আজকাল, আপনি স্কুল এবং কাজ এবং এমনকি সেই সমস্ত অনলাইন শপিং অর্ডারগুলি পেতে আপনার ইমেল ইনবক্সে অনেক সময় ব্যয় করছেন৷ এর অর্থ হতে পারে আপনার ইনবক্স একটি গোলমেলে, যার মানে হল আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করা এমন কিছু যা আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ৷
ঠিক আছে, আপনি যদি ইতিমধ্যে এটি ব্যবহার না করে থাকেন, তাহলে Microsoft Outlook অ্যাপ, Microsoft 365-এর অংশ হিসাবে অন্তর্ভুক্ত, Windows 10-এ আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করার একটি দুর্দান্ত উপায়। এটির সাহায্যে, আপনি ইমেলগুলিকে ফোল্ডারে সংগঠিত করতে, টিম মিটিং তৈরি করতে পারেন, এবং আরো অনেক কিছু. এই কারণেই আমাদের সাম্প্রতিক Microsoft 365 অংশে, আমরা Windows-এ Outlook-এর জন্য আমাদের সেরা কিছু অনুশীলনের ব্যাখ্যা করব৷
ফোল্ডার ব্যবহার করুন
প্রথম জিনিসগুলি প্রথমে, আপনি আউটলুকের ফোল্ডারগুলিতে আপনার ইমেলগুলি সংগঠিত করতে চাইবেন৷ এটি আরও সুস্পষ্ট জিনিসগুলির মধ্যে একটি বলে মনে হতে পারে তবে এটি সত্যিই আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করতে এবং নিজেকে সংগঠিত করতে সহায়তা করবে৷ এটা করা বেশ সহজ। প্রথমে, আপনি আউটলুক খুলতে এবং আপনার ইনবক্স এবং বার্তাগুলির তালিকা দেখতে চাইবেন৷ তারপর, সেখান থেকে, ইনবক্স-এ ডান-ক্লিক করুন এবং নতুন ফোল্ডার বেছে নিন .
একবার আপনি এটি করলে, আপনি আপনার ইনবক্সে ফিরে যেতে পারেন, একটি বার্তায় ডান-ক্লিক করতে পারেন এবং তারপরে আপনার তৈরি করা ফোল্ডারটি বেছে নিতে পারেন। আপনি মোছা আইটেম সহ Outlook-এর বেশিরভাগ জায়গায় ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন ফোল্ডার, যেখানে মুছে ফেলা আইটেমগুলি যায়। এটি করার ফলে আপনি অবশেষে ভুলে যেতে পারেন এমন বার্তাগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে৷ এবং, Outlook ডেস্কটপ অ্যাপে আপনি যে ফোল্ডারগুলি তৈরি করেন তা ওয়েবে Outlook এবং আপনার ফোনে Outlook এর সাথেও সিঙ্ক হবে, যা আপনাকে ইমেলগুলি সংগঠিত করার একটি দুর্দান্ত উপায় দেবে, আপনি যেখানেই থাকুন না কেন।
ফিল্টার এবং বিভাগ ব্যবহার করুন
যদি ফোল্ডারগুলি আপনার জন্য কাজ না করে এবং আপনার ইনবক্স এখনও একটি জগাখিচুড়ি হয়, তাহলে Windows 10 এর জন্য Outlook অ্যাপে কিছু অতিরিক্ত নিয়ন্ত্রণ রয়েছে যা আপনি আপনার সুবিধার জন্য ব্যবহার করতে পারেন৷ এর মধ্যে রয়েছে বিভাগ এবং ফিল্টার৷
৷বিভাগগুলি অনেকটা ফোল্ডারগুলির মতো, কিন্তু ইমেলগুলিকে তাদের নিজস্ব জায়গায় স্থানান্তর করার পরিবর্তে, আপনি শ্রেণীবদ্ধ করা প্রতিটি ইমেল একটি রঙের কোড পাবে কারণ এটি আপনার ইনবক্সে থাকবে৷ ডিফল্টরূপে, কয়েকটি বিভাগ আছে। তালিকায় রয়েছে নীল, সবুজ, লাল, হলুদ এবং বেগুনি। যখন আপনি একটি ইমেলকে প্রথমবার শ্রেণীবদ্ধ করতে ডান-ক্লিক করেন, তখন আপনি বিভাগের নাম দেওয়ার বিকল্প পাবেন, এমনকি একটি শর্টকাট বরাদ্দ করুন৷ একবার আপনি আপনার ইমেল শ্রেণীবদ্ধ করার পরে, আপনি হোম দেখতে পারেন৷ ট্যাব করুন এবং একটি ইমেলে বিভাগ আইকন দেখানোর জন্য চার রঙের বর্গাকার আইকনটি বেছে নিন। আপনি তারিখের উপরে নির্দিষ্ট রঙের বিভাগ দেখতে পাবেন।
বিভাগগুলি ছাড়াও, আউটলুকেও ফিল্টার বিকল্প রয়েছে। এই বিকল্পের সাথে, যা হোম এ দেখায় স্ক্রীনের ডানদিকে একটি ত্রিভুজ হিসাবে ট্যাব, আপনি অপঠিত, সংযুক্তি সহ বার্তা, সপ্তাহ, বিভাগ এবং এমনকি কাকে এটিতে সিসি' করা হয়েছে দ্বারা আপনার বার্তাগুলি ফিল্টার করতে পারেন। এটি আপনার ইমেল খুঁজে পাওয়া অনেক সহজ করে তোলে!
