আউटलুকে মেইল মার্জ ব্যবহার করে ব্যক্তিগতকৃত ম্যাস ইমেল পাঠানোর পদ্ধতি

মেইল মার্জ لتلك পুরনো বন্ধুর মতো যাকে আপনি বছরের পর বছর কল করেননি। অনুমান করা হয়েছে এবং উপেক্ষা করা হয়েছে, যতক্ষণ না আপনি তাদের খুব বुरीভাবে দরকার করেন।

আপনি বুঝতে পারেন না এর পটেনশিয়াল যতক্ষণ না আপনাকে শেষ মুহূর্তে কয়েক সো আমন্ত্রণ ম্যানেজ করার দায়িত্ব দেওয়া হয়। হয়তো, সেগুলো কয়েক সো বিয়ের আমন্ত্রণ বা জম্বি আপোক্যালিপ্সের রেড আলার্ট। অথবা, এটি কিছু অনির্দিষ্ট জিনিস হতে পারে — যেন কয়েক সো ঠিকানার লেবেল এবং নাম ব্যাজ প্রিন্ট করা।

চিন্তা করবেন না। আপনি মাইক্রোসফ্ট আউटलুক ২০১৬-এ ব্যক্তিগতকৃত ম্যাস ইমেল পাঠাতে পারেন কয়েক মিনিটে কয়েক ক্লিক দিয়ে। এবং দিনটি বাঁচান।

মেইল মার্জ কখন ব্যবহার করা উচিত?

আগে বেড়ানোর আগে, মেইল মার্জ ব্যবহার করা হয় যখন আপনি অনেক ডকুমেন্ট তৈরি করতে চান যেগুলো মূলত একই কিন্তু প্রতিটি ডকুমেন্টে унікаল ডিটেইল থাকে। ইমেলগুলো একই ফরম্যাট এবং একই টেক্সট এবং গ্রাফিক্স শেয়ার করে যদি থাকে। উদাহরণস্বরূপ, আমন্ত্রণ যেখানে টেক্সট একই থাকে কিন্তু নাম, ঠিকানা, বা এমনকি সাবজেক্ট বিটস প্রতিটি জনের জন্য উникаল।

মেইল মার্জ — গ্রুপের লোকদের ইমেল পাঠানোর মতো নয় — প্রতিটি প্রাপককে মেসেজের একমাত্র প্রাপক করে তোলে।

আমি এখনো যা সেরা ব্যবহার পেয়েছি সেটি — মাস ইমেলকে জব হান্টিং পাওয়ার টুল হিসেবে ব্যবহার করা কাস্টম ডিটেইলস প্রতিটি কর্মদাতার জন্য।

মেইল মার্জ ফিচার দুটি অংশ ব্যবহার করে:

• মেইন কনস্ট্যান্ট ডকুমেন্ট (এখানে: মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড) যেখানে আপনি ইমেলের বডি লিখেন।
• চেঞ্জেবল ডেটা সোর্স (এখানে: মাইক্রোসফ্ট আউटलুক কন্টাক্টস) যা সাধারণত প্রাপকের ঠিকানা এবং নাম।

এই দুটি "মার্জ" হয়। আউटलুক যেহেতু মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটের অংশ, এই ফিচার ব্যবহার করে বাল্কে মেইল পাঠানো যায়, প্রতিটি ভিন্ন কন্টাক্টের জন্য ব্যক্তিগতকৃত। এটি স্প্যামিং নয়, যদিও মনে হয় ভুল হাতে মেইল মার্জ ব্যবহার করে অনসোলিসিটেড ইমেল দিয়ে কาร์পেট বোম্বিং করা যায়।

মাইক্রোসফ্ট অফিস আপনাকে ভিন্ন ডেটা সোর্স ব্যবহার করার অনুমতি দেয় ঠিকানার ডিটেইলের জন্য — উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি এক্সেল স্প্রেডশিট বা এমনকি একটি অ্যাক্সেস ডেটাবেস ব্যবহার করতে পারেন। এখানে, আপনি আপনার মাইক্রোসফ্ট আউटलুক কন্টাক্টস ব্যবহার করবেন ইমেল পাঠাতে।

