পরিচ্ছন্ন ইনবক্স বজায় রাখা একটি বাস্তব চ্যালেঞ্জ। আপনি অনেক পরিশ্রম করে এটি পরিষ্কার করতে পারেন, ইনবক্স শূন্যের কাছাকাছি পৌঁছাতে পারেন, কিন্তু এক মাসের মধ্যেই আবার পূর্বের অবস্থায় ফিরে যেতে পারেন।
ইনবক্স শূন্যে পৌঁছানোর চাবি হল প্রক্রিয়াটি যতটা সম্ভব অটোমেট করা এবং ইমেইল प्रति আপনার দৃষ্টিভঙ্গি पुনর্বিবেচনা করা।
১. লেবেলকে আপনার সেরা বন্ধু বানান
জিমেইল লেবেল অনেক দিন ধরে আছে, কিন্তু এই সহজ ফিচারটি আপনার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণে রাখতে চমৎকার কাজ করতে পারে। লেবেল নতুন প্রতিটি ইমেইল খোলার আগ্রহকে সন্তুষ্ট করে। একটি লেবেল যোগ করলে আপনি অনুভব করবেন যে আপনি অপেক্ষारत বার্তাটি সাময়িকভাবে লেবেল প্রয়োগ করে সমাধান করেছেন।
প্রতিটি সকালে ইনবক্স স্ক্যান করার время এবং দিন পরিকল্পনা করার সময় তৈরি করার জন্য প্রস্তাবিত টিয়ার ওয়ান লেবেল সেটটি হল: আজ, সম্পন্ন, অপেক্ষা করছি, করণীয়, উত্তর দিন।
এই টিয়ার ওয়ান লেবেলগুলোর পাশাপাশি, যেগুলো কর্মপ্রয়োজনীয় সমস্ত ইমেইলে প্রযোজ্য, আপনি নিম্নলিখিত ভিত্তিতে টিয়ার টু লেবেল তৈরি করতে পারেন: প্রেরক, প্রকল্প/থিম, অগ্রাধিকার, দল ইত্যাদি। এই টিয়ার টু লেবেলগুলো আপনার নিজস্ব ওয়ার্কফ্লো এবং প্রয়োজনের উপর বেশি নির্ভরশীল।
আপনার লেবেলগুলো রঙিন করুন। এইভাবে আপনি এক নজরে বুঝতে পারবেন কতগুলো জরুরি ইমেইলে উত্তর দিতে আছে।
২. নিয়ম, নিয়ম, নিয়ম
ইনবক্সে ফিল্টার বা নিয়ম তৈরি করা সুবিন্যস্ত থাকার সহজ উপায়। আপনি আপনার পছন্দের মানদণ্ড ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেল প্রয়োগ করে মেইল পথ পরিবর্তন করতে পারেন। এই মানদণ্ডটি উপরের টিয়ার টু লেবেলের মতোই হতে পারে।
এकिन মনে রাখবেন, এটি শুধু অর্ধেক কাজ। বাকি অর্ধেক হচ্ছে এই প্রক্রিয়াটি দ্বারা সুव्यবস্থিত ইনকামিং মেসেজ প্রক্রিয়া করা। তাহলে আপনি আসলে এটি কীভাবে করবেন?
