মেল মার্জ হল সেই পুরানো বন্ধুদের একজনের মতো যা আপনি বছরের পর বছর ধরে ডাকেননি৷ অবমূল্যায়ন করা এবং উপেক্ষা করা, যতদিন না আপনার প্রয়োজন ততদিন পর্যন্ত।
শেষ মুহুর্তে কয়েকশ আমন্ত্রণ পরিচালনা করার কাজ আপনাকে অর্পণ করা না হওয়া পর্যন্ত আপনি এটির সম্ভাব্যতা উপলব্ধি করতে পারবেন না। হতে পারে, এগুলি বিয়ের আমন্ত্রণগুলির একটি গুচ্ছ বা আসন্ন জম্বি অ্যাপোক্যালিপসের জন্য একটি লাল সতর্কতা। অথবা, এটি নিরীহ কিছু হতে পারে - যেমন ঠিকানা লেবেল এবং নামের ব্যাজগুলির একটি গুচ্ছ প্রিন্ট করা।
চিন্তা করবেন না। আপনি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক 2016 এর সাথে কয়েক মিনিটের মধ্যে কয়েকটি ক্লিকের মাধ্যমে ব্যক্তিগতকৃত গণ ইমেল পাঠাতে পারেন। এবং দিন বাঁচান।
কখন আপনার মেল মার্জ ব্যবহার করা উচিত?
আমি এগিয়ে যাওয়ার আগে, মেইল মার্জ ব্যবহার করা হয় যখন আপনি বেশ কয়েকটি নথি তৈরি করতে চান যা মূলত একই কিন্তু যেখানে প্রতিটি নথিতে অনন্য বিবরণ থাকে। ইমেলগুলি একই বিন্যাস এবং একই পাঠ্য এবং গ্রাফিক্স শেয়ার করে যদি থাকে। উদাহরণস্বরূপ, আমন্ত্রণগুলি যেখানে পাঠ্য একই থাকে তবে নাম, ঠিকানা বা এমনকি বিষয়ের বিটগুলি প্রতিটির জন্য অনন্য।
মেল একত্রীকরণ — মানুষের একটি গোষ্ঠীকে একটি বার্তা ইমেল করার বিপরীতে — বার্তাটির প্রতিটি প্রাপককে একমাত্র প্রাপক করে তোলে .
আমি এখন পর্যন্ত তাদের জন্য সবচেয়ে ভালো ব্যবহার পেয়েছি – প্রতিটি নিয়োগকর্তার জন্য কাস্টম বিবরণ সহ একটি কাজের সন্ধান পাওয়ার টুল হিসাবে গণ ইমেল ব্যবহার করুন।
মেল মার্জ বৈশিষ্ট্য দুটি অংশ ব্যবহার করে:
- প্রধান ধ্রুবক নথি (এখানে:মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড) যেখানে আপনি ইমেলের বডি লিখবেন।
- পরিবর্তনযোগ্য ডেটা উৎস (এখানে:মাইক্রোসফ্ট আউটলুক পরিচিতি) যা সাধারণত প্রাপকের ঠিকানা এবং নাম।
এই দুটি "একীভূত" হয়। আউটলুক মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটের একটি অংশ হওয়ায়, কেউ এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে বাল্ক মেল পাঠাতে পারে, প্রতিটি আলাদা পরিচিতির জন্য ব্যক্তিগতকৃত। এটি স্প্যামিং নয়, যদিও আমি অনুমান করি ভুল হাতে, মেল মার্জ অযাচিত ইমেলগুলির সাথে কার্পেট বোমার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে৷
মাইক্রোসফ্ট অফিস আপনাকে ঠিকানার বিশদ বিবরণের জন্য বিভিন্ন ডেটা উত্স ব্যবহার করার অনুমতি দেয় - উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি এক্সেল স্প্রেডশীট বা এমনকি একটি অ্যাক্সেস ডাটাবেস ব্যবহার করতে পারেন। এখানে, আপনি ইমেল পাঠাতে আপনার Microsoft Outlook পরিচিতি ব্যবহার করবেন।
