আপনি যদি আউটলুক ইমেইলের বডিকে এর ড্রাফ্টস ফোল্ডারের সাথে (ইমেইল মার্জ) মার্জ করার উপায় খুঁজছেন যাতে আপনি প্রতিটি ড্রাফ্ট ইমেইলে পার্সোনালাইজড অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করে সেগুলো এক এক করে পাঠাতে পারেন, তবে এই টিউটোরিয়াল আপনাকে দেখাবে কিভাবে করবেন।
এইসব পরিস্থিতি হতে পারে যেখানে আপনাকে একই ইমেইল মেসেজ ২০০ জন različিত মানুষকে পাঠাতে হবে। এমন সময়ে, আউটলuk-এ উপলব্ধ 'Email Merge' অপারেশন খুব কাজে আসে। তবে, সমস্যা হয় যখন আপনাকে প্রতিটি ব্যক্তির জন্য পার্সোনালাইজড অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করতে হয়। এই সমস্যাও সমাধান করা যায়। এর একটি ওয়ার্কঅরাউন্ড আছে।
আউটলুকে ইমেইল মার্জে পার্সোনালাইজড অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করুন
প্রথমে, আপনাকে একটি E-mail Merge তৈরি করতে হবে। কিভাবে করবেন সেটি জানতে আমাদের টিউটোরিয়াল দেখুন কিভাবে Mail Merge-এ বাল্ক ইমেইল মেসেজ পাঠাতে হয় আউটলুকে।
এটি হয়ে গেলে-
- মেইল ফিনিশ এবং মার্জ করুন
- প্রতিটি অনসেন্ট মেইলের জন্য পার্সোনালাইজড অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করুন
Email Merge-এর কাজটি সম্পন্ন করুন। Email Merge একই মেসেজ একাধিক ইমেইলের জন্য রাখে, কিন্তু ইমেইলের নাম এবং অ্যাড্রেস প্রতিটি রিসিপিয়েন্টের জন্য কাস্টম ডিটেইলসসহ یونিক থাকে।
১] মেইল ফিনিশ এবং মার্জ করুন
কাজ হয়ে গেলে, আপনার মাইক্রোসফট আউটলুক খুলুন এবং 'Send/Receive' ট্যাব বেছে নিন।
ট্যাবের নিচে, 'Preferences' সেকশনে যান এবং 'Work Offline' বেছে নিন। এটি আপনাকে সার্ভার থেকে ডিসকানেক্ট করবে এবং আপনাকে অফলাইন কাজ করতে দেবে যদি আপনি নতুন মেইল পেতে না চান।
এখন, আপনার তৈরি করা মার্জড ইমেইলগুলোর দিকে যান এবং মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে 'Mailings' বেছে নিন।
'Preview Results' সেকশনের ঠিক পাশে, 'Finish' সেকশনটি পাবেন। এর নিচে 'Finish&Merge' অপশন বেছে নিন।
খুলে যাওয়া 'Merge to E-mail' উইন্ডোতে, 'Send Email Messages' বেছে নিন। লক্ষ্য করুন যে 'Current record' বা 'From', 'To' অপশনাল।
২] প্রতিটি অনসেন্ট মেইলের জন্য পার্সোনালাইজড অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করুন
'Merge to E-Mail' উইন্ডোর 'OK' বাটনে ক্লিক করলে, আপনার আউটবক্স ফোল্ডারে ইমেইলগুলো চলে যাবে যেহেতু 'Send' অপশনটি এখনো সম্পন্ন হয়নি।
এখন, প্রতিটি অনসেন্ট ইমেইলের জন্য পার্সোনালাইজড অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করুন এবং কাজ হয়ে গেলে, আবার 'Work Offline'-এ ক্লিক করুন ইমেইলগুলো পাঠাতে।
আশা করি এটি আপনার কাজে লাগবে।
