কীভাবে আশ্চর্যজনক ইমেল লেখা আপনার ক্যারিয়ারকে আরও এগিয়ে নিতে পারে

চিন্তা করবেন না ইমেল এখনও মৃত বা এমনকি পুরানো ধাঁচের নয়, যা-ই হোক না কেন নাশককারীরা ভবিষ্যদ্বাণী করছেন। সোশ্যাল মিডিয়া হয়ত বরফ-ব্রেকার হিসাবে গ্রহণ করছে, কিন্তু ইমেলটি কেবল তার নিজেরই ধারণ করছে না, এটি ওয়েবে গুরুত্বপূর্ণ এমন কারো সাথে হ্যান্ডশেক করার ক্ষেত্রেও এটি ত্রিশূলের সবচেয়ে শক্তিশালী দাগ। প্রকৃতপক্ষে খুব কম লোকই ইমেল করার শিল্প আয়ত্ত করে। আমার সহকর্মী জোশুয়া এটিকে ইমেল প্রেরণ উদ্বেগ বলে অভিহিত করেছেন। এটি একটি অত্যন্ত বাস্তব এবং আশ্চর্যজনক বিষয়, কারণ দক্ষতার সাথে ইমেল করার জন্য এটির জন্য কিছু সুনির্দিষ্ট গতির টিপস লাগে৷

পেশাদার ইমেল পাঠানো আপনার অনলাইন (এবং অফলাইন) খ্যাতি একটি অস্পষ্ট বুস্ট দেয়। শৈল্পিক ইমেলিংয়ের চূড়ান্ত মাপকাঠি হল আপনি যদি শুধুমাত্র একটি চিত্তাকর্ষক ইমেল দিয়ে একটি চাকরি পেতে পারেন বা একটি গিগ করতে পারেন৷ অথবা আমি বলব, আপনি যদি একটি ইন্টারভিউ স্কোর করতে পারেন এবং দরজার ভিতরে আপনার পা পেতে পারেন। যদি আপনার কর্মজীবনের অগ্রগতি ঝুঁকির মধ্যে থাকে, তাহলে এখনই আপনি কিছু প্রাথমিক ইমেল টিপস শিখেছেন যা ক্যারিয়ারের অগ্রগতির জন্য প্রতিকূলতাও করতে পারে।

একটি ভাল ইমেল লেখা এখন একটি মৌলিক জীবন দক্ষতা

এটি এমন কিছু যা এখনও শিখতে হবে। পেশাদার জগতে, একটি খারাপভাবে লেখা ইমেল হারা-কিরি হতে পারে কারণ অনেক সময় এটি যোগাযোগের প্রথম বিন্দু হিসাবে কাজ করে। মনে রাখবেন, আপনার ইমেলটি ভিড়ের ইনবক্সে থাকা অন্যান্য ইমেলের বিপরীতে যেতে হবে প্রতিটি ট্র্যাশ-ক্যান থেকে মাউস ক্লিক দূরে। কোল্ড-ইমেল করা কোল্ড-কলিংয়ের মতোই কঠিন – আপনার কাছে একটি ছাপ তৈরি করার জন্য প্রথম পাঁচ সেকেন্ড আছে। তবে আপনি যদি কয়েকটি মৌলিক বিষয়গুলি সঠিকভাবে পান তবে এটি করা যেতে পারে। এখানে তার মধ্যে দশটি।

প্রস্তুত হও

আপনার গবেষণা করুন. এমনকি আপনি ঠিকানা ক্ষেত্রের প্রথম নাম টাইপ করার আগে, আপনি যাকে মেইল ​​করছেন তার সম্পর্কে আপনাকে অন্তত কিছু জানতে হবে। সৌভাগ্যক্রমে, অনলাইনে চাকরির গবেষণা চালানো আজকাল সবচেয়ে সহজ জিনিসগুলির মধ্যে একটি যদিও এটি সময় নিবিড়। লিংকডইন, ফেসবুক এবং টুইটার কিছু ক্যারিয়ার সম্পর্কিত গবেষণার জন্য সর্বদা হিসাবে ভাল সূচনা পয়েন্ট। আমরা আগে দেখেছি যে কীভাবে একটি সুসংহত লিঙ্কডইন প্রোফাইল পেশাদার সম্পর্ক পরিচালনার সরঞ্জাম হিসাবে কার্যকর হতে পারে৷

