সবাই জানে যে আজকাল, ইমেল ছাড়া বেঁচে থাকা বা আপনার বিষয়গুলি পরিচালনা করা বেশ কঠিন। প্রকৃতপক্ষে, বেশিরভাগ লোকের পরিচালনা করার জন্য দুটি বা তিনটি ইমেল থাকে, তাই ইমেল পরিচালনার উপর একটি ভাল হ্যান্ডেল ছাড়াই, সেই ব্যস্ত ইনবক্সটি খুব দ্রুত নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যেতে পারে৷
আমি জানি, আপনি নিজেকে জিজ্ঞাসা করছেন যে আমাদের কি সত্যিই অন্যের দরকার আছে ইমেইল ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে নিবন্ধ? আমি বলতে চাচ্ছি, শুধুমাত্র 2012 সালেই আমাদের কাছে অনেকগুলি ছিল, যেমন Gmail-এ ইমেল-তীব্র প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার বিষয়ে টিনার নিবন্ধ এবং একাধিক অ্যাকাউন্ট আমদানি এবং পরিচালনা সম্পর্কে তার ইমেল৷ ইয়ারা জিমেইলের নতুন কম্পোজ বৈশিষ্ট্যটি কভার করেছে, অ্যারন আলোচনা করেছেন যে কীভাবে আপনার ইমেলটি কাউকে আলাদা করে দেখানো যায় অন্যের বিশৃঙ্খল ইমেল বক্স, এবং সম্প্রতি ইয়ারা ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি কভার করেছে। আমরা এখনো শেষ করিনি?
ঠিক আছে, সত্যটি হল যে মানুষের সবচেয়ে সাধারণ সমস্যাগুলির মধ্যে একটি হল যে তাদের সর্বোত্তম প্রচেষ্টা সত্ত্বেও, ইমেলগুলি ধরে রাখার জন্য তারা তৈরি করা দুর্দান্ত প্লাগইন এবং সৃজনশীল ফোল্ডারগুলি সত্ত্বেও, ইনবক্সটি অনিবার্যভাবে আবার বিশৃঙ্খল হয়ে যায়৷
এর কারণ হল যে আপনি যতই আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করার চেষ্টা করুন না কেন, আপনি যদি সিস্টেমটি একটি ম্যানুয়াল ভিত্তিতে রাখেন - যদি আপনি নিজের উপর নির্ভর করে মনে রাখবেন যে আপনার ইনবক্সে যেতে এবং মাঝে মাঝে আপনার ইনবক্স পরিচালনা করার জন্য সময় নেওয়ার কথা মনে রাখবেন, এটি হবে কখনই হবে না।
পরিবর্তে, Gmail-এর ভিতরে এবং বাইরে সেরা টুল ব্যবহার করে আপনার ইনবক্সের সংগঠনকে সম্পূর্ণরূপে স্বয়ংক্রিয় করা ভাল৷ এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে আপনার জিমেইল ইনবক্স স্বয়ংক্রিয় করার জন্য আপনি এখনই করতে পারেন এমন পাঁচটি জিনিস দেখাতে যাচ্ছি যাতে আপনাকে সেই গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি খুঁজে বের করার জন্য বিশৃঙ্খলভাবে খনন করার চেষ্টা করার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না৷
জিমেইল ইনবক্স পরিচালনার জন্য ৫ টি টিপস
আপনাকে এভাবে নিয়ন্ত্রণ হারাতে হবে না। আপনার ইনবক্সকে সুন্দর এবং পরিপাটি ফোল্ডারে সংগঠিত করার সমস্ত প্রচেষ্টাকে এক মাসের মধ্যে বৃথা চেষ্টা করতে হবে না যখন এই সমস্ত জিনিসগুলি পরিবর্তিত হয়, এবং আপনার নতুন ফোল্ডার সিস্টেমের কোন মানে হয় না৷
জিমেইলের সবচেয়ে বড় বিষয় হল কিছু উজ্জ্বল অটোমেশন টুল উপলব্ধ রয়েছে যেগুলো ব্যবহার করে আপনি Gmail-কে আপনার জন্য সমস্ত কঠোর পরিশ্রম করতে দিতে পারেন।
