আপনি যখন এক্সেলে বর্ণানুক্রম করতে চান, সেটি একটি কলাম বা সারি বাছাই করা হোক না কেন, প্রক্রিয়াটি সাধারণত সহজবোধ্য হয়। যাইহোক, যখন একাধিক সারি বা কলামের বর্ণমালা বা অক্ষর এবং সংখ্যা নিয়ে কাজ করার কথা আসে, তখন প্রক্রিয়াটির জন্য কিছু অতিরিক্ত পদক্ষেপের প্রয়োজন হতে পারে।
এই নিবন্ধে আপনি এক্সেল স্প্রেডশীটে আপনার ডেটা কীভাবে বর্ণমালা করা যায় সে সম্পর্কে আপনার যা জানা দরকার তা শিখবেন৷
বাছাই সহ এক্সেলে বর্ণমালা করুন
আপনি Excel-এ বর্ণমালা করার জন্য যে পদ্ধতিটি ব্যবহার করেন তা নির্ভর করে কতগুলি কলাম বা সারিতে আপনি যে ডেটা সংগঠিত করতে চান তার উপর৷
বর্ণানুক্রমিকভাবে ডেটার একটি একক কলাম বাছাই করা সবচেয়ে সহজ। আপনার যদি একাধিক কলাম থাকে এবং নিশ্চিত করতে চান যে সমস্ত ডেটা লাইন বর্ণানুক্রমিক কলামের সাথে আছে, সেখানে কয়েকটি অতিরিক্ত ধাপ রয়েছে৷
অবশেষে, আপনি যদি একাধিক কলাম বাছাই করতে চান, এবং ডেটাতে হেডার সারি আছে কি না তা মাথায় রাখতে হবে বিশেষ বিবেচনা।
সাধারণ
এক্সেলে বর্ণমালা করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হল আপনার যদি ডেটার একটি কলাম থাকে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার নামের তালিকা সহ একটি কলাম থাকে।
1. ডেটার কলাম নির্বাচন করুন৷
৷
2. হোম নির্বাচন করুন৷ মেনু, এবং বাছাই এবং ফিল্টার নির্বাচন করুন রিবনে সম্পাদনা গ্রুপে ড্রপডাউন।
3. হয় A থেকে Z সাজান নির্বাচন করুন অথবা Z থেকে A সাজান আপনি কীভাবে ডেটা সংগঠিত করতে চান তার উপর নির্ভর করে।
এখন, যখন আপনি হাইলাইট করা কলামে ফিরে তাকান, তখন আপনি দেখতে পাবেন যে সেখানে ডেটা আপনার বেছে নেওয়া পদ্ধতি ব্যবহার করে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়েছে।
আপনার ডেটা নম্বর থাকলে কী হবে? উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক প্রতিটি ব্যক্তির বয়স সহ আপনার কাছে একটি দ্বিতীয় কলাম রয়েছে৷
৷আপনি সেই কলামটি সাজাতে চান, তাই আপনি উপরের মত একই পদ্ধতি অনুসরণ করুন এবং ডেটার কলাম নির্বাচন করুন৷
এইবার, আপনি যখন রিবনে বাছাই এবং ফিল্টার নির্বাচন করবেন, আপনি দেখতে পাবেন যে কীভাবে সাজানো যায় তার নির্বাচনগুলি পরিবর্তিত হয়েছে৷
এই বিকল্পগুলি হয় সংখ্যাগুলিকে ক্ষুদ্রতম সংখ্যা থেকে বৃহত্তম বা অন্যভাবে সাজাতে হবে৷
মাল্টি-কলাম সাজানো
একাধিক কলাম ডেটা ধারণ করে এমন একটি টেবিলে পৃথকভাবে কলাম সাজানোর ক্ষেত্রে একটি সমস্যা রয়েছে।
আপনি যদি শুধুমাত্র একটি কলাম নির্বাচন করেন এবং এটি সাজান, অন্য কলামগুলি জায়গায় থাকে। এর মানে হল আপনার স্প্রেডশীট সব মিশ্রিত হয়ে যাবে এবং ডেটার আর কোনো মানে হবে না। এর উত্তর হল একযোগে সব কলাম সাজানো।