- সেটিংস > ফিল্টার এবং ব্লক করা ঠিকানা-এ যান।
- জিমেইল ইনবক্স চিরস্থায়ীভাবে পরিষ্কার করার জন্য নতুন ফিল্টার তৈরি করুন-এ ক্লিক করুন। আপনাকে কমপক্ষে একটি মানদণ্ড প্রবেশ করাতে হবে: প্রেরক, প্রাপক, বিষয়, কীওয়ার্ড, বাদ দেওয়া কীওয়ার্ড, সংযুক্তি আছে, এবং ইমেলের আকার মেগাবাইট, কিলোবাইট বা বাইটে।
- প্রেরক ফিল্ডে তাদের ইমেইল ঠিকানা লিখুন এবং এই ফিল্টার তৈরি করুন-এ ক্লিক করুন।
- তারপর আপনার কাছে সেই ইমেইলের সাথে কী করতে পারেন তার چندین বিকল্প থাকবে, এবং আপনি একাধিক নির্বাচন করতে পারেন। আমাদের উদ্দেশ্যের জন্য প্রাসঙ্গিক বিকল্পগুলো হল: আর্কাইভ করুন, স্টার দিন, লেবেল প্রয়োগ করুন, এবং মুছুন। এই মধ্যে, আর্কাইভ এবং লেবেলিংয়ের সংমিশ্রণ এই কাজের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিকল্প।
- আপনার ইনবক্সে বিদ্যমান ইমেইলগুলোর ওপর ফিল্টার প্রয়োগ করতে চাইলে X মিল খুঁজে পাওয়া কথোপকথনে ফিল্টারও প্রয়োগ করুন-এ চেক দিন।
- ফিল্টার তৈরি করুন-এ ক্লিক করুন।
এই প্রক্রিয়াটি কাজে লাগত দেখতে এবং ফিল্টার ডায়ালগ বক্স অ্যাক্সেস করার দ্বিতীয় উপায় জানতে নিচের ভিডিওটি দেখুন:
সহজ সাদা হলেও, জিমেইলের ফিল্টার ব্যবহার করে আপনি অত্যন্ত শক্তিশালী ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে পারেন। ফিল্টার ব্যবহার করে নিম্নলিখিত কাজগুলো করুন:
- একটি ডোমেন থেকে প্রাপ্ত সকল ইমেইলের জন্য নিয়ম তৈরি করুন।
- একটি ডোমেন ছাড়া অন্য সকল ইমেইলের জন্য নিয়ম তৈরি করুন।
- মুছে ফেলার আগে যেসব ইমেইলে আপনাকে কর্ম করতে হয় তাদের জন্য নিয়ম তৈরি করুন।
- আপনি যা পেতে চান না সেই ইমেইলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলুন।
৩. শুধু লেবেল নয়, আরও অনেক কিছু অটোমেট করুন
নিয়ম ব্যবহার করে আপনি লেবেল এবং আরও অনেক কিছু অটোমেট করতে পারেন, কিন্তু জিমেইল ইনবক্সকে পরিষ্কার রাখার 탐구ে আপনি আরও অনেক প্রক্রিয়া অটোমেট করতে পারেন।
আপনি যে লেবেল যোগ করেন তার ভিত্তিতে নির্দিষ্ট ট্রিগার স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করার জন্য IFTTT-এর মতো অটোমেশন সার্ভিস জিমেইলের সাথে ব্যবহার করতে পারেন।
কিছু উদাহরণ:
- লেবেল বরাদ্দ করে ট্রেলো টাস্ক বা Todoist টাস্ক তৈরি করুন।
- জিমেইল মেসেজ OneNote বা Evernote-এ সংরক্ষণ করুন।
- রসিদ গুগল স্প্রেডশীটে সংরক্ষণ করুন।
- লেবেল বরাদ্দ করে ফোনে রিমাইন্ডার তৈরি করুন।
- জিমেইল সংযুক্তি গুগল ড্রাইভে সংরক্ষণ করুন।
- যেহেতু জিমেইল এবং গুগল ড্রাইভের স্টোরেজ লিমিট সংযোজিত, এটি স্টোরেজ সমস্যা সমাধান করবে না।
জিমেইলে আরেকটি কার্যকর সেমি-অটোমেটেড প্রক্রিয়া হল ক্যানড রেসপন্স বা প্রি-রচিত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার। এই স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াগুলো একই ইমেল প্রতিক্রিয়া বারবার পাঠানোর ঝামেলা দূর করে।