সংস্থা স্বয়ংক্রিয় করতে ফিল্টার এবং লেবেল ব্যবহার করুন
এটি এমন কিছু যা এখানে MUO-তে অনেক লেখক প্রায়শই প্রচার করেছেন। প্রকৃতপক্ষে, ক্রেগ 2011 সালে জিমেইল ফিল্টারগুলিকে বেশ ভালভাবে কভার করেছিলেন, কিন্তু শুধুমাত্র একবার ফিল্টারিং এবং বাছাই করার বাইরে, আপনার ইনবক্সে একটি নতুন ইমেল পেলে প্রতিবার ফিল্টারগুলি প্রয়োগ করা গুরুত্বপূর্ণ যা আপনার বিদ্যমান লেবেলের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরবরাহ করা হয়নি৷
এর একটু ব্যাক আপ করা যাক. ধরা যাক যে আপনার ইমেল বক্সটি একটু আমার মত দেখাচ্ছে। জাঙ্ক ইমেলের একটি বিভ্রান্তিকর জগাখিচুড়ি, কয়েক বছর আগে আমি তৈরি করা কয়েকটি পুরানো লেবেল, এবং গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির বিক্ষিপ্ত গুচ্ছ। লক্ষ্য করুন যে আমার ইনবক্সে 10,000 ইমেল বেড়েছে? পাগল, তাই না?
তো, আসুন জিমেইলকে বলা কাজ শুরু করি যেগুলি প্রতিদিন ইনবক্সে আসে সেই ইমেলগুলির সাথে কী করতে হবে৷ এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে যা আমি কভার করতে যাচ্ছি, আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনার ইনবক্স ইমেলের সংখ্যা এক সময়ে কয়েকশ ইমেল ড্রপ করা শুরু করেছে৷
প্রথমত, যখন আপনি আপনার ইনবক্সে একটি ইমেল দেখতে পান যার কোনো লেবেল নেই, তখন আপনি এটি দিয়ে কী করতে চান তা নির্ধারণ করুন৷ সেগুলি কি কোনো ক্লায়েন্টের ইমেল যা আপনার আছে একটি সময়মত পদ্ধতিতে প্রতিক্রিয়া? এটি কি আকর্ষণীয় গল্পগুলির সাথে একটি Google সতর্কতা যা আপনি পরে সময় পেলে পড়তে চান? প্রতিটি বার্তার জন্য, প্রযোজ্য একটি লেবেল নাম তৈরি করুন৷
৷
একবার আপনি আপনার নতুন লেবেল তৈরি হয়ে গেলে, সেই ইমেলটি খুলুন এবং "এই ধরনের বার্তাগুলি ফিল্টার করুন নির্বাচন করতে ডানদিকে ড্রপডাউন তালিকাটি ব্যবহার করুন৷ "। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োজনীয় নিয়ম তৈরি করবে যা পরের বার নতুন একটি আসার সময় সেই আগত ইমেলটিকে সনাক্ত করবে - সাধারণত প্রেরকের ইমেল ব্যবহার করে৷
আপনি আপনার ক্ষেত্রে অর্থপূর্ণ যে কোনো অতিরিক্ত নিয়ম সেট করতে পারেন। প্রেরকের ইমেলের বাইরে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে শুধুমাত্র সেই প্রেরকের কাছ থেকে কিছু নির্দিষ্ট ইমেল - যেমন নির্দিষ্ট বিষয়ের লাইন আছে বা নির্দিষ্ট শব্দ আছে এমন ইমেলগুলি সেই লেবেলের সাথে প্রয়োগ করা হয়েছে৷
