সাম্প্রতিক UI রিভ্যাম্পের পর, Gmail ইউজার-ফ্রেন্ডলিনেস এবং অ্যাক্সেসিবিলিটির মাধ্যমে সেরা ইমেইল সার্ভিস হিসেবে নিজেকে পুনঃস্থাপন করেছে। এক্সটেনশন এবং অ্যাড-অন ব্যবহার করে Gmail-এ বিভিন্ন ফিচার যোগাও সহজ। এদের মধ্যে সেরা হলো ক্যানড রেসপন্স — আপনার নিজে লিখা ইমেইলগুলো, যাকে আপনি আঙ্গুল ক্লিক করলেই পাঠাতে পারেন, অথবা অটোমেটিক্যালিও।
আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে ক্যানড রেসপন্স তৈরি করবেন, তারপর ফিল্টার ব্যবহার করে সেগুলো যেকোনো কারো কাছে অটো-রিপ্লায় হিসেবে পাঠাবেন।
ক্যানড রেসপন্স সক্রিয় করা
প্রথমে, আপনাকে Gmail-এ ক্যানড রেসপন্স সক্রিয় করতে হবে। এতো উপকারী ফিচার ডিফল্টভাবে সক্রিয় না থাকা একটু রহস্যময়।
ক্যানড রেসপন্স সক্রিয় করতে, আপনার Gmail ইনবক্সের উপরে ডানে কগ আইকনে ক্লিক করুন।
Settings-এ Advanced ট্যাবে ক্লিক করুন, তারপর "Canned responses"-এর পাশে "Enable" সিলেক্ট করুন।
ক্যানড রেসপন্স কীভাবে ব্যবহার করবেন
এখন থেকে, নতুন ইমেইল কম্পোজ করার সময়, "New Message" বক্সে তিন-ডট মেনু আইকনে ক্লিক করলে "Canned responses" অপশন দেখাবে। সেটির ওপর মাউস ले যালে Insert, Delete এবং Save আপনার ক্যানড রেসপন্সের অপশন দেখাবে।
নতুন ক্যানড রেসপন্স (বা অটো-রিপ্লায় টেমপ্লেট) তৈরি করতে, ফিলহাল "Canned response" সেটিংটি বাদ দিন। আপনি আপনার অটো-রিপ্লায়ে যা বলতে চান সেটি "New Message" বক্সের বডিতে লিখুন।
শেষ হলে, নিচে ডানে মেনু আইকনে ক্লিক করুন, "Canned responses" সিলেক্ট করুন, তারপর "New canned response"-এ ক্লিক করুন।
আপনাকে আপনার ক্যানড রেসপন্সের একটি নাম দিতে বলবে। একটি লেবেল দিন, এবং "OK" ক্লিক করুন। আমরা আমাদেরকে "Meeting" নাম দিয়েছিলাম।
এখন, আপনি পরবর্তী বার New Message বক্সে Canned Responses মেনুতে যাবেন, আপনার নতুন অটো-রিপ্লায় একটি অপশন হিসেবে দেখবেন। আপনি ইমেইলে এড করতে চাইলে, "Insert" হেডিংয়ের নিচে সেটিতে ক্লিক করুন।
আপনি আপনার ক্যানড রেসপন্স এডিট করতে চাইলে, প্রথমে "Insert" হেডিংয়ের নিচে সেটি খুলুন, আপনার চেঞ্জগুলো করুন, তারপর ক্যানড রেসপন্স মেনুতে যান এবং "Save" হেডিংয়ের নিচে সেটিতে ক্লিক করুন। ওভাররাইট কনফার্ম করার জন্য OK চাপুন।
ক্যানড রেসপন্স ডিলিট করতে, Canned Responses মেনু খুলুন এবং "Delete" হেডিংয়ের নিচে সেটি সিলেক্ট করুন।
ক্যানড রেসপন্সকে অটো-রিপ্লায় বানানো
এখন এই ক্যানড রেসপন্সগুলোকে পূর্ণাঙ্গ অটো-রিপ্লায় বানানোর পালা।
Gmail-এ কগ আইকনে ক্লিক করুন, তারপর Settings।
পরবর্তী, "Filters and blocked addresses"-এ ক্লিক করুন, তারপর একদম নিচে (আপনার এক্সিস্টিং ফিল্টার থাকলে স্ক্রোল করতে হতে পারে) "Create a new filter"-এ ক্লিক করুন।
পরবর্তী বক্সে আপনার অটো-রিপ্লায়ের ক্যাটেরিয়া সিলেক্ট করুন — নির্দিষ্ট অ্যাড্রেস থেকে ইমেইল পাওয়া, "work" শব্দ থাকা ইমেইল, বা "Subject" লাইনে নির্দিষ্ট কিছু লেখা থাকা।
শেষ হলে "Create filter"-এ ক্লিক করুন, তারপর পরের বক্সে "Send canned response" বক্সে টিক দিন, এবং আপনি যে ক্যানড রেসপন্স পাঠাতে চান সেটি বেছে নিন।
আপনি প্রস্তুত হলে, আবার "Create filter"-এ ক্লিক করুন, এবং আপনার কাজ হয়ে গেলো!
উপসংহার
উপরের মেথড ব্যবহার করে আপনি যেকোনো সংখ্যক অটো-রিপ্লায় এবং ক্যানড রেসপন্স তৈরি করতে পারেন, সকল উদ্দেশ্যে ইনস্ট্যান্ট রিপ্লায়ের একটি ডেটাবেস তৈরি করে। আপনার একটা অটো-রিপ্লায় থাকতে পারে যেটি বলে কিছু ঘন্টা বা কয়েক দিনে রিপ্লাই দিবেন, অথবা কখনো না, যদি আপনি চান। আপনার ইচ্ছা।
ক্যানড রেসপন্সের আরেকটি চমৎকার ব্যবহার হলো সিগনেচার তৈরি করা যা আপনি আপনার ইমেইলে চাপায় দিতে পারেন। Gmail-এ Signature অপশন আছে, কিন্তু সেটি কিছুটা লিমিটেড, এবং আপনাকে বারবার অন/অফ টগল করতে হয়। ক্যানড রেসপন্স দিয়ে আপনি ইমেইল-প্রতি-ইমেইল বেসিসে দ্রুত সিগনেচার যোগ করতে পারেন।
আরও জানতে, ক্যানড রেসপন্স সিগনেচার টুল হিসেবে কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি সম্পর্কে আমাদের গাইড চেক করুন (সিগনেচার তৈরির অংশটাতে সরাসরি যেতে পারেন)।
