যখন একটি ব্যবসা, সংস্থা, বা ব্যক্তি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ডকুমেন্ট তৈরি করতে চায়—যেমন ফর্ম, চিঠি, বা মেইলিং লেবেল—যেগুলো সমান কিন্তু নির্দিষ্ট তথ্যের জন্য ভিন্ন (উদাহরণস্বরূপ, প্রাপকের নাম, ঠিকানা, বা টেলিফোন নম্বর)। এটি করার জন্য আপনাকে Mail Merge প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে হবে, যা আপনাকে একটি সহজ কাস্টোমাইজড ডকুমেন্ট তৈরি করতে দেয়।
Word-এ Mail Merge ব্যবহার করার পদ্ধতি
Microsoft Word-এর Mailing ট্যাবে Mail Merge Tools আপনাকে Mail Merging সম্পন্ন করতে দেয়। এই টুলগুলো হলো:
- Start Mail Merge: Start Mail Merge এক ডকুমেন্ট তৈরি করে এবং একাধিক মানুষকে পাঠায়। আপনি নাম এবং ঠিকানা như ফিল্ড ইনসার্ট করতে পারেন। Word প্রতিটি প্রাপকের জন্য একটি কপি তৈরি করবে এবং সেই ফিল্ডগুলো ব্যক্তির ইনফরমেশন দিয়ে রিপ্লেস করবে।
- Select Recipient: Select Recipient আপনাকে লোকের তালিকা বেছে নেওয়ার সুযোগ দেয় যাদের আপনি আপনার ডকুমেন্ট পাঠাতে চান।
- Edit Recipient List: এটি আপনার প্রাপক তালিকা পরিবর্তন করে বা নির্দিষ্ট লোক বেছে নেয় যারা মেইল পাবে। এই টুলে আপনি সোর্ট, ফিল্টার, ফাইন্ড, ডুপ্লিকেট রিমুভ এবং লিস্টের ঠিকানা ভ্যালিডেট করতে পারেন।
চিঠির জন্য ম্যানুয়াল Mail Merge সেটআপ
- ম্যানুয়াল Mail Merge চিঠির জন্য সেটআপ করতে, প্রথমে একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট তৈরি করুন, Mailing tab-এ যান।
- Start Mail Merge সিলেক্ট করুন, তারপর Letters সিলেক্ট করুন।
- Select Recipients-এ ক্লিক করুন।
- একটি ড্রপ-ডাউন মেনু আসবে; আপনি বেছে নিতে পারেন Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts।
আমরা Type a New List ব্যবহার করব।
New Address List লেবেল করা একটি ডায়ালগ বক্স পপ আপ হবে। ডায়ালগ বক্সে, আপনি সারি ও কলামে টেক্সট লিখতে পারেন। New Address List ডায়ালগ বক্সের বাম পাশে কিছু কমান্ড আছে যা আপনাকে আপনার লিস্ট মডিফাই করতে দেয়; এগুলোকে New Entry, Delete Entry, Find এবং Customize Columns বলা হয়।
নতুন সারি যোগ করতে, New Entry-এ ক্লিক করুন। সারি ডিলিট করতে, Delete Entry সিলেক্ট করুন। কলাম যোগ, ডিলিট, রিনেম, আপ-ডাউন মুভ করতে, Customize Columns সিলেক্ট করুন। আপনার লিস্টে ডেটা দিন, OK এবং Save করুন আপনার ফাইল। আপনি যদি লিস্ট এডিট করতে চান তবে Edit Recipient List-এ ক্লিক করুন, এখন এডিট করুন।
এখন আপনি ডকুমেন্টে চিঠি লিখতে বা কপি করতে পারেন।
কার্সরটি সেখানে রাখুন যেখানে ফিল্ড ইনসার্ট করতে চান এবং Insert and Merge Fields সিলেক্ট করুন; আপনি যে ফিল্ডগুলো চান সেগুলো বেছে নিন। ABC Preview Results-এ ক্লিক করলে আপনার ফিল্ডের প্রিভিউ দেখতে পাবেন।
ABC Preview Results-এ আবার ক্লিক করলে ফিল্ড দেখানো ডকুমেন্টে ফিরে যাবে।
এখন Finish and Merge সিলেক্ট করুন। আপনি বেছে নিতে পারেন Edit Individual Documents, Print Document, এবং Send Email Messages। আপনার পছন্দ সিলেক্ট করুন; তারপর ফলাফল দেখতে পাবেন।
চিঠির জন্য Mail Merge Wizard ব্যবহার
এবারের বার, আমরা Step-By-Step Mail Merge Wizard ব্যবহার করে মেইল মার্জ তৈরি করব, যা Mail Merge তৈরির সবচেয়ে সহজ প্রক্রিয়া।
- Start Mail Setup-এ যান ড্রপ-ডাউন মেনুর নিচে এবং Step-By-Step Mail Merge Wizard সিলেক্ট করুন।
- ডান পাশে একটি Mail Merge Pane দেখাবে। Document Type সিলেক্ট করুন; আমরা Letter বেছে নেব। এখন Next ক্লিক করুন।
- আমরা Current Document ব্যবহার করব।
- Select Recipients: আপনি নতুন লিস্ট টাইপ করতে, Outlook Contacts থেকে সিলেক্ট করতে, এবং নতুন লিস্ট লিখতে পারেন। আমরা একটি এক্সিস্টিং লিস্ট ব্যবহার করব।
- ফাইল ব্রাউজ করে সিলেক্ট করুন। তারপর Next, তারপর OK ক্লিক করুন। Mail Merge recipients পপ আপ হবে।
- আপনি Recipients ইনেবল বা ডিজেবল করতে পারেন বক্সে টিক দিয়ে বা টিক হাটিয়ে; আমরা OK, তারপর Next ক্লিক করব।
- Write Your Letter। এটি আপনার চিঠিতে প্রাপকের ইনফরমেশন যোগ করার সুযোগ দেয়। কার্সর সেখানে রাখুন যেখানে ইনফরমেশন চান।
- আমরা Address Block ব্যবহার করব; একটি Insert Address ডায়ালগ বক্স আসবে। আপনি আপনার পছন্দের ফরম্যাট বেছে নিন।
- Insert Address Block উইন্ডোর ডানে একটি Navigation Button আছে যা আপনাকে অ্যাড্রেস ব্লকের মাধ্যমে নেভিগেট করতে দেয়।
- অ্যাড্রেস বেছে নিন, তারপর OK ক্লিক করুন। Mail Merge Pane-এ আপনি Greeting Line-এ ক্লিক করে অভিবাদন যোগ করতে পারেন, আপনার সিলেকশন বেছে নিন, OK এবং তারপর Next।
- Preview Your Letters। প্রিভিউ আপনার লেটার প্যারাগ্রাফের নিচে একটি নেভিগেশন বাটন আছে (<< Recipient>>) যা আপনাকে অ্যাড্রেস ব্লকে নেভিগেট করতে দেয়, তারপর Next।
- Complete merge – আপনি দুটি চয়েস দেখবেন either Edit Individual বা Print। Edit Individual সিলেক্ট করুন।
এখন আমাদের একটি Mail Merge আছে।
মন্তব্যে জানান আপনার কোনো সমস্যা হলে, আমরা ফিরে আসব।
