Microsoft Teams ক্যালেন্ডার ব্যবহারের পদ্ধতি

Microsoft Teams উত্পাদনশীলতা বাড়াতে এবং কর্মীদের মধ্যে যোগাযোগ উন্নত করতে টেক্সট চ্যাট, ভয়েস এবং ভিডিও কল, ফাইল শেয়ারিং ফাংশনালিটি, অনলাইন শিফট রেকর্ড, এবং শেয়ার্ড ক্যালেন্ডার সহ বিবিধ টুল প্রদান করে।

Microsoft Teams-এর শেয়ার্ড ক্যালেন্ডার ফাংশনালিটি গ্রুপ সদস্যদের Teams অ্যাপের ভিতরেই মিটিং তৈরি করতে, বিবরণ নির্দিষ্ট করতে, এবং অন্যান্য সদস্যদের যোগ করতে দেয় যাতে তারা শুধু ইভেন্টের জানাকারি পান না, বরং সেটি তাদের সিঙ্ক করা Microsoft Teams ক্যালেন্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ ও হয়।

দ্রষ্টব্য: এই নিবন্ধ Windows 10, iOS, এবং Android ডিভাইসের Microsoft Teams অ্যাপস পাশাপাশি ওয়েব সংস্করণের জন্য প্রযোজ্য।

Microsoft Teams ক্যালেন্ডার কীভাবে কাজ করে

Microsoft Teams প্রতিষ্ঠান বা গ্রুপের জন্য ডিজাইন করা একটি সহযোগিতা টুল, যা গ্রুপ বা টিম-কেন্দ্রিক কাঠামোতে তৈরি। আপনি হয়তো আপনার সাধারণ ইমেইল দিয়ে Microsoft Teams গ্রুপে লগ ইন করতে পারেন, তবে অধিকাংশ ক্ষেত্রে আপনাকে একটি কোম্পানি ইমেইল দেওয়া হয় যা Teams এবং অন্যান্য সম্পর্কিত Microsoft 365 অ্যাপ ও সেবা অ্যাক্সেস করতে ব্যবহার করা হয়।

Microsoft Teams অ্যাপের একটি প্রধান ক্যালেন্ডার থাকে যা আপনার পুরো গ্রুপ বা প্রতিষ্ঠানের জন্য নির্ধারিত। গ্রুপ সদস্য এই ক্যালেন্ডারে মিটিং বা ইভেন্ট যোগ করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্যান্য সদস্যদের ক্যালেন্ডারে দেখায়। ব্যক্তিদের ক্যালেন্ডার ইভেন্ট বা মিটিং-এ যোগ করা যায় যদি তাদের উপস্থিতি আবশ্যক হয়।

টেকনিক্যাল দ্রষ্টান্ত: বিল্ট-ইন (ডিফল্ট) ক্যালেন্ডারকে Group calendar বলা হয় যখন Microsoft Teams-এ শেয়ার করা এক্সটার্নাল ক্যালেন্ডারগুলো Shared calendars। এই শব্দগুলো ঘুলে মিশে যায়, এবং এদের মধ্যে পার্থক্য धুंधলা হয়ে গেছে।

পরামর্শ: Microsoft Teams-এ ক্যালেন্ডারগুলোকে অনন্য নাম দিয়ে উল্লেখ করা ভালো, Shared বা Group শব্দ ব্যবহার না করলে বিভ্রান্তি এড়াতে।

Outlook বা অন্যান্য শিডিউলিং সার্ভিস যেমন Google Calendar থেকে ক্যালেন্ডার Microsoft Teams-এ শেয়ার করা যায়।

Microsoft Teams শেয়ার্ড ক্যালেন্ডার ইভেন্ট তৈরি করার পদ্ধতি

এখানে একটি ইভেন্ট তৈরি করার প্রক্রিয়া দেওয়া হলো, যাকে Microsoft Teams-এ মিটিং বলা হয়, যা অন্যান্য গ্রুপ সদস্যদের সাথে শেয়ার করা যায় এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রুপ ক্যালেন্ডারে যোগ হয়।

দ্রষ্টব্য: এই উদাহরণে Windows 10 Microsoft Teams অ্যাপ ব্যবহার করা হয়েছে, কিন্তু এই নির্দেশাবলী এবং ব্যবহৃত মেনুগুলো অন্যান্য সব সংস্করণের জন্য একই।