আপনি যে ব্যক্তিকে ইমেল করছেন তা আপনার কর্মজীবনে একটি পা তুলে দেওয়ার অবস্থানে আছে কিনা বা অন্ততপক্ষে একজন প্রভাবশালী হতে পারে কিনা তাও আপনাকে প্রতিষ্ঠিত করতে হবে। আপনি যেকোনো ফলব্যাক অবস্থান নিয়ে গবেষণা করার চেষ্টা করতে পারেন। উদাহরণ স্বরূপ, একটি ইন্টার্নশিপ বা একটি ফ্রিল্যান্স প্রজেক্ট যেটি উপযুক্ত হতে পারে এমনকি যদি প্রাথমিক চাকরিটি আপনাকে পাস করে। 

ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করুন

কখনই গণ ইমেল করবেন না। ঠিক যেমন টেমপ্লেট ভিত্তিক জীবনবৃত্তান্ত দিয়ে আপনার শিল্পে কার্পেট বোমিং পাঠানো একটি খারাপ ধারণা, তেমনি জেনেরিক ইমেলগুলি পাঠানোর ধারণাও। আপনাকে প্রতিটি ইমেলকে লেজার নির্দেশিত নির্ভুল ডেলিভারি ডিভাইস হিসাবে বিবেচনা করতে হবে। এখানেই গবেষণা শুধুমাত্র সেই ব্যক্তির নামই খুঁজে বের করতে সাহায্য করে যার সাথে আপনি সম্বোধন করবেন, তবে অনুক্রমের মধ্যে তাদের অবস্থাও। সঠিক অভিবাদন যোগ করতে ভুলবেন না. একটি ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করার একটি স্মরণীয় উপায় হল প্রাপকের সাথে একটি সাধারণ জায়গা খুঁজে পাওয়া। এটি আপনার নেওয়া সাধারণ কোর্স হতে পারে বা আমরা নীচের অন্য একটি পয়েন্টে দেখতে পাব, একটি সাধারণ পরিচিতি৷

এছাড়াও, যখন এটি একটি ক্যারিয়ার সম্পর্কিত ইমেল, আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি না থাকে তবে একটি পেশাদার চেহারা ইমেল অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন; আপনার পুরো নাম দিয়ে পছন্দ করুন।

সংক্ষিপ্ত হও

সময়কে সম্মান করুন। আপনার এবং সেইসাথে আপনি যে ব্যস্ত ব্যক্তিকে ইমেল পাঠাচ্ছেন। ইমেলের শিল্প সংক্ষিপ্ততার শিল্পকে সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার দেয়। সংক্ষিপ্ত মনোযোগের স্প্যান নিয়ে কাজ করার সময় অর্থনীতির সাথে আপনার ব্যক্তিগত গল্প বলা সঠিক পদ্ধতি। সাধারণত, ব্যস্ত সকালে আমরা আমাদের ইমেল পড়ার পরিবর্তে স্ক্যান করি। একটি দীর্ঘ ইমেল পরের জন্য বন্ধ করা যেতে পারে এবং ভুলে যাওয়া বা সহজভাবে জাঙ্ক করা যেতে পারে৷

একটি টিপ:আপনার ইমেল বারবার সংশোধন করুন যতক্ষণ না আপনি প্রতিটি তুচ্ছ তথ্য আউট করতে পরিচালিত না। আপনি যখন সমস্ত নষ্ট শব্দগুলি কেটে ফেলেছেন, তখন আপনার অনুরোধ স্পষ্ট এবং নির্দিষ্ট হয়ে যায়৷ 

