ওভারফ্লোইং ইনবক্স সবার সাধারণ সমস্যা। মনে হয় ইমেল আমরা একশন নিতে পারার চেয়ে দ্রুত আসে। জীবনের অধিকাংশ জিনিসের মত, কিছু টাস্ক অটোমেট করা ভালো নিজের ওপর বোঝা দেওয়ার চেয়ে। এটিই জিমেইল ফিল্টারের কাজ।
আমরা দেখিয়েছি জিমেইল ও অন্যান্য ইমেল সার্ভিসে ফিল্টার সেটআপ করার পদ্ধতি, প্রক্রিয়া প্রায় একই। জিমেইল এখন কিছুটা সহজ করেছে। উপরের বড় সার্চ বারের ডানদিকের ছোট ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলে এই বক্স আসবে:
আপনার ইনবক্স সর্ট করার জন্য যেকোনো ডেটা ফিল্ডে বসান। নিচে "Create a filter with this search" ক্লিক করলে নতুন বক্স আসবে:
জিমেইলকে বলুন ফিল্টার ম্যানে কী অ্যাকশন নিতে হবে, এবং এভাবেই আপনি ইনবক্স দ্রুত সর্ট করতে পারবেন। বিশ্বাস নহলে এই চমৎকার জিমেইল ফিল্টার ট্রাই করুন।
আমরা আগে যেসব নিফটি ফিল্টার সাজেস্ট করলাম, 그중öbb গুগলের নতুন ট্যাবস (Social, Priority, ইত্যাদি) দ্বারা রিডান্ডান্ট হয়ে গেছে। কিন্তু ফিল্টার দিয়ে ইমেল সমস্যা সমাধানের আরও অনেক পথ আছে।
সহজে ফলো-আপ করার পদ্ধতি
কেউ রিপ্লাই না দিলে ওভাররিয়াক্ট না করুন; ফলো-আপ করুন। কিন্তু কাজের মাঝপথে এতগুলো মেসেজ থাকে যেখানে ফলো-আপ দরকার যে আপনি ভুলে যাবেন। অনইনস্টল ছাড়া অটোমেটিক ফলো-আপের সার্ভিস আছে, কিন্তু সেগুলো ব্যবহার মনে রাখা কঠিন। তাই একটি সিম্পল ফিল্টার তৈরি করুন।
আপনি পুরনো ট্রিক জানতেই পারেন: জিমেইল এলিয়াস তৈরি করতে আপনার ইমেল ঠিকানার সাথে প্লাস সাইন যোগ করা। হ্যাঁ, এটাও আপনার কাছে পৌঁছাবে। উদাহরণ: "mihir+followup@gmail.com" যাবে "mihir@gmail.com"-এ। এখন নিচের ফিল্টার তৈরি করুন:
Has the words: mihir+followup@gmail.com (আপনার ইমেল দিয়ে "mihir" রিপ্লেস করুন)
Select Skip the inbox (Archive It)
Select Apply the label: Follow Up (প্রয়োজনে নতুন লেবেল তৈরি করুন)
Select: Also apply filter to matching conversations
এখন যেকোনো ইমেল লিখতে কেউর রিপ্লাই দরকার হলে, আপনার "followup" ঠিকানা (mihir+followup@gmail.com) BCC ফিল্ডে যোগ করুন। এটি আটোমেটিক্যালি আপনার Follow Up লেবেলে যাবে, যেটি আপনি প্রতিদিন চেক করে পেন্ডিং কাজ দেখতে পারেন।
পারসোনাল ক্লিপবোর্ড বা নোটস তৈরি করুন
প্রায় অনলিমিটেড স্টোরেজের কারণে অনেক জিমেইল ইউজার আট্যাচমেন্ট, রিমাইন্ডার, টু-ডু লিস্ট, নোটস নিজেদেরই পাঠায়। জিমেইল ট্যাব সবসময় খোলা ও সহজলভ্য, তাই কুইক ক্লিপবোর্ড হিসেবে কাজ করে।
কয়েকদিন পর এটা ইনবক্স জামায়। উপরের এলিয়াস ট্রিক ব্যবহার করে ইনবক্স ক্লিন রাখুন। সিম্পল অ্যাড-অন এলিয়াস সকল ট্রিকের জন্য, এবং জিমেইল লেবেলের শক্তি পুনরায় আবিষ্কার করুন সেগুলো সংগঠিত রাখতে।
