4টি জিমেইল অটোমেশন যা আমার ইনবক্স পরিষ্কার করেছে—একটি প্রমাণিত সিস্টেম

16 মার্চ, 2026, 10:30AM EDT

জ্যাক জুন 2024 সাল থেকে MakeUseOf-এ একজন অবদানকারী লেখক, বিনোদন এবং এর সাথে সম্পর্কিত প্রযুক্তিতে বিশেষজ্ঞ। তিনি 2010 সাল থেকে স্ল্যাশগিয়ার, বেস্টরিভিউ এবং ইজভিড উইকি সহ বেশ কয়েকটি স্বনামধন্য অনলাইন সংস্থানে নিবন্ধ এবং পর্যালোচনা প্রকাশ করে, অনুপ্রাণিত করে এবং তথ্য দেয় এমন আকর্ষক বিষয়বস্তু তৈরি করার বিষয়ে উত্সাহী৷

জ্যাকের কাজ তাকে দক্ষিণ আমেরিকা থেকে ইউরোপ, দক্ষিণ এশিয়া এবং দূর প্রাচ্যে নিয়ে গেছে এবং তার অভিজ্ঞতা তার লেখাকে প্রভাবিত করে চলেছে। মিউজিক টেকনোলজিতে বিএ সহ স্নাতক হিসেবে, তিনি বিশেষ করে এই ক্ষেত্রের নতুন উন্নয়নে আগ্রহী, যার মধ্যে রয়েছে মিউজিক হার্ডওয়্যার, মিউজিক ক্রিয়েশন সফটওয়্যার এবং মিউজিক স্ট্রিমিং পরিষেবা।

তিনি যখন সাম্প্রতিক সফ্টওয়্যার এবং ডিভাইসগুলি নিয়ে গবেষণা করছেন না এবং চেষ্টা করছেন না, তখন জ্যাক তার মোটরসাইকেল চালিয়ে দূর-দূরান্তের গন্তব্যে যাওয়া, গিটার বাজানো এবং Mac-এ Logic Pro এবং Final Cut Pro ব্যবহার করে সঙ্গীত এবং ভ্লগ তৈরি করা উপভোগ করেন।

ডিজিটাল হাউসকিপিং কখনই আমার শক্তিশালী পয়েন্টগুলির মধ্যে একটি ছিল না এবং আমি যখন আমার জিমেইল ইনবক্সের দিকে তাকালাম তখন এটি আর স্পষ্ট ছিল না। নিউজলেটার, বিজ্ঞপ্তি এবং কম অগ্রাধিকারের বার্তাগুলি আসলে গুরুত্বপূর্ণ এমন ইমেলগুলি খুঁজে পাওয়া কঠিন করে তোলে বলে এটিকে বিশৃঙ্খল বলা একটি ছোটো বক্তব্য হবে৷

অবশেষে, আমি সিদ্ধান্ত নিয়েছি যে যথেষ্ট যথেষ্ট এবং Gmail-এর অন্তর্নির্মিত অটোমেশন টুলগুলির সুবিধা নিয়েছি, যার মধ্যে রয়েছে ফিল্টার, লেবেল এবং স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াগুলি, বিশৃঙ্খলতা কমাতে, সংগঠন উন্নত করতে এবং প্রতি সপ্তাহে নিজের মূল্যবান সময় বাঁচাতে। বার্তাগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণীবদ্ধ করে এবং অগ্রাধিকার দেওয়ার মাধ্যমে, আমি আমার ইনবক্সকে স্ট্রিমলাইন করেছি, বিভ্রান্তি কমিয়েছি এবং ইমেল পরিচালনাকে অনেক বেশি দক্ষ করে তুলেছি৷

বুনিয়াদি বোঝা

Gmail ইনবক্স অটোমেশন দিয়ে শুরু করা

তাহলে কেন ইনবক্স অটোমেশন এত দরকারী? পুনরাবৃত্তিমূলক বার্তা সাজাতে, কথোপকথন লেবেল করা বা নিউজলেটার সংরক্ষণ করতে অনেক সময় ব্যয় করার পরিবর্তে, Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই কাজগুলির অনেকগুলি পরিচালনা করার জন্য কনফিগার করা যেতে পারে৷

