সবাই জানেন আজকাল, ইমেইল ছাড়া বাঁচা বা ব্যাবস্থাপনা করা বেশ কঠিন। আসলে, অধিকাংশ মানুষের দুই বা তিনটি ইমেইল থাকে ম্যানেজ করতে, তাই ভালো ইমেইল ম্যানেজমেন্ট ছাড়া, ব্যস্ত ইনবক্স খুব দ্রুত আউট অফ কন্ট্রোল হয়ে যায়।
আমি জানি, আপনি আপনাকেই জিজ্ঞাসা করছেন, কি আমাদের আসলেই আরেকটি ইমেইল ম্যানেজমেন্ট আর্টিকেল দরকার? মানে, শুধু ২০১২-এ আমাদের অনেকগুলো ছিল, যেমন টিনার ইমেইল-ইনটেন্স প্রজেক্ট জিমেইলে ম্যানেজ করার আর্টিকেল, এবং একাধিক একাউন্ট ইম্পোর্ট ও ম্যানেজ করার তার ইমেইল। ইয়ারা জিমেইলের নতুন কম্পোজ ফিচার কভার করেছিলেন, আয়ন কভার করেছিলেন কীভাবে আপনার ইমেইল অন্যের গুলগুলিয়ুক্ত ইনবক্সে আউটস্ট্যান্ডিং করবেন, এবং সাম্প্রতিক ইয়ারা ক্যানড রেসপন্স কভার করেছিলেন। কি আমরা এখনও শেষ করিনি?
বাস্তবতা হলো, লোকেরা য সাধারণ সমস্যায় পড়ে, সেটি হচ্ছে তাদের সকল সেরা চেষ্টা ও সেরা প্লাগইন ও ক্রিয়েটিভ ফোল্ডার তৈরি করার পরেও, ইনবক্স অবশ্যই আবার গুলগুলিয়ুক্ত হয়ে যায়।
কারণ হলো, আপনি আপনার ইনবক্স কতটুকু অর্গানাইজ করার চেষ্টা করুন, যদি সিস্টেমটি ম্যানুয়াল বেসিসে রাখেন – যদি আপনি নিজের ওপর নির্ভর করেন মনে রাখতে যে সময় কাটিয়ে ইনবক্স ম্যানেজ করবেন, তবে সেটি কখনোই হবে না।
বদলে, ইনবক্স অর্গানাইজেশন সম্পূর্ণ অটোমেট করা সেরা, জিমেইলের ভিতর ও বাইরের সেরা টুলগুলো ব্যবহার করে। এই আর্টিকেলে, আমি আপনাকে পাঁচটি জিনিস দেখাবো যা আপনি এখনই করতে পারেন আপনার জিমেইল ইনবক্স অটোমেট করার জন্য যাতে আপনাকে গুলগুলিয়ের মাঝপথে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল খুঁজে বের করার চেষ্টা করতে না হয়।
জিমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করার ৫ টিপস
আপনাকে এইভাবে কন্ট্রোল হারাতে হবে না। আপনার ইনবক্সকে সুন্দর ও সুবিন্যস্ত ফোল্ডারে অর্গানাইজ করার সকল পরিশ্রম এক মাসে ব্যর্থ হয়ে যাবে না যখন সবকিছু পরিবর্তন হয়ে যাবে, এবং আপনার নতুন ফোল্ডার সিস্টেম আর অর্থ রক্ষা করবে না।
জিমেইলের দুর্দান্ত দিক হচ্ছে কিছু চমৎকার অটোমেশন টুল রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন যাতে জিমেইল নিজেই সকল কঠিন কাজ করে দেয়।
ফিল্টার ও লেবেল ব্যবহার করুন অটোমেট অর্গানাইজেশনের জন্য
এটি এখানে MUO-র অনেক লেখক প্রচার করেছেন। আসলে, ক্রেইগ ২০১১-এ জিমেইল ফিল্টার খুব ভালো কভার করেছিলেন, কিন্তু একবার ফিল্টার ও সোর্ট করার পাশাপাশি, নতুন যেকোনো ইমেইল ইনবক্সে আসলে যা আপনার বিদ্যমান লেবেলগুলোর সাথে অটোমেটিক্যালি আসেনি, সেটি প্রতিবার ফিল্টার প্রয়োগ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
সামান্য কথায় বলতে গেলে। ধরা যাক আপনার ইমেইল বক্স আমার একটু মতো। জাঙ্ক ইমেইল, কয়েক سال পুরনো লেবেল, এবং חשובים ইমেইলের ছড়ানো গুচ্ছ। লক্ষ্য করুন আমার ইনবক্স ১০,০০০ এর ওপর ইমেইলে পৌঁছেছে? ক্রেজি, না?