নাম এবং বয়স উদাহরণ স্প্রেডশীট দিয়ে এটি আবার করা যাক।
1. এইবার, একটি একক কলাম নির্বাচন করার পরিবর্তে, সম্পূর্ণ টেবিলটি নির্বাচন করুন৷
৷
2. হোমে মেনু, বাছাই এবং ফিল্টার নির্বাচন করুন , এবং ঠিক আগের মতই, আপনার সাজানোর পছন্দ নির্বাচন করুন।
এখন, আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটে শুধু নামগুলিই বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়নি, তবে দ্বিতীয় কলামের সাথে যুক্ত বয়সগুলিও তাদের সাথে সাজানো হয়েছে। সেই বয়সগুলো সঠিক নামের সাথেই ছিল।
এটি শুধুমাত্র Excel এ দুটি কলামের স্প্রেডশীটের সাথে কাজ করে না, তবে এটি কাজ করবে আপনার স্প্রেডশীট যত বড়ই হোক না কেন, যতক্ষণ না আপনি বাছাই করার আগে শীটের সমস্ত ডেটা নির্বাচন করেন৷
আপনি যদি চান, আপনি একাধিক কলামকে একটিতে বাছাই করতে পারেন, এবং তারপর সেই একক কলামটি বাছাই করতে পারেন৷
কাস্টম বাছাই
আপনি বাছাই এবং ফিল্টার ড্রপডাউন মেনুতে আরেকটি বিকল্প লক্ষ্য করবেন তা হল কাস্টম সাজানো৷
৷এটি কীভাবে কাজ করে তা দেখতে, উদাহরণ হিসাবে আরও বড় স্প্রেডশীট নেওয়া যাক। এই উদাহরণের স্প্রেডশীটটি নিউ ইয়র্ক রাজ্যের উচ্চ বিদ্যালয়ের জন্য SAT স্কোরের একটি তালিকা।
- স্প্রেডশীটে ডেটার সম্পূর্ণ সারণী নির্বাচন করুন, হোম নির্বাচন করুন মেনু, বাছাই এবং ফিল্টার নির্বাচন করুন , এবং কাস্টম বাছাই নির্বাচন করুন .
2. আপনি একটি নতুন পপ-আপ দেখতে পাবেন যেখানে আপনি প্রতিটি কলাম কীভাবে বিশেষভাবে সাজানো হবে তা নির্বাচন করতে পারবেন। আপনি যে কলামটি সাজাতে চান সেটি নির্বাচন করুন, আপনি কীভাবে এটি সাজাতে চান তা নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনি কীভাবে এটি সাজাতে চান তা নির্বাচন করুন (A থেকে Z, Z থেকে A, বা কাস্টম)।
আপনি কিছু আকর্ষণীয় সর্ট অন লক্ষ্য করবেন পছন্দ এগুলো হল:
- কোষের মান :বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজান, বা সংখ্যার ক্ষেত্রে, নিম্ন থেকে উচ্চ বা উচ্চ থেকে নিম্ন পর্যন্ত
- কোষের রঙ :কোষের রঙ দ্বারা গোষ্ঠীবদ্ধ ডেটা সংগঠিত করুন
- ফন্টের রঙ :ফন্ট রঙ দ্বারা গোষ্ঠীবদ্ধ ডেটা সংগঠিত করুন
- শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং আইকন৷ :কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং লজিক থেকে কক্ষের আইকন দ্বারা ডেটা সংগঠিত করুন
এটি আপনার নির্বাচিত প্রথম কলাম অনুসারে ডেটার সম্পূর্ণ সারণীকে বাছাই করবে। কিন্তু আপনি একটি সেকেন্ডারি বাছাই করতে পারেন (একবার প্রথম নির্বাচিত কলামটি সাজানো হয়ে গেলে)।