1. Microsoft Teams অ্যাপ খুলুন।
2. Calendar নির্বাচন করুন।
3. New meeting ক্লিক করুন।
4. স্ক্রিনের শীর্ষে ড্রপডাউন মেনু থেকে উপযুক্ত টাইম জোন বেছে নিন। টিপ: আপনার টিম সদস্যদের কোন টাইম জোনে আছেন সেটি চিন্তা করতে হবে না, কারণ মিটিং-এর সময় তাদের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমন্বিত হয়ে যাবে।
5. Add title ফিল্ডে আপনার মিটিং-এর নাম লিখুন।
6. Add required attendees ফিল্ডে যাদের ইভেন্টের কথা জানাতে চান তাদের নাম লিখুন। লিখা শুরু করলে নাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে সিলেক্ট করার জন্য। দ্রষ্টব্য: আপনার Microsoft Teams গ্রুপের বাইরের লোকদের সাথে বা যারা Teams ব্যবহার করেন না তাদের সাথে এই ক্যালেন্ডার ইভেন্ট শেয়ার করতে চাইলে, তাদের পুরো ইমেইল ঠিকানা লিখুন। Optional ক্লিক করে গ্রুপ সদস্যদের যোগ করুন যাদের মিটিং-এর কথা জানা উচিত কিন্তু উপস্থিত থাকতে হবে না। একবার মিটিং তৈরি হলে, আমন্ত্রিত সব পক্ষ তাদের যুক্ত ইমেইল ঠিকানায় আমন্ত্রণ পাবে।
7. মিটিং-এর শুরু এবং শেষ সময় নির্দিষ্ট করুন।
8. Does not repeat ক্লিক করুন মেনু খুলতে এবং মিটিংটিকে রিকারিং ইভেন্ট বানাতে যদি প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই মিটিং প্রতিটি উইকডে, সাপ্তাহিক, বা মাসে একবার করতে চাইতে পারেন।
9. Add channel ক্লিক করুন যদি আপনার মিটিং আপনার কোম্পানির Microsoft Teams সেটআপের নির্দিষ্ট ক্যাটাগরির জন্য নির্দিষ্ট। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এটি Managers চ্যানেলে রাখতে চাইতে পারেন যাতে শুধু সেই চ্যানেল ব্যবহারকারী টিম সদস্যদের জানতে পারে মিটিং হচ্ছে। টিপ: এই ফিল্ডগুলো অনেক খালি রেখে দেওয়া যাবে।
10. Add location ফিল্ড। নামের প্রতিকূল, এটি আসলে ফিজিক্যাল লোকেশন নির্দিষ্ট করার জন্য নয়। বরং এটি Microsoft Teams-সক্ষম Room সিস্টেম বা কনফারেন্স ফোন ডিভাইস সিলেক্ট করার জন্য। আপনার কোম্পানি যদি এ ধরনের ডিভাইস ব্যবহার না করে, তবে এই ফিল্ড পূরণ করতে হবে না।
11. স্ক্রিনের নিচে বড় ফিল্ডে, মিটিং-এর বিবরণ লিখুন, মিটিং এজেন্ডা, বা অংশগ্রহকারীদের জন্য মেসেজ।
12. শেষে, Send ক্লিক করুন। এটি ইভেন্টটিকে আপনার Microsoft Teams ক্যালেন্ডারে যোগ করবে এবং যাদের আপনি যোগ করেছেন তাদের আমন্ত্রণ পাঠাবে। একবার তারা RSVP করলে, ইভেন্টটি তাদের ক্যালেন্ডারেও স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ হয়ে যাবে। দ্রষ্টব্য: আপনি যদি কারো যোগ না করেন, তবে Save বাটন দেখাবে। এটি সাদা ইভেন্টটিকে আপনার পারসোনাল Microsoft Teams ক্যালেন্ডারে সেভ করবে।

Microsoft Teams Scheduling Assistant কী করে?

