অফিস 365-এ মুছে ফেলা আইটেমগুলির জন্য ইমেল ধরে রাখার নীতি কীভাবে প্রসারিত করবেন

এটি সত্যিই একটি ভয়ানক অনুভূতি যখন আপনি জানেন যে ইমেল বা একটি ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ যা আপনি খুঁজে বের করার চেষ্টা করছেন সেটি একটি ধারণ নীতির মাধ্যমে মেলবক্স থেকে ফ্লাশ করা হয়েছে৷ প্রতিটি ইমেল পরিষেবা একটি ধারণ নীতি দ্বারা পরিচালিত হয় যা একটি নির্দিষ্ট সময়ের (30 দিন) পরে 'মুছুন' ফোল্ডার থেকে আইটেমগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে দেয়।

এটি পরিবর্তন করতে, Microsoft একটি ইমেল ধরে রাখার সময়কাল অফার করে৷ মুছে দেওয়া আইটেমগুলির জন্য বৈশিষ্ট্য অফিসে. এখনও, ব্যবহারকারীদের অনেকেই এই বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে সচেতন নন। সুতরাং, এটি আজকের আলোচনার বিষয়। মাইক্রোসফ্ট অফিস 365 স্যুট আপডেট করার সাথে, প্রশাসকরা মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারে থাকা আইটেমগুলির জন্য সময়ের দৈর্ঘ্য সেট করতে পারেন। এটি সেই ইমেল বা ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণটি খোঁজার কাজটিকে সহজ করে যা আপনি ভুলবশত মুছে ফেলেছেন৷

কাস্টম ইমেল ধরে রাখার নীতি তৈরি করুন

৷

আপনি হয় ডিফল্ট এমআরএম নীতির নাম সম্পাদনা করতে পারেন বা এই পরিবর্তনটি অপ্ট আউট করতে একটি নতুন নীতি তৈরি করতে পারেন৷ Office 365-এ নীতির নাম পরিবর্তন করতে, Office 365 Admin-এ নেভিগেট করুন, এক্সচেঞ্জ অ্যাডমিন সেন্টার বেছে নিন এবং কমপ্লায়েন্স ম্যানেজমেন্ট বিকল্প বেছে নিন। এরপরে, 'ধারণ নীতি' বিকল্পটি সন্ধান করুন৷

এরপরে, ডিফল্ট এমআরএম নীতি নির্বাচন করুন, সম্পাদনা আইকনে ক্লিক করুন এবং তারপর নীতির নাম পরিবর্তন করুন। একবার হয়ে গেলে, Office 365 আপনার নির্দিষ্ট করা সেটিংস বজায় রাখবে এবং আপনার নীতি ওভাররাইট করা হবে না।

আপনি যদি আপনার ডিফল্ট এমআরএম নীতি কাস্টমাইজ করে থাকেন এবং আসল নাম রাখেন, তবে পরিবর্তনটি এখনও প্রযোজ্য হবে৷

দয়া করে মনে রাখবেন যে আপনার করা পরিবর্তনগুলি পুনরুদ্ধারযোগ্য আইটেম ফোল্ডারে প্রযোজ্য হবে না . এটি শুধুমাত্র দৃশ্যমান মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারের জন্য হবে এবং প্রাথমিক এবং সংরক্ষণাগার উভয় মেলবক্সে মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারের জন্য। এটি কোনো “আর্কাইভে সরানকে প্রভাবিত করবে না৷ " মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারে ক্রিয়া৷

মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডার থেকে ইমেল অনুপস্থিত

যদি আপনি খুঁজে পান বা লক্ষ্য করেন যে 30 দিনের বেশি পুরানো বার্তাগুলি একটি Exchange অনলাইন ব্যবহারকারীর মেলবক্সের মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারের অধীনে প্রদর্শিত হয় না আপনি একটি সমাধান হিসাবে নিম্নলিখিতগুলি চেষ্টা করতে পারেন৷

1. কাস্টম ধরে রাখার নীতিতে দিনের সংখ্যা বাড়ান।
2. মেলবক্সে ডিফল্ট এমআরএম নীতি বরাদ্দ করুন।
3. মেলবক্সে "ডিফল্ট MRM নীতি" হিসাবে বরাদ্দ করা ধরে রাখার নীতির নাম পরিবর্তন করুন৷

শেষ কথা :প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা, সম্মতি এবং আইনি নিয়ম এবং ইমেল কীভাবে ব্যবহার করা হয় তার সাধারণ সংস্কৃতি রয়েছে। প্রশাসকদের অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে এই পরিবর্তনটি বিদ্যমান সম্মতি নিয়মের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ রয়েছে এবং যদি তা না হয় তবে যথাযথভাবে সমস্ত পরিবর্তন করুন৷ তাদের অফিস 365 ক্লায়েন্ট দ্বারা ডাউনলোড করা নতুন ডেটার পরিমাণের উপর সম্ভাব্য প্রভাবের দিকেও নজর দিতে হবে।