আপনি যদি ক্যাচ-অল মেইলবক্স টার্মটি জানেন না, তবে এটি একটি ইমেল ঠিকানা যেখানে আপনি আপনার ডোমেন নামের সাথে অবৈধ ইমেল ঠিকানাগুলোতে পাঠানো ইমেলগুলো গ্রহণ করতে পারেন।
इसे আরও বাস্তব করতে গেলে, ধরা যাক আপনার ইমেল ঠিকানা grey101@example.com, এবং যেকোনো কারণে আপনার ক্লায়েন্ট ইমেল পাঠিয়েছে gray101@example.com-এ। এই ভুলের কারণে ইমেল প্রেরকের কাছে বাউন্স ব্যাক করত। কিন্তু একটি কনফিগার করা ক্যাচ-অল মেইলবক্স থাকলে এধরনের মেসেজগুলো একটি ডেডিকেটেড ইনবক্সে ডেলিভার হবে যা আপনি অ্যাক্সেস করতে পারবেন।
চলুন দেখি Office 365-এ ক্যাচ-অল মেইলবক্স কীভাবে তৈরি করবেন।
Office 365 এবং "ক্যাচ-অল মেইলবক্স" অপশন
অনেক Office 365 কাস্টমারের কাছে ক্যাচ-অল মেইলবক্স একটি বিখ্যাত ফিচার, मुख্যতঃ কারণ এটি ইমেল ঠিকানায় টাইপো হলে বিজনেস-সম্পর্কিত তথ্য হারানোর সম্ভাবনা রোধ করে। দুর্ভাগ্যবশত, মাইক্রোসফট সরাসরি এটি সাপোর্ট করে না, 추정ের কারণ এটি স্প্যাম ইমেলের জন্য লুপহোল তৈরি করতে পারে যা Office 365 মেইল সিস্টেম ওভারলোড করবে।
কিন্তু এই সীমাবদ্ধতার পেছন থেকে একটি উপায় আছে, এবং আমরা আপনাকে সেটি জানাতে চাই। যাইহোক, মনে রাখবেন যে ক্যাচ-অল মেইলবক্স শুধু এক্সটার্নাল ডোমেন থেকে পাঠানো ইমেলের জন্য কাজ করে। সেটি বিবেচনায় রেখে, ক্যাচ-অল মেইলবক্স তৈরির ধাপে ধাপে নির্দেশিকা এখানে দেওয়া হলো।
ক্যাচ-অল মেইলবক্স কনফিগারেশন
Exchange Online এনভায়রনমেন্টে ক্যাচ-অল মেইলবক্স কনফিগারেশন ইমপ্লিমেন্ট করার জন্য, আমরা তিনটি সহজ ফিচার প্রস্তাব করছি:
- ডাইনামিক ডিস্ট্রিবিউশন গ্রুপ
- একটি শেয়ার্ড মেইলবক্স
- একটি Exchange Online ট্রান্সপোর্ট রুল
শেষে, আপনাকে Exchange Online-এর জন্য একটি নতুন ট্রান্সপোর্ট রুল প্রয়োজন হবে। এই রুলটি ক্যাচ-অল মেইলবক্স যেসব শর্ত-এ অপারেট করে সেগুলো ইমপ্লিমেন্ট করার জন্য দায়বদ্ধ।
ধাপ ১: ডাইনামিক ডিস্ট্রিবিউশন গ্রুপ তৈরী
প্রথম ধাপে একটি ডাইনামিক ডিস্ট্রিবিউশন গ্রুপ তৈরি করতে হবে। এই ডিস্ট্রিবিউশন গ্রুপ আপনার সংস্থার সকল Office 365 ইমেল ঠিকানা লিস্ট করবে যাতে এক্সটার্নাল ডোমেন থেকে ইমেল গ্রহণ করতে পারে। ডাইনামিক ডিস্ট্রিবিউশন গ্রুপ তৈরি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- Office 365 Portal > Show All > Exchange-এ যান। Exchange-এ ক্লিক করলে আপনি Exchange Administration Panel-এ রিডাইরেক্ট হবেন।
- Exchange প্যানেলে, Recipients > Groups সিলেক্ট করুন।
- এবার New Office 365 Group ড্রপডাউন মেনুর + চিহ্নে ক্লিক করুন এবং Dynamic distribution group. সিলেক্ট করুন।
- তারপর Recipients > Groups > Dynamic distribution group-এ যান। এটি করার ফলে একটি নতুন ফিল্ড খুলবে যেখানে আপনাকে কিছু ডিটেইল ইনপুট দিতে হবে। আবশ্যক তথ্যগুলো হল Display name, Alias এবং Members। প্রথম দুটির জন্য একই নাম ব্যবহার করতে পারেন।
