একটি সুশৃঙ্খল সিগনেচার আপনার ইমেলগুলোর একটি পারসোনাল টাচ যোগ করে। একটি উপযুক্ত ইমেল সিগনেচার থাকলে সেগুলো অনেক বেশি প্রফেশনাল দেখাবে, বিশেষ করে ব্যবসায়িক সেটিং-এ। আপনার পছন্দসই সিগনেচার Outlook-এ যোগ করা এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী তা মডিফাই করা খুব সহজ। Windows, Mac, মোবাইল, এবং ওয়েব ক্লায়েন্টের জন্য Outlook-এ সিগনেচার কীভাবে যোগ করতে হয় সেটি নিচে দেওয়া হল।
Outlook Web App-এ সিগনেচার যোগ করার পদ্ধতি
১. Outlook ওয়েব অ্যাপে লগ ইন করার পর, আপনি শীর্ষে একটি ছোট Settings আইকন দেখতে পাবেন। এর সিগনেচার সেকশন "Settings -> Mail -> Compose & Reply"-এ থেকে অ্যাক্সেস করুন।
বিকল্পভাবে, আপনি "Signature" কীওয়ার্ড দিয়ে Outlook সেটিংস সার্চ করতে পারেন, এবং এই সেকশনে পৌঁছাতে পারেন।
২. রিচ টেক্সট এডিটর খুললে, কার্সরে আপনার সিগনেচার টেক্সট যোগ করুন, তারপর সেভ করুন।
৩. আপনি চয়ন করতে পারেন যে আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন কম্পোজ মেসেজ, ফরওয়ার্ড, বা রিপ্লাই-এ সিগনেচার যোগ করতে চান কিনা।
৪. আপনি রিচ টেক্সট এডিটরে ইমেজ, কোট, হাইলাইট, এবং বুলেটেড লিস্ট যোগ করতে পারেন।
৫. আরও ফরম্যাটিং অপশন যোগ করতে "add more formatting options"-এ ক্লিক করুন যাতে টেবিল, স্ট্রাইকথ্রু, সুপারস্ক্রিপ্ট, এবং রাইট-টু-লেফট ল্যাঙ্গুয়েজ যোগ করতে পারেন।
Windows-র জন্য Outlook-এ সিগনেচার যোগ করার পদ্ধতি
Outlook Windows ক্লায়েন্ট Outlook ওয়েব অ্যাপের চেয়ে বেশি অ্যাডভান্সড, কারণ আপনি একাধিক সিগনেচার তৈরি করতে পারেন এবং সিগনেচার টেমপ্লেটের সাথে কাজ করতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে আপনার ডিভাইস আপডেটেড রাখা হয়েছে যাতে আপনার Outlook-এর লেটেস্ট ভার্সনে অ্যাক্সেস থাকে।
১. Outlook অ্যাপ খুলুন। মেনু থেকে সিগনেচার অ্যাক্সেস করতে, "File"-এ যান, যা আপনাকে পরবর্তী স্ক্রিনে নিয়ে যাবে। "Info" সেকশনের অধীনে, নিচে "Options"-এ ক্লিক করুন।
২. "Outlook Options" উইন্ডোতে, বাম পাশে Mail ট্যাবে যান। "Compose messages" সাবহেডিং-এ "Signatures"-এ ক্লিক করুন।
৩. নতুন উইন্ডোতে, "New"-এ ক্লিক করুন এবং কার্সরে আপনার সিগনেচার টেক্সট যোগ করুন।
৪. আপনি HTML টেক্সট এডিটর ব্যবহার করে ইমেজ, কোট, এবং অন্যান্য বিবরণ যোগ করতে পারেন।
৫. আপনার যদি বিজনেস কার্ড থাকে, তবে "Personal Stationery" ট্যাব থেকে সেগুলো যোগ করতে পারেন।
৬. আপনি চয়ন করতে পারেন যে এই সিগনেচারগুলো নতুন ইমেল, রিপ্লাই, এবং ফরওয়ার্ড-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ হবে কিনা।
৭. সকল সিগনেচার সেটিংস সেভ করতে "OK" ক্লিক করুন।
Mac-র জন্য Outlook-এ সিগনেচার যোগ করার পদ্ধতি
Mac-র জন্য Outlook-এর ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট Outlook Windows-এর মতোই কাজ করে। যদিও কিছু অপশন Mac-এ সাপোর্টেড নয় (উদাহরণস্বরূপ: সিগনেচার টেমপ্লেট), আপনি আপনার চেয়ে যতগুলো সিগনেচার সহজে যোগ ও পরিবর্তন করতে পারেন।
১. Outlook খুলুন এবং শীর্ষে "Outlook" মেনু থেকে "Preferences" নির্বাচন করুন। এটি একটি আলাদা "Outlook Preferences" উইন্ডো খুলবে।
২. "Outlook Preferences" উইন্ডো খুললে, "Email" সেকশনে "Signatures"-এ ডাবল-ক্লিক করুন। এটি একটি নতুন টেক্সট এডিটর খুলবে যেখানে আপনি আপনার সিগনেচার তৈরি করতে পারেন।
৩. রিচ টেক্সট এডিটরে, কার্সরে আপনার সিগনেচার টেক্সট যোগ করুন। এটিকে একটি নাম দিন (বা খালি রাখুন) এবং সেভ করুন।
৪. আপনি ফটো, লোগো, বিজনেস কার্ড, হাইপারলিংক, এবং টেবিলও যোগ করতে পারেন।
Outlook Mobile-এ সিগনেচার যোগ করা
আপনি যদি ফোন বা ট্যাবলেটে Outlook-এর Android বা iOS অ্যাপ ব্যবহার করেন, তবে এতে সিগনেচার যোগ করার জন্য খুব বেসিক প্লেইন টেক্সট অপশন থাকে।