প্রতিটি ফিল্টারের জন্য, আপনাকে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টকে বলতে হবে কিভাবে সেই আগত ইমেলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগঠিত বা পরিচালনা করতে হয়। এই ক্ষেত্রে, আমি জানি এই ইমেল ঠিকানাটি একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের, এবং এই ইমেলগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, তাই আমি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Gmail একটি লেবেল প্রয়োগ করতে যাচ্ছি যেখানে আমি প্রতিদিন সেই ইমেলগুলির উত্তর দিতে যেতে পারি - কোন ব্যাপার না কতটা বিশৃঙ্খল আসলে আমার ইনবক্সে।
এর কারণ হল আপনি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টের বাম পাশের লেবেলে ক্লিক করতে পারেন এবং আপনি শুধুমাত্র সেই ইমেলগুলি দেখতে পাবেন৷ জাঙ্ক মেল এবং কম-অগ্রাধিকার সতর্কতার স্তুপে আর কোনও গুরুত্বপূর্ণ ইমেল হারিয়ে যাবে না৷
আরও ভাল, শুধুমাত্র একটি লেবেল প্রয়োগ করার বাইরে, Gmail কে বলুন যেগুলিকে সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে (তাই তাদের পাশে হলুদ পতাকাটি দেখায়), এবং "এছাড়াও ফিল্টার প্রয়োগ করুন চেক করতে ভুলবেন না৷ " যাতে আপনার ইনবক্স ভর্তি শত শত ইমেল এক ক্লিকে অবিলম্বে সংগঠিত হয়৷
৷
আপনি যদি দীর্ঘদিন ধরে জাঙ্ক মেল পেয়ে থাকেন এবং সেগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে ভুলে যান, তাহলে আপনার ইনবক্সে শত শত বা এমনকি হাজার হাজার ইমেল রয়েছে যা সম্পূর্ণ অকেজো। আপনি যখন সেগুলি দেখতে পাবেন, একটি ফিল্টার প্রয়োগ করুন এবং একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করার পরিবর্তে, কেবল অনুসন্ধান বোতামটি আলতো চাপুন৷
এটি সেই প্রেরকের কাছ থেকে আপনার ইনবক্সের সমস্ত ইমেল তালিকাভুক্ত করবে। এখন আপনি সেগুলিকে নির্বাচন করতে পারেন এবং সেগুলিকে বাল্কে মুছে ফেলতে পারেন৷ দেখুন আপনার স্ফীত ইনবক্স দ্রুত দ্রুত এবং দ্রুত শূন্যের দিকে সঙ্কুচিত হয়৷
৷তথ্যমূলক ইমেলগুলিকে আপনার ইনবক্সের বাইরে রাখুন
একটি জিনিস যা আমার ইনবক্সে খুব সাধারণ তা হল ক্রমাগত ইনকামিং সতর্কতা বা স্ট্যাটাস আপডেটগুলি এমন একগুচ্ছ সিস্টেম থেকে যা আমি সাইন আপ করেছি, যেমন নির্দিষ্ট অনুসন্ধান পদগুলির জন্য Google Alerts, বা Google Analytics বা Google Adsense থেকে সাপ্তাহিক ডেটা রিপোর্ট৷ আপনাকে সত্যিই সেগুলি খুলতে হবে না এবং সেগুলি সব সময় পড়তে হবে, তবে আপনি সেই তথ্যগুলিকে দূরে রাখতে চান৷
সেগুলিকে আপনার ইনবক্সে বিশৃঙ্খল থেকে বিরত রাখতে, একটি ফিল্টার তৈরি করুন এবং "ইনবক্স এড়িয়ে যান" নির্বাচন করুন , এবং একটি লেবেল প্রয়োগ করা নিশ্চিত করুন যাতে আপনি ভবিষ্যতের তারিখে সেই ইমেলগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে সক্ষম হবেন যখন আপনার কাছে সেগুলি উত্সর্গ করার সময় থাকবে৷
এতক্ষণে, আপনার কাছে ইতিমধ্যেই আপনার ইনবক্স থাকা উচিত একটি চমৎকারভাবে পরিচালনাযোগ্য সংখ্যক ইমেল - হতে পারে শূন্যও!