তাহলে, শুরু করি জিমেইলকে বলা সে সকল ইমেইলের সাথে কী করতে হবে যা প্রতিদিন ইনবক্সে আসে। এই ধাপগুলো অনুসরণ করলে, আপনি দেখবেন আপনার ইনবক্সের ইমেইল কাউন্ট কয়েকশো করিয়ে কমতে শুরু করবে।
প্রথমে, যখন আপনি ইনবক্সে কোনো ইমেইল দেখেন যার লেবেল নেই, বুঝুন আপনি সেটির সাথে কী করতে চান। কি সেটি কোনো ক্লায়েন্ট থেকে যেটি আপনি অবশ্যই সময়মতো জবাব দিতে হবে? কি সেটি গুগল অ্যালার্ট যাতে আপনি পরবর্তীতে সময় পেলে পড়বেন? প্রতিটি মেসেজের জন্য, একটি লেবেল নাম তৈরি করুন যেটি প্রযোজ্য।
নতুন লেবেল তৈরি হলে, ওই ইমেইল খুলুন এবং ডান পাশের ড্রপডাউন লিস্ট থেকে "Filter messages like this" সিলেক্ট করুন। এটি অটোমেটিক্যালি वो রুল তৈরি করবে যা আগামী বার নতুন ইমেইল আসলে সেটি শনাক্ত করবে – সাধারণত প্রেরকের ইমেইল ব্যবহার করে।
আপনি আপনার কেসে যেকোনো অতিরিক্ত রুল সেট করতে পারেন। প্রেরকের ইমেইলের পাশাপাশি, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে সেই প্রেরকের শুধু নির্দিষ্ট ইমেইলগুলো – যেগুলোর নির্দিষ্ট সাবজেক্ট লাইন বা নির্দিষ্ট শব্দ থাকে – সেই লেবেল পাবে।
প্রতিটি ফিল্টারের জন্য, আপনাকে আপনার জিমেইল একাউন্টকে বলতে হবে কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেটি অর্গানাইজ বা ম্যানেজ করবে। এই কেসে, আমি জানি এই ইমেইল ঠিকানা একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্ট থেকে, এবং এই ইমেইলগুলো খুব গুরুত্বপূর্ণ, তাই আমি জিমেইলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি লেবেল প্রয়োগ করতে বলব যেখানে আমি প্রতিদিন সেই ইমেইলগুলোর জবাব দেব – ইনবক্সে কতটুকু গুলগুলি কেনো না হোক।
কারণ আপনি বাম পাশের লেবেলে ক্লিক করলে শুধু সেই ইমেইলগুলো দেখবেন। জাঙ্ক মেইল এবং কম প্রায়োরিটি অ্যালার্টের ঢেরে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল আর হারাবে না।
এখন আরও ভালো, শুধু লেবেল লাগানোর পাশাপাশি, জিমেইলকে বলুন সেগুলোক সবসময় ইম্পোর্টেন্ট হিসেবে মার্ক করতে (তाकি পীਲা ফ্ল্যাগ দেখাবে), এবং "Also apply filter" চেকবক্স টিক করুন যাতে ইনবক্সে ভরা সাড়ে সে ইমেইল এক ক্লিকে সাথে সাথে অর্গানাইজ হয়ে যায়।
আপনি যদি অনেক দিন ধরে জাঙ্ক মেইল পান এবং আনসাবস্ক্রাইব করতে ভুলে গেছেন, তবে সম্ভব আপনার ইনবক্সে সাড়ে সে বা হাজার হাজার বেকার ইমেইল ভরা আছে। এগুলোর সম্মুখীন হলে, একটি ফিল্টার লাগান এবং নতুন ফিল্টার তৈরির বদলে শুধু সার্চ বাটন টিপুন।
এটি সেই প্রেরকের সকল ইমেইল ইনবক্সে লিস্ট করবে। এখন আপনি সকলকে সিলেক্ট করুন এবং একসাথে বাল্কে ডিলিট করুন। আপনার ফুলা ফুলা ইনবক্স দ্রুত শূন্যের দিকে ছোট হয়ে যাবে।
তথ্যমূলক ইমেইল ইনবক্সের বাইরে রাখুন
আমার ইনবক্সে একটি সাধারণ বিষয় হচ্ছে নিরব devint অ্যালার্ট বা স্ট্যাটাস আপডেট যেগুলো আমি সাইন আপ করেছিলাম, যেমন নির্দিষ্ট সার্চ টার্মের জন্য গুগল অ্যালার্ট, বা গুগল অ্যানালিটিক্স বা অ্যাডসেন্স থেকে সাপ্তাহিক ডেটা রিপোর্ট। আপনাকে সেগুলো সবসময় খুলে পড়ার দরকার নেই, কিন্তু আপনি সেই তথ্যগুলো সংরক্ষণ করতে চান।
