মেইল মার্জ শুনতে ৯০ের দশকের টার্ম লাগে, না? কিন্তু অনফ্যাশনেবল হলে কথা বলা, বড় সংখ্যক কন্টাক্টের কাছে ইমেইল একসাথে পাঠাতে এটিই পথ। একটি খুব নিফটি জিমেইল অ্যাড-অনের সুনিবিধায়, এটা করা এখন সহজে سهل।
এই আর্টিকেলে আমরা দেখাবো কীভাবে জিমেইলে মেইল মার্জ পাঠাতে হয় "Mail Merge with Attachments" অ্যাড-অন ব্যবহার করে গুগল শিটের জন্য।
নোট: এই এক্সটেনশনের ফ্রি ভার্সন আপনাকে দিনে ৫০ ইমেইল পর্যন্ত সীমাবদ্ধ রাখে, যদিও আপনি ক्रमাগত দিনগুলোর জন্য শিডিউল করতে পারেন। প্রিমিয়াম ভার্সন ($২৯) এটিকে ২৫০ করে দেয় স্ট্যান্ডার্ড জিমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য এবং ১৫০০ যদি আপনার গুগল অ্যাপস ফর ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থাকে।
- এই মেইল মার্জ অ্যাট্যাচমেন্ট আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে যোগ করুন। (আপনাকে আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করতে হবে।)
- এরপর, একটি ব্ল্যাঙ্ক গুগল শিট ডকুমেন্ট খুলুন, তারপর সিলেক্ট করুন "Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Create Merge Template."
- বিভিন্ন ক্যাটেগরি আসবে যা আপনার কন্টাক্ট লিস্ট ম্যানেজ করতে সাহায্য করবে যাদের কাছে আপনি মেইল মার্জ পাঠাবেন।
- এরপর, আপনি ম্যানুয়ালি কন্টাক্ট যোগ করতে পারেন, কিন্তু আপনি যদি কিছু কাজ বাঁচাতে চান এবং আপনার প্রয়োজনীয় সকল কন্টাক্ট গুগল কন্টাক্টসে থাকে, তবে সেগুলো ইম্পোর্ট করলেই হবে।
- আপনার গুগল কন্টাক্ট ইম্পোর্ট করতে, যান "Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Import Google Contacts," তারপর সিলেক্ট করুন আপনার কন্টাক্ট গ্রুপগুলো থেকে কী গ্রুপের লোকজন যোগ করতে চান। (আপনি যদি এখনো যে গ্রুপে মেইল মার্জ পাঠাতে চান সেটি গুগল কন্টাক্টসে না বানান, তবে আগে সেটি করুন।)
- একবার আপনি আপনার কন্টাক্ট ইম্পোর্ট করলে, আপনি স্পেসিফিক (বা সকল) কন্টাক্টের কাছে পাঠাতে আট্যাচমেন্ট যোগ করতে পারেন মেইল মার্জে। এজন্য, "File Attachments" কলামের অধীনে যেই কন্টাক্টকে আট্যাচমেন্ট পাঠাতে চান সেটির সাথে মিলে যাওয়া কলামটি সিলেক্ট করুন।
- এরপর, যান "Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Add File Attachments," তারপর সিলেক্ট করুন আপনি আপনার আট্যাচমেন্ট যোগ করার লোকেশন।
- আট্যাচমেন্ট যোগ হলে, আপনি সেটি অন্য রিসিপিয়েন্টদের কাছে কপি-পেস্ট করতে পারেন শিটে। সকল রিসিপিয়েন্টের কাছে আট্যাচমেন্ট পাঠাতে, আপনার মাউস আট্যাচমেন্ট ওয়ালা সেলের নিচের ডান কোণে নিয়ে যান যতক্ষণ না আপনার কার্সর একটি ব্ল্যাক ক্রস হয়ে যায়, তারপর ক্লিক-এন্ড-ড্র্যাগ করুন আপনার কন্টাক্ট লিস্টের একদম নিচে পর্যন্ত।
- আপনি যদি নির্দিষ্ট তারিখ ও সময়ে ইমেইল পাঠাতে চান, তবে "Scheduled Date" কলামে সেটি ফরম্যাটে দিন: "dd/mm/yyyy hh:hh," এবং প্রতিটি কলামে কপি-পেস্ট করুন।
- এখন আপনার মেসেজ লিখার পালা। যান "Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Configure Mail Merge."
- একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি আপনার ডিটেইল দিতে পারবেন। আপনার প্রিমিয়াম ভার্সন থাকলে, আপনি এক্সট্রা জিনিস সিলেক্ট করতে পারবেন এখানে যেমন কে আপনার ইমেইল খোলেছে ট্র্যাক করার জন্য একটি বক্স টিক করা এবং এভাবেই।
- Continue-এ ক্লিক করুন, তারপর সিলেক্ট করুন আপনি এক্সিস্টিং জিমেইল ড্রাফট টেমপ্লেট হিসেবে ব্যবহার করবেন কি আপনি নিজের টেমপ্লেট প্লেইন টেক্সট বা HTML-এ লিখবেন।
- আপনি যেকোনো একটি বেছে নেন, আপনাকে ডবল কার্লি ব্র্যাকেট ({{ এবং }}) ব্যবহার করতে হবে ভেরিয়েবল ডেনোট করার জন্য যেগুলো প্রতিটি রিসিপিয়েন্টের জন্য ইউনিক। এই ভেরিয়েবলগুলো আপনার স্প্রেডশিটের কলামের ওপর ভিত্তি করে, তাই আপনি এক্সট্রা ভেরিয়েবল চাইলে স্প্রেডশিটে কলাম যোগ করতে হবে। ডিফল্ট টেমপ্লেট ভেরিয়েবল ব্যবহার করে, আপনি নিচের মত একটি মেইল মার্জ তৈরি করতে পারবেন।
- আপনি একটি টেস্ট মেইল পাঠাতে পারেন দেখতে মেইল মার্জ সঠিকভাবে সেটআপ হয়েছে কিনা, এবং এরপর আপনি রেডি হলে 'Run Mail Merge'-এ হিট করুন আসল কাজ করতে!
উপসংহার
এখন আপনি আপনার নিজের মেইল মার্জ পাঠাতে সক্ষম। মনে রাখবেন যে আমরা সিম্পল রাখলাম, কিন্তু আপনি ইমেইলগুলিতে যত চাই তত ভেরিয়েবল যোগ করতে পারবেন—শুধু মেইল মার্জ স্প্রেডশিটে কলাম যোগ করতে ভুলবেন না।
