এক্সেলে অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট করার পদ্ধতি

যখন আপনি এক্সেলে অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট করতে চান, সেটি একটি কলাম বা রো হোক, প্রক্রিয়াটি সাধারণত সোজা। যাইহোক, একাধিক রো বা কলাম সর্ট করার সময়, বা অক্ষর এবং নম্বর নিয়ে কাজ করার সময়, প্রক্রিয়াটিতে কিছু অতিরিক্ত ধাপ যুক্ত হতে পারে।

এই আর্টিকেলে আপনি এক্সেল স্প্রেডশীটে আপনার ডেটা অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট করার সম্পর্কে জানতে হবে সব কিছু শিখবেন।

Sort দিয়ে এক্সেলে অ্যালফাবেটাইজ করা

এক্সেলে অ্যালফাবেটাইজ করার পদ্ধতি এভাবে নির্ভর করে যে আপনি কতগুলো কলাম বা রোতে সাদৃশ্য করার ডেটা রয়েছে।

একক কলামের ডেটা অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট করা সবচেয়ে সহজ। যদি একাধিক কলাম থাকে এবং আপনি চান সব ডেটা অ্যালফাবেটাইজ করা কলামের সাথে সঠিকভাবে সারিবদ্ধ থাকে, তবে কিছু অতিরিক্ত ধাপ لازم।

অবশেষে, যদি আপনার ডেটাতে হেডার রো থাকে বা না থাকে সেটি বিবেচনা করে একাধিক কলাম সর্ট করার সময় কিছু বিশেষ বিবেচনা করতে হয়।

সাধারণ পদ্ধতি

এক্সেলে অ্যালফাবেটাইজ করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হলো যদি আপনার কাছে একক কলামের ডেটা থাকে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাছে নামের একটি তালিকা থাকে।

1. ডেটার কলামটি নির্বাচন করুন।
2. Home মেনু নির্বাচন করুন, এবং রিবনে Editing গ্রুপে Sort & Filter ড্রপডাউন নির্বাচন করুন।
3. আপনি কীভাবে ডেটা সংগঠিত করতে চান তার উপর ভিত্তি করে Sort A to Z বা Sort Z to A নির্বাচন করুন।

এখন, আপনি হাইলাইট করা কলামটি দেখলে পাবেন যে ডেটা আপনার বেছে নেওয়া পদ্ধতিতে অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট হয়ে গেছে।

যদি আপনার ডেটাতে নম্বর থাকে? উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনার কাছে প্রতিটি ব্যক্তির বয়সের একটি দ্বিতীয় কলাম আছে।

আপনি সেই কলামটি সর্ট করতে চান, তাই উপরের মতোই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে ডেটার কলামটি নির্বাচন করুন।

এবার, রিবনে Sort & Filter নির্বাচন করলে আপনি দেখবেন সর্ট করার অপশনগুলো পরিবর্তন হয়েছে।

এই অপশনগুলো নম্বরগুলোকে ছোট থেকে বড় বা বড় থেকে ছোট দিকে সর্ট করবে।

মাল্টি-কলাম সর্টিং

একাধিক কলামের ডেটা বিশিষ্ট একটি টেবিলে কলামগুলো আলাদা আলাদা সর্ট করলে একটি সমস্যা হয়।

যদি আপনি শুধু একটি কলাম নির্বাচন করে সর্ট করেন, তবে অন্যান্য কলাম যেনই থাকবে। এর মানে আপনার স্প্রেডশীট সব গুলিয়ে যাবে এবং ডেটা আর অর্থ বহন করবে না। সমাধান হলো সব কলাম একসাথে সর্ট করা।

আসুন নাম এবং বয়সের উদাহরণ স্প্রেডশীট দিয়ে আবার করি।

1. এবার, একক কলামের বদলে পুরো টেবিলটি নির্বাচন করুন।
2. Home মেনুতে, Sort & Filter নির্বাচন করুন, এবং আগের মতো আপনার সর্ট পছন্দ নির্বাচন করুন।

এখন, আপনি দেখবেন যে শুধু নামগুলোই অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট হয়নি, বরং দ্বিতীয় কলামের সংশ্লিষ্ট বয়সও সেগুলোর সাথে সঠিকভাবে সর্ট হয়েছে। সেই বয়সগুলো সঠিক নামের সাথে 붙어 থাকছে।

এটি শুধু দুই কলামের স্প্রেডশীটে নয়, আপনার স্প্রেডশীট কত বড় হোক না কেন কাজ করবে, শর্তে সর্ট করার আগে শিটের সকল ডেটা নির্বাচন করা থাকে।

আপনি চাইলে একাধিক কলামকে একে মেশে একটি কলামে রূপান্তর করে সেটিকে সর্ট করতে পারেন।

কাস্টম সর্ট

Sort & Filter ড্রপডাউন মেনুতে Custom Sort নামে আরেকটি অপশন থাকবে।

এটি কীভাবে কাজ করে দেখতে একটি বড় স্প্রেডশীট উদাহরণ হিসেবে নিই। এই উদাহরণের স্প্রেডশীট নিউইয়র্ক রাজ্যের হাই স্কুলের SAT স্কোরের একটি তালিকা।