সেগুলো ইনবক্সে গুলগুলি না করার জন্য, একটি ফিল্টার তৈরি করুন এবং "Skip the Inbox" সিলেক্ট করুন, এবং নিশ্চিত করুন একটি লেবেল লাগানো হয়েছে যাতে আপনি ভবিষ্যতে সেগুলো দ্রুত খুঁজে পाয়েন।
এখন পর্যন্ত, আপনার ইনবক্স এখন একটি সুন্দর ম্যানেজযোগ্য সংখ্যায় থাকা উচিত – হয়তো শূন্যও! কিন্তু আমরা এখনও ইনবক্স অটোমেট করতে বাকি। বাস্তবতা হলো, এখনও আরও কিছু কিঁচু আছে যা আপনি করতে পারেন গুরুত্বপূর্ণ তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে সর্ট ও ফাইল করতে, নিজে কখনো কিছু না করে।
অ্যাটাচমেন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইল করুন
আয়ন গত বছর আটাচমেন্টস.মি কভার করেছিলেন, এবং আমার মতামতে এটি জিমেইল বক্স সাইজ কন্ট্রোলের সবচেয়ে স্মার্ট পদ্ধতি।
আপনি যদি আপনার অধীনে কাজ करने वाले লোকদের থেকে নিয়মিত রিপোর্ট বা ডেটা পান, সম্ভাবনা বেশি যে তারা সবসময় একই সাবজেক্ট ব্যবহার করে রিপোর্ট পাঠান (সম্ভবত কারণ তারা নিজেদের সিস্টেমও অটোমেট করেছেন)। আপনি আটাচমেন্টস.মি সার্ভিসকে আপনার জিমেইল একাউন্টের সাথে কানেক্ট করতে পারেন যাতে এটি সেই অটাচমেন্টগুলো আপনার প্রিয় ক্লাউড স্টোরেজ একাউন্টে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাউনলোড করে – যেমন ড্রপবক্স, বক্স, গুগল ড্রাইভ বা স্কাইড্রাইভ।
সার্ভিসের জন্য সাইন আপ করার পর, এটি আপনার জিমেইল একাউন্টের ডান পাশে দেখাবে যেকোনো সময় আপনি অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেইল খুলেন। আপনি শুধু "Send to your Cloud"-এ ক্লিক করুন সেটি আপনার প্রিয় অনলাইন স্টোরেজ বক্সে পাঠাতে, আপনার পিসিতে ডাউনলোড করতে সময় বিতর্ক ছাড়া।
এটি সময় বাঁচায়, কিন্তু আপনি আরও বেশি সময় বাঁচাতে চান, তবে প্রক্রিয়াটি অটোমেট করুন! আপনার জিমেইল স্ক্রিনের উপরে একটি পেপার ক্লিপ আইকন দেখবেন। সেটি ক্লিক করুন এবং "Automatic Filing Rules" বেছে নিন।
এখন আপনি জিমেইল ফিল্টারের মতো কিছু তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আমি একটি ক্লায়েন্ট থেকে সাপ্তাহিক অ্যাডসেন্স রিপোর্ট পাই, তাই আমার ড্রপবক্স একাউন্টে Adsense_Files নামে একটি ফোল্ডার তৈরি করেছি, এবং এখানে একটি রুল সেট আপ করেছি অ্যাডসেন্স থেকে আসা ইমেইল এবং সেই ক্লায়েন্টের সাবজেক্ট লাইন খুঁজে বের করার জন্য।
এখন, যখন আটাচমেন্ট.মি কোনো ইনকামিং ইমেইল দেখবে যা সেই রুলের সাথে মেলে, এটি অটোমেটিক্যালি ফাইলটি আপনার ক্লাউড স্টোরেজ একাউন্টে আপলোড করবে। অর্থাৎ আপনাকে একটুকুই কিছু করতে হবে না – আপনি নিশ্চিন্ত থাকতে পারেন যে আপনার অনলাইন স্টোরেজ একাউন্টের ওই ফোল্ডারে যাওয়ায় আপনি সর্বশেষ ফাইলগুলো পাবেন।
এইমন আপনার জিমেইল একাউন্টকে একটি অটোমেটেড অ্যাসিস্ট্যান্টে রূপান্তরিত করে যা তথ্য গ্রহণ করে এবং সকল তথ্য আপনার জন্য সর্ট করে দেয়। এটি একটি পারসোনাল সেক্রেটারির মতো, বіна বেনিফিট দিয়ে।
ইনকামিং ইমেইল টাস্ক হিসেবে ফাইল করুন
