অফিস ৩৬৫-এ ডিলিটেড আইটেমের জন্য ইমেইল রিটেনশন পলিসি বাড়ানোর উপায়

এটা সত্যিই খুব খারাপ লাগে যখন আপনি জানেন যে আপনি যে ইমেইল বা ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ খুঁজছেন সেটি একটি রিটেনশন পলিসির মাধ্যমে মেইলবক্স থেকে ফ্লাশ আউট হয়ে গেছে। প্রতিটি ইমেইল সার্ভিস একটি রিটেনশন পলিসি দ্বারা পরিচালিত হয় যা নির্দিষ্ট সময়ের পর (৩০ দিন) 'Delete' ফোল্ডার থেকে আইটেমগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে দেয়।

এটি পরিবর্তন করতে, মাইক্রোসফট ডিলিটেড আইটেমের জন্য ইমেইল রিটেনশন পিরিয়ড ফিচার অফার করে অফিসে। তবুও, আজ অনেক ব্যবহারকারী এই ফিচারের কথা জানেন না। তাই, আজ আমরা এই বিষয়ে আলোচনা করব। মাইক্রোসফট অফিস ৩৬৫ সুইট আপডেট হওয়ার পর, অ্যাডমিনরা ডিলিটেড আইটেমস ফোল্ডারে আইটেমগুলো কতদিন থাকবে সেটি নির্ধারণ করতে পারেন। এটি অকস্মাত মুছে ফেলা ইমেইল বা ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ খুঁজে বের করার কাজ সহজ করে তোলে।

কাস্টম ইমেইল রিটেনশন পলিসি তৈরি করুন

আপনি ডিফল্ট MRM পলিসির নাম এডিট করতে পারেন বা একটি নতুন পলিসি তৈরি করে এই পরিবর্তন থেকে আউট-অপ্ট করতে পারেন। অফিস ৩৬৫-এ পলিসির নাম পরিবর্তন করতে, অফিস ৩৬৫ অ্যাডমিন-এ নেভিগেট করুন, এক্সচেঞ্জ অ্যাডমিন সেন্টার বেছে নিন এবং কমপ্লায়েন্স ম্যানেজমেন্ট অপশন নির্বাচন করুন। এরপর, 'retention policies' অপশনটি খুঁজে বের করুন।

এরপর, Default MRM Policy নির্বাচন করুন, এডিট আইকনে ক্লিক করুন এবং পলিসির নাম পরিবর্তন করুন। একবার হলে, অফিস ৩৬৫ আপনার নির্দিষ্ট সেটিংস রক্ষা করবে এবং আপনার পলিসি ওভাররাইট হবে না।

দয়া করে লক্ষ্য করুন যে আপনি যদি আপনার ডিফল্ট MRM পলিসি কাস্টমাইজ করে থাকেন এবং মূল নামটি রেখে থাকেন, তবে পরিবর্তনটি এখনও প্রয়োগ হবে।

দয়া করে লক্ষ্য করুন যে আপনি যে পরিবর্তনগুলো করবেন সেগুলো Recoverable Items folder-এ প্রয়োগ হবে না। এটি শুধু দৃশ্যমান Deleted Items folder-এ এবং প্রাইমারি ও আর্কাইভ মেইলবক্স উভয়ের ডিলিটেড আইটেমস ফোল্ডারে প্রয়োগ হবে। এটি "Move to Archive" অ্যাকশনগুলোকেও ডিলিটেড আইটেমস ফোল্ডারে প্রভাবিত করবে না।

ডিলিটেড আইটেমস ফোল্ডার থেকে ইমেইল অনুপস্থিত

আপনি যদি দেখেন বা লক্ষ্য করেন যে ৩০ দিনের পুরনো মেসেজগুলো এক্সচেঞ্জ অনলাইন ব্যবহারকারীর মেইলবক্সের ডিলিটেড আইটেমস ফোল্ডারে দেখা যাচ্ছে না, তবে নিচের ওয়ার্কঅরাউন্ড চেষ্টা করতে পারেন।

1. কাস্টম রিটেনশন পলিসিতে দিনের সংখ্যা বাড়ান।
2. মেইলবক্সে ডিফল্ট MRM পলিসি অ্যাসাইন করুন।
3. মেইলবক্সে অ্যাসাইন করা রিটেনশন পলিসির নাম "Default MRM Policy" হিসেবে পরিবর্তন করুন।

শেষ কথা: প্রতিটি সংস্থার নিজস্ব বিজনেস রিকোয়ারমেন্ট, কমপ্লায়েন্স ও কানুনী নিয়ম, এবং ইমেইল কনসাম্পশনের সাধারণ কালচার থাকে। অ্যাডমিনদের নিশ্চিত করতে হবে যে এই পরিবর্তনটি বিদ্যমান কমপ্লায়েন্স নিয়মের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ, এবং যদি না হয়, তবে উপযুক্ত সব পরিবর্তন আনা হবে। সেভাবেই, তাদের অফিস ৩৬৫ ক্লায়েন্ট দ্বারা ডাউনলোড হওয়া নতুন ডেটার পরিমাণের পটেনশিয়াল প্রভাবও দেখতে হবে।