Exchange Online সহ Office 365 Business (Exchange 2016 এবং 2019-এর মতো) আপনাকে একটি কর্পোরেট ইমেল সিগনেচার সেটআপ করার সুযোগ দেয়, যা কোম্পানির যেকোনো ব্যবহারকারী বা ডিভাইস থেকে পাঠানো যেকোনো ইমেলে প্রয়োগ হবে। একটি কোম্পানি-ওয়াইড ইমেল সিগনেচার সার্ভার-সাইডে কনফিগার করা হয়, যা নিশ্চিত করে আপনার কোম্পানির সকল আউটগোইং ইমেলে একই সিগনেচার ফরম্যাট এবং বিবরণ থাকে, এবং আপনি যা চাননি সেটি সিগনেচারে যোগ হওয়ার সুযোগ দেয় না।
কোম্পানি-ওয়াইড সিগনেচার যোগ করার অনেক সুবিধা থাকা সত্ত্বেও, এর কিছু সীমাবদ্ধতাও আছে, যা নিচে উল্লেখ করা হলো।*
* নোট: এই সীমাবদ্ধতা অতিক্রম করতে CodeTwo বা Exclaimer-এর থার্ড-পার্টি অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন।
Office 365 বা Exchange-এ কোম্পানি-ওয়াইড সিগনেচারের সীমাবদ্ধতা:
- ইমেল কম্পোজ করার সময় ব্যবহারকারীদের সিগনেচার দৃশ্যমান হয় না।
- সিগনেচার সবসময় ইমেল কনভারসেশনের নিচে যোগ হয়।
- সিগনেচারে সরাসরি ইমেজ এমবেড করা যায় না। ইমেজ ব্যবহার করতে হলে সেটির পাবলিক URL ব্যবহার করতে হবে।
- ব্যবহারকারীরা ভিন্ন সিগনেচার বেছে নিতে পারেন না।
- Outlook ব্যতিরিক্ত ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে পাঠানো HTML-ফরম্যাটেড সিগনেচার সঠিক দেখায় না।
এই আর্টিকেলে আপনি Exchange ট্রান্সপোর্ট রুল (Exchange 2019 এবং 2016) ব্যবহার করে সার্ভার-সাইডে কোম্পানির ইমেল সিগনেচার তৈরি ও কাস্টমাইজ করার ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী পাবেন।
Exchange Online (Office 365 Business)-এ অর্গানাইজেশন-ওয়াইড ইমেল সিগনেচার তৈরির পদ্ধতি
- লগইন করুন Office 365 Admin portal-এ এবং Exchange-এ ক্লিক করুন।
- Exchange admin center-এ বাম প্যানেল থেকে Mail flow নির্বাচন করুন।
- rules ট্যাবে plus + চিহ্নে ক্লিক করে Apply disclaimers নির্বাচন করুন।
- New rule পেজে রুলের জন্য একটি নাম দিন (যেমন "Company Signature")।
- 5a. Apply this rule if ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে The sender is located… নির্বাচন করুন।
- 5b. Inside the organization নির্বাচন করে OK-এ ক্লিক করুন।
- Do the following ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Append the disclaimer… নির্বাচন করুন (এরপর ডান পাশে Enter text এবং Select one অপশন দেখাবে)।
- 6a. Enter text লিংকে ক্লিক করুন আপনার সিগনেচার কাস্টমাইজ করার জন্য।
- 6a1. specify disclaimer text বক্সে আপনি আপনার কোম্পানির বিবরণ প্লেইন টেক্সট বা HTML ফরম্যাটে ইনপুট করতে পারেন, এবং Active Directory-এর প্রি-ডিফাইনড অ্যাট্রিবিউট লিস্ট থেকে প্রতিটি ব্যবহারকারীর তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে আনার জন্য কিছু স্পেশাল অ্যাট্রিবিউট ব্যবহার করতে পারেন। (Display Name, Title, Phone Number, Company Name, ইত্যাদি)।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি নিচের মত একটি সিম্পল HTML ফরম্যাটে সিগনেচার তৈরি করতে চাইলে…
..নিচের HTML কোডটি (কোটেশন ছাড়া) specify disclaimer text বক্সে কপি-পেস্ট করুন এবং লাল অক্ষরवाले বাক্যগুলো আপনার নিজের তথ্য অনুযায়ী মডিফাই করুন। হলে OK-এ ক্লিক করুন: *
"<p><br /> Best Regards,<br /><br /> <strong>%%DisplayName%%</strong><br />%%title%%<br /><br /><strong>%%Company%%</strong><br />Type your Company's Address here<br /><strong>Phone:</strong> %%PhoneNumber%%<br /><strong>Fax:</strong> 203 202 2011<br /><strong>email:</strong> %%Email%%<br /><br /></p>
<p><img src="Type here the Public URL of your Company Logo" width="150" height="150" /></p>
<p>We are committed to replying to all emails within 24 hours.</p>"
| * নোটস – অতিরিক্ত সাহায্য:
১. HTML না জানলে আপনার সিগনেচার HTML-এ ডিজাইন করার জন্য ফ্রি অনলাইন "Word to HTML editor" ব্যবহার করুন। City 6b1. সিগনেচার কাস্টমাইজেশনের পর, Select one লিংকে ক্লিক করুন, এবং ডিসক্লেমার ইনসার্ট না হলে কী করবে (failback action) সেটি নির্বাচন করুন।
6b1. উপলব্ধ ফেইলব্যাক অ্যাকশনগুলো থেকে একটি নির্দিষ্ট করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন:
* নোট: নির্দিষ্ট সময়ে রুল এক্টিভেট বা ডিএক্টিভেট করতে, বা সিগনেচার রুলে অতিরিক্ত অ্যাকশন ও এক্সেপশন যোগ করতে More Options-এ ক্লিক করুন।
* নোটস: |
এটি ছিল সম্পূর্ণ গাইড! আপনার অভিজ্ঞতা কমেন্টে শেয়ার করুন। লাইক ও শেয়ার করুন অন্যদের সাহায্য করতে।