শুধু স্তর যোগ করুন নির্বাচন করুন . প্রদর্শিত নতুন ক্ষেত্রগুলি থেকে, পছন্দ অনুসারে আবার কলাম, সর্ট অন, এবং অর্ডার ড্রপডাউন নির্বাচন করুন৷
ঠিক আছে নির্বাচন করুন এবং আপনি দেখতে পাবেন আপনার পুরো টেবিলটি এখন একাধিক কলাম দ্বারা সাজানো হয়েছে।
এটি প্রথমে আপনার নির্বাচিত প্রাথমিক কলাম অনুসারে সাজানো হবে, তারপরে দ্বিতীয়, তৃতীয় এবং আরও অনেক কিছু।
দ্রষ্টব্য :আপনি হয়তো লক্ষ্য করেছেন যে উপরের ড্রপডাউনে কলাম সাজানোর বিকল্পগুলিতে অক্ষরের পরিবর্তে শিরোনামের নাম অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। কারণ আমার ডেটা শিরোনাম আছে এর পাশের চেকবক্স সাজানোর উইন্ডোতে নির্বাচন করা হয়। যদি আপনার স্প্রেডশীটে শিরোনাম থাকে, তাহলে এটি নির্বাচন করতে ভুলবেন না।
ফিল্টার সহ এক্সেলে বর্ণমালা করুন
হোম মেনুতে সাজানো এবং ফিল্টার ড্রপডাউন ব্যবহার করার সময়, আপনি হয়তো লক্ষ্য করেছেন সেখানে একটি ফিল্টারও রয়েছে বিকল্প।
আপনি যদি এটি নির্বাচন করেন, আপনি প্রতিটি কলামের শীর্ষে ড্রপডাউন তীরগুলি দেখতে পাবেন। আপনি যখন সেই কলামগুলির যে কোনও একটির উপরে তীরচিহ্নগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করেন, আপনি বিকল্পগুলির একটি দীর্ঘ তালিকা দেখতে পাবেন৷
এই বিকল্পগুলির প্রতিটি কীভাবে কাজ করে তা এখানে রয়েছে:
- A থেকে Z সাজান অথবা Z থেকে A সাজান :এই কলামটি বর্ণানুক্রমিকভাবে উভয় দিকে ব্যবহার করে শীট সাজান।
- রঙ অনুসারে সাজান :এটি উপরের শেষ সেকশনের মতো একই মাল্টি-কলাম বাছাই উইন্ডো আনবে।
নীচের অন্যান্য ফিল্টারিং বিকল্পগুলি আপনাকে এক্সেলে বর্ণানুক্রম করতে সাহায্য করবে না, তবে আপনি যে ডেটাগুলিকে গুরুত্ব দেন না তা ফিল্টার করার জন্য প্রচুর বিকল্প রয়েছে৷ যখন আপনি টেক্সট ফিল্টার নির্বাচন করেন , আপনি শুধুমাত্র শীটে ডেটা প্রদর্শন করতে বেছে নিতে পারেন যা:
- সমান একটি নির্দিষ্ট মান
- সমান নয়৷ একটি নির্দিষ্ট মান
- এর সাথে শুরু হয় একটি শব্দ বা সংখ্যা
- এর সাথে শেষ হয় একটি শব্দ বা সংখ্যা
- ধারণ করে একটি শব্দ বা সংখ্যা
- ধারণ করে না একটি শব্দ বা সংখ্যা
- কাস্টম ফিল্টার একাধিক ফিল্টার ব্যবহার করতে আপনাকে উপরের যে কোনো ফিল্টারকে একত্রিত করতে দেয়
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এক্সেলে বর্ণমালা (বা অর্ডার নম্বর) করার অনেক উপায় রয়েছে। আপনি যে বিকল্পটি বেছে নিয়েছেন তা নির্ভর করে আপনি কতটা ডেটা সাজাতে চান, টেবিলটি কতটা বড় এবং আপনি শুধুমাত্র একটি কলাম বা সারি বা একাধিক দ্বারা সাজাতে চান কিনা।
Excel এর জন্য বিভিন্ন টিপস এবং কৌশল সম্পর্কে আরও জানুন, এবং Excel এ আপনার সারি এবং কলামগুলি সাজানোর বিষয়ে আপনি জানেন এমন অন্য যেকোন কৌশল শেয়ার করুন৷