মেইল মার্জের জন্য আপনার কন্টাক্ট পুল প্রস্তুত করুন

তাহলে, মাইক্রোসফ্ট আউटलুক লঞ্চ করার পর ধাপগুলো ভাঙিয়ে দেখি।

১. People খুলুন আপনার কন্টাক্টের তালিকা দেখানোর জন্য।

সিলেক্ট করুন কন্টাক্টগুলো (CTRL + Click) যেগুলো আপনি ব্যক্তিগতকৃত ইমেল লিস্টে অন্তর্ভুক্ত করতে চান। একটি বড় লিস্ট ম্যানেজ করা সহজ করতে, Sort অপশনগুলো ব্যবহার করুন ( All-এর পাশের ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন)। এটিকে আরও ম্যানেজযোগ্য করতে, আপনি ক্যাটাগরি অনুযায়ী সর্ট করতে পারেন একই ড্রপডাউন থেকে।

লক্ষ্য করুন: মেইল মার্জ ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টের সাথে কাজ করে না।

২. Ribbon > Home > Actions Group- থেকে Mail Merge সিলেক্ট করুন।

৩. আপনি যা এখন দেখতে পাচ্ছেন মেইল মার্জ কন্টাক্টস স্ক্রিনে, Only selected contacts বেছে নিন যদি ব্যক্তিগতকৃত ইমেল একটি নির্বাচিত ব্যাচ কন্টাক্টের জন্য। নিচে মার্জ অপশন সেকশনে, নিম্নলিখিত প্যারামিটার সিলেক্ট করুন।

• Document type: Form Letters
• Merge to: Email
• Message Subject Line: সাবজেক্ট লাইন সব ইমেলের জন্য একই থাকবে।

৪. OK-এ ক্লিক করুন এবং তারপর মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড লঞ্চ হবে আপনার ব্যক্তিগতকৃত মেসেজ কম্পোজ করার জন্য।

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে ব্যক্তিগতকৃত মেসেজ লিখুন

রিবনে Mailings ট্যাব সামনে দেখা যাচ্ছে। এখানে, আপনি আপনার মাস ইমেল শুরু করতে চাবেন একটি ব্যক্তিগতকৃত গ്രീটিং লাইন দিয়ে। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে Mailings ট্যাব থেকে, Greeting Line সিলেক্ট করুন।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, ডায়লগ বক্স মিস্টার র্যান্ডলের নাম দিয়ে প্রি-পপুলেটেড। এটি আপনার কন্টাক্ট লিস্ট থেকে নামের জন্য একটি প্লেসহোল্ডার। তার ঠিক নিচে, আপনি আপনার লিস্ট থেকে নামের প্রিভিউ চেক করতে পারেন। আপনি এখানে দেওয়া অপশন দিয়ে এন্ট্রিগুলো কাস্টমাইজ করতে পারেন।

লক্ষ্য করুন যে মার্জ ফিল্ডগুলো আপনার মেইলিং লিস্টের কলাম হেডিং থেকে আসে। তাই, যদি মিসম্যাচ থাকে, তবে Match Fields ব্যবহার করুন নিশ্চিত করতে যে মার্জটি সঠিক থাকে। আপনি যদি একটি ফিল্ড চান যা "Not Matched" বলে, সেটির জন্য ড্রপডাউন লিস্ট সিলেক্ট করুন এবং তারপর কলামের নাম বেছে নিন যা আপনার লিস্টে সেই কলামের সাথে মিলে।

আপনি OK-এ ক্লিক করলে এবং এখান থেকে এক্সিট করলে, গ്രീটিং লাইনের জন্য একটি প্লেসহোল্ডার (প্রিয় শ্রী...) ওয়ার্ড ডকুমেন্টে রাখা হয়।

এটি মনে রাখবেন: আপনি অতিরিক্ত ইনফরমেশন ডকুমেন্টে যোগ করতে পারেন অতিরিক্ত ফিল্ডস দিয়ে।

