চিন্তা করবেন না, ইমেল মারা গেছে না বা পুরনো ফ্যাশনড হয়নি, যেসব নে সে প্রেডিক্ট করছেন। সোশ্যাল মিডিয়া আइस-ব্রেকার হিসেবে দখল করলেও, ইমেল শুধু নিজের জায়গা ধরে রাখছে না, ওয়েবে কাউকে যেন হ্যান্ডশেক করা যাক সেটির জন্য ত্রিশূলের সবচেয়ে শক্তিশালী শাখা। খুব কম মানুষ ইমেল করার কালা আয়ত্ত করে। আমার সহকর্মী জোশুয়া এটিকে ইমেল পাঠানোর চিন্তা বলেছেন। এটি খুব আসল একটি জিনিস এবং আশ্চর্য, কারণ কয়েকটি ঠিক পেসড টিপস মেনে চললেই ইমেল দক্ষতার সাথে করা যায়।
প্রফেশনাল ইমেল পাঠানো আপনার অনলাইন (এবং অফলাইন) 레পুটেশনে একটি অস্পর্শযোগ্য বাড়তি দেয়। চমৎকার ইমেল করার চূড়ান্ত মাপদণ্ড হলো আপনি কি শুধু একটি চমৎকার ইমেল দিয়ে চাকরি বা গিগ পেতে পারেন। অথবা আমি বলব, এমনকি আপনি কি একটি ইন্টারভিউ স্কোর করতে পারেন এবং দরজার ভিতরে পা রাখতে পারেন। আপনার ক্যারিয়ার প্রগ্রেস যদি দাঁড়ায়, তবে আপনাকে কিছু বেসিক ইমেল টিপস শিখতে হবে যা ক্যারিয়ার ব্রেকথ্রু-এর জন্য অডস সমান করতে পারে।
একটি ভালো ইমেল লিখা এখন একটি বেসিক লাইফ স্কিল
এটি কিছু যা এখনো শিখতে হয়। প্রফেশনাল বিশ্বে, একটি খারাপ লিখা ইমেল হারা-কিরি হতে পারে কারণ অনেক সময় এটি প্রথম যোগাযোগের বিন্দু হিসেবে কাজ করে। মনে রাখুন, আপনার ইমেলকে অন্য ইমেলগুলোর সাথে লড়াই করতে হয় একটি ভরপুর ইনবক্সে যেগুলো ট্র্যাশ ক্যান থেকে শুধু এক মাউস ক্লিক দূরে। কোল্ড-ইমেলিং কোল্ড-কলিং-এর মতো কঠিন -- আপনার কাছে প্রথম পাঁচ সেকেন্ড আছে একটি ছাপ ফেলার জন্য। কিন্তু এটি করা যাবে আপনি যদি কিছু বেসিক সঠিক করতে পারেন। এখানে সেসব দশটি।
প্রস্তুত হন
আপনার গবেষণা করুন। আপনি এড্রেস ফিল্ডে প্রথম নাম টাইপ করার আগেও, আপনাকে আপনি যাকে মেইল করছেন সেটি সম্পর্কে কমপক্ষে কিছু জানতে হবে। خوشবরবরত, অনলাইনে জব রিসার্চ করা আজকাল সবচেয়ে সহজ জিনিসগুলোর একটি যদিও এটি টাইম-ইনটেনসিভ। লিঙ্কডইন, ফেসবুক, এবং টুইটার সবসময় ক্যারিয়ার-সম্পর্কিত গবেষণার জন্য ভালো xuất발 বিন্দু। আমরা আগে দেখেছি কীভাবে একটি ভালো মেইনটেইন করা লিঙ্কডইন প্রোফাইল প্রফেশনাল রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট টুল হিসেবে কাজ করতে পারে।
