কখনো ইমেইল পাঠিয়ে সেকেন্ডে ইচ্ছা হয়েছে ফেরত আনতে? ভালো খবর—Outlook-এ একটি ফিচার আছে যা আপনাকে ঠিক সেটা করতে দেয়: পাঠানো ইমেইল রিক্যাল করুন। এটি বড় সাহায্য করে, বিশেষ করে যদি ভুল দ্রুত ধরতে পারেন এবং প্রাপক এখনো ইমেইল খোলেনি।
এই গাইডে আউटलুক ইমেইল রিক্যাল করার সব কিছু আলোচনা করা হলো—ডেস্কটপ অ্যাপ, Outlook.com, বা পুরনো ভার্সন PC-তে। রিক্যাল কেন সবসময় কাজ করে না এবং ইমেইল ডেলিভারি কীভাবে ডিলে করবেন যাতে সেন্ড করার পর এক্সট্রা টাইম পান রিভিউ করার—এটাও ব্যাখ্যা করা হলো।
আউटलুকে ইমেইল রিক্যাল করলে আপনি একটা ঠিক পাঠানো ইমেইল আনসেন্ড করার চেষ্টা করেন, আশা করি প্রাপক এখনো পড়েনি। এটি হেল্পফুল যদি আপনি বুঝেন অসম্পূর্ণ মেসেজ পাঠিয়েছেন, গুরুত্বপূর্ণ ফাইল অ্যাট্যাচ করা ভুলে গেলে, বা ভুল ব্যক্তিকে পাঠিয়েছেন। Microsoft Outlook আপনাকে ভুল সংশোধনের দুটি অপশন দেয়:
- প্রাপকের ইনবক্স থেকে মেসেজ ডিলিট করুন: এটা বেছে নিলে প্রাপক আপনার অরিজিনাল ইমেইল দেখতে পাবেন না—তাদের ইনবক্স থেকে রিমুভ হয়ে যাবে।
- অরিজিনাল ইমেইলকে সংশোধিত একটি দিয়ে রিপ্লেস করুন: এই অপশনে আপনি ভুল সংশোধন বা ছুটি তথ্য যোগ করে সংশোধিত ইমেইল পাঠাতে পারেন পুরনোর জায়গায়।
জানতে হবে রিক্যাল শুধু তখন কাজ করে যখন আপনি এবং প্রাপক দুজনে Microsoft Exchange বা Office 365 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন। এছাড়া এই ফিচার Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, এবং Outlook 365-এ উপলব্ধ।
ডেস্কটপে আউटलুকে ইমেইল রিক্যাল করতে আপনি এবং প্রাপকের মধ্যে নিচের শর্তগুলো মেট থাকতে হবে:
- দুটো PCs ব্যবহার করতে হবে—Mac-এ এই ফিচার নেই।
- Outlook ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করতে হবে। ওয়েব ভার্সন এবং মোবাইল অ্যাপ রিক্যাল সাপোর্ট করে না।
- দুটো অ্যাকাউন্ট Microsoft Exchange বা Microsoft 365 হতে হবে।
- দুটো একই সংস্থায় থাকতে হবে (সাধারণত ইমেইল ঠিকানা একই ডোমেইন দিয়ে শেষ হয়)।
এই শর্তগুলো মেট থাকলে ভুলে পাঠানো ইমেইল রিক্যাল করতে পারবেন।
আউटलুক অ্যাপে
স্টেপ ১: Sent Items খুলুন
Outlook খুলুন এবং বাম পাশে “Sent Items” ক্লিক করুন পাঠানো সব ইমেইল দেখতে।
স্টেপ ২: রিক্যাল করতে চাওয়া ইমেইল খুঁজুন
রিক্যাল করতে চাওয়া Outlook মেসেজ লোকেট করে ডাবল-ক্লিক করুন নতুন উইন্ডোতে খোলার জন্য।
স্টেপ ৩: ইমেইল রিক্যাল করুন
“Message” ট্যাবে থাকতে নিশ্চিত হন। উপরের বামে “File” ক্লিক করুন, মাউস “Resend and Recall”-এর ওপর ঘুরান। “Recall this message” বেছে নিন।
যদি এই অপশনগুলো না দেখান, তবে টুলবার থেকে “Move” ক্লিক করুন, তারপর “Actions”, এবং শেষে “Recall this message”।
স্টেপ ৪: রিক্যাল অপশন বেছে নিন
একটা পপ-আপ উইন্ডো আসবে, যেখানে নিচের অপশনগুলো থেকে একটা বেছে নিন:
- “Delete unread copies of this message.”
- “Delete unread copies and replace them with a new message.”
আপনি চাইলে Outlook থেকে নোটিফিকেশন পেতে পারেন রিক্যাল সফল হয়েছে বা না—সেটা জানতে। চয়েস করুন এবং “OK” ক্লিক করুন।
স্টেপ ৫: ইমেইল এডিট করুন
যদি রিপ্লেস অপশন বেছে নেন, Outlook নতুন উইন্ডো খুলবে মেসেজ এডিট করার জন্য। পরিবর্তন করুন এবং “Send” ক্লিক করুন।
স্টেপ ৬: কনফার্মেশন
“Tell me if recall succeeds or fails for each recipient.” বক্স টিক দিন। তারপর “OK” ক্লিক করুন।
নোট: “Delete unread copies and replace with a new message” বেছে নিলে Outlook আপনার অরিজিনাল ইমেইল খুলবে এডিট করার জন্য। আপনি “Send” চাপলে পুরনো ইমেইল প্রাপকের ইনবক্স থেকে রিমুভ হয়ে আপডেটেড মেসেজ চলে যাবে।
ওয়েবসাইটে (Outlook.com)
আপনি Outlook.com বা Microsoft-এর ওয়েব-ভিত্তিক ইমেইল প্ল্যাটফর্ম (@outlook.com, @hotmail.com, @live.com, @msn.com) থেকে ইমেইল পাঠালে রিক্যাল ফিচার ব্যবহার করতে পারেন না।
দুর্ভাগ্যবশত, এই ওয়েব-ভিত্তিক সার্ভিসগুলোর জন্য রিক্যাল ফিচার উপলব্ধ নেই। আপনি সেন্ড চাপলে ইমেইল তৎক্ষণাৎ চলে যায়—এটি আপনার সার্ভার থেকে চলে যায়, তাই ফেরত আনা যায় না।
ইমেইল ডেলিভারি ডিলে করুন। প্রায় ৫ থেকে ১০ মিনিট ডিলে সাধারণত পর্যাপ্ত আপনার মেসেজ রিভিউ করতে এবং যেকোনো ভুল ধরতে।
লেখক: খালিদ আলী