গুগল যা সবচেয়ে কুল জিনিস করতে পারত, সেটি হচ্ছে জিমেইলে একটি ফিল্টার যোগ করা যা অটোমেটিক্যালি গুগল টাস্ক তৈরি করবে। দুর্ভাগ্যবশত, সেটি এখনও উপলব্ধ নয়, কিন্তু আপনি কমপক্ষে আপনার জিমেইল একাউন্টকে নির্দিষ্ট ইনকামিং ইমেইল টাস্ক হিসেবে সর্ট করতে পারেন যা আপনাকে ম্যানুয়ালি লিস্টে যোগ করতে হবে।
উদাহরণস্বরূপ, আমি টপ সিক্রেট রাইটার্স-এ পাঠকদের থেকে ভয়েসমেইল এবং কন্ট্যাক্ট ফর্ম ইমেইল পাই যেগুলোর জবাব দেওয়া প্রয়োজন হয়। আমি সবসময় জবাব দিতে পারি না যখন পাই, কিন্তু পরে জবাব দিতে চাই।
এটি করতে, আমি সেই ইমেইলগুলোর জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করি আর্টিকেলের শুরুতে দেখানোমতো, এবং তারপর একটি নতুন লেবেল তৈরি করি, এবং সেটিকে একটি মাস্টার লেবেলের নিচে নেস্ট করি যা আমি "TASKS_TO_ADD" নামে তৈরি করেছিলাম।
এই পদ্ধতিটি আপনার জিমেইল একাউন্টকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই ধরনের ইনকামিং ইমেইল ফাইল করতে দেয় যেগুলোর সাথে টাস্ক জড়িত থাকে, আপনার নেভিগেশন বারের সে লেবেলের নিচে।
প্রতিদিন, বা আপনি যেকোনো সময় চান, আপনি সেই ফোল্ডারগুলোতে যেতে পারেন, ইমেইলগুলো চেক করতে পারেন, এবং আপনি যদি মনে করেন ইমেইলটি আপনার পক্ষ থেকে আরও অ্যাকশন দাবি করে, শুধু আপনার জিমেইল একাউন্টের উপরের "More" ড্রপডাউন লিস্টে ক্লিক করুন এবং "Add to Tasks"-এ ক্লিক করুন।
এটি অটোমেটিক্যালি সেটিকে আপনার গুগল টাস্ক একাউন্টে একটি "টাস্ক" হিসেবে পাঠিয়ে দেয়।
আবার, আপনি ইমেইল অটো-আর্কাইভ করলে এবং ইনবক্স থেকে সরিয়ে দিলে, সেই ধরনের ইমেইলগুলো আপনার ইনবক্সে গুলগুলি করবে না, কিন্তু আপনি জানবেন আপনি সেগুলো মিস করবেন না কারণ আপনার দৈনন্দিন রিচুয়াল আপনার ইমেইল একাউন্টে "টু-ডু" আইটেম ম্যানেজ করার।
ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করুন কঠিন কাজের জন্য
জিমেইল অটোমেশন ব্যবহার করে আপনার ওয়ার্কলোড কমাতে কীভাবে হবে সেটির চূড়ান্ত টিপস হচ্ছে অটোমেটিক ক্যানড রেসপন্সের মাধ্যমে।
আমার কেসে, আমি চাই জিমেইল একটি ক্যানড রেসপন্স পাঠাবে প্রতিবার আমি টপ সিক্রেট রাইটার্স কন্ট্যাক্ট ফর্ম থেকে ইমেইল পেলে। শুধু সেই ইমেইলগুলোর জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করুন, এবং "Send Canned Response" সিলেক্ট করুন।
বশতে, আপনার ইতিমধ্যে একটি ক্যানড রেসপন্স তৈরি থাকতে হবে ব্যবহার করার জন্য, কিন্তু আপনি সেটি শিখতে পারেন ইয়ারার সাম্প্রতিক আর্টিকেল থেকে বিষয়টি নিয়ে।
এই সকল অটোমেশন আপনার জিমেইল একাউন্টে সেট আপ করলে, আপনাকে আর তত চিন্তা করতে হবে না ইনবক্স সক্রিয়ভাবে ম্যানুয়ালি ম্যানেজ করার জন্য। আপনার ইনবক্সের ওপর নিয়ন্ত্রণ ফেরত পাওয়ার এর চেয়ে ভালো কোনো উপায় নেই সেই সকল টাস্ক অটোমেট করে দিয়ে যা আপনার প্রতিদিনের অনেক সময় নেয়।
আপনি কি জিমেইল অটোমেশনের অন্য কোনো কুল ট্রিকস জানেন ইনবক্স কন্ট্রোলের জন্য? কমেন্ট সেকশনে আপনার নিজের টিপস ও ট্রিকস শেয়ার করুন।
