প্রকাশিত: মার্চ ১৬, ২০২৬, ১০:৩০ AM EDT
জ্যাক জুন ২০২৪ থেকে MakeUseOf-এ কন্ট্রিবিউটিং অথর, স্পেশালাইজড ইন এন্টারটেইনমেন্ট এবং এর অ্যাসোসিয়েটেড টেকনোলজি। ২০১০ সাল থেকে স্ল্যাশগিয়ার, BestReviews, Ezvid Wiki-এর মতো সুপরিচিত অনলাইন রিসোর্সে আর্টিকেল ও রিভিউ পাবলিশ করেছেন।
জ্যাকের কাজ তাকে দূর দূরান্তে নিয়ে গিয়েছে, সাউথ আমেরিকা থেকে ইউরোপ, সাউথ এশিয়া, এবং ফার ইস্ট, এবং তার অভিজ্ঞতাগুলো তার লেখালেখিকে প্রভাবিত করে। Муজিক টেকনোলজিতে BA গ্র্যাজুয়েট হিসেবে, তিনি এই ফিল্ডে নতুন ডেভেলপমেন্টে বিশেষ আগ্রহী, মিউজিক হার্ডওয়্যার, মিউজিক ক্রিয়েশন সফ্টওয়্যার, এবং মিউজিক স্ট্রিমিং সার্ভিসসহ।
যখন তিনি রিসার্চ ও লেটেস্ট সফ্টওয়্যার/ডিভাইস ট্রাই করেন না, জ্যাক মোটরসাইকেল চালিয়ে দূর লোকেশনে যান, গিটার বাজান, এবং Logic Pro ও Final Cut Pro-তে Mac-এ মিউজিক ও ভ্লগ তৈরি করেন।
ডিজিটাল হাউসকিপিং কখনো আমার mạnh পয়েন্ট নয়, এবং এটি কতটুকু স্পষ্ট হয়েছিল যখন আমি আমার Gmail ইনবক্সে তাকালাম। এটাকে ক্লাটার্ড বলা অন্ডারস্টেটমেন্ট হবে, নিউজলেটার, নোটিফিকেশন, এবং লো-প্রায়োরিটি মেসেজের কারণে যে ইমেলগুলো আসলে গুরুত্বপূর্ণ সেগুলো খুঁজে বের করা কঠিন।
অবশেষে, আমি সিদ্ধান্ত নিলামبس হলো এবং Gmail-এর বিল্ট-ইন অটোমেশন টুলগুলো, যেন ফিল্টার, লেবেল, এবং অটোমেটেড রেসপন্স, অ্যাডভান্টেজ নিলাম ক্লাটার কমানো, অর্গানাইজেশন উন্নত করা, এবং প্রতিসপ্তাহ মূল্যবান সময় বাঁচাতে। অটোমেটিক্যালি ক্যাটেগরাইজ এবং প্রায়োরিটাইজ করে মেসেজ, আমি আমার ইনবক্স স্ট্রিমলাইন করলাম, ডিস্ট্র্যাকশন কমিয়েছি, এবং ইমেল ম্যানেজমেন্ট অনেক বেশি এফিশিয়েন্ট করলাম।
OS: Android
প্রাইস মডেল: Free/subscription
প্ল্যাটফর্ম: Android/iOS
বেসিক বুঝুন
Gmail ইনবক্স অটোমেশনের সাথে শুরু করুন
তাহলে ইনবক্স অটোমেশন কেন এত উপযোগী? রিপিটেটিভ মেসেজ সোর্ট করতে, কনভারসেশন লেবেল করতে, বা নিউজলেটার আর্কাইভ করতে অনেক সময় ব্যয় করার বদলে, Gmail কনফিগার করা যায় এই অনেক টাস্ক অটোমেটিক্যালি হ্যান্ডেল করতে।
অটোমেশনের সবচেয়ে বড় বেনিফিট হলো রিডিউসড ইমেল ওভারলোড। যখন আপনার ইনবক্স অনরিড নোটিফিকেশন, প্রোমোশনাল ইমেল, এবং অঙ্গরিং কনভারসেশন থ্রেড দিয়ে ভরা থাকে, গুরুত্বপূর্ণ মেসেজে ফোকাস করা কঠিন হয়। অটোমেশন ব্যবহার করে হাই-প্রায়োরিটি মেসেজ লো-প্রায়োরিটি থেকে আলাদা করা যায়।
Gmail-এ অটোমেশনের জন্য স্পেসিফিক্যালি ডিজাইন করা কয়েকটি বিল্ট-ইন টুল রয়েছে। এগুলোর মধ্যে ফিল্টার, লেবেল, অটোমেটিক আর্কাইভিং, এবং রেসপন্স টেমপ্লেট। কয়েকটি সিম্পল টুইক দিয়ে একটি স্ট্রিমলাইনড সিস্টেম তৈরি করা সহজ যা আসন্ন ইমেল সোর্ট ও প্রায়োরিটাইজ করে।
Related: Gmail-এর স্প্যাম বিরুদ্ধে একটি নতুন পদ্ধতি
বিনা সাইন আপ কिये অনব ביק্ত ইমেল পেয়ে তংestroy? Gmail আপনার পাশে।
স্মার্ট ফিল্টার ব্যবহার করে ইমেল সোর্ট করুন
