এক্সেল স্প্রেডশীটে বেসিক এক-কলাম ও মাল্টি-কলাম ডেটা সোর্টিং

এক্সেলের দুটি প্রধান ফাংশন হল আপনাকে ডেটা ম্যানিপুলেট ও বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে দেখতে দেওয়া, এবং এর জন্য প্রোগ্রামের একটি সিম্পল কিন্তু শক্তিশালী টুল হল Sort ফাংশন।

চায়ে সিম্পল অ্যাসেন্ডিং/ডিসেন্ডিং সোর্ট, একাধিক ভেরিয়েবলে সোর্ট করে গ্রুপে ডেটা দেখানো বা সারি অখণ্ডতা রক্ষা করা, অথবা সিম্পল অ্যালফানিউমেরিক সোর্ট করে ট্যাবুলার ডেটা সাজানো — এক্সেলে ডেটা সোর্ট করা একটি অপরিহার্য দক্ষতা।

ট্যাবুলার ডেটা সোর্ট করার জন্য এক্সেল থেকে ভালো প্রোগ্রাম কম, এবং আপনার সোর্টগুলো সিম্পল থেকে শুরু করে অত্যন্ত জটিল হতে পারে। যদিও এক্সেলের সোর্টিং ক্ষমতা — সঠিক ডেটা সেট এবং প্রোগ্রামের অভ্যন্তরীণ কাজের কিছু জ্ঞান সহ — খুবই রবাস্ট এবং গভীর, আজকের টেক টিপে দুটি বেসিক সোর্ট টাইপের ওপর ফোকাস করা হলো:

• সিঙ্গেল কলামে ডেটা সোর্ট করা
• মাল্টিপল কলামে ডেটা সোর্ট করা

স্প্রেডশীটগুলোból কলাম ও সারি তৈরি হয় সেল দিয়ে, বা ট্যাবুলার ডেটা, যেখানে প্রতিটি কলাম একটি লজিক্যাল ডিভিশন হলো ফ্যাক্ট, ফিগার, বা অন্য কোনো ডিটেইল ক্যাটাগরির{O} শleten, যেন নাম, ঠিকানা, কারেন্সি, পার্টস নম্বর, ইত্যাদি — স্প্রেডশীটের টাইপের ওপর নির্ভর করে। সারি दूसरी পক্ষ, লোক, অবজেক্ট, বা ফিগারকে সাইড বাই সাইড বা একই ইন্সট্যান্স বা ঘটনায় দেখায়।

স্প্রেডশীটের টাইপ এবং এতে থাকা ডেটার ওপর নির্ভর করে, যেন নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক ডেটার ট্যাবুলার লিস্ট, সারিগুলো প্রায় ডাটাবেস রেকর্ডের মতো।

যখন আপনি ডেটার সারি সোর্ট করেন, প্রতিটি সারি অবশ্যই তার ইন্টিগ্রিটি রক্ষা করতে হবে, অনিচ্ছাকৃতভাবে এক সারির ডেটা অন্য সারিতে না চলে যাওয়াভাবে, যা আপনি নিচে দেখবেন মাল্টিপল কলামে ডেটা সোর্ট করা সেখানে কতটুকু কাজে লাগে।

সিঙ্গেল ফিল্ডে সোর্টিং

আপনি আপনার স্প্রেডশীটের রেকর্ডগুলো সারি অনুযায়ী সোর্ট করতে পারেন, এবং রেকর্ডের মধ্যে সেলগুলো কলাম অনুযায়ী সোর্ট করতে পারেন। আপনি অবশ্যই অ্যাসেন্ডিং বা ডিসেন্ডিং সর্ট অর্ডার স펙িফাই করতে পারেন। ডিফল্টভাবে, অ্যাসেন্ডিং/অ্যালফানিউমেরিক্যালি, প্রোগ্রাম টেক্সট A থেকে Z এবং নম্বর ছোট থেকে বড় সাজায়। ডিসেন্ডিং সর্ট অর্ডার দিয়ে সোর্ট করলে উল্টো হবে Z থেকে A, বা বড় নম্বরগুলো শীর্ষে থাকবে।

এক্সেলের অনেক ফাংশনের মত, একটি সিম্পল সোর্ট করার কিছু পদ্ধতি রয়েছে; তবে এই টাইপের সোর্টের জন্য যা কিছু দরকার সেটি রাইট মাউস বাটনের ফ্লাইআউট-মেনুতে রয়েছে, নিচে দেখানো হলো।

1. আপনি যে কলামের ওপর ভিত্তি করে স্প্রেডশীট সোর্ট করতে চান সেটির একটি ফিল্ডে রাইট-ক্লিক করুন পপআপ মেনু খোলার জন্য।
2. নিচে স্ক্রোল করুন এবং কার্সর Sort-এর ওপর রেখে দিন ফ্লাইআউট মেনু খোলার জন্য।
3. Sort A to Z অ্যাসেন্ডিং বা Sort Z to A ডিসেন্ডিং ক্লিক করুন (নোট করুন এক্সেল সারি ১-এর সেলগুলোর ডেটা সোর্টে অন্তর্ভুক্ত করে না; প্রোগ্রাম অনুমান করে এই সারিটি আপনার কলাম লেবেল বা হেডার ধারণ করে।)।