উদাহরণ: ফোন থেকে কিছু ফটো নিজেকে পাঠালাম কম্পিউটারে খোলার জন্য। মূলত জিমেইল ক্লিপবোর্ড হিসেবে ব্যবহার করছি। তাই mihir@gmail.com-এ পাঠানোর বদলে mihir+clipboard@gmail.com-এ পাঠাব। এবং এই ফিল্টার তৈরি করব:
To: mihir+clipboard@gmail.com
Select: Apply the label: Clipboard (প্রয়োজনে নতুন লেবেল তৈরি করুন)
Select: Also apply filter to matching conversations
টু-ডু লিস্ট, নোটস, এবং অন্যান্য আপনি যেসব জিনিস নিজেকে ইমেল করেন সেগুলোর জন্য একইভাবে এলিয়াস ও লেবেল তৈরি করুন। প্রতি মাসে একবার লেবেল চেক করলে পুরনো অপ্রয়োজনীয় জিনিস পাবেন, সহজে পার্জ করুন।
আপনি Has attachment ক্রাইটেরিয়াও সিলেক্ট করতে পারেন নিজেকে পাঠানো ফাইলগুলো ইন্ডিকেট করতে।
অটোমেটেড মেইল বন্ধ করার জায়েন্ট কিওয়ার্ড লিস্ট
জিমেইলের বিল্ট-ইন স্প্যাম ফিল্টার চমৎকার, অধিকাংশ অনওয়ান্টেড মেসেজ আপনার কাছে পৌঁছানোর আগেই রোধ করে। কিন্তু কিছু পাস করে যায়, যেমন ফ্রড বা ফেক ইমেল। আবার সাইন আপ করা সার্ভিস থেকে অনসলিসিটেড ইমেল, বা নিউজলেটার যা আপনি পরে পড়বেন ইনবক্স জাম না দিয়ে।
মার্কেটিং স্ট্র্যাটেজি ব্লগ Kikolani-এর ভালো মানুষরা অটোমেটেড ইমেল ধরার জায়েন্ট কিওয়ার্ড লিস্ট বানালো। ফিল্টার তৈরির পদ্ধতি:
Has the words: "to view this email as a web page, go here."|"having trouble reading this email"|"having trouble viewing this email"|"email not displaying correctly"|"unsubscribe | change subscriber options"|"unsubscribe from this list"|"unsubscribe instantly"|"please unsubscribe"|"update subscription preferences"|"email preferences"|"follow the URL below to update your preferences or opt-out"|"if you would rather not receive future communications from"|"if you would like to unsubscribe"|"to ensure that you continue receiving our emails, please add us to your address book or safe list"|"safeunsubscribe"|"to unsubscribe"|"unsubscribe from these emails"|"unsubscribe from our emails"|"unsubscribe please click"|"unsubscribe from future"|"you can unsubscribe here"|"to unsubscribe or change subscriber options"|"this message was sent to leilaniana@gmail.com" (আপনার ইমেল দিয়ে রিপ্লেস)|"this email has been sent to you by"|"to opt out"|"opt out using TrueRemove"|"one-click unsubscribe"|"do not reply to this email"|"view this email in a browser"|"please do not reply to this message"|"if you no longer wish to receive our emails"|"if you do not wish to receive email from"|"no longer receive this newsletter"|"do not want to receive any newsletters"|"to