Insert Merge Field. -এ ক্লিক করুন। এই ডেটা আপনার মূল ডেটা সোর্সে উপস্থিত থাকতে হবে যা এই কেসে, মাইক্রোসফ্ট আউटलুকের কন্টাক্টস ইনফরমেশন। উদাহরণস্বরূপ — হোম অ্যাড্রেস, হোম ফোন, জব টাইটেল ইত্যাদি। আপনি টাইনি ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলে সম্পূর্ণ লিস্ট দেখতে পাবেন।

গ്രീটিং ফরম্যাট করুন। গ্রিটিং লাইনটি আপনার চাওয়া ভাবে ফরম্যাট করতে, পুরো ফিল্ডটি হাইলাইট করুন, প্রতিটি প্রান্তে মার্কসসহ। Home ট্যাবে যান এবং ফন্ট সেটিংস ব্যবহার করুন। আরো, Line Spacing সেট করুন নিশ্চিত করতে যে লাইন স্পেসিং আপনার ডকুমেন্টের বাকি অংশের স্পেসিং-এ মিলে।

এখন মেসেজ টাইপ করুন

মেসেজের শুরুটি হল <<GreetingLine>> প্লেসহোল্ডার এবং/অথবা অন্য কোনো ফিল্ড যা আপনি এক্সট্রা মার্জ ফিল্ডস দিয়ে ইনসার্ট করেছেন। আপনার মেসেজ কম্পোজ করুন। মনে রাখবেন, এটি ম্যাস ইমেলিং-এ সেরা। তাই, আপনি যা যতটা পারেন ইমেল এটিকেট ব্যবহার করুন।

যখন ইমেলের বডি ডান হয়, Finish & Merge > Send E-mail Messages-এ ক্লিক করুন।

Merge to E-mail ডায়লগ বক্স খুলবে। OK-এ ক্লিক করুন।

এমএস ওয়ার্ড তারপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলো পোস্ট করবে এক চমকে। ওয়ার্ড প্রতিটি ঠিকানায় একটি ইন্ডিভিজুয়াল ইমেল পাঠায়। আপনি CC বা BCC অন্য প্রাপক যোগ করতে পারবেন না, এবং আপনি ইমেলে আট্যাচমেন্ট যোগ করতে পারবেন না।

আপনি মেইল মার্জের জন্য ব্যবহার করা ডকুমেন্টটি সেভ করতে পারেন, কারণ এটি ডেটা সোর্সের সাথে লিংকও সেভ করে অর্থাৎ কন্টাক্টস। আপনি মেইল মার্জ ডকুমেন্ট খোলার সময়, Yes বেছে নিন ওয়ার্ড আপনাকে প্রম্পট করলে কানেকশন রাখতে।

এই টাইম-সেভারকে আপনার ইমেল টুলসেটে যোগ করুন

একবার আপনি একটু হ্যাঙ্গ পেলে, পুরো প্রক্রিয়া শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত বামुशকिल কয়েক মিনিট নেয়। একই সময়ে যেটি শুধু একজনের জন্য ইমেল কম্পোজ করতে লাগে, এখন আপনি একটি গ্রুপের জন্য করতে পারেন। গ্রুপ কত বড় সেটি মানে রাখে না।

এছাড়া, এটি একটি ভালো গ্রুপ ইমেল বিহেভিয়ার প্রাপকের নাম গরিটিং হিসেবে ব্যবহার করা। এটি ইমেলে আরও ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করে। কিছু, একটি CC-কৃত ইমেল فيهরливо না করে।

পরবর্তী, আপনি মেইল মার্জ ট্রাই করতে পারেন লেটার, লেবেল, এবং এনভেলপ প্রিন্ট করতে। আপনি মাইক্রোসফ্ট আউटलুক PST ফাইল মার্জ করার সহজ মেথড সম্পর্কেও জানতে চাইতে পারেন। আরও আউटलুক টিপস ক্ষুধার্ত? তবে আউटलুকের কম পরিচিত ফিচার এক্সপ্লোর করার 시간!।