সংযোগ এবং প্রসঙ্গ স্থাপন করুন

প্রথম ইমেল একটি ভূমিকা. সমস্ত ভূমিকার মতো, এটিও ওজন বহন করে যদি আপনি একটি রেফারেল ব্যবহার করতে পারেন বা একটি সংযোগ স্থাপন করতে একটি নাম বাদ দিতে পারেন। আগে উল্লিখিত হিসাবে, এটি ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করে। একটি কাজ দখল করার সর্বোত্তম উপায় হল একটি সম্পর্ক স্থাপন করা এবং এটি এখানে শুরু হতে পারে যদি আপনি ইমেলে কারো রেফারেন্স পিভট করতে পারেন। এটি এমন একজন অভিজ্ঞ হতে পারে যিনি আপনাকে সেই বিশেষ শিল্পের বিষয়ে পরামর্শ দিয়েছেন। আপনার যদি রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহার করার জন্য কোনো নাম না থাকে, তাহলে উল্লেখ করুন যে আপনি যে ব্যক্তিকে ইমেল করছেন তাকে আপনি কীভাবে খুঁজে পেয়েছেন। হতে পারে, আপনি তাদের সাথে কোথাও দেখা করেছেন বা তাদের কাজ এবং অর্জন সম্পর্কে পড়েছেন। আরও ভাল - হতে পারে, আপনি একই আলমা মেটার ভাগ করেন। মূল উদ্দেশ্য হল আপনি কেন সংযোগ করার চেষ্টা করছেন এবং সংযোগটি কীভাবে আপনার জন্য মূল্যবান তা প্রতিষ্ঠা করা।

বিজ্ঞাপন মান

এটি এমন একটি হুক যা যদি টানা হয় তাহলে চাকরির জন্য আপনার প্রার্থিতাকে মূল্য যোগ করতে পারে। এটি এমন একজন ফ্রেশার জন্য সবচেয়ে কঠিন অংশ যার এখনও প্ল্যাটফর্ম নেই। একজন অভিজ্ঞ পেশাদার গবেষণাটি ব্যবহার করতে পারেন এবং কোথায় তিনি একটি পার্থক্য করতে পারেন তা খুঁজে বের করতে পারেন। একটি একক লাইন উল্লেখ একটি মনোযোগ গ্রেবার হতে পারে. আমি একটি সংবাদপত্রের প্রতিবেদন উল্লেখ করে আমার দ্বিতীয় চাকরি পেয়েছি যে নির্দিষ্ট কোম্পানিটি একটি এলাকায় প্রসারিত করতে চাইছিল, এবং সেখান থেকে আমার কিছু বাজার প্রতিক্রিয়া ছিল। একজন নবাগত ব্যক্তি কোম্পানীর কাজের সাথে আরও ভালভাবে পরিচিত হওয়ার জন্য তিনি যে পটভূমির কাজ করেছেন তা উল্লেখ করতে পারেন। তিনি ধারণা দিতে পারেন. এটি জিনিসগুলির পরিকল্পনায় নাও থাকতে পারে, তবে এটি দেখায় যে আপনি তাদের কাজে আবেগগতভাবে বিনিয়োগ করেছেন। কিন্তু আবার, সংক্ষিপ্ত এবং সূক্ষ্ম রাখুন।

তোষামোদ আপনাকে সেখানে পৌঁছে দেবে

এটা অতিরিক্ত করবেন না. আপনার প্রশংসা আন্তরিক এবং নির্দিষ্ট রাখুন। সাহায্যের পরিবর্তে পরামর্শ চাওয়া সবসময় সাহায্য করে। চাকরির কভার লেটারের পরিবর্তে ইমেলটিকে তথ্যের জন্য অনুরোধ হিসাবে বিবেচনা করুন। সাধারণত, লোকেরা ইন্টারভিউ কলের মতো আরও উল্লেখযোগ্য কিছুর পরিবর্তে পরামর্শ এবং তথ্য দিয়ে অংশ নিতে ইচ্ছুক। অন্তত, প্রথম ইমেলের মাধ্যমে আপনি আপনার ক্যারিয়ারের লক্ষ্যের দিকে প্রথম ছোট পদক্ষেপ নিয়েছেন।

আপনার উদ্দেশ্য মনে রাখুন

এই প্রথম ইমেল শুধুমাত্র একটি বন্ধুত্বপূর্ণ হ্যান্ডশেক. এটি একটি সারসংকলন বাহক হতে বোঝানো হয় না (হ্যাঁ, আপনার জীবনবৃত্তান্ত সংযুক্ত করবেন না), তাই বন্দুক লাফাবেন না। আপনি যা আশা করতে পারেন তা হল একটি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া যা পরবর্তী ইমেলের দিকে নিয়ে যাবে। একটি জীবনবৃত্তান্ত পাঠানো একটি লাল-সতর্কতা এবং আপনি যে উত্সাহী জিনিসগুলি ইমেলে লিখে থাকতে পারেন তা বাতিল করে৷ প্রাপক মনে করতে পারেন যে ইমেলটি একটি কাজের জন্য একটি প্রলোভন মাত্র। জীবনবৃত্তান্ত পাঠানোর জন্য অন্যান্য চ্যানেল (যেমন HR বিভাগ) আছে।

