দুপুরের খাবার রান্না করার সময় নেই? সমস্যা নেই, একটি ক্যান নিয়ে আসুন। ক্যাম্পিং-এ খাবার লাগে যা খারাব হবেনা? সহজ, কিছু ক্যানড ফুড নিয়ে আসুন। একই ইমেইল জবাব বারবার টাইপ করতে ক্লান্ত? ক্যানড ইমেইল চেষ্টা করুন! মনে হয় আমি মজাক করছি? আবার ভাবুন। ক্যানড রেসপন্স বা ক্যানড রিপ্লাই, একটি ফিচার যা খুব অনেক ইউজার কখনো ট্রাই করেনি, কিন্তু একবার ট্রাই করলে ফিরে যাওয়া নেই।
আপনি কি সবসময় জিমেইল ক্যানড রেসপন্স সম্পর্কে শুনেছেন কিন্তু কখনো ট্রাই করতে পারেননি? আপনি কি এখন প্রথমবার এ সম্পর্কে শুনছেন? আপনার জবাব যাই হোক, আপনি যদি কখনো এই চমৎকার ফিচার ট্রাই করেননি, তবে এখনই করার সময়, এবং কেন আপনার করা উচিত তা স্পষ্ট করতে, এই পোস্ট আপনাকে ক্যানড রেসপন্স সম্পর্কে সব কিছু বলবে, ঠিক কী এগুলো, কখন এগুলো উপকারী এবং কীভাবে আপনি এগুলো ব্যবহার করে সময় বাঁচাতে পারেন।
ক্যানড রেসপন্স কী?
আপনি যদি গত কয়েক বছর থেকে আছেন, সম্ভবত আপনি কমপক্ষে ক্যানড রেসপন্স সম্পর্কে শুনেছেন। তাদের মজাদার নামের সাথে, ক্যানড রেসপন্স আসলে ক্যানড ফুডের মতোই উপকারী, এবং প্রায় দ্বিগুণ স্বাস্থ্যকর। সহজ কথায়, ক্যানড রেসপন্স আপনাকে বাঁচায় যখন আপনাকে একই টেক্সট ইমেইলে বারবার ব্যবহার করতে হয়। ক্যানড রেসপন্সের অসীম ব্যবহার রয়েছে, যেগুলো আমরা শীঘ্রই দেখব, কিন্তু এর আগে, ক्यानড রেসপন্স ঠিক কী সেটি বুঝতে গুরুত্বপূর্ণ।
কারণ যাই হোক, প্রায় সবার কিছু রিকারিং ইমেইল রয়েছে যা একই কথা বারবার বলে। আপনি প্রতিবার সেগুলো টাইপ করে পাঠাতে পারেন, কিন্তু আপনি সেগুলো একবার লিখে, ক্যান করে, এবং প্রতিবার ব্যবহার করার সময় ক্যান থেকে বের করে নিতে পারেন। এই ফিচার প্রায় সব ইমেইল প্ল্যাটফর্মে উপলব্ধ, কিন্তু জিমেইলে এটি সবচেয়ে ভালো পরিচিত এবং সহজে ব্যবহারযোগ্য।
কেন আমি এগুলো ব্যবহার করব?
সহজ কথায়, কেন করবেন না? এখানে ক্যানড রেসপন্সের কিছু চমৎকার ব্যবহার:
একই ইমেইল একাধিকবার পাঠানো: কি আপনি ইবে, আমাজন বা অন্য কোথাও পণ্য বিক্রি করেন? আপনার পণ্য বর্ণনা করতে বা কেনদারাকে জানাতে ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করুন যে স্টক শেষ। একাধিক ক্লায়েন্টের কাছে কন্ট্রাক্ট, প্রশ্ন বা বিবরণ পাঠাতে হচ্ছে? সেই ইমেইলগুলো ক্যান করুন। একাধিক ইমেইলের একইভাবে জবাব দিতে হচ্ছে? এটি ক্যানড রেসপন্সের জন্য পারফেক্ট ব্যবহার। প্রতিবার স্ক্র্যাচ থেকে এই ইমেইলগুলো টাইপ করার বদলে, বা পুরনো ইমেইল থেকে কপি-পেস্ট করার বদলে, শুধু একটি ক্যানড রেসপন্স সংরক্ষণ করুন। এটি ক্লাসিক ব্যবহার।
স্মার্ট অটো-রেসপন্ডার: জিমেইলে, এবং যেকোনো অন্য ক্লায়েন্টে যেটি সফিস্টিকেটেড ফিল্টার অফার করে, আপনি ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করে স্মার্ট অটো-রেসপন্ডার সেট আপ করতে পারেন। এগুলো কেন স্মার্ট? যখন আপনি একটি অটো-রেসপন্স ইমেইল সেট করেন পাঠাতে, এটি যেকোনো যিনি আপনাকে কন্টাক্ট করুন তাদের কাছে পাঠায়, সেটি কেউ হোক না কেন। এটি সবসময় আদর্শ নয়। কি আপনি চান আপনার ক্লায়েন্টরা একটি রিপ্লাই পান, আপনার পরিবার অন্য একটি, এবং বাকিদের কোনো রিপ্লাই না যেতে? শুধু ভিন্ন ক্যানড রেসপন্স সেট আপ করুন, এবং আপনার ইমেইল ফিল্টারদের সাথে সেগুলো সংযুক্ত করুন।
একাধিক সিগনেচার: অনেক ইমেইল ক্লায়েন্ট একই ইমেইল ঠিকানার জন্য একাধিক সিগনেচার ব্যবহার দেয় না। ক্যানড রেসপন্স দিয়ে, আপনি কয়েকটি ভিন্ন সিগনেচার সেট আপ করতে পারেন এবং প্রতিটিকে ক্যানড রেসপন্স হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন। এখন, যখন আপনি ইমেইল লিখতে শুরু করবেন, আপনি প্রাসঙ্গিক সিগনেচার এক ক্লিকে যোগ করতে পারেন।
ক্রিয়েটিভ ব্যবহার: ক্যানড রেসপন্সের সাথে আপনি কী করতে পারেন তার কোনো সীমা নেই, এটা সম্পূর্ণ নির্ভর করে আপনি কতটুকু ক্রিয়েটিভ হতে চান। আপনার একটি ফিক্সড গ্রোসারি লিস্ট রয়েছে? সেটি সেট আপ করুন যাতে আপনার স্বামী আপনাকে জিজ্ঞাসা করলে অটোমেটিক্যালি পাঠায়। একই ব্যাখ্যা কেউকে বারবার দিতে হচ্ছে? সময় বর্জ্য করবেন না, মূল ব্যাখ্যাটি ক্যান করুন এবং প্রয়োজন মতো টুইক করুন। এর সাথে মজা করুন!