সঠিক জায়গায় অটোমেটিক্যালি ইমেল রাউট করুন
সबচেয়ে শক্তিশালী অটোমেশন ফিচার দিয়ে শুরু করি। ফিল্টার আমাদের রুল তৈরি করতে দেয় যা অটোমেটিক্যালি ইনকামিং ইমেল অর্গানাইজ করে স্পেসিফিক কন্ডিশন বেসড অন: সেন্ডার, সাবজেক্ট লাইন, কীওয়ার্ড, বা আটাচমেন্ট।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন নির্দিষ্ট অ্যাড্রেস থেকে আসা ইমেল একটি ডেজিগনেটেড লেবেলে পাঠাতে, যাতে আপনি সবসময় জানেন সেগুলো কোথায় পাবেন। আপনি ফিল্টারও অ্যাপ্লাই করতে পারেন লো-প্রায়োরিটি মেসেজ অটোমেটিক্যালি আর্কাইভ করতে, যেন অ্যাপ নোটিফিকেশন, অটোমেটেড אלার্ট, বা রিকারিং রিপোর্ট, ইনবক্স heltেই স্কিপ করে।
ফিল্টার তৈরি করতে, Gmail ডেস্কটপে, Show search options আইকন (সার্চ ফিল্ডের ভিতর তিনটি হরিজন্টাল স্লাইডার) ক্লিক করুন, আপনার ক্রাইটেরিয়া এন্টার করুন (যেন সেন্ডার বা রিলেভেন্ট কীওয়ার্ড), তারপর Create filter ক্লিক করুন। "Skip the Inbox," "Apply the label," বা "Delete it" এর মতো অ্যাকশন সিলেক্ট করুন, তারপর Also apply filter to matching conversations চেক করুন এক্সিস্টিং ইমেল অর্গানাইজ করতে।
আপনি নিউজলেটার, পেস্লিপ, এবং সাবস্ক্রিপশন ইমেলের মতো মেসেজ ডেডিকেটেড লেবেলে ফিল্টার করতে পারেন, যাতে আপনি সেগুলো মিস না করেন, পড়ার জন্য অর্গানাইজ করেন, এবং পারসোনাল ইমেল থেকে আলাদা রাখেন।
লেবেল দিয়ে ইনবক্স অর্গানাইজ করুন
Gmail-এ আপনার সব ইমেলের জন্য একটি স্পষ্ট স্ট্রাকচার তৈরি করুন
Gmail-এ লেবেল ফোল্ডারের মতো কাজ করে, কিন্তু বেশি ফ্লেক্সিবিলিটি সহ। আপনি একই ইমেলে একাধিক লেবেল অ্যাপ্লাই করতে পারেন যাতে সেটি একাধিকভাবে ক্যাটাগরাইজ হয় ডুপ্লিকেট ছাড়া। উদাহরণস্বরূপ, আমি ইমেল প্রজেক্ট/ক্লায়েন্ট, ডিপার্টমেন্ট, এবং প্রায়োরিটি লেভেল অনুযায়ী অর্গানাইজ করি যাতে সেগুলো সহজে লোকেট হয়, এবং আমি হাই-প্রায়োরিটি মেসেজ প্রথমে অ্যাড্রেস করতে পারি।
লেবেলিং সিস্টেম ফিল্টারসহ কম্বাইন করা যায় ইনকামিং মেইল ক্যাটাগরাইজ করার জন্য এবং কালার-কোডেড করে যাতে গুরুত্বপূর্ণ ক্যাটাগরি এক নজরে 눈에 লেগে। আমি আর্জেন্ট মেসেজ লাল এবং ইনস্ট্রাকশনাল মেসেজ সবুজে মার্ক করি যাতে কুইক রেফারেন্সের জন্য গ্র্যাব করতে পারি। একটি চিন্তার সাথে লেবেলিং সিস্টেম শুধু অর্গানাইজেশন উন্নত করে না, Gmail-এর অটোমেশন টুলসহ হাত ধরে চলে যাতে মেসেজগুলো কনস্ট্যান্ট অটেনশন চায় না।
রিপিটেটিভ ইমেল টাস্ক অটোমেট করুন
Gmail-এর বিল্ট-ইন টুলস ব্যবহার করে ম্যানুয়াল ওয়ার্ক কমান
ইমেল টাস্ক রিপিটেটিভ হতে পারে, এবং এই রুটিন অ্যাকশনগুলো প্রায়শ অটোমেশনের জন্য পারফেক্ট ক্যান্ডিডেট। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি Gmail ফিল্টার অটোমেট করতে পারেন আপনার ক্রাইটেরিয়া ফিল আপ করে এবং Mark as read বক্স চেক করে। এইভাবে, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল বা সিস্টেম আপডেট থেকে নোটিফিকেশন যেগুলো আমার ইনস্ট্যান্ট অটেনশন চায় না সেগুলো ডিফল্টলি হাইলাইট হয় না, যাতে আমি সেগুলো আরও প্রেসিং মেসেজ থেকে সহজে আলাদা করতে পারি।