1. স্প্রেডশীটের পুরো ডেটা টেবিল নির্বাচন করুন, Home মেনু, Sort & Filter, এবং Custom Sort নির্বাচন করুন।

আপনি একটি নতুন পপ-আপ দেখবেন যেখানে আপনি প্রতিটি কলাম কীভাবে সর্ট হবে সেটি নির্দিষ্ট করতে পারেন। আপনি যে কলাম দ্বারা সর্ট করতে চান সেটি নির্বাচন করুন, কীভাবে সর্ট করতে চান সেটি নির্বাচন করুন, এবং তারপর কীভাবে সর্ট করতে চান (A to Z, Z to A, বা Custom) সেটি নির্বাচন করুন।

আপনি লক্ষ্য করेंगे কিছু আকর্ষণীয় Sort On চয়েস। এগুলো হলো:

• Cell Values: অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট, বা নম্বরের ক্ষেত্রে ছোট থেকে বড় বা বড় থেকে ছোট
• Cell Color: সেল কালার অনুযায়ী ডেটা গ্রুপ করুন
• Font Color: ফন্ট কালার অনুযায়ী ডেটা গ্রুপ করুন
• Conditional Formatting Icon: কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং লজিক থেকে সেলের আইকন অনুযায়ী ডেটা সংগঠিত করুন

এটি আপনার নির্বাচন করা প্রথম কলাম অনুযায়ী পুরো ডেটা টেবিল সর্ট করবে। কিন্তু আপনি একটি সেকেন্ডারি সর্টও করতে পারেন (প্রথম নির্বাচিত কলাম সর্ট হওয়ার পর)।

শুধু Add Level নির্বাচন করুন। নতুন ফিল্ডগুলো থেকে আবার Column, Sort On, এবং Order ড্রপডাউনগুলো ইচ্ছামতো নির্বাচন করুন।

OK নির্বাচন করুন এবং আপনি দেখবেন আপনার পুরো টেবিল এখন একাধিক কলাম অনুযায়ী সর্ট হয়ে গেছে।

এটি প্রথমে আপনার নির্বাচন করা প্রাথমিক কলাম দ্বারা সর্ট করবে, তারপর দ্বিতীয়, তৃতীয়, এবংكذا।

নোট: আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে উপরের ড্রপডাউনে কলাম সর্ট অপশনগুলিতে লেটারের বদলে হেডার নাম দেখাচ্ছে। এর কারণ হলো সর্ট উইন্ডোতে My data has headers চেকবক্সটি নির্বাচিত থাকা। যদি আপনার স্প্রেডশীটে হেডার থাকে, তবে নিশ্চিত করুন যে এটি নির্বাচিত আছে।

Filter দিয়ে এক্সেলে অ্যালফাবেটাইজ করা

Home মেনুতে Sort & Filter ড্রপডাউন ব্যবহার করার সময় আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে এতে একটি Filter অপশনও আছে।

এটি নির্বাচন করলে আপনি লক্ষ্য করবেন প্রতিটি কলামের শীর্ষে ড্রপডাউন অ্যারো আসছে। उन অ্যারোlerden যেকোনো একটি নির্বাচন করলে আপনি একটি দীর্ঘ অপশন তালিকা দেখবেন।

এখানে প্রতিটি অপশন কীভাবে কাজ করে:

• Sort A to Z বা Sort Z to A: এই কলাম ব্যবহার করে শিটটি যেকোনো দিক থেকে অ্যালফাবেটিক্যালি সর্ট করুন।
• Sort by Color: এটি উপরের সেকশনের মতো মাল্টি-কলাম সর্ট উইন্ডো আনবে।

নিচের অন্যান্য ফিল্টারিং অপশনগুলো আপনাকে এক্সেলে অ্যালফাবেটাইজ করতে সাহায্য করবে না, কিন্তু আপনার যে ডেটা দরকার নেই সেগুলো ফিল্টার আউট করার অনেক অপশন আছে। Text Filters নির্বাচন করলে আপনি বেছে নিতে পারেন শুধু শিটের সেই ডেটা প্রদর্শন করবে যা:

• Equals একটি নির্দিষ্ট ভ্যালু
• Does Not Equal একটি নির্দিষ্ট ভ্যালু
• Begins With একটি শব্দ বা নম্বর
• Ends With একটি শব্দ বা নম্বর
• Contains একটি শব্দ বা নম্বর
• Does Not Contain একটি শব্দ বা নম্বর
• Custom Filter আপনাকে উপরের যেকোনো ফিল্টার কম্বাইন করে একাধিক ফিল্টার ব্যবহার করতে দেয়

আপনি দেখছেন, এক্সেলে অ্যালফাবেটাইজ (বা নম্বর অর্ডার) করার অনেক পদ্ধতি আছে। আপনি কোন অপশন বেছে নেবেন তা নির্ভর করে আপনি কত ডেটা সর্ট করতে চান, টেবিল কত বড়, এবং আপনি শুধু একটি কলাম বা রো দ্বারা সর্ট করতে চান কি একাধিক দ্বারা।

এক্সেলের বিভিন্ন টিপস এবং ট্রিক্স সম্পর্কে আরও জানুন, এবং এক্সেলে রো এবং কলাম সর্ট করার আপনার জানা যেকোনো অন্য কৌশল শেয়ার করুন।