১. অ্যাপ লঞ্চ হলে, উপরের বাম পাশের Outlook আইকনে ক্লিক করুন।
২. "Settings" মেনু অপশনটি নির্বাচন করুন এবং "Signature" বেছে নিন।
৩. কার্সরে আপনার সিগনেচার টেক্সট যোগ করুন এবং সেভ করুন।
Outlook-এ আপনার ইমেল সিগনেচার ব্যবহার করার পদ্ধতি
এখন আপনি জানেন যে বিভিন্ন ডিভাইসে Outlook-এ সিগনেচার কীভাবে যোগ করতে হয়, দেখি কীভাবে সেগুলো ব্যবহার করতে হয়।
Outlook Web App
১. Outlook ওয়েব অ্যাপে ইমেল সিগনেচার ব্যবহার করতে, "Automatically include my signature on new messages that I compose/reply to" অপশনটি চেক করুন।
২. আপনি যদি আগে অটোম্যাটিক অপশন সেট না করে থাকেন, তবে আপনি সিগনেচার ম্যানুয়ালি যোগ করতে পারেন। "Compose" উইন্ডোতে থ্রি-ডট আইকনে যান এবং "Insert signature"-এ ক্লিক করুন।
Outlook ওয়েব অ্যাপে ডিফল্টভাবে শুধু একটি সিগনেচার সেভ থাকে। আপনি যদি একটি নতুন সিগনেচার যোগ করেন, পুরনোটি মুছে যাবে।
Windows
১. ইমেল লিখতে Compose উইন্ডোতে যান।
২. আগে যোগ করা দৃশ্যমান ইমেল সিগনেচারটি ইনসার্ট করুন।
৩. বিকল্পভাবে, আপনি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিগনেচার যোগ করার অপশন সক্রিয় করে থাকেন, তবে এটি উইন্ডোতে দেখাবে।
Mac
১. Mac-এ Compose উইন্ডোর "Message" ট্যাবে, উপরের ডান কোণার "Signature" মেনুতে ক্লিক করুন।
২. তৈরি করা সিগনেচারগুলোর ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে যে সিগনেচারটি আপনি মেসেজে যোগ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। আপনি যদি শুধু একটি সিগনেচার সেভ করে থাকেন, তবে সেটিই আপনার ডিফল্ট সিগনেচার হবে।
Android/iOS
১. একবার আপনি Android/iOS-র জন্য Outlook মোবাইল অ্যাপে একটি সেভ করা সিগনেচার যোগ করলে, এটি বডি কপির মধ্যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনসার্ট হবে। তবে এটি শুধু প্লেইন টেক্সট ফরম্যাটে হবে।
২. আপনি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ করা সিগনেচারটি না চান, তবে সহজে টেক্সটটি ডিলিট করে দিন।
প্রশ্নোত্তর
১. Windows-এ Outlook-এর সিগনেচার ফাইল কোথায় অবস্থিত?
Windows ডিভাইসে, Outlook-এর সকল সিগনেচার ফাইল এই ফোল্ডার লোকেশনে সেভ থাকে: "C\Windows\%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures."
২. Outlook সিগনেচার টেমপ্লেট কীভাবে ব্যবহার করব, এবং সিগনেচার টেমপ্লেট ফাইল কীভাবে ইম্পোর্ট করব?
১. Outlook সিগনেচার টেমপ্লেট ব্যবহার করতে, আপনাকে Outlook Windows ক্লায়েন্টই দরকার, কারণ এই অপশন শুধু সেখানে উপলব্ধ। লেটেস্ট Outlook সিগনেচার টেমপ্লেটগুলো অফিসিয়াল লিংক থেকে ডাউনলোড করা যায়।
২. Outlook-এ একটি সিগনেচার টেমপ্লেট ইম্পোর্ট করতে, পছন্দসই ডাউনলোড করা সিগনেচার টেমপ্লেট ফাইলগুলো কপি করুন এবং উপরের "Signatures" ফোল্ডারে পেস্ট করুন।
৩. "Outlook Options -> Signatures and Stationery -> Edit Signature"-এ যান ইম্পোর্ট করা টেমপ্লেটগুলোতে কাজ করতে।
৩. আমার সকল ডিভাইসে আমার Outlook সিগনেচার কীভাবে সিঙ্ক করব?
Outlook সিগনেচার ডিফল্টভাবে সকল ডিভাইসে সিঙ্ক হয়। কিন্তু সকল অপশন সকল ডিভাইসে রিট্রিভ করা যায় না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Outlook Windows-এ রিচ ফিচারযুক্ত ইমেল সিগনেচার সেটিংস (যেমন ইমেজ ফাইল বা ভিডিও অপশন) Outlook for iOS বা Android- এর সাথে সিঙ্ক করতে পারবেন না।
আগে পড়ুন কীভাবে পুরনো Hotmail অ্যাকাউন্টে লগ ইন করে সেগুলো Outlook-এ ব্যবহার করতে হয়। আপনি যদি Outlook অ্যাল্টারনেটিভের একটি লিস্ট খুঁজছেন, তবে আমাদের সেগুলো কভার করা আছে। একোডেমো একটি ইউনিভার্সাল Outlook অ্যাপ ডেভেলপ করার প্ল্যান সম্পর্কে জানুন।