অটোমেশনের সবচেয়ে বড় সুবিধা হল ইমেল ওভারলোড কমানো। যখন আপনার ইনবক্স অপঠিত বিজ্ঞপ্তি, প্রচারমূলক ইমেল এবং চলমান কথোপকথন থ্রেড দিয়ে পূর্ণ হয়, তখন গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিতে ফোকাস করা কঠিন হয়ে পড়ে৷ অটোমেশন ব্যবহার করে, উচ্চ-প্রধান বার্তাগুলিকে নিম্ন-অগ্রাধিকারের থেকে আলাদা করা যেতে পারে৷

Gmail-এ অটোমেশনের জন্য বিশেষভাবে ডিজাইন করা বেশ কিছু বিল্ট-ইন টুলও রয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে ফিল্টার, লেবেল, স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার এবং প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট। কয়েকটি সহজ পরিবর্তনের মাধ্যমে, একটি সুবিন্যস্ত সিস্টেম তৈরি করা সহজ যেটি ইমেল আসার সাথে সাথে তাদের সাজানো এবং অগ্রাধিকার দেয়৷

সম্পর্কিত

Gmail-এর স্প্যাম মোকাবিলার একটি নতুন উপায় রয়েছে

অন্তহীন ইমেল পেয়ে অসুস্থ আপনি পেতে সাইন আপ করতে পারেন বা নাও পেতে পারেন? জিমেইল আপনার পিছনে আছে.

ইমেল বাছাই করতে স্মার্ট ফিল্টার ব্যবহার করা

স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক জায়গায় ইমেল রুট করুন

সবচেয়ে শক্তিশালী অটোমেশন বৈশিষ্ট্য দিয়ে শুরু করা যাক। ফিল্টারগুলি আমাদের এমন নিয়ম তৈরি করতে দেয় যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্দিষ্ট শর্ত যেমন প্রেরক, বিষয় লাইন, কীওয়ার্ড বা সংযুক্তির উপর ভিত্তি করে ইনকামিং ইমেলগুলিকে সংগঠিত করে৷

উদাহরণস্বরূপ, আপনি নির্দিষ্ট ঠিকানা থেকে একটি নির্দিষ্ট লেবেলে ইমেল পাঠাতে ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন, যাতে আপনি সর্বদা জানেন যে সেগুলি কোথায় পাবেন৷ আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম-অগ্রাধিকার বার্তা সংরক্ষণ করতে ফিল্টার প্রয়োগ করতে পারেন, যেমন অ্যাপ বিজ্ঞপ্তি, স্বয়ংক্রিয় সতর্কতা, বা পুনরাবৃত্ত প্রতিবেদন, ইনবক্স সম্পূর্ণভাবে এড়িয়ে যায়৷

একটি ফিল্টার তৈরি করতে, ডেস্কটপের জন্য Gmail-এ, অনুসন্ধান বিকল্পগুলি দেখান ক্লিক করুন আইকন (সার্চ ক্ষেত্রের ভিতরে তিনটি অনুভূমিক স্লাইডার), আপনার মানদণ্ড লিখুন (যেমন প্রেরক বা প্রাসঙ্গিক কীওয়ার্ড), তারপর ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন . "ইনবক্স এড়িয়ে যান," "লেবেল প্রয়োগ করুন" বা "এটি মুছুন" এর মতো কাজগুলি নির্বাচন করুন, তারপরে "মিলিত কথোপকথনে ফিল্টার প্রয়োগ করুন চেক করুন " বিদ্যমান ইমেলগুলিকে সংগঠিত করতে৷

এছাড়াও আপনি নিউজলেটার, পেস্লিপ এবং সাবস্ক্রিপশন ইমেলের মতো বার্তাগুলিকে ডেডিকেটেড লেবেলে ফিল্টার করতে পারেন, যাতে আপনি সেগুলি মিস করবেন না তা নিশ্চিত করে, পরে দেখার জন্য সেগুলিকে সংগঠিত করতে এবং আপনার ব্যক্তিগত ইমেলগুলি থেকে আলাদা করে৷