আপনাকে এটিও নির্ধারণ করা উচিত যে আপনি যাকে ইমেল করছেন সে আপনার ক্যারিয়ারে এক কদম এগিয়ে যেতে সাহায্য করতে পারেন কিনা বা কমপক্ষে একটি ইনফ্লুয়েন্সার হতে পারেন। আপনি ফলব্যাক পজিশনগুলোর গবেষণাও করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইন্টার্নশিপ বা ফ্রিল্যান্স প্রজেক্ট যা ফিট হতে পারে এমনকি প্রাইমারি জব না পেলেও।
ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করুন
কখনো মাস ইমেল করবেন না। ঠিক যেন টেমপ্লেট-ভিত্তিক রেজিউম দিয়ে আপনার ইন্ডাস্ট্রি কার্পেট বম্বার্ড করা একটি খারাপ আইডিয়া, তেমনি জেনেরিক ইমেল পাঠানোর আইডিয়াও খারাপ। আপনাকে প্রতিটি ইমেলকে একটি লেজার-গাইডেড প্রিসিশন ডেলিভারি ডিভাইস হিসেবে বিবেচনা করতে হবে। এখানে গবেষণা সাহায্য করে শুধু সেই ব্যক্তির নাম খুঁজে বের করতে নয় যাকে আপনি ঠিকানা দিচ্ছেন, বরং হায়ারার্কিতে তাদের স্থিতিও। সঠিক স্যালুটেশন যোগ করা ভুলবেন না। একটি মেমোরেবল পদ্ধতি ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করার জন্য হলো প্রাপকের সাথে একটি সাধারণ জমিন খুঁজে বের করা। এটি হতে পারে একটি সাধারণ কোর্স যা আপনি করেছেন বা जैसा আমরা অন্য পয়েন্টে দেখব, একটি সাধারণ পরিচিতি।
এছাড়া, ক্যারিয়ার-সম্পর্কিত ইমেল হলে, আপনার পূর্ণ নামের সাথে একটি প্রফেশনাল দেখানোর ইমেল অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন যদি ইতিমধ্যে আপনার একটা না থাকে।
সংক্ষিপ্ত হন
সময়র সম্মান করুন। আপনারও এবং ব্যস্ত ব্যক্তিটিও যাকে আপনি ইমেল পাঠাচ্ছেন। ইমেলের কালা সংক্ষিপ্ততার কালাকে সর্বোচ্চ প্রাধান্য দেয়। সংক্ষেপে আপনার ব্যক্তিগত গল্প বলা সঠিক পদ্ধতি যখন আপনি ছোট আত্মবিশ্বাসের সাথে ডील করছেন। সাধারণত, একটি ব্যস্ত সকালে আমরা আমাদের ইমেল স্ক্যান করি পড়ার বদলে। একটি লম্বা ইমেল পরে জন্য রাখা হয়ে ভুলে যেতে পারে বা সরাসরি জাঙ্ক হতে পারে।
একটি টিপ: আপনার ইমেলটি বারবার রিভাইজ করুন যতক্ষণ না আপনি সকল তুচ্ছ তথ্য নিচোড়ে ফেলতে সক্ষম হন। আপনি যখন সকল অপচয় শব্দ কেটে ফেলেন, আপনার রিকোয়েস্ট স্পষ্ট এবং স্পেসিফিক হয়ে যায়।
সংযোগ এবং প্রসঙ্গ স্থাপন করুন