মেল মার্জের জন্য আপনার পরিচিতিগুলির পুল প্রস্তুত করুন
সুতরাং, আপনি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক চালু করার পরে চলুন ধাপগুলি ভেঙে দেওয়া যাক৷
৷1. মানুষ খুলুন৷ আপনার পরিচিতির তালিকা প্রদর্শন করতে।
আপনি ব্যক্তিগতকৃত ইমেল তালিকায় যে পরিচিতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান (CTRL + ক্লিক) নির্বাচন করুন৷ একটি বিশাল তালিকা পরিচালনা করা সহজ করতে, বাছাই ব্যবহার করুন৷ বিকল্পগুলি উপলব্ধ (সমস্ত এর পাশের ড্রপডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন৷ ) এটিকে আরও পরিচালনাযোগ্য করতে, আপনি একই ড্রপডাউনের মাধ্যমে বিভাগ অনুসারে সাজাতে পারেন।
মনে রাখবেন: মেল মার্জ বিতরণ তালিকার সাথে কাজ করে না।
2. মেল মার্জ নির্বাচন করুন৷ রিবন> হোম> অ্যাকশন গ্রুপ থেকে .
3. মেল মার্জ পরিচিতি স্ক্রীনে যা আপনার এখন দেখা উচিত, শুধুমাত্র নির্বাচিত পরিচিতিগুলি বেছে নিন যদি ব্যক্তিগতকৃত ইমেলটি পরিচিতিগুলির একটি নির্বাচিত ব্যাচের জন্য বোঝানো হয়। নিচে মার্জ অপশন সেকশনের অধীনে, নিম্নলিখিত প্যারামিটার নির্বাচন করুন।
- নথির ধরন: ফর্ম লেটার্স
- এতে মার্জ করুন: ইমেইল
- বার্তার বিষয় লাইন: সমস্ত ইমেলের জন্য বিষয় লাইন পরিবর্তন হবে না.
4. ঠিক আছে ক্লিক করুন৷ এবং তারপর Microsoft Word আপনার জন্য ব্যক্তিগতকৃত বার্তা রচনা করার জন্য চালু করবে।
Microsoft Word-এ ব্যক্তিগতকৃত বার্তা লিখুন
রিবনের মেইলিং ট্যাবটি সামনে এবং কেন্দ্রে রয়েছে। এখানে, আপনি একটি ব্যক্তিগত অভিবাদন লাইন দিয়ে আপনার গণ ইমেল শুরু করতে চান৷ . মেলিং থেকে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে ট্যাবে, গ্রিটিং লাইন নির্বাচন করুন .
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, ডায়ালগ বক্সে মিস্টার র্যান্ডালের নাম আগে থেকেই লেখা হয়েছে। এটি আপনার পরিচিতি তালিকা থেকে নামের জন্য একটি স্থানধারক। তার ঠিক নীচে, আপনি আপনার তালিকা থেকে নামের একটি পূর্বরূপ দেখতে পারেন। আপনি এখানে দেওয়া বিকল্পগুলির সাথে এন্ট্রিগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন৷
৷
মনে রাখবেন যে মার্জ ক্ষেত্রগুলি আপনার মেলিং তালিকার কলাম শিরোনাম থেকে আসে। তাই, অমিল থাকলে, ম্যাচ ফিল্ড ব্যবহার করুন একত্রীকরণ সঠিক থাকে তা নিশ্চিত করতে। যদি আপনি চান যে একটি ক্ষেত্র "মেলেনি" বলে, সেই ক্ষেত্রের জন্য ড্রপ-ডাউন তালিকা নির্বাচন করুন এবং তারপর আপনার তালিকার সেই কলামটির সাথে মেলে এমন কলামের নাম চয়ন করুন৷
আপনি যখন ঠিক আছে ক্লিক করুন এবং এখান থেকে প্রস্থান করুন, অভিবাদন লাইনের জন্য একটি স্থানধারক (প্রিয় মিঃ…) ওয়ার্ড নথিতে স্থাপন করা হয়েছে।