লেবেল সহ আপনার ইনবক্স সংগঠিত করুন

আপনার সমস্ত ইমেলের জন্য Gmail এর মধ্যে একটি পরিষ্কার কাঠামো তৈরি করুন

Gmail-এর লেবেলগুলি ফোল্ডারগুলির মতোই কাজ করে, তবে আরও নমনীয়তার সাথে। আপনি একটি ইমেলে একাধিক লেবেল প্রয়োগ করতে পারেন যাতে এটি তাদের নকল না করে বিভিন্ন উপায়ে শ্রেণীবদ্ধ করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, আমি প্রকল্প/ক্লায়েন্ট, বিভাগ এবং অগ্রাধিকার স্তর অনুসারে ইমেলগুলি সংগঠিত করি যাতে সেগুলি সনাক্ত করা সহজ হয় এবং আমি প্রথমে উচ্চ-প্রধান বার্তাগুলিকে সম্বোধন করতে পারি৷

লেবেলিং সিস্টেমটি আগত মেলকে শ্রেণীবদ্ধ করতে ফিল্টারগুলির সাথে একত্রিত করা যেতে পারে এবং গুরুত্বপূর্ণ বিভাগগুলিকে এক নজরে আলাদা করতে সাহায্য করার জন্য রঙ-কোড করা যেতে পারে। আমি জরুরী বার্তাগুলিকে লাল এবং নির্দেশমূলক বার্তাগুলিকে সবুজ রঙে চিহ্নিত করার প্রবণতা রাখি, তাই আমি দ্রুত রেফারেন্সের জন্য সেগুলি ধরতে পারি৷ একটি চিন্তাশীল লেবেলিং সিস্টেম ব্যবহার করা শুধুমাত্র সংস্থার উন্নতি করে না, কিন্তু Gmail-এর অটোমেশন সরঞ্জামগুলির সাথে হাত মিলিয়ে যায়, তাই বার্তাগুলির প্রতি অবিচ্ছিন্ন মনোযোগের প্রয়োজন হয় না৷

পুনরাবৃত্তিমূলক ইমেল কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করুন

Gmail এর অন্তর্নির্মিত সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে ম্যানুয়াল কাজ হ্রাস করুন

ইমেল কাজগুলি পুনরাবৃত্তিমূলক হতে পারে এবং এই রুটিন ক্রিয়াগুলি প্রায়ই অটোমেশনের জন্য নিখুঁত প্রার্থী। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার মানদণ্ড পূরণ করে এবং পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন চেক করে একটি Gmail ফিল্টার স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন বাক্স এইভাবে, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলস বা সিস্টেম আপডেটের বিজ্ঞপ্তিগুলি যেগুলির জন্য আমার অবিলম্বে মনোযোগের প্রয়োজন হয় না সেগুলি ডিফল্টভাবে হাইলাইট করা হয় না, তাই আমি সহজেই তাদের আরও বেশি চাপ দেওয়া বার্তা থেকে আলাদা করতে পারি৷

স্বয়ংক্রিয়-ফরোয়ার্ডিং ইমেলগুলির জন্য আরেকটি সহায়ক বৈশিষ্ট্য যা নিয়মিতভাবে অন্যান্য দলের সদস্য বা সহকর্মীদের সাথে ভাগ করা হয়, ম্যানুয়াল পাঠানোর প্রয়োজনীয়তা কাটাতে এবং সেগুলি মিস না হয় তা নিশ্চিত করে। আরেকটি টাইম সেভিং ডিভাইস হল Gmail এর স্বয়ংক্রিয়-প্রতিক্রিয়া, যা আপনাকে প্রায়শই ব্যবহৃত প্রতিক্রিয়াগুলির জন্য টেমপ্লেট তৈরি করতে দেয় যা কয়েক ক্লিকে সন্নিবেশ করা যেতে পারে।

