একটি পরিষ্কার ইনবক্স বজায় রাখা একটি বাস্তব চ্যালেঞ্জ. আপনি এটিকে পরিষ্কার করতে, ইনবক্স শূন্যের কাছাকাছি পৌঁছাতে এবং এক মাসে আপনি যেখানে শুরু করেছিলেন সেখানে নিজেকে খুঁজে পেতে প্রচুর প্রচেষ্টা করতে পারেন৷
ইনবক্স শূন্যে যাওয়ার মূল চাবিকাঠি হল যতটা সম্ভব প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করা এবং ইমেলের প্রতি আপনার পদ্ধতির পুনর্বিবেচনা করা।
1. লেবেলগুলিকে আপনার সেরা বন্ধু করুন
Gmail লেবেলগুলি দীর্ঘকাল ধরে রয়েছে, কিন্তু এই সাধারণ বৈশিষ্ট্যটি আপনার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণ করতে বিস্ময়কর কাজ করতে পারে৷ লেবেলগুলি প্রতিটি নতুন ইমেল খোলার তাগিদ পূরণ করবে। একটি যোগ করলে আপনি অনুভব করবেন যে আপনি অস্থায়ীভাবে একটি লেবেল প্রয়োগ করে অপেক্ষার বার্তাটি সমাধান করেছেন৷
নীচে স্তর এক লেবেলের একটি প্রস্তাবিত সেট আপনি আপনার ইনবক্স স্ক্যান করার সাথে সাথে প্রতিদিন সকালে তৈরি করুন এবং আপনার দিনের পরিকল্পনা করুন:আজ, সম্পন্ন, অপেক্ষা করা, করণীয়, উত্তর .
এই টায়ার ওয়ান লেবেলগুলি ছাড়াও, যা আপনার সমস্ত ইমেলগুলিতে প্রয়োগ করা উচিত যেগুলির জন্য কিছু ধরণের পদক্ষেপের প্রয়োজন, আপনি দুই স্তরের লেবেল তৈরি করতে পারেন নিম্নলিখিত যে কোনোটির উপর ভিত্তি করে:প্রেরক, প্রকল্প/থিম, অগ্রাধিকার, দল ইত্যাদি। এই দুই স্তরের লেবেল আপনার নিজের কাজের প্রবাহ এবং প্রয়োজনের উপর বেশি নির্ভর করবে।
আপনার লেবেলগুলিকে রঙ করুন৷৷ এইভাবে, আপনি এক নজরে কতগুলি জরুরি ইমেলের উত্তর দিতে হবে তা বলতে পারেন৷
2. নিয়ম, নিয়ম, নিয়ম
আপনার ইনবক্সে ফিল্টার বা নিয়ম তৈরি করা সংগঠিত থাকার একটি সহজ উপায়। আপনি আপনার পছন্দের মানদণ্ড ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেল প্রয়োগ করে মেইলকে ডাইভার্ট করতে পারেন। এই মানদণ্ডটি উপরে তালিকাভুক্ত আপনার দ্বিতীয় স্তরের লেবেলের মতোই হতে পারে৷
৷তবে মনে রাখবেন, এটি কেবল অর্ধেক কাজ। বাকি অর্ধেক আগত বার্তা প্রক্রিয়াকরণ করা হয়, এই প্রক্রিয়া দ্বারা সুগমিত. তাহলে আপনি আসলে কিভাবে এটি সম্পন্ন করবেন?
- সেটিংস-এ যান> ফিল্টার এবং অবরুদ্ধ ঠিকানা .
- একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ ভালোভাবে আপনার Gmail ইনবক্স পরিষ্কার করা শুরু করতে। আপনাকে নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে অন্তত একটি লিখতে হবে:প্রেরক, প্রাপক, বিষয়, মূল শব্দ, বাদ দেওয়া মূল শব্দ, একটি সংযুক্তি রয়েছে এবং ইমেলের আকার মেগাবাইট, কিলোবাইট বা বাইটে।
- ফ্রম ফিল্ডে তাদের ইমেল ঠিকানা লিখুন এবং এটি দিয়ে ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন।
- তারপরে আপনি সেই ইমেলটি দিয়ে কী করতে পারেন সে সম্পর্কে আপনার কাছে বেশ কয়েকটি পছন্দ রয়েছে এবং একাধিক নির্বাচন করতে পারেন৷ আমাদের উদ্দেশ্যগুলির জন্য প্রাসঙ্গিক পছন্দগুলি হল:এটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন, এটিকে তারকাচিহ্নিত করুন, একটি লেবেল প্রয়োগ করুন এবং এটি মুছুন৷ এর মধ্যে, সংরক্ষণাগার এবং লেবেলিংয়ের সংমিশ্রণ এই অনুশীলনের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিকল্প হবে।
- আপনি যদি আপনার ইনবক্সে বিদ্যমান ইমেলগুলিতে ফিল্টার প্রয়োগ করতে চান, তাহলে এছাড়া X ম্যাচিং কথোপকথনে ফিল্টার প্রয়োগ করুন চেক করুন .
- ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন .
এই প্রক্রিয়াটি কার্যকরভাবে দেখতে এবং ফিল্টার ডায়ালগ বক্স অ্যাক্সেস করার দ্বিতীয় উপায় দেখতে, নীচের ভিডিওটি দেখুন:
তাদের সরলতা সত্ত্বেও, আপনি অত্যন্ত শক্তিশালী ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে Gmail এর ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন। নিম্নলিখিত কাজ করতে ফিল্টার ব্যবহার করুন:
- একটি ডোমেইন থেকে প্রাপ্ত সমস্ত ইমেলের জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন৷
- একটি ডোমেইন ছাড়া সমস্ত ইমেলের জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন৷
- ইমেলগুলির জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন যেগুলিকে মুছে ফেলার আগে আপনাকে একটি পদক্ষেপ নিতে হবে৷
- আপনি যে ইমেলগুলি পেতে চান না সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছুন৷
3. শুধু লেবেলের চেয়ে বেশি স্বয়ংক্রিয় করুন
আপনি যখন নিয়ম ব্যবহার করে লেবেল এবং আরও অনেক কিছু স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, তখন আপনার Gmail ইনবক্সে এটিকে পরিষ্কার রাখার অনুসন্ধানে আপনি প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন৷
Gmail এর পাশাপাশি IFTTT-এর মতো একটি অটোমেশন পরিষেবা ব্যবহার করা আপনাকে আপনার যোগ করা লেবেলের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু ট্রিগার তৈরি করতে দেয়৷
কিছু উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত:
- Trello টাস্ক বা ToDoist টাস্ক তৈরি করতে লেবেল বরাদ্দ করুন।
- OneNote বা Evernote-এ Gmail বার্তা সংরক্ষণ করুন।
- Google স্প্রেডশীটে রসিদ সংরক্ষণ করুন।
- আপনার ফোনে একটি অনুস্মারক তৈরি করতে লেবেলগুলি বরাদ্দ করুন৷
- Google ড্রাইভে Gmail সংযুক্তিগুলি সংরক্ষণ করুন৷
- ৷
- Gmail এবং Google ড্রাইভ সঞ্চয়স্থানের সীমা একত্রিত হওয়ার পর থেকে এটি সঞ্চয়স্থান সংক্রান্ত সমস্যাগুলি কমাতে কিছু করবে না৷
Gmail-এ আরেকটি দরকারী আধা-স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া হল টিনজাত প্রতিক্রিয়ার ব্যবহার। এই স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াগুলি একই ইমেল প্রতিক্রিয়া বারবার পাঠানোর সমস্ত কাজ করে।
বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে, সেটিংস-এ যান৷> ল্যাব এবং ক্যানড রেসপন্স সক্ষম করুন . সেগুলি তৈরি করা শুরু করতে, শুধুমাত্র একটি নতুন বার্তা তৈরি করুন এবং বার্তা পাঠানোর পরিবর্তে, ট্র্যাশ ক্যানের পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন এবং ক্যানড রেসপন্সে যান> নতুন টিনজাত প্রতিক্রিয়া। আপনি নীচের ভিডিওতে কার্যকারী প্রক্রিয়াটি দেখতে পারেন:
আপনি সেগুলি ব্যবহার করতে পারেন এমন পরিস্থিতিতে রয়েছে:
- স্মার্ট স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াশীল তৈরি করুন।
- একবার আপনি ক্যানড রেসপন্স চালু করলে, সেগুলি Gmail ফিল্টারে ট্রিগার হিসেবে পাওয়া যাবে।
- একই ইমেল একাধিকবার পাঠান।
- একাধিক স্বাক্ষর ব্যবহার করুন।
4. ক্লিন আপ সাবস্ক্রিপশন
আপনি যদি ইনবক্সে থাকেন একটি গরম জগাখিচুড়ি, এটি পরিষ্কার করতে এক গরম মিনিটেরও বেশি সময় লাগবে৷ ইনকামিং ইমেলের জন্য ফিল্টার সেট আপ করার পাশাপাশি, আপনাকে এখনও বিদ্যমান বিশৃঙ্খলা মোকাবেলা করতে হবে। আপনার সদস্যতা পরিষ্কার করা এবং আপনার বার্তাগুলিতে লেবেল যুক্ত করতে প্রতিদিন 15 বা 20 মিনিট আলাদা করুন৷
আপনি আপনার ইনবক্স স্ক্যান করে ম্যানুয়ালি এটি করতে পারেন, আপনি যে সাবস্ক্রিপশনগুলি রাখতে চান এবং আপনি যেগুলি থেকে মুক্তি পেতে চান তা নির্ধারণ করে৷ আপনি যেহেতু নিউজলেটারগুলি বেছে নেবেন, শুধু অপারেটরের সাথে একটি দ্রুত অনুসন্ধান করুন থেকে: প্রেরকের ইমেল সহ, এবং সমস্ত ইমেল মুছে দিন।
আপনি যদি প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করতে পছন্দ করেন তবে চেক আউট করার মতো কয়েকটি পরিষেবা রয়েছে। আপনি Unroll.Me-এর মতো পরিষেবার মাধ্যমে আপনার ইমেল সাবস্ক্রিপশন পরিচালনা করতে পারেন এবং নিউজলেটারগুলি থেকে ব্যাপকভাবে আনসাবস্ক্রাইব করতে পারেন।
আপনি যদি Unroll.Me ব্যবহার করতে চান তবে আপনার জানা উচিত যে কোম্পানিটি সম্প্রতি ব্যবহারকারীর তথ্য বিক্রি করার জন্য সমালোচিত হয়েছিল৷
আপনার ইনবক্স আটকানো থেকে সেই সদস্যতাগুলিকে আটকে রাখার আরেকটি উপায় হল একটি নিষ্পত্তিযোগ্য ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা, যেহেতু এই পরিষেবাগুলির মধ্যে কিছু আপনাকে সেই ইনবক্সটিকে যতক্ষণ চান ততক্ষণ বজায় রাখতে দেয়৷
5. ইনবক্স জিরো বজায় রাখা
আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করার পরে, একটি পরিষ্কার ইনবক্স বজায় রাখার জন্য কয়েকটি প্রাথমিক পদক্ষেপ রয়েছে:
- সোশ্যাল মিডিয়া ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ করুন৷
- ইমেলে ব্যয় করা সময় সীমিত করুন। আপনি যে সময়টি প্রতিদিন ইমেল করতে পারেন তা নির্ধারণ করুন এবং এটি অতিক্রম করবেন না। এটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়া এবং সংরক্ষণাগারকে অগ্রাধিকার দিতে সহায়তা করবে৷
- ধাপ 2-এ ব্যতিক্রমগুলির একটি নোট করুন। যদি আপনার বস আপনাকে একটি ইমেলের উত্তর দিতে বলেন, আপনি এটি উপেক্ষা করতে পারবেন না। আপনি সময়সীমা অতিক্রম করার সমস্ত কারণ পর্যালোচনা করুন এবং যেগুলি গুরুত্বপূর্ণ নয় সেগুলি কেটে দিন৷
- শুধুমাত্র যখন আপনাকে সাড়া দিতে হবে। যদি বার্তাটি দুই বা তিনটি শব্দের হয় তবে নিশ্চিতকরণের প্রয়োজন না হলে আপনাকে এটি পাঠাতে হবে না।
আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে ইনবক্স জিরো বজায় রাখতে আপনি কোন টিপস বা কৌশল ব্যবহার করেন? আপনি কি মনে করেন এটি একটি নিরর্থক ব্যায়াম? কমেন্টে আমাদের জানান।