যাইহোক, আমরা সেই ইনবক্সটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করিনি। বাস্তবতা হল যে আপনি নিজে নিজে নিজে না করেও গুরুত্বপূর্ণ তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজাতে এবং ফাইল করার জন্য আরও অনেক কিছু করতে পারেন৷
ফাইল সংযুক্তি স্বয়ংক্রিয়ভাবে
অ্যারন গত বছর প্রথমে Attachments.me কভার করেছিল এবং আমার মতে এটি আপনার জিমেইল বক্সের আকার নিয়ন্ত্রণে রাখার জন্য সবচেয়ে স্মার্ট পদ্ধতি।
আপনি যদি আপনার জন্য কাজ করে এমন লোকেদের কাছ থেকে নিয়মিত রিপোর্ট বা ডেটা পান, তবে সম্ভাবনা ভাল যে তারা যখন আপনাকে সেই রিপোর্টগুলি পাঠায় তখন তারা সবসময় একই বিষয় ব্যবহার করে (সম্ভবত কারণ তারা তাদের সিস্টেমকেও স্বয়ংক্রিয় করেছে)। আপনি Attachments.me পরিষেবাটিকে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন যাতে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই সংযুক্তিগুলিকে আপনার প্রিয় ক্লাউড স্টোরেজ অ্যাকাউন্টে ডাউনলোড করতে পারে - যেমন Dropbox, Box, Google Drive বা SkyDrive৷
একবার আপনি পরিষেবার জন্য সাইন আপ করলে, আপনি যখনই একটি সংযুক্তি সহ একটি ইমেল খুলবেন তখন এটি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টের ডানদিকে প্রদর্শিত হবে৷ আপনি শুধু "আপনার ক্লাউডে পাঠান এ ক্লিক করতে পারেন৷ আপনার পিসিতে ডাউনলোড করার জন্য সময় ব্যয় না করে আপনার প্রিয় অনলাইন স্টোরেজ বক্সে সেই সংযুক্তিটি পাঠাতে।
এটি সময় বাঁচায়, তবে আপনি যদি আরও বেশি সময় বাঁচাতে চান তবে প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করুন! আপনি আপনার Gmail স্ক্রিনের শীর্ষে একটি পেপার ক্লিপ আইকন দেখতে পাবেন। এটিতে ক্লিক করুন এবং "স্বয়ংক্রিয় ফাইলিং নিয়ম চয়ন করুন৷ "।
আপনি এখন পর্যন্ত যে Gmail ফিল্টারটি প্রয়োগ করছেন তার অনুরূপ কিছু তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আমি একজন ক্লায়েন্টের কাছ থেকে সাপ্তাহিক Adsense রিপোর্ট পাই, তাই আমি Adsense_Files এর জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করেছি আমার ড্রপবক্স অ্যাকাউন্টে, এবং এখানে আমি সেই ক্লায়েন্টের বিষয় লাইন সহ অ্যাডসেন্স থেকে ইমেলগুলি দেখার জন্য একটি নিয়ম সেট আপ করেছি৷
এখন, যখন Attachment.me একটি ইনকামিং ইমেল দেখে যা সেই নিয়মগুলির সাথে মেলে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইলটি আপনার ক্লাউড স্টোরেজ অ্যাকাউন্টে আপলোড করবে৷ এর মানে হল যে আপনাকে একটি কাজ করতে হবে না - আপনি কেবল আশ্বস্ত থাকতে পারেন যে আপনি যখন আপনার অনলাইন স্টোরেজ অ্যাকাউন্টের সেই ফোল্ডারে যান, আপনার কাছে সর্বদা সর্বশেষ ফাইলগুলি থাকবে৷
এটি মূলত আপনার Gmail অ্যাকাউন্টকে একটি স্বয়ংক্রিয় সহকারীতে রূপান্তর করে যা তথ্য গ্রহণ করে এবং আপনার জন্য সমস্ত তথ্য বাছাই করে। এটি একটি ব্যক্তিগত সচিব থাকার মতো, আপনাকে বেনিফিট দিতে হবে না।
আগত ইমেলগুলি টাস্ক হিসাবে ফাইল করুন
Google যা করতে পারে তার মধ্যে একটি হল জিমেইলে একটি ফিল্টার যোগ করার ক্ষমতা যোগ করা যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি Google টাস্ক তৈরি করে। দুর্ভাগ্যবশত, সেই বৈশিষ্ট্যটি এখনও উপলব্ধ নয়, তবে আপনি অন্তত আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে নির্দিষ্ট কিছু ইনকামিং ইমেলগুলিকে আপনার তালিকায় ম্যানুয়ালি যুক্ত করার জন্য কাজ হিসাবে সাজাতে পারেন৷