প্রথম ইমেল একটি পরিচিতি। সব পরিচিতির মত, এতে ওজন থাকে আপনি যদি একটি রেফারেল ব্যবহার করতে পারেন বা একটি নাম ড্রপ করে সংযোগ স্থাপন করতে পারেন। 앞서 বলা মত, এটিও ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করে। একটি চাকরি পাওয়ার সেরা উপায় হলো একটি রিলেশনশিপ স্থাপন করা এবং এটি এখান থেকে শুরু হতে পারে আপনি যদি কারো রেফারেন্স ইমেলে পিভট করতে পারেন। এটি হতে পারে একজন অভিজ্ঞ ব্যক্তি যিনি আপনাকে সেই নির্দিষ্ট ইন্ডাস্ট্রির ওপর পরামর্শ দিয়েছেন। আপনার কাছে যদি কোনো রেফারেন্সের নাম না থাকে, তবে আপনি যাকে ইমেল করছেন সেটি আপনি কীভাবে খুঁজে পেলেন সেটি মেনশন করুন। হয়তো, আপনি কোথাও उनसे মেলেছেন বা তাদের কাজ এবং অর্জন সম্পর্কে পড়েছেন। আরও ভালো -- হয়তো, আপনি একই আলমা মেটার শেয়ার করেন। মূল উদ্দেশ্য হলো আপনি কেন সংযোগ করার চেষ্টা করছেন এবং সংযোগটি আপনার জন্য কীভাবে মূল্য রাখে সেটি স্থাপন করা।
মূল্য বিজ্ঞাপন করুন
এটি হুক যা যদি সফল হয় আপনার ক্যান্ডিডেচারিকে চাকরির জন্য মান যোগ করতে পারে। এটি একটি ফ্রেশারের জন্য সবচেয়ে কঠিন যার কোনো প্ল্যাটফর্ম এখনো নেই। একজন অভিজ্ঞ প্রফেশনাল গবেষণা ব্যবহার করে খুঁজে বের করতে পারেন সে কোথায় পার্থক্য সৃষ্টি করতে পারেন। একটি একক লাইন মেনশন একটি অটেনশন গ্র্যাবার হতে পারে। আমি আমার দ্বিতীয় চাকরি পেয়েছিলাম একটি নিউজপেপার রিপোর্ট মেনশন করে যে নির্দিষ্ট কোম্পানিটি একটি এলাকায় প্রসারিত হতে চেয়েছে, এবং আমার সেখান থেকে কিছু মার্কেট ফিডব্যাক ছিল। একজন নতুন কেউ তার ব্যাকগ্রাউন্ড ওয়ার্ক মেনশন করতে পারেন যা সে কোম্পানির কাজের সাথে আরও ভালো পরিচিত হতে করেছে। সে আইডিয়া অফার করতে পারেন। সেটি তাদের স্কিম অফ থিংসে নাও থাকতে পারে, কিন্তু এটি দেখায় যে আপনি তাদের কাজের প্রতি ইমোশনালি ইনভেস্টেড। কিন্তু আবার, সংক্ষিপ্ত এবং সূক্ষ্ম রাখুন।
প্রশংসা আপনাকে সেখানে পৌঁছে দেবে
ওভারডু করবেন না। আপনার প্রশংসাগুলো আন্তরিক এবং স্পেসিফিক রাখুন। সাহায্য চাওয়ার বদলে পরামর্শ চাওয়া সবসময় সাহায্য করে। ইমেলটিকে তথ্য অনুরোধ হিসেবে বিবেচনা করুন বরং একটি জব কভার লেটার হিসেবে। সাধারণত, লোকজন একটি ইন্টারভিউ কলের মত কিছু বেশি সুবস্টেনশিয়ালের চেয়ে পরামর্শ এবং তথ্য দিতে ইচ্ছুক। অন্তত, প্রথম ইমেল দিয়ে আপনি আপনার ক্যারিয়ার লক্ষ্যের দিকে একটি ছোট ধাপ এগিয়ে গেলেন।
আপনার উদ্দেশ্য মনে রাখুন
এই প্রথম ইমেল শুধু একটি বান্ধব হ্যান্ডশেক। এটি রেজিউম ক্যারিয়ার হওয়ার জন্য নয় (হ্যাঁ, কখনো আপনার রেজিউম অ্যাটাচ করবেন না), তাই বন্দুক না উछালুন। আপনি আশা করতে পারেন সেরা একটি পজিটিভ রেসপন্স যা পরবর্তী ইমেলে নিয়ে যাবে। রেজিউম পাঠানো একটি রেড-আলার্ট এবং ইমেলে আপনি যে উত্সাহিত জিনিসগুলো লিখেছেন সেগুলো ক্যানসেল করে দেয়। প্রাপক মনে করতে পারেন ইমেলটি শুধু চাকরির জন্য একটি লুর। রেজিউম পাঠানোর অন্যান্য চ্যানেল আছে (যেন এইচআর ডিপার্টমেন্ট)।