এটি মনে রাখবেন: আপনি অতিরিক্ত ক্ষেত্র সহ নথিতে অতিরিক্ত তথ্য প্রবেশ করতে পারেন৷
একত্রীকরণ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করাতে ক্লিক করুন। এই ডেটা অবশ্যই আপনার আসল ডেটা উত্সে উপস্থিত থাকতে হবে যা এই ক্ষেত্রে, মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের পরিচিতি তথ্য৷ উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে – বাড়ির ঠিকানা, বাড়ির ফোন, চাকরির শিরোনাম ইত্যাদি। আপনি ছোট ড্রপডাউন তীরটিতে ক্লিক করলে সম্পূর্ণ তালিকা দেখতে পাবেন।
অভিবাদন ফর্ম্যাট করুন। অভিবাদন লাইনটিকে আপনি যেভাবে চান সেভাবে ফর্ম্যাট করতে, প্রতিটি প্রান্তে চিহ্ন সহ পুরো ক্ষেত্রটি হাইলাইট করুন। হোম এ যান৷ ট্যাব এবং ফন্ট সেটিংস ব্যবহার করুন। এছাড়াও, লাইন স্পেসিং সেট করুন লাইন ব্যবধান আপনার নথির বাকি ব্যবধানের সাথে মেলে তা নিশ্চিত করতে।
এখনই বার্তা টাইপ করুন
বার্তাটির শুরু হল <
ইমেলের মূল অংশটি হয়ে গেলে, Finish &Merge> Send E-mail Messages-এ ক্লিক করুন .
ই-মেইলে মার্জ করুন ডায়ালগ বক্স খোলে। ঠিক আছে ক্লিক করুন .
MS Word তারপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ফ্ল্যাশে ইমেল পোস্ট করার কাজ করে। Word প্রতিটি ঠিকানায় একটি পৃথক ইমেল পাঠায়। আপনি অন্য প্রাপকদের CC বা BCC করতে পারবেন না এবং আপনি সংযুক্তি যোগ করতে পারবেন না ইমেইলে।
আপনি মেল মার্জের জন্য যে নথিটি ব্যবহার করেছেন তা সংরক্ষণ করতে পারেন, কারণ এটি ডেটা উত্সের সাথে যেমন পরিচিতিগুলির লিঙ্কটিকেও সংরক্ষণ করে৷ আপনি যখন মেল মার্জ ডকুমেন্ট খুলবেন, তখন হ্যাঁ বেছে নিন যখন শব্দ আপনাকে সংযোগ রাখতে অনুরোধ করে।
আপনার ইমেল টুলসেটে এই টাইমসেভার যোগ করুন
একবার আপনি এটিকে আটকে ফেললে, পুরো প্রক্রিয়াটি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত মাত্র কয়েক মিনিট সময় নেয়। একই সময়ে, শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির জন্য একটি ইমেল রচনা করতে লাগে, এখন আপনি একটি গোষ্ঠীর জন্য এটি করতে পারেন। দলটি কত বড় তা বিবেচ্য নয়।
এছাড়াও, শুভেচ্ছা হিসাবে প্রাপকের নাম ব্যবহার করা একটি ভাল গ্রুপ ইমেল আচরণ। এটি ইমেলে আরও ব্যক্তিগত স্পর্শ দেয়। কিছু, একটি CC-ed ইমেলের খুব অভাব।
এরপরে, আপনি অক্ষর, লেবেল এবং খাম মুদ্রণ করতে মেল মার্জ করার চেষ্টা করতে পারেন। আপনি Microsoft Outlook PST ফাইলগুলিকে মার্জ করার সহজ পদ্ধতিগুলি সম্পর্কেও জানতে চাইতে পারেন৷ আরো আউটলুক টিপস জন্য ক্ষুধার্ত? তারপর সময় এসেছে আউটলুকের স্বল্প পরিচিত বৈশিষ্ট্যগুলি অন্বেষণ করার!
৷