জিমেইলে ক্যানড রেসপন্স সেট আপ করা
যদিও আপনি উপরের লিংকগুলো ব্যবহার করে বিভিন্ন প্রোভাইডার ও ক্লায়েন্টে ক্যানড রেসপন্স সেট আপ শিখতে পারেন, নিচে আপনি জিমেইলে এটি কীভাবে করবেন সেটি সঠিকভাবে পাবেন। কেন জিমেইল? শুরুর কথা, এটি আমি যা ব্যবহার করি, এবং পরিসংখ্যান মেনে চলে তবে এখন এটি বিশ্বের সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেইল সার্ভিস, হটমেইলকে পিছিয়ে দিয়ে আজকের বছরেই।
আশ্চর্যजनকভাবে, ক্যানড রেসপন্স এখনও জিমেইলের নেটিভ ফিচার নয়, এবং আপনাকে ল্যাবস ট্যাবে এনাবল করতে হবে ব্যবহার শুরু করার আগে। জিমেইল ক্যানড রেসপন্স সেট আপ করতে, একটি নতুন ইমেইল উইন্ডোতে কম্পোজ করার সাথে শুরু করুন। যখন শেষ হয়ে যাবে, কম্পোজ উইন্ডোর ডান পাশের ত্রিভুজে ক্লিক করুন, "Canned responses" বেছে নিন এবং তারপর "New canned response…"-এ ক্লিক করুন।
আপনি যদি পুরনো জিমেইল কম্পোজ এখনও ব্যবহার করেন, এবং আমি নিশ্চিত অনেকেই করেন, প্রক্রিয়াটি কিছুটা ভিন্ন। আপনার ইমেইল কম্পোজ করার পর, সাবজেক্ট লাইনের নিচে "Canned responses" লিংকটি খুঁজুন। আপনি এখানে "New canned response…" অপশন পাবেন।
অভিনন্দন! আপনার এখন একটি নতুন ক্যানড রেসপন্স রয়েছে। আপনি যতটা যোগ করবেন, তালিকাটি ততটুকু বড় হয়ে যাবে। সতর্ক থাকুন, বিভ্রান্ত হবেন না। তালিকাটি তিনটি টাইটেলের নিচে প্রদর্শিত হয়: Insert, Save এবং Delete। প্রথম এবং তৃতীয়টি স্বয়ংবোধ্য, কিন্তু আপনি আপনার কোনো রেসপন্স Save মেনুর অধীনে বেছে নিলে, আপনি এটি আপনার বর্তমান ড্রাফ্ট ইমেইলের সাথে ওভাররাইট করবেন।
একটি ক্যানড রেসপন্স ফিল্টারের সাথে ইন্টিগ্রেট করতে, সেটিংসের মাধ্যমে একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন, এবং ফিল্টারের অ্যাকশন বেছে নেওয়ার সময়, “Send canned response” এর পাশের চেকবক্স টিক করুন, এবং আপনি কোন রেসপন্স পাঠাতে চান সেটি বেছে নিন।
উপসংহার
ক্যানড রেসপন্স আসলে ক্যানড ফুডের পর সৃষ্ট সবচেয়ে ভালো আবিষ্কারের একটি। আপনি আজ যদি অন্য কিছুই না করেন, নিজের জন্য একটি উপকার করুন এবং একটি ক্যানড রেসপন্স তৈরি করুন। আমি প্রতিশ্রুতি দিচ্ছি, আপনি পশতাব করবেন না।
আপনি কীভাবে ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করেন? কি আপনার কোনো ক্রিয়েটিভ ব্যবহার শেয়ার করতে চান? এই আর্টিকেল পড়ে কি আপনি ফিচারটি ট্রাই করার জন্য অনুপ্রাণিত হुয়েছেন? কমেন্টে সবকিছু বলুন।
ছবির ক্রেডিট: ক্যানড ওয়ার্ডস ইমেজ ভিয়া শাটারস্টক