remove this e-mail address from"|"removed from this mailing list"|"manage your email settings"|"edit your subscription"|"you may unsubscribe"|"you can unsubscribe"|"powered by YMLP"|"update your contact information"|"update your contact details"|"change your subscription settings"|"manage your subscription"|"manage your subscriptions"|"update Email Address or Unsubscribe"|"this email was sent by"|"this email was intended for"|"you received this email because"|"you received this e-mail because"|"you are receiving this message"|"prefer not to receive invites from"
Select: Skip the Inbox (Archive It)
Select: Apply the label: Automated (প্রয়োজনে নতুন লেবেল তৈরি করুন)
Select: Also apply filter to matching conversations
আপনি লেবেল ছাড়া সরাসরি Promotions ক্যাটেগরিতে পাঠাতে পারেন, যদি জিমেইল ট্যাব ব্যবহার করেন।
বিল ও ফাইন্যান্স অটো-ফরওয়ার্ড করুন
"হানি, এই মাস পাওয়ার বিল দিয়েছো?" সম্ভবত আপনার পাওয়ার কোম্পানি বিল একজনের কাছে পাঠায়, কিন্তু অন্য কেউ জানতে চায় গৃহস্থালির আর্থিক ব্যবস্থাপনার জন্য - 룸মেট, সিগনিফিক্যান্ট অদর, অথবা একাউন্ট্যান্ট। আপনার সকল ফাইন্যানশিয়াল ইনফো - বিল থেকে একাউন্ট স্টেটমেন্ট - অটো-ফরওয়ার্ড সেট আপ করতে এক মুহূর্ত দিন।
দুর্ভাগ্যক্রমে, কোন ম্যাজিক কিওয়ার্ড নেই যা এটি করবে, তাই প্রতিটি সেন্ডার আলাদা করে যোগ করতে হবে। এখানে জানা দরকার "ওয়াইল্ড কার্ড" ফিল্টার। এস্টেরিস্ক যোগ করলে সেই ফিল্ডের যেকোনো এন্ট্রি ম্যাচ করবে। উদাহরণ: *@americanexpress.com যেকোনো সेंডারের "americanexpress.com" ইমেল ঠিকানাকে অ্যাপ্লাই করবে।
অনুযায়ী ফিল্টার তৈরি করুন। আপনার শেষ বিল বা একাউন্ট স্টেটমেন্টের ইমেল খুঁজুন, সার্চ বারে ক্লিক করুন:
From: *@bankemailaddress.com
Select: Has Attachment
Select: Apply the label: Bills (প্রয়োজনে নতুন তৈরি করুন)
Select: Forward it: spouse@significantother.com
Select: Also apply filter to matching conversations
রিসিপিয়েন্টকে আপনার অটো-ফরওয়ার্ডেড ইমেল এক্সেপ্ট করতে হবে, তাই ভেরিফিকেশন প্রসেসও কমপ্লিট করুন। অধিকাংশ বিল ও ব্যাংক স্টেটমেন্ট PDF আট্যাচমেন্ট পাঠায়, তাই "Has Attachment" সিলেক্ট করার সুপারিশ। কোনো প্রোভাইডার আট্যাচমেন্ট ছাড়া ইমেল বিল পাঠালে তাদের ফিল্টারে এই অপশন সিলেক্ট করবেন না।
রিসিপ্ট ও অর্ডার ট্র্যাক করুন
অনলাইন অর্ডার করা যেকোনো জিনিস একটি ফোল্ডার বা লেবেলে যেতে হবে যাতে পরে সহজে পাওয়া যায়। রিসিপ্ট স্ক্যান, ম্যানেজ, ট্র্যাক করার ভালো অ্যাপ আছে, কিন্তু যেহেতু এগুলো ইতিমধ্যে ডিজিটাইজড, তাই আরও ভালো!