আপনার নিজস্ব উত্তর টেমপ্লেট তৈরি করতে, সেটিংস -> সমস্ত সেটিংস দেখুন -> উন্নত -> টেমপ্লেট -> সক্ষম করুন এ যান . তারপর, রচনা করুন ক্লিক করুন৷ , আপনার বার্তা টাইপ করুন, তিন-বিন্দু মেনু নির্বাচন করুন Send এর পাশে, টেমপ্লেট -> টেমপ্লেট হিসাবে খসড়া সংরক্ষণ করুন -> নতুন টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন৷

আপনার ইনবক্স দখল করা থেকে বিপণন ইমেল রাখুন

Gmail-এর স্প্যাম ফিল্টারগুলি খুব ভাল, এবং আমার প্রায় সমস্ত অযাচিত বার্তাগুলি এমনকি আমার খেয়াল না করেই সরিয়ে দেওয়া হয়৷ যাইহোক, বিশৃঙ্খলতার সাথে শুধুমাত্র এরাই অপরাধী নয়; বিপণনের ইমেল এবং নিউজলেটারগুলি আপনার মনোযোগ বিভ্রান্ত করতে এবং আপনার ইনবক্স আটকানোর জন্য আপনি সাবস্ক্রাইব করেছেন বা নাও করতে পারেন৷

স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রচারমূলক ইমেলগুলিকে একটি পৃথক লেবেলে রাউটিং করে, আপনি সেগুলিকে আপনার ইনবক্সের বাইরে রাখেন, তবে সেগুলি পরেও একটি একক সংগ্রহস্থল থেকে সহজেই পর্যালোচনা করা যেতে পারে৷ নিউজলেটারগুলির জন্য, আমি একটি "পরে পড়ুন" লেবেল তৈরি করেছি, যেহেতু আমি সাধারণত তাদের সদস্যতা নিয়েছি, কিন্তু আমি চাই না যে তারা আমার কর্মপ্রবাহকে ব্যাহত করুক। এইভাবে, আমি সেগুলিকে এক জায়গায় জমা করতে দিতে পারি এবং যখনই আমার কাছে সময় থাকে সপ্তাহে একবার সেগুলি পর্যালোচনা/মুছে দিতে পারি৷

একটি সংগঠিত, বিশৃঙ্খলা-মুক্ত ইনবক্স তৈরি করা

আমি সেই ব্যক্তি যে কখনই আমার ইনবক্স পরিষ্কার করতে এবং নতুন করে শুরু করতে চায় না, এবং এটি অনেক অনুষ্ঠানে আমার পক্ষে কাজ করেছে, এটি একটি পুরানো ক্রয়ের রসিদ খুঁজে পাওয়া যা আমাকে একটি দামী আইটেম ফেরত দেয় বা আমার বাবা হারিয়ে যাওয়ার পরে একটি ইমেল করা পাণ্ডুলিপি পুনরুদ্ধার করে। অবশ্যই, Gmail-এর একটি শক্তিশালী অনুসন্ধান বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা এই জিনিসগুলিকে সহজে সনাক্ত করতে সাহায্য করে, কিন্তু এটি সর্বদা পণ্য সরবরাহ করে না, এবং আমি আরও বেশি জানতে চাই যে সেগুলি একটি নির্দিষ্ট স্থানে ফাইল করা হয়েছে, যে কোনো সময় পর্যালোচনার জন্য প্রস্তুত৷

আপনি কীভাবে ইমেল পরিচালনা করেন তা জিমেইল অটোমেশন বিপ্লব ঘটাতে পারে। ফিল্টার, লেবেল এবং স্বয়ংক্রিয় ক্রিয়াগুলিকে একত্রিত করে, আপনি একটি সিস্টেম তৈরি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তাগুলিকে সংগঠিত করে এবং আপনার ইনবক্সকে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস রাখে৷ আজকাল, আমাকে কেবল সময়ে সময়ে আমার বার্তাগুলি পর্যালোচনা করতে হবে, আমার সিস্টেমকে পর্যায়ক্রমে পরিমার্জন করতে হবে এবং পুরানো নিয়মগুলি সরাতে হবে৷ বাকিটা নিজের দেখাশোনা করে।