এইদিনים আপনি ইমেল ইনবক্সে অনেক সময় কাটাতে পারেন স্কুল, কাজ এবং অনলাইন শপিং অর্ডারের জন্য। এতে ইনবক্স গোলমাল হতে পারে, তাই ইমেল ম্যানেজমেন্ট এখন আরও গুরুত্বপূর্ণ।
যদি ইতিমধ্যে ব্যবহার না করছেন, তবে মাইক্রোসফট আউटलুক অ্যাপ, যা মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর অংশ, উইন্ডোজ ১০-এ ইমেল ম্যানেজ করার চমৎকার উপায়। এতে ইমেল ফোল্ডারে সংগঠিত করা, টিমস মিটিং তৈরি করা এবং আরও অনেক কিছু করা যায়। তাই আমাদের লেটেস্ট মাইক্রোসফট ৩৬৫ পিসে আউटलুকের সেরা অনুশীলনগুলো ব্যাখ্যা করব।
ফোল্ডার ব্যবহার করুন
প্রথমেই, আপনার ইমেলগুলো আউटलুকে ফোল্ডারে সংগঠিত করুন। এটি সাধারণ জিনিস মনে হলেও এটি খুব সাহায্য করে ইনবক্স পরিষ্কার রাখতে এবং নিজেকে সংগঠিত রাখতে। এটি করা সহজ। আউटलুক খুলুন → ইনবক্স ও মেসেজ লিস্টে যান → Inbox-এ রাইট-ক্লিক → New Folder।
এবার ইনবক্সে ফিরে মেসেজে রাইট-ক্লিক → আপনার তৈরি ফোল্ডার বেছে নিন। আউटलুকের অধিকাংশ জায়গায় ফোল্ডার তৈরি করা যায়, Deleted Items ফোল্ডারও আছে যেখানে ডিলিটেড আইটেম যায়। এতে ভুলে যাওয়া মেসেজ খুঁজে পাওয়া সহজ। আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপে তৈরি ফোল্ডার আউटलুক ওয়েবে এবং ফোনে সিঙ্ক হবে, যেকোনো জায়গা থেকে ইমেল সংগঠিত রাখতে সুবিধা।
ফিল্টার এবং ক্যাটাগরি ব্যবহার করুন
ফোল্ডার কাজ না করলে এবং ইনবক্স গোলমাল থাকলে আউटलুক অ্যাপে উইন্ডোজ ১০-এ কিছু অতিরিক্ত কন্ট্রোল আছে যা আপনি সুবিধা নিতে পারেন। এতে ক্যাটাগরি এবং ফিল্টার রয়েছে।
ক্যাটাগরি ফোল্ডারের মতোই, কিন্তু ইমেল আলাদা স্পেসে সরানোর বদলে প্রতিটি ক্যাটাগরাইজড ইমেল ইনবক্সে থাকার সময় কালার কোড পাবে। ডিফল্টে কয়েকটি ক্যাটাগরি আছে—ব্লু, গ্রিন, রেড, ইয়েলো, পার্পল। প্রথমবার ইমেল ক্যাটাগরাইজ করার সময় রাইট-ক্লিক করলে ক্যাটাগরির নাম দেয়া এবং শর্টকাট অ্যাসাইন করার অপশন मिलবে। ক্যাটাগরাইজ করার পর Home ট্যাবের চার রঙের স্কোয়ার আইকনে ক্লিক করলে ইমেলে ক্যাটাগরি আইকন見える। তারিখের উপরে স্পেসিফিক কালার ক্যাটাগরি দেখাবে।
ক্যাটাগরির পাশাপাশি আউटलুকে ফিল্টার অপশনও আছে। Home ট্যাবে ডান পাশে ট্রায়্যাঙ্গেল আইকন হিসেবে থাকে। এর মাধ্যমে মেসেজ ফিল্টার করুন: আনরিড, অ্যাট্যাচমেন্টযুক্ত মেসেজ, সপ্তাহ অনুযায়ী, ক্যাটাগরি অনুযায়ী, এবং কে সিসি-এ আছে। এতে ইমেল খুঁজে পাওয়া অনেক সহজ!
আউटलুক সাথে টিমস ব্যবহার করুন
মাইক্রোসফট টিমস আউटलুক সাথে যাবে, আউटलুক টিমসের সাথে যাবে। কিন্তু কি জানেন আউटलুক থেকে সরাসরি টিমস মিটিং তৈরি করা যায়? ম্যানুয়ালি টিমস অ্যাপে মিটিং তৈরি না করে আউटलুকেই তৈরি করা যায়, যেটি আপনি সাধারণত লিংক ইমেইল করার জন্য যান।
আমরা আগে ব্যাখ্যা করেছিলাম, কিন্তু সংক্ষেপে: খুব সহজ। আউटलুক খুলুন → মিটিংয়ের জন্য যে অ্যাকাউন্ট চান সেটি স্যুইচ করুন → টপ ট্যাবে Home সিলেক্ট করুন। New Email-এর পাশে ড্রপডাউন অ্যারো থাকবে। ক্লিক করলে Teams Meeting অপশন থাকবে। নতুন মিটিং উইন্ডো আসবে, ইনফো ফিল্ড ফিল আউট করুন। শেষে Send ক্লিক করুন। বস! আউटलুকে টিমস মিটিং তৈরি করা এতটো সহজ!
স্প্যাম এবং জাঙ্ক ব্লক করুন
জাঙ্ক ইমেল বিপদজনক। শুধু ইনবক্স দূষণ করে না, তাদের লিংকে অকস্মাত ক্লিক করলে পিসি ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে। তাই আউटलুকে নির্দিষ্ট সেন্ডার ব্লক করে জাঙ্ক বাদ দিন। সাধারণত আউटलুকের নিজস্ব স্প্যাম/জাঙ্ক ফিল্টার কাজ করে, কিন্তু যদি liên tục অনিচ্ছাকৃত মেসেজ পান, তবে উইন্ডোজ ১০-এ আউटलুক অ্যাপ থেকে নির্দিষ্ট সেন্ডার ব্লক করুন।
মেসেজ ব্লক করতে: Home ট্যাব → Junk email options। নতুন উইন্ডো আসবে, সেখানে কোন সেন্ডার এবং কোন দেশ থেকে ইমেল স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত করবেন সেটি বেছে নিন। এখান থেকে প্রোটেকশন লেভেলও পরিবর্তন করতে পারবেন।
বিভিন্ন লেভেল আছে: Low, High, Safe Lists Only। Low সবচেয়ে ভালো যদি কম জাঙ্ক মেসেজ পান। High যদি অনেক জাঙ্ক পান। Safe lists সবচেয়ে স্ট্রিক্ট। মাইক্রোসফট সাপোর্ট পেজে এগুলো বিস্তারিত ব্যাখ্যা করা আছে।
আমাদের আরও গাইড আছে!
আউटलুক দিয়ে ইমেল করার আমাদের সেরা অনুশীলন শুধু শুরু। আমরা আউटलুক অ্যাপের প্রিয় ট্রিকসও ব্যাখ্যা করেছি—কীবোর্ড শর্টকাট এবং ইমেল ব্যাকআপ। আউटलুক ওয়েবে সেরা আউটপুট পাওয়ার টিপস ও ট্রিকসও শেয়ার করেছি। সবই আমাদের মাইক্রোসফট ৩৬৫ কভারেজের অংশ, আরও গাইড, হাউ-টু, নিউজ আর্টিকেল পেতে এক্সপ্লোর করুন।