রেফারেল চাওয়া
একটি ব্লাইন্ড এলি কনভারসেশন থেকে আপনি পাওয়া যাবে সেরা জিনিসটি হলো অন্য কাউকে রেফারেন্স যিনি সাহায্য করতে পারেন। সবসময় রেফারেল চাওয়া উচিত কারণ প্রাপক হয়তো আপনাকে সাহায্য করতে না পারেন কিন্তু সম্ভব যে সে যাকে চিনেন সে আপনাকে সাহায্য করতে পারেন।
একটি ভালো শেষ
এটি একটি নতুন শুরু হতে পারে যদি ইমেলটি সঠিক নোট হিট করে। আপনি যেমন শুরু করেন, শেষ করাও ততটাই গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ইমেল সিগনেচারের ওপর মনোযোগ দেওয়াও গুরুত্বপূর্ণ কারণ এক নজরে সেটি প্রাপককে আপনার ও আপনার ডিটেইলে মনোযোগ সম্পর্কে অনেক কিছু বলতে পারে। আপনার ইমেলগুলো সঠিক ভ্যালেডিকশনের সাথে শেষ করুন। আরো গুরুত্বপূর্ণ, একটি কল টু অ্যাকশনের সাথে শেষ করুন যেন একটি স্পেসিফিক রিকোয়েস্ট।
ফলো আপ
একটি ফলো আপ ইমেল শুধু একটি রিমাইন্ডার হিসেবে কাজ করে না বরং আপনার ইচ্ছা প্রজেক্ট করে। এটি আপনাকেও জানাতে সাহায্য করে আপনার ইমেলটি কাঙ্ক্ষিত প্রভাব ফেলেছে কিনা বা জাঙ্ক হয়েছে। যেকোনো প্রথমবারের মত লোকজনদের সাথে মেলা হোক বা শুধু ইমেল হোক, একটি ফলো আপ ইমেল আপনাকে বাকি বিজনেস কার্ড থেকে আলাদা করে এবং রিকলে সাহায্য করে। এটিকে সংক্ষিপ্ত রাখুন।
সকল বেসিক স্টেপের পিছনে থাম-রুল হলো যোগাযোগ চালু রাখা। আপনার উদ্দেশ্য হলো ইমেল এক্সচেঞ্জকে প্রথমটির পেরিয়ে নিয়ে যাওয়া, যাতে আপনি সফলভাবে "স্ট্রেঞ্জার-ওয়াল" ভাঙতে পারেন এবং প্রফেশনালি নেটওয়ার্ক করতে পারেন। আপনি যদি সফল না হন, কন্টাক্ট ডিলিট করবেন না কারণ আপনি কখনো জানবেন না কখন অন্য একটি উইন্ডো খুলবে। চমৎকার ইমেল লেখা ধৈর্যের বিষয় ততটাই যে কিছু কোর রুল মেনে চলার বিষয়। আমার নিজস্ব সাফল্য এবং ব্যর্থতার শেয়ার আছে। এতটাই সাফল্যের একটি কারণে আমি এই আর্টিকেল পাবলিশ করতে পারলাম। হ্যাঁ, আমি মেকইউজঅফ-এ আমার চাকরি একটি ইমেলের কারণে পেয়েছি। আপনার সাফল্যের গল্প আমাদের সাথে শেয়ার করুন। সেখানে কোনো টিপ লুকানো থাকতে পারে যা আমরা সবাই ব্যবহার করতে পারি এমন ইমেল লিখতে যা কাউকে বিচলিত করে দেবে।