- মেম্বার যোগ করতে, All recipient types সিলেক্ট করুন এবং Save-এ ক্লিক করুন।
এখন, আপনি অফিশিয়ালি আপনার ডাইনামিক ডিস্ট্রিবিউশন গ্রুপ তৈরি করলেন; এখন আপনাকে একটি শেয়ার্ড মেইলবক্স সেট আপ করতে হবে।
ধাপ ২: শেয়ার্ড মেইলবক্স সেট-আপ
সেট আপ করার দ্বিতীয় ধাপ হল একটি শেয়ার্ড মেইলবক্স। যেহেতু একটি সংস্থার অনেক প্রাপক থাকে, তাদের ক্যাচ-অল মেইলবক্সের মাধ্যমে আসা ইমেলগুলো দেখার জন্য একটি শেয়ার্ড স্পেস প্রয়োজন। এই স্পেসকে শেয়ার্ড মেইলবক্স বলা হয়। এখানে কীভাবে সেট আপ করবেন:
- Office 365 Portal > Groups > Shared Mailboxes > +-এ যান একটি নতুন শেয়ার্ড মেইলবক্স তৈরি করতে।
- তারপর Office 365 Portal > Groups > Shared Mailboxes -এ যান এবং একটি শেয়ার্ড মেইলবক্স যোগ করুন। এখানে আপনার domain name এবং Admins email address যোগ করুন এবং Add-এ ক্লিক করুন।
- যে ট্যাবটি আসবে, সেখানে Next steps-এ ক্লিক করুন, এবং Add members to this mailbox সিলেক্ট করুন। সেটিতে ক্লিক করুন এবং যেসব ইউজার শেয়ার্ড মেইলবক্সে থাকবে সেগুলো যোগ করুন। আপনার ডাইনামিক গ্রুপগুলো এখানে ব্যবহার করুন।
- সকল মেম্বার যোগ করার পর Save-এ ক্লিক করুন, এবং बस হয়ে গেল। আপনার মেইলবক্স সেট আপ হয়ে গেল। এখন আপনার ও ক্যাচ-অল মেইলবক্সের মাঝপথে শুধু Exchange Online Transport Rule বাকি।
ধাপ ৩: Exchange Online ট্রান্সপোর্ট রুল তৈরী
এখন আপনার শেয়ার্ড মেইলবক্স রেডি আছে যেসব লোককে আপনি চান সে ডাইনামিক লিস্টের সাথে; ক্যাচ-অল-এর জন্য রুলগুলো তৈরি করার সময় এসেছে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে।
- নেভিগেশন মেনুতে যান এবং Show all > Exchange > Mail flow > Accepted domains সিলেক্ট করুন।
- এখানে Office 365 Portal > Show All > Exchange > Mail flow > Accepted Domain > Internal Relays. বেছে নিন।
- Internal Relays আপনার ডোমেনের নিচে সিলেক্ট করা নিশ্চিত করুন। এটি একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ধাপ কারণ এটি আপনার ট্রান্সপোর্ট রুল কাজ করার কারণ। তাই এই ধাপটি বাদ দেবেন না।
- তারপর নেভিগেশন প্যানেলে ফিরে যান, এবং Mail Flow > Rules > + > Create new rule-এ ক্লিক করুন এবং আপনার নতুন রুলের নাম দিন Catch-all। এখন, আপনাকে অ্যাপ্লিকেশন ক্রাইটেরিয়া তৈরি করতে হবে।
- if the sender is located-এ যান, এবং Outside the organization. সিলেক্ট করুন।
- শেষে Do the Following > Redirect the message to বেছে নিন এবং CatchAll সিলেক্ট করুন। এতে, আপনি অফিশিয়ালি আপনার ক্যাচ-অল মেইলবক্স তৈরি করতে সফল হয়েছেন।
Exchange Online এনভায়রনমেন্ট কীভাবে কাজ করে (Authoritative vs. Internal Relay)
যখন একটি পাবলিক ডোমেন নাম Office 365-এ রেজিস্টার করা হয়, ডোমেনটি একটি Accepted Domain হিসেবে বিবেচিত হয়। Exchange Online সার্ভার নিজেকে রেজিস্টার করা পাবলিক ডোমেন নামের একমাত্র অথরিটি হিসেবে ধারণ করে।