একটি রেফারেলের জন্য জিজ্ঞাসা করুন

অন্ধ গলির কথোপকথন থেকে আপনি যে সেরা জিনিসটি অর্জন করতে পারেন তা হল সাহায্যকারী হতে পারে এমন অন্য কারও উল্লেখ। সর্বদা একটি রেফারেলের জন্য জিজ্ঞাসা করুন কারণ প্রাপক আপনাকে সাহায্য করতে সক্ষম নাও হতে পারে তবে এটি সম্ভব যে তার পরিচিত কেউ আপনাকে সাহায্য করতে পারে৷

একটি শুভ সমাপ্তি

ইমেল সঠিক নোটে আঘাত করলে এটি একটি নতুন শুরু হতে পারে। ঠিক যেমন আপনি শুরু করেন, তেমনি ভালোভাবে বন্ধ করাও গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ইমেল স্বাক্ষরের দিকে মনোযোগ দেওয়াও গুরুত্বপূর্ণ কারণ এক নজরে এটি প্রাপককে আপনার সম্পর্কে এবং বিশদে আপনার মনোযোগ সম্পর্কে অনেক কিছু বলতে পারে। সঠিক ভ্যালিডিকশন দিয়ে আপনার ইমেল শেষ করুন। আরও গুরুত্বপূর্ণ, একটি নির্দিষ্ট অনুরোধের মতো একটি কল টু অ্যাকশন দিয়ে শেষ করুন৷

অনুসরণ করুন

একটি ফলো আপ ইমেল শুধুমাত্র একটি অনুস্মারক হিসাবে কাজ করে না কিন্তু আপনার অভিপ্রায়কেও প্রজেক্ট করে। এটি আপনাকে জানতে সাহায্য করে যে আপনার ইমেলটি পছন্দসই প্রভাব ফেলেছে বা জাঙ্ক হয়ে গেছে কিনা। প্রথমবার ব্যক্তিগতভাবে দেখা হোক বা শুধুমাত্র একজন অপরিচিত ব্যক্তিকে ইমেল করা হোক না কেন, একটি ফলো আপ ইমেল আপনাকে বাকি বিজনেস কার্ড থেকে আলাদা করে এবং প্রত্যাহারে সাহায্য করে। এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন।

সমস্ত মৌলিক পদক্ষেপের পিছনে থাম্ব-রুল হল যোগাযোগ চালিয়ে যাওয়া। আপনার উদ্দেশ্য হল প্রথমটির বাইরে ইমেল বিনিময় করা, যাতে আপনি সফলভাবে "অচেনা-প্রাচীর" এবং পেশাদারভাবে নেটওয়ার্ক ভেঙ্গে যেতে পারেন। এমনকি যদি আপনি সফল না হন, তবে পরিচিতিটি মুছে ফেলবেন না কারণ আপনি কখনই জানেন না যে অন্য একটি উইন্ডো খুলবে। আশ্চর্যজনক ইমেলগুলি লেখা অধ্যবসায়ের বিষয় যতটা এটি কিছু মূল নিয়ম মেনে চলার বিষয়ে। আমার নিজের সাফল্য এবং ব্যর্থতার ভাগ আছে। এমন একটি সাফল্যের কারণেই আমি এই নিবন্ধটি প্রকাশ করতে পেরেছি। হ্যাঁ, আমি একটি ইমেলের কারণে MakeUseOf এ আমার চাকরি পেয়েছি। আমাদের সাথে আপনার সাফল্যের গল্প শেয়ার করুন. সেখানে কোথাও একটি টিপ লুকিয়ে থাকতে পারে যা আমরা সবাই ইমেল লিখতে পারি যা কাউকে ওভার করতে পারে।