Redditor shenannagans-এর এক্সিলেন্ট ফিল্টার। তৈরির পদ্ধতি:
Subject: "Order Receipt"|"your order"|"order confirmaton"|"your payment"|"your etsy purchase"|"my account payment processed"|"your purchase"|"your gift purchase"|"thinkgeek order"|"Your threadless order"|"order from Woot"|"your amazon order"|"Return Confirmation"|"your amazon order"|"Your package"|"Order Has Been Updated"|"UPS My Choice"|"UPS Ship Notification"|"Netrition order"|"Your payment"|"Your contribution"|"order has shipped"|"Your download"|"Your Amazon.com order"|"Payment scheduled"|"bill is ready"|"order confirmation"|"thanks for becoming a backer"|"you have authorized a payment"|"changed your pledge"|"successfully funded"|"you sent a payment"|"amazon.com order"|"payment received"|"Purchase Confirmation"|"pledge receipt"|"Your TopatoCo Order"|"Humble Bundle order"|"your transaction"|"Package From TopatoCo"|"Your best offer has been submitted"|"Offer Retraction Notice"|"You've received a gift copy"|"Your Etsy Order"|"Thanks for contributing to"|"Shipping Confirmation"|"Purchase Receipt"
Select: Skip the Inbox (Archive it)
Apply the label: Orders (প্রয়োজনে নতুন লেবেল তৈরি করুন)
Select: Also apply filter to matching conversations
নন-আর্জেন্ট ইমেল সর্ট করুন
ইনবক্স ম্যানেজ করার একটি ভালো রুল অফ থাম্ব: আপনি যদি কোনো ইমেলে BCC-এ থাকেন, তবে সেটি আপনার তাত্কালিক অটেনশন দরকার নয়। মেসেজটি উপকারী হতে পারে, কিন্তু ইনবক্সের শীর্ষে প্রেসিয়াস অটেনশন নেওয়ার কোন কারণ নেই।
BCC হচ্ছে ব্লাইন্ড কার্বন কপি। মানে সেন্ডার আপনার ইমেল ঠিকানা অন্যান্য রিসিপিয়েন্ট থেকে লুকিয়ে রেখেছে, কিন্তু আপনাকে মেসেজ সম্পর্কে জানাতে চায়। সম্ভবত এটি শুধু "FYI" ইমেল। তাই নতুন ফিল্টার তৈরি করুন:
Has the words: BCC:mihir@gmail.com
Select: Skip the Inbox (Archive It)
Select: Apply the label: BCC (প্রয়োজনে নতুন লেবেল তৈরি করুন)
Select: Also apply filter to matching conversations
এই ইমেলগুলো আপনার সুবিধামত সময়ে চেক করুন গুরুত্বপূর্ণ আপডেট মিস করার চিন্তা ছাড়া।
বড় আট্যাচমেন্ট খুঁজে স্পেস ফ্রি করুন
স্পেস খত্ম হচ্ছে? আমরা জিমেইলে স্টোরেজ ফ্রি করার কিছু পদ্ধতি দেখিয়েছি, যার মধ্যে ছিল বিখ্যাত Find Big Mail, কিন্তু এখন সেটি দরকার নেই।
জিমেইল আট্যাচমেন্টসহ নির্দিষ্ট সাইজের বেশি ইমেলের ফিল্টার তৈরি করতে দেয়:
Select: Has attachment
Size: Greater than 10 MB
Select: Apply the label: 10MB (প্রয়োজনে নতুন লেবেল তৈরি করুন)
Select: Also apply filter to matching conversations