আউটলুকের সাথে টিম ব্যবহার করুন
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি আউটলুকের সাথে একসাথে যায় এবং আউটলুক টিমের সাথে একসাথে যায়। কিন্তু, আপনি কি জানেন যে আপনি সরাসরি আউটলুক থেকে টিম মিটিং তৈরি করতে পারেন? মাইক্রোসফ্ট টিম অ্যাপে ম্যানুয়ালি একটি মিটিং তৈরি করার পরিবর্তে, আপনি আউটলুকের মাধ্যমেও একটি করতে পারেন, যেখানে আপনাকে সাধারণত একটি লিঙ্ক ইমেল করতে যেতে হবে।
আপনি কীভাবে এটি করতে পারেন তা আমরা আগে ব্যাখ্যা করেছি, কিন্তু আমরা সংক্ষিপ্ত করব। আবার, এটা বেশ সহজ. প্রথমে, আউটলুক খুলুন এবং আপনি যে অ্যাকাউন্টে এই মিটিং করতে চান তাতে স্যুইচ করুন। এর পরে, উপরের ট্যাবে, এবং হোম নির্বাচন করুন৷ . নতুন ইমেল এর পাশে একটি ড্রপ-ডাউন তীর থাকা উচিত . একবার আপনি এটিতে ক্লিক করলে, সেগুলি টিম মিটিং-এর জন্য একটি বিকল্প হবে৷ . একটি নতুন মিটিং উইন্ডো প্রদর্শিত হবে, এবং তারপর আপনি প্রয়োজনীয় তথ্য ক্ষেত্রগুলি পূরণ করতে পারেন। শেষ হলে, আপনি পাঠান এ ক্লিক করতে পারেন . ঠিক তেমনই, Outlook-এ একটি টিম মিটিং তৈরি করা খুবই সহজ!
স্প্যাম এবং জাঙ্ক ব্লক করুন
জাঙ্ক ইমেল বিপজ্জনক. এটি কেবল আপনার ইনবক্সকে দূষিত করে না, তবে কখনও কখনও সেগুলির লিঙ্কগুলি আপনার পিসির ক্ষতি করতে পারে যদি আপনি দুর্ঘটনাক্রমে ক্লিক করেন। সেজন্য আপনি নির্দিষ্ট প্রেরকদের ক্লিক করে আউটলুকের জাঙ্ক ব্লক করতে পারেন। সাধারণত, Outlook-এর নিজস্ব স্প্যাম এবং জাঙ্ক ফিল্টারগুলি কাজটি করবে, কিন্তু আপনি যদি ক্রমাগত অবাঞ্ছিত বার্তা পেয়ে থাকেন, তাহলে আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের থেকে বার্তাগুলি ব্লক করতে Windows 10-এ Outlook অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন৷
বার্তাগুলি ব্লক করতে, আপনি হোম -এ যেতে পারেন৷ ট্যাব, তারপরে জাঙ্ক ইমেল বিকল্প . তারপরে আপনার একটি নতুন উইন্ডো পাওয়া উচিত, যা আপনাকে কোন প্রেরক এবং কোন দেশ থেকে আপনি স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত করতে চান তা চয়ন করতে দেয়৷ এখান থেকে, আপনি আপনার সুরক্ষার স্তরও পরিবর্তন করতে পারেন।
শুধুমাত্র নিম্ন, উচ্চ এবং নিরাপদ তালিকা থেকে বিভিন্ন স্তর রয়েছে। আপনি যদি অনেক জাঙ্ক বার্তা না পান তাহলে কম সাধারণত সেরা হয়৷ উচ্চ যদি আপনি অনেক আবর্জনা প্রাপ্ত হয়. এবং নিরাপদ তালিকা সবচেয়ে সীমাবদ্ধ. মাইক্রোসফ্ট এই সমর্থন পৃষ্ঠায় এইগুলির প্রতিটিকে গভীরভাবে ব্যাখ্যা করে৷
৷আমাদের আরও গাইড আছে!
আউটলুকের সাথে ইমেল করার জন্য আমাদের সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি কেবল শুরু। আমরা আউটলুক অ্যাপের জন্য আমাদের প্রিয় কিছু কৌশলও ব্যাখ্যা করেছি, যার মধ্যে কীবোর্ড শর্টকাট এবং ব্যাক আপ ইমেল রয়েছে। এবং, আমরা ওয়েবে আউটলুক থেকে সর্বাধিক সুবিধা পাওয়ার জন্য কিছু টিপস এবং কৌশল শেয়ার করেছি। এটি আমাদের Microsoft 365 কভারেজের সমস্ত অংশ, যা আপনি এখানে আরও গাইড, কীভাবে-করুন, সংবাদ নিবন্ধ এবং আরও অনেক কিছু খুঁজে পেতে পারেন৷