এই সিম্পল সোর্ট অনেক ধরণের ডেটার জন্য কাজ করে, ngoạiতে যখন আপনার সারি ও কলামে আইডেন্টিকাল বা ডুপ্লিকেট ডেটা থাকে। সেসব ক্ষেত্রে আপনাকে দুটি বা অধিক কলামে সোর্ট করতে হবে, যা আগামী সেকশনে আলোচনা করা হলো।

মাল্টিপল ফিল্ডে রেকর্ড সোর্ট করা

আপনার ডেটার জটিলতার ওপর নির্ভর করে আপনাকে একাধিক কলামে সোর্ট করতে হতে পারে। সম্ভবত সবচেয়ে ভালো উদাহরণ হল একটি ডাটাবেসকে লাস্ট নেম অনুযায়ী অ্যালফাবেটিক্যালি সোর্ট করা। ধরুন আপনার ডেটায় একই লাস্ট নেমের একাধিক লোক রয়েছে। সেসব ক্ষেত্রে আপনি নিশ্চিত করতে চাবেন লিন্ডা জনসন লিডিয়া জনসনের আগে আসে, এবং শেরি আন্ডারসন চার্লস আন্ডারসনের পরে দেখায়... আপনি বুঝতে পারছেন।

আপনি সর্ট ডায়লগ বক্স থেকে মাল্টিপল কriterিয়া দিয়ে কাস্টম সার্চ সেট আপ করতে পারেন, নিচের মত করে।

1. আপনি যে ডেটা সোর্ট করতে চান তার প্রথম কলামের একটি সেলে ক্লিক করুন।
2. টাইটেল বারের ঠিক নিচে Data ক্লিক করুন Data ribbon খোলার জন্য। (Ribbon হলো অ্যাপ্লিকেশন উইন্ডোর শীর্ষে কন্টেক্সচুয়াল ট্যাবের সারি।)
3. Sort & Filter সেকশনে Sort বাটনে ক্লিক করুন Sort dialog box খোলার জন্য।

• Sort by ড্রপডাউন ক্লিক করুন এবং সোর্ট করার প্রথম কলামের নাম বেছে নিন। (নোট করুন এক্সেল কলামের সারি ১-এর কন্টেন্ট দেখায়, যা এই কেসে কলাম লেবেল ধারণ করে। আপনি My data has headers চেকবক্স আনচেক করলে এই অপশন বন্ধ করতে পারেন।)
• Add Level ক্লিক করুন সর্ট অর্ডারে আরেকটি কলাম যোগ করতে।
• Then by ড্রপডাউন ক্লিক করুন এবং সোর্ট করার পরের কলাম বেছে নিন।
• Steps 6 and 7 প্রয়োজনমতো রিপিট করুন আপনার সর্টের প্যারামিটার কনফিগার করতে।

Sort dialog box-এ ক্লিক করে ঘুরলে আপনার সর্ট মডিফাই করার বেশ কিছু অপশন দেখতে পাবেন, যদিও সেসব, যদি আপনি ঠিক কীভাবে প্রতিটি আপনার সর্টকে প্রভাবিত করে সেটি না জানেন, তবে আশা করি অনিচ্ছাকৃত ফলাফল দেবে।

• OK ক্লিক করুন।
• যদি Sort Warning dialog box আসে, Expand the selection সিলেক্ট করুন এবং তারপর Sort ক্লিক করুন।

এর পাশাপাশি, আপনি যখন একটি কলাম বেছে নেন, এক্সেল সেটির সেল কন্টেন্ট অ্যানালাইজ করে Sort on এবং Order ফিল্ডে কী ভ্যালু থাকা উচিত সেটি অনুমান করে। আপনার নির্দিষ্ট (এবং লজিক্যাল) কারণ না থাকলে এগুলো পরিবর্তন করবেন না। (যদি আপনি এক্সপেরিমেন্ট না করেন, অবশ্যই। আমি সবসময় এনকourage করি — এবং এক্সেলের Undo ফিচার চমৎকার কাজ করে।)

আপনি নিশ্চিত ভাবতে পারেন, এটি এক্সেলে ডেটা সোর্ট করার শুধু শুরু। তবে মনে রাখবেন, যতক্ষণ আপনি সাবধান নন, ভুল প্যারামিটার ব্যবহার করলে আপনার ডেটা জুড়ে যাবে এবং স্প্রেডশীটে এর পজিশন সম্পূর্ণ পরিবর্তন হয়ে যাবে। Sort দ্রুত এবং সেট আপ করা সহজ। ভালো খবর হল Undo ও দ্রুত। Undo করে আবার চেষ্টা করতে ভয় করবেন না। বারবার।