Microsoft Teams-এ কম্পিউটারে মিটিং তৈরি করার সময় দেখানো Scheduling Assistant অপশন ইভেন্ট তৈরি বা সম্পাদনা করার একটি বিকল্প পথ। এটি একটি আরও ভিজ্যুয়াল ইউজার ইন্টারফেস ব্যবহার করে যা বাম পাশে অপশনগুলো দেখায় এবং মাউস দিয়ে একটি টাইম পিরিয়ড সিলেক্ট করলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে শিডিউলে পরিবর্তন আনে।

Scheduling Assistant-এর আসল সুবিধা হলো এটি কীভাবে গ্রুপ সদস্যদের সকল শিডিউল প্রদর্শন করে। এতে সবার কী সময় এবং কোন দিনে ফ্রি আছে সহজে দেখা যায় এবং গ্রুপ সদস্যদের থেকে জিজ্ঞেস করার ঝামেলা দূর হয়।

দ্রষ্টব্য: শিডিউলগুলো Scheduling Assistant-এ তখনই দেখাবে যখন এডমিন বা অন্যান্য ব্যবহারকারী Microsoft Teams-এ শিডিউল এন্টার করেছেন। আপনার প্রতিষ্ঠান যদি শিডিউল ম্যানেজ করতে Microsoft Teams ব্যবহার না করে, তবে এই ফিচার উপকারী হবে না।

Microsoft Teams-এর Scheduling Assistant সম্পূর্ণ ঐচ্ছিক টুল, যদিও কেউ কেউ ডিফল্ট মিটিং ক্রিয়েশন অপশনের চেয়ে এটিকে পছন্দ করতে পারেন।

Microsoft Teams ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ গ্রহণ করার পদ্ধতি

একবার আপনি Microsoft Teams ক্যালেন্ডারে একটি মিটিং-এ যোগ হলে, আপনাকে почти অবিলম্বে ইমেইল দিয়ে আমন্ত্রণ পাওয়া উচিত।

এই ইমেইল পাওয়ার সময়, আমন্ত্রণ গ্রহণ করতে Join Microsoft Teams Meeting লিংকে ক্লিক করুন। Microsoft Teams অ্যাপ খুলবে এবং আপনাকে ইভেন্টে যোগ করবে। আপনার যদি Microsoft Teams ইনস্টল না থাকে, তবে ইনস্টল করার প্রম্পট আসবে।

টিপ: আপনি যদি আমন্ত্রণ পান না, তবে ইভেন্ট তৈরকারের সাথে যোগাযোগ করুন যে তারা সঠিক ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করেছে কিনা। আপনার স্প্যাম বা জাঙ্ক মেইল ফোল্ডারও চেক করুন।

কিছু ইমেইল সার্ভিস এই Microsoft Teams ইভেন্টগুলো তাদের নিজস্ব ক্যালেন্ডার সিস্টেমে যোগ করার প্রম্পট দেয়। আপনি এটা করতে পারেন যদি চান, কিন্তু আপনাকে অবশ্যই ইমেইলের টেক্সট লিংকে ক্লিক করে আমন্ত্রণ গ্রহণ করতে হবে।

Outlook Teams ইভেন্ট ক্রিয়েশন এবং শেয়ারিং ব্যবহার করার পদ্ধতি

Microsoft Teams ব্যবহার করতে Microsoft অ্যাকাউন্ট দরকার। সাধারণত আপনার কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠান আপনাকে একটি নতুন Microsoft অ্যাকাউন্ট দেবে যা Microsoft Teams এবং অন্যান্য Microsoft Office সেবা অ্যাক্সেস করতে ব্যবহার করা হয়।

এই Microsoft অ্যাকাউন্টের সাথে যুক্ত ইমেইলটি Outlook-এ লগ ইন করতে ব্যবহার করা যায় এবং, যেহেতু এই অ্যাকাউন্টটিই Teams অ্যাক্সেস করতে ব্যবহার হয়, Outlook-এ তৈরি ক্যালেন্ডার মিটিংগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে Microsoft Teams-এ সিঙ্ক হয়ে যায়।

গুরুত্বপূর্ণ: এর জন্য আপনাকে Outlook এবং Microsoft Teams-এর জন্য একই Microsoft অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার পারসোনাল Outlook ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে একটি ওয়ার্ক Microsoft Teams ক্যালেন্ডারের জন্য ইভেন্ট তৈরি করতে পারবেন না।

এটি Outlook অ্যাপ এবং ওয়েব অভিজ্ঞতা দুটোই দিয়ে করা যায় এবং সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া মোটামুটি উপরে দেখানো Microsoft Teams-এ মিটিং बनाने মতোই।

Outlook-এ ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস করতে, বাম মেনুর নিচে Calendar আইকনে ক্লিক করুন। ক্যালেন্ডার খুললে, একটি দিনে ক্লিক করুন ইভেন্ট ক্রিয়েশন প্রক্রিয়া শুরু করতে।

