া যায়) আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা দুজনেরই খালি থাকা টাইম স্লট খুঁজে বের করতে চায়।

Scheduling Assistant, যোহোক, মিডনাইট থেকে মিডনাইট পর্যন্ত আওয়ার্স দেখায় না। ডিফল্টলি ওয়ার্ক উইক সোমবার থেকে শুক্রবarset, ওয়ার্ক ডে সকাল ৮টা থেকে বিকেল ৫টা পর্যন্ত। ক্যালেন্ডারের সপ্তাহের প্রথম দিন রবিবার।

আপনি এই ওয়ার্কিং আওয়ার্স আপনার সুবিধা অনুযায়ী চেঞ্জ করতে পারেন। এর জন্য:

File > Options > Calendar-এ যান এবং 'Work Time' সেকশন খুঁজুন। আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ওয়ার্কিং আওয়ার্স চেঞ্জ করুন।

এখানে আমরা সকাল ৮টা থেকে দুপুর ২টা পর্যন্ত চেঞ্জ করলাম।

এখন নতুন মিটিং রিকোয়েস্ট খুলে Scheduling Assistant-এ ক্লিক করলে আমাদের ওয়ার্কিং আওয়ার্স নতুন মান অনুযায়ী পরিবর্তন হবে। আর আউটলুক এই আওয়ার্স আপনার ক্যালেন্ডার এক্সেস থাকা যেকোনো সহকর্মীর কাছে দেখাবে যখন সে আপনার সাথে মিটিং अरেঞ্জ করার চেষ্টা করবে।

আপনার সহকর্মীর ওয়ার্কিং টাইমিংসের সাথে ওভারল্যাপ থাকা উচিত। না থাকলেও মিটিং রিকোয়েস্ট তৈরি করে সহকর্মী যোগ করতে পারেন।

আউটলুক আপনার ওয়ার্কিং আওয়ার্স তাকে দেখাবে। তাদের যেকোনো ওয়ার্কিং টাইমিং আপনার সাথে ওভারল্যাপ না করলে সেটা লাইট গ্রে বার হিসেবে দেখাবে যার মানে 'outside working hours'।

এভাবে আপনি আপনার সহকর্মীর সাথে সাধারণ জমিন (ওয়ার্কিং আওয়ার্স) খুঁজে বের করুন এবং অনুযায়ী কলাবোরেট করুন। এটি টিম মেম্বারদের সাথে বারবার কমিউনিকেশন করে মিটিং টাইম ফিক্স করার সময় বাঁচাবে।

পরবর্তী পড়ুন: মাইক্রোসফ্ট আউটলকে পাঠানো ইমেইল রিকল করার পদ্ধতি।