কয়েকটি ফাইল সাইজের জন্য করুন (যেন 10MB, 20MB, 50MB, 100MB)। লেবেলগুলো লার্জেস্ট থেকে স্মোলেस्ट স্ক্যান করুন যেন কিছু গুরুত্বপূর্ণ ডিলিট না হয়। তারপর অপ্রয়োজনীয়গুলো একসাথে মুছে ফেলুন।
আট্যাচমেন্ট আইকন তৈরি করুন
ইমেলের পাশে পিন দেখে বুঝা যায় আট্যাচমেন্ট আছে। কিন্তু জানা থাকলে ভালো যে সেটি PDF, এক্সেল শীট, অথবা ইমেজ ফাইল। ফিল্টার ও লেবেল কম্বাইন করে সঠিক আট্যাচমেন্টवाले ইমেল দ্রুত খুঁজে বের করা যায়।
উদাহরণস্বরূপ, স্প্রেডশিটের ফিল্টার তৈরি করা:
Select: Has attachment
Has the words: filename:xls OR filename:xlsx OR filename:odf
Apply the label: XLS (প্রয়োজনে নতুন লেবেল তৈরি করুন)
Select: Also apply filter to matching conversations
সম্পন্ন হলে XLS লেবেলে যান এবং রঙ গ্রিন করুন - যেটি মাইক্রোসফট অফিসে এক্সেলের রঙ। একইভাবে DOC (ব্লু লেবেল), PPT (অরেঞ্জ লেবেল), PDF (রেড লেবেল) ইত্যাদির ফিল্টার বানান। আপনার ইমেলে আইকন-মত লেবেল থাকবে, আট্যাচমেন্ট চেক করতে খোলার ঝামেলা নেই।
ভুলভাবে স্প্যাম মার্ক করা জিনিস ধরুন
কখনও কখনও গুগল ওভার-জিলাস হয়ে যেকোনো মেসেজ স্প্যাম মার্ক করে দেয় যেটি আপনার অটেনশন ডিজার্ভ করে। এবং এতে লজ্জাজনক পরিস্থিতি হয়: কেউ জিজ্ঞেস করে সেটি পেলেন কিনা, এবং আপনাকে বলতে হয় গুগল কীভাবে সেটাকে স্প্যাম ডিসাইড করল।
এই অটপট দূর করার সহজ পথ: এই ফিল্টার তৈরি করুন:
Search: Spam
Has the words: Mihir OR MakeUseOf OR Patkar (জরুরি: আপনার নিজের নাম ও ওয়ার্ক ইনফো দিয়ে চেঞ্জ করুন)
Apply the label: Not Spam
Select: Also apply filter to matching conversations
যখন সেই লেবেলের পাশে আনরিড নম্বর দেখেন, চেক করুন। আপনি স্প্যাম এড়াতে যত পারবেন, এই লেবেল থেকে তত ভালো রেজাল্ট পাবেন।
সকল আট্যাচমেন্ট ব্যাকআপ করুন
Lifehack-এর এই ট্রিক ফিল্টার দিয়ে করা স্মার্টেস্ট জিনিস। আইডিয়া: ইনবক্স ক্লিন করার সময় গুরুত্বপূর্ণ আট্যাচমেন্ট ডিলিট হওয়ার ভয় দূর করতে, সকল আট্যাচমেন্ট ব্যাকআপ করে রাখা।
ফিল্টার তৈরির পদ্ধতি:
প্রথমে, নিজের জন্য একটি নতুন জিমেইল একাউন্ট বানান, যেন yourname.attachments@gmail.com।
Select: Has Attachment
Select: Forward it to: yourname.attachments@gmail.com
Select: Also apply filter to matching conversations
তাহলে আট্যাচমেন্টসহ যেকোনো ইমেল আটোমেটিক্যালি সেকেন্ডারি একাউন্টে পাঠাবে সেফকিপিংয়ের জন্য, যদি আপনি প্রাইমারি একাউন্ট থেকে অকস্মাৎ ডিলিট করে দেন।
আপনার ক্রিয়েটিভ ফিল্টার বলুন
জিমেইল ফিল্টার দিয়ে উপকারী সিনেরিওতে আরও অনেক কিছু করা যায়। নতুন Inbox by Gmail-ও ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ ফিল্টার দিয়েছে সুবিধার্থে।
আপনি কী কী ফিল্টার বানিয়েছেন যা আপনার ইনবক্স সহজ করলো? শেয়ার করুন।