অটো-ফরওয়ার্ডিং আরেকটি হেল্পফুল ফিচার उन ইমেলের জন্য যেগুলো রুটিনলি টিম মেম্বার বা কলিগের সাথে শেয়ার করা হয়, ম্যানুয়াল সেন্ডিং কাটায় এবং সেগুলো মিস হয় না। আরেকটি টাইম-সেভিং ডিভাইস হলো Gmail-এর অটো-রেসপন্স, যা আপনাকে ফ্রিকোয়েন্টলি ইউজড রেসপন্সের টেমপ্লেট তৈরি করতে দেয় যেগুলো কয়েক ক্লিকে ইনসার্ট করা যায়।
আপনার নিজের রিপ্লাই টেমপ্লেট তৈরি করতে, যান Settings → See All Settings → Advanced → Templates → Enable। তারপর Compose ক্লিক করুন, আপনার মেসেজ টাইপ করুন, তিন-ডট মেনু সিলেক্ট করুন Send-এর পাশে, বেছে নিন Templates → Save draft as template → Save as new template।
মার্কেটিং ইমেল ইনবক্স ক্যাপচার না করতে দিন
Gmail-এর স্প্যাম ফিল্টার খুব ভালো, এবং প্রায় সকল অনসলিসিটেড মেসেজ আমার লক্ষ্য করাই ডাইভার্ট হয়ে যায়। কিন্তু এগুলো একমাত্র করপ্ট নয় ক্লাটারের সাথে; মার্কেটিং ইমেল এবং নিউজলেটার যেগুলো আপনি সাবস্ক্রাইব করেছেন নাও থাকতে পারে আপনার অটেনশন ডিস্ট্র্যাক্ট করে এবং ইনবক্স ক্লগ করে।
প্রোমোশনাল ইমেল অটোমেটিক্যালি আলাদা লেবেলে রাউট করে, আপনি সেগুলো ইনবক্সের বাইরে রাখেন, কিন্তু পরে একটি সিঙ্গেল রিপোজিটরি থেকে সহজে রিভিউ করতে পারেন। নিউজলেটারের জন্য, আমি একটি "Read Later" লেবেল তৈরি করেছি, কারণ আমি সাধারণত সাবস্ক্রাইব করি, কিন্তু আমি চাই না সেগুলো আমার ওয়ার্কফ্লো ডিস্রাপ্ট করে। এইভাবে, সেগুলো এক জায়গায় জমা হওয়া দিয়ে সপ্তাহে একবার বা যখন টাইম পাই রিভিউ/ডিলিট করি।
এক অর্গানাইজড, ক্লাটার-ফ্রি ইনবক্স বানানো
আমি সেই টাইপের লোক যারা কখনোই ইনবক্স ক্লিয়ার করে ফRESH শুরু করতে চায় না, এবং এটি আমার অনুকূলে কাজ করেছে অনেক প্রসঙ্গে, যেন একটি পুরনো পারচেস রিসিপ্ট খুঁজে পেয়ে একটি এক্সপেনসিভ আইটেম রিটার্ন করা বা একটি ইমেলড ম্যানুস্ক্রিপ্ট রিস্টোর করা যা আমার বাবা পাঠিয়েছিলেন তার হারিয়ে যাওয়ার পর। অবশ্য, Gmail-এ একটি পাওয়ারফুল সার্চ ফিচার রয়েছে যা সেই জিনিসগুলো সহজে লোকেট করতে সাহায্য করে, কিন্তু এটি সবসময় ডেলিভার করলো না, এবং আমি চাই সেগুলো একটি ডেডিকেটেড স্পেসে ফাইলড থাকুক, যেকোনো সময় রিভিউ করার জন্য প্রস্তুত।
Gmail অটোমেশন আপনার ইমেল ম্যানেজমেন্টে রিভোলিউশন লায়েতে পারে। ফিল্টার, লেবেল, এবং অটোমেটেড অ্যাকশন কম্বাইন করে আপনি একটি সিস্টেম তৈরি করতে পারেন যা অটোমেটিক্যালি মেসেজ অর্গানাইজ করে এবং আপনার ইনবক্স ফোকাসড রাখে যা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। আজকাল, আমাকে শুধু সময়মতো মেসেজ রিভিউ করতে হয়, সিস্টেম পিরিয়ডিক্যালি রিফাইন করতে হয়, এবং আউটডেটেড রুল রিমুভ করতে হয়। বাকি সব নিজে নিজে দেখাশোনা করে।