গুরুত্বপূর্ণ: আপনি যদি Outlook-এ তৈরি একটি ইভেন্টকে Teams-এ রেজিস্টার করতে চান, তবে Teams meeting পাশের সুইচটি এক্টিভেট করুন, যা Search for a room or location টেক্সটের পাশে থাকে। আপনি যদি না করেন, তবে Microsoft Teams শেয়ার্ড ক্যালেন্ডার ফাংশনালিটি সক্রিয় হবে না এবং ইভেন্টটি শুধু আপনার Outlook ক্যালেন্ডার শিডিউলে একটি বেসিক ইভেন্ট হবে।

Microsoft Teams-এ অন্য ক্যালেন্ডার শেয়ার করার পদ্ধতি

Microsoft Teams-এর নিজস্ব বিল্ট-ইন ক্যালেন্ডার ফিচার থাকা সত্ত্বেও, Outlook, Google, বা অন্য যেকোনো শেয়ারযোগ্য ওয়েব অ্যাড্রেস প্রদানকারী শিডিউলিং সার্ভিস থেকে অতিরিক্ত ক্যালেন্ডার ইম্পোর্ট করা সম্ভব।

এটি উপকারী হয় যদি আপনার টিম Microsoft Office ইকোসিস্টেমের বাইরে অন্য অ্যাপ বা সার্ভিস ব্যবহার করে ইভেন্ট ম্যানেজ করতে।

উদাহরণ: এখানে Google Calendar ব্যবহার করা হয়েছে, কিন্তু প্রক্রিয়া অন্যান্য সার্ভিসের জন্যও একই।

1. সাধারণভাবে Google Calendar ওয়েব ব্রাউজারে খুলুন।
2. একটি ক্যালেন্ডার নামের ওপর মাউস কার্সার হোভার করুন যাতে তার ডানে তিনটি ডট見える। তিনটি ডট ক্লিক করুন মেনু খুলতে।
3. Settings ক্লিক করুন।
4. Public URL to this calendar এর নিচে ওয়েব অ্যাড্রেসে ক্লিক করুন এবং Ctrl + V চাপুন ক্লিপবোর্ডে কপি করতে।
5. Microsoft Teams খুলুন এবং একটি গ্রুপ বা চ্যাটে যান যেখানে ক্যালেন্ডার যোগ করতে চান।
6. স্ক্রিনের শীর্ষে + সিম্বল ক্লিক করুন।
7. Website ক্লিক করুন।
8. URL ফিল্ডে আপনার ক্যালেন্ডারের অ্যাড্রেস পেস্ট করুন। আপনি Tab name ফিল্ডে কাস্টোম নামও দিতে পারেন এবং Post to the channel about this tab পাশের বক্সে চেকমার্ক দিয়ে গ্রুপকে ক্যালেন্ডার যোগ হওয়ার বিষয়ে অবহিত করতে পারেন।
9. Save ক্লিক করুন। আপনার ক্যালেন্ডার এখন Microsoft Teams-এ শেয়ার করা হয়েছে এবং এই নতুন কাস্টোম ট্যাবে সবাই দেখতে পারবে।

Microsoft Teams মিটিং সম্পাদনা করার পদ্ধতি

আপনার তৈরি করা বা যেগুলো আপনার অ্যাক্সেসে আছে Microsoft Teams মিটিং সম্পাদনা করতে, Microsoft Teams অ্যাপের ক্যালেন্ডার থেকে সেটিতে ক্লিক করুন এবং উপযুক্ত ফিল্ডগুলোতে পরিবর্তন আনুন।

আপনি অংশগ্রহকারী যোগ বা বাদ দিতে পারেন, সময় বা লোকেশন পরিবর্তন করতে পারেন, এবং ইভেন্টের নাম ও বিবরণও সম্পাদনা করতে পারেন। শুধু Send Update ক্লিক করুন পরিবর্তনগুলো সেভ করার জন্য।

টিপ: পরিবর্তনগুলো আপনার বা আপনার টিম সদস্যদের জন্য দেখাচ্ছে না, তবে অ্যাপ সম্পূর্ণ বন্ধ করে আবার খুলুন।

আপনি Outlook-এ Teams ইভেন্টও সম্পাদনা করতে পারেন, ইভেন্টটি ক্যালেন্ডারে খুলে Edit ক্লিক করলে।