সুতরাং, আপনি যদি রেজিস্টার করা পাবলিক ডোমেন থেকে ইমেল পাঠানোর চেষ্টা করেন, Exchange Online সার্ভার গ্লোবাল অ্যাড্রেস লিস্ট (GAL)-এ প্রাপকের ঠিকানা খুঁজবে। যদি ঠিকানাটি আছে, মেসেজটি তার গন্তব্যে ডেলিভার হবে। যাইহোক, যদি সেটি ডিটেক্ট করে যে ঠিকানাটি GAL-এ নেই, তবে প্রেরককে একটি মেসেজ পাঠাবে যে প্রাপক অস্তিত্বে নেই।
এই সমস্যা সমাধানের জন্য, আপনাকে রেজিস্টার করা ডোমেন নামটি ডিফল্ট Authoritative থেকে Internal Relay-এ পরিবর্তন করতে হবে। এই কেসে, আপনার প্রেরক যদি অস্তিত্বহীন প্রাপকে ইমেল পাঠায়, Exchange Online জানবে মেসেজটি 'অন্য মেইল ইনফ্রাস্ট্রাকচার'-এ ফরওয়ার্ড করতে হবে প্রেরকের কাছে এরর মেসেজ পাঠানোর বদলে। আপনার সংস্থার জন্য একাধিক পাবলিক ডোমেন নাম রেজিস্টার করা থাকলে, আপনাকে প্রতিটি ডোমেন সেটিং Authoritative থেকে internal relay-এ আলাদা আলাদা পরিবর্তন করতে হবে।
যে কথা আমরা আগে বলেছি, Exchange Online ডিফল্টভাবে ক্যাচ-অল মেইলবক্স ফিচার সাপোর্ট করে না। এর মানে আপনাকে আমাদের বর্ণনা করা পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে। অন্যান্য পদ্ধতিও আছে, যেমন কোডিং। কিন্তু সবাই প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজ জানে না, তাই আমরা মনে করি আপনার জন্য সহজ পদ্ধতিই ভালো।
ক্যাচ-অল মেইলবক্স ব্যবহারের কোনো ডাউনসাইড কি আছে?
Office 365-এ ক্যাচ-অল মেইলবক্স ব্যবহারে এক-दুই রিস্ক থাকতে পারে। সবচেয়ে স্পষ্ট রিস্কটি হল এই মেইলবক্সটি ইমেল সিস্টেম এবং এর সাথে যুক্ত একাউন্টগুলোর ওপর পিচিং আক্রমণের সুযোগ তৈরি করতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, এক্সটার্নাল সোর্সরা একটি সংস্থার পরিচিত একাউন্ট নামগুলো টার্গেট করে সেদের ইনবক্সে দূষিত উদ্দেশ্যে ইমেল পাঠাতে পারে। যেহেতু ইমেলগুলো অটোমেটিক্যালি সেদের একাউন্টে যাবে বাদে ডিসকার্ড হওয়ার, এটি একটি গুরুতর সিকিউরিটি রিস্ক সৃষ্টি করবে, যার ফলে সংবেদনশীল তথ্য একাউন্ট মালিকের জানতে বাইরে চলে যাবে।
আর আপনার ইমেল মিস করবেন না
আমরা যতটা জোর দিয়ে বলি কম, আপনার সংস্থার জন্য ক্যাচ-অল মেইলবক্স কনফিগার করার গুরুত্ব সেটি 말로 বোঝানো যায় না। এই মেইলবক্সগুলো ইমেল ঠিকানায় ছোটো ভুল বা টাইপোর জন্য লাইফবোটের মতো। এদের কারণেই, আপনি ইমেল ঠিকানায় রেজিস্টার করা মাইনর এররstellingের কারণে গুরুত্বপূর্ণ ইমেল মিস করার চিন্তা থেকে মুক্তি পেতে পারেন।
প্রতিটি লাইফবোট যা অনেক পানির জন্য ছিদ্র থেকে ক্যাপসাইজ হতে পারে, ক্যাচ-অল মেইলবক্সগুলোও অনেক স্প্যাম মেসেজ ঢুকাতে দিয়ে সমস্যায় পড়তে পারে। তাই আপনার অপশনগুলো বিবেচনা করুন এবং ক্যাচ-অল মেইলবক্স সেট আপ করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে নিজেকে প্রস্তুত করুন।