এই ফিচারটি ব্যবহার করতে, সেটিংস > ল্যাবস-এ যান এবং ক্যানড রেসপন্স সক্ষম করুন। সেগুলো তৈরি শুরু করতে, শুধু একটি নতুন মেসেজ তৈরি করুন এবং মেসেজ পাঠানোর পরিবর্তে কুড়ালের পাশের তীরে ক্লিক করে ক্যানড রেসপন্স > নতুন ক্যানড রেসপন্স-এ যান। নিচের ভিডিওতে প্রক্রিয়াটি দেখুন:
যেখানে আপনি এগুলো ব্যবহার করতে পারেন:
- স্মার্ট অটোরেসপন্ডার তৈরি করুন।
- ক্যানড রেসপন্স সক্ষম করলে, সেগুলো জিমেইল ফিল্টারে ট্রিগার হিসেবে উপলব্ধ থাকবে।
- একই ইমেইল একাধিক বার পাঠান।
- একাধিক সিগনেচার ব্যবহার করুন।
৪. সাবস্ক্রিপশন পরিষ্কার করুন
আপনার ইনবক্স اگر গুলগুলি হয়, তবে এটাকে পরিষ্কার করতে কিছুক্ষণের বেশি সময় লাগবে। ইনকামিং ইমেইলের জন্য ফিল্টার সেট আপ করার পাশাপাশি, আপনাকে বিদ্যমান অস্ত-ব্যস্ততাও সমাধান করতে হবে। প্রতিদিন ১৫ বা ২০ মিনিট বাদ দিন আপনার সাবস্ক্রিপশন পরিষ্কার করতে এবং আপনার মেসেজগুলোর লেবেল যোগ করতে।
আপনি এটি ম্যানুয়ালি করতে পারেন ইনবক্স স্ক্যান করে, কোন সাবস্ক্রিপশন রাখতে চান এবং কোনগুলো বাদ দিতে চান তা নির্ধারণ করে। যেসব নিউজলেটার বাদ দিতে চান, সেসব বাদ দিতে সময়, প্রেরকের ইমেইলের সাথে from: অপারেটর দিয়ে দ্রুত সার্চ করুন এবং সব ইমেইল মুছে ফেলুন।
আপনি যদি প্রক্রিয়াটি অটোমেট করতে চান, তবে কিছু সার্ভিস দেখতে পারেন। Unroll.Me-এর মতো সার্ভিসের সাথে আপনি আপনার ইমেইল সাবস্ক্রিপশন পরিচালনা করতে পারেন এবং যেসব নিউজলেটার আর গ্রহণ করতে চান না সেসব থেকে Масс আনসাবস্ক্রাইব করতে পারেন।
আপনি যদি Unroll.Me ব্যবহার করতে চান, তবে জানাতে হবে যে কোম্পানিটি gần-hiরে ব্যবহারকারীর তথ্য বিক্রির জন্য সমালোচিত হয়েছে।
সাবস্ক্রিপশনগুলো ইনবক্স বাধা না দিতে দেওয়ার আরেকটি উপায় হল ডিসপোজেবল ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করা, যেহেতু এই সার্ভিসগুলোর কিছু আপনাকে চাইতে পারলে ততক্ষণ ইনবক্স বজায় রাখতে দেয়।
৫. ইনবক্স শূন্য বজায় রাখুন
ইনবক্স পরিষ্কার করার পর, পরিষ্কার ইনবক্স বজায় রাখার জন্য কিছু মৌলিক পদক্ষেপ:
- সোশ্যাল মিডিয়ার ইমেইল নোটিফিকেশন বন্ধ করুন।
- ইমেইলে ব্যয় করা সময় সীমাবদ্ধ করুন। প্রতিদিন ইমেইলে কতক্ষণ দেবেন তা নির্ধারণ করুন এবং তার বেশি না করুন। এটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলে উত্তর দেয়া এবং আর্কাইভ করার অগ্রাধিকার নির্ধারণে সাহায্য করবে।
- ধাপ ২-এর ব্যতিক্রমগুলো নোট করুন। যদি আপনার বস আপনাকে ইমেইলে উত্তর দিতে বলেন, তবে আপনি সেটি উপেক্ষা করতে পারবেন না। সময় সীমা লঙ্ঘনের সকল কারণ পর্যালোচনা করুন এবং যেগুলো গুরুত্বপূর্ণ না সেগুলো কেটে দিন।
- শুধু জরুরি হলে উত্তর দিন। যদি মেসেজ দুই-তিন শব্দের হয়, তবে নিশ্চিতকরণ প্রয়োজন না হলে পাঠানোর দরকার নেই।
আপনি জিমেইল অ্যাকাউন্টে ইনবক্স শূন্য বজায় রাখতে কী টিপস বা ট্রিকস ব্যবহার করেন? কি আপনি মনে করেন এটি একটি ব্যর্থ প্রচেষ্টা? কমেন্টে জানান।