উদাহরণস্বরূপ, আমি TopSecretWriters-এ পাঠকদের কাছ থেকে ভয়েসমেল এবং যোগাযোগের ফর্ম ইমেলগুলি পাই যা আমাকে মাঝে মাঝে উত্তর দিতে হয়। আমি যখন সেগুলি পাই তখন উত্তর দেওয়ার সময় আমার কাছে থাকে না, তবে আমি পরে উত্তর দিতে চাই৷
এটি করার জন্য, আমি এই নিবন্ধের শুরুতে দেখানো ইমেলগুলির জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করি এবং তারপরে এটির জন্য একটি নতুন লেবেল তৈরি করি এবং "TASKS_TO_ADD নামে আমার তৈরি একটি মাস্টার লেবেলের নীচে সেই লেবেলটি নেস্ট করি৷ "।
এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করার ফলে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই ধরণের ইনকামিং ইমেলগুলি ফাইল করে যা আপনি জানেন যে আপনার নেভিগেশন বারে সেই লেবেলের নীচে তাদের সাথে সম্পর্কিত কাজগুলি থাকবে৷
প্রতিদিনের ভিত্তিতে, অথবা যখনই আপনি চান, আপনি সেই ফোল্ডারগুলিতে যেতে পারেন, ইমেলগুলি পরীক্ষা করে দেখতে পারেন এবং যদি আপনি মনে করেন যে ইমেলটি আপনার পক্ষ থেকে আরও পদক্ষেপের নিশ্চয়তা দেয়, তাহলে শুধু "আরো এ ক্লিক করুন " আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের শীর্ষে ড্রপডাউন হারিয়ে গেছে এবং "টাস্কে যোগ করুন ক্লিক করুন৷ "।
এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই ইমেলটি আপনার Google টাস্ক অ্যাকাউন্টে একটি "টাস্ক" হিসাবে পাঠায়৷
৷
আবার, আপনি যদি ইমেলটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত করেন এবং আপনার ইনবক্স থেকে মুছে ফেলেন, তাহলে এই ধরণের ইমেলগুলিকে আপনার ইনবক্সে বিশৃঙ্খলা করতে হবে না, তবে আপনি জানেন যে আপনি "টু-ডু" পরিচালনা করার জন্য আপনার দৈনন্দিন আচারের কারণে সেগুলি মিস করবেন না। আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টের আইটেমগুলি৷
৷
গ্রন্ট কাজ করতে টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করুন
আপনার কাজের চাপ কমাতে কীভাবে Gmail অটোমেশন ব্যবহার করবেন তার চূড়ান্ত পরামর্শ হল স্বয়ংক্রিয় ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলির মাধ্যমে৷
আমার ক্ষেত্রে, আমি চাই যে প্রতিবার আমি আমার টপ সিক্রেট রাইটার্স কন্টাক্ট ফর্ম থেকে একটি ইমেল পাই তখনই Gmail একটি টিনজাত প্রতিক্রিয়া পাঠায়। শুধু সেই ইমেলগুলির জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করুন এবং "ক্যানড প্রতিক্রিয়া পাঠান নির্বাচন করুন৷ "।
অবশ্যই, ব্যবহার করার জন্য আপনাকে ইতিমধ্যেই একটি টিনজাত প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে হবে, তবে ইয়ারা সম্প্রতি এই বিষয়ে যে নিবন্ধটি লিখেছেন তাতে আপনি এটি করতে শিখতে পারেন।
একবার আপনি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে এই সমস্ত অটোমেশন সেট আপ করলে, আপনার ইনবক্স ম্যানুয়ালি সক্রিয়ভাবে পরিচালনা করার বিষয়ে আপনাকে এত চিন্তা করতে হবে না। আপনার ইনবক্সের উপর নিয়ন্ত্রণ পুনরুদ্ধার করার জন্য সেই সমস্ত কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার চেয়ে ভাল উপায় নেই যা প্রতিদিন আপনার এত বেশি সময় ব্যয় করতে পারে৷
আপনার জিমেইল ইনবক্স নিয়ন্ত্রণে আনতে আপনি কি অন্য কোন দুর্দান্ত জিমেইল অটোমেশন কৌশল জানেন? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার নিজস্ব টিপস এবং কৌশল শেয়ার করুন৷
৷