মাস মেইলিং ডিজিটাল মার্কেটিং-এ একটি গুরুত্বপূর্ণ কৌশল যা সেলস বেড়াতে এবং ব্র্যান্ড প্রোমোট করতে ব্যবহৃত হয়। আজকাল ইমেইল মার্কেটিং ক্যাম্পেন অত্যন্ত জরুরি বিজ্ঞাপনের জন্য যাতে বড় ক্লায়েন্ট লিস্টে পৌঁছাতে পারে এবং সাংগঠনিক লক্ষ্য পূরণ করতে পারে। ব্যবসা ছাড়াও অনেক মুহূর্ত হতে পারে যখন আপনি বাল্ক ইমেইল ইনভিটেশন, নিউজলেটার এবং ঘোষণা পত্র অনেক ঠিকানায় পাঠাতে চান।
তবে, অধিকাংশ ইমেইল একাউন্ট প্রতি ইমেইল মেসেজে সীমিত সংখ্যক রেসিপিয়েন্ট সাপোর্ট করে। এছাড়া প্রতিটি ব্যক্তির জন্য আলাদা চিঠি প্রস্তুত করা অনেক সময় নেয়। যদিও বাল্ক ইমেইল করার জন্য অনেক সার্ভিস রয়েছে, কিন্তু পার্সোনালাইজড ইমেইল মেসেজ তৈরি করার সেরা উপায় হলো Microsoft Word-এর Mail Merge ফিচার Microsoft Outlook-এর সাথে।
ব্রডকাস্ট ইমেইলের বিপরীতে, মেইল মার্জ একই মেসেজ বহু ইমেইলের জন্য রাখে, কিন্তু প্রতিটি ইমেইলের নাম ও ঠিকানা ইউনিক থাকে কাস্টম ডিটেইলসহ প্রতিটি রেসিপিয়েন্টের জন্য। অন্য কথায়, মেইল মার্জ ইমেইল মেসেজের প্রতিটি রেসিপিয়েন্টকে একমাত্র রেসিপিয়েন্ট বানায়।
Microsoft Word-এর Mail Merge ফিচার কী
Mail Merge অধিকাংশ অ্যাপ্লিকেশনে সাপোর্টেড একটি পাওয়ারফুল ফিচার। এটি আপনাকে চিঠি থেকে পার্সোনালাইজড ইমেইল মেসেজের ব্যাচ তৈরি করতে দেয় এবং ডেটাবেস থেকে একাধিক রেসিপিয়েন্টের ঠিকানা অটোম্যাটিক্যালি ফেচ করে মাস মেইলিং সুবিধার্থে। মূলত, Mail Merge মানে চিঠি এবং ডকুমেন্ট কম্বাইন করা। Mail Merge সকল মাইক্রোসফ্ট অফিস প্রোগ্রামে সাপোর্টেড। Microsoft Word আপনাকে ডেটা সোর্স যেমন এক্সেস ডাটাবেস, এক্সেল স্প্রেডশিট, ইত্যাদি থেকে কন্টেন্ট ওয়ার্ড ডকুমেন্টে ইনসার্ট করতে দেয় মেইল মার্জ ফিচার দিয়ে। অর্থাৎ, Microsoft Outlook মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মেইল মার্জ ক্যাপাবিলিটি থেকে সুবিধা নেয় অনেক কন্টাক্টে বাল্ক পার্সোনালাইজড ইমেইল পাঠাতে।
আউটলকে মেইল মার্জ ব্যবহার করে বাল্ক ইমেইল পাঠাতে, আপনাকে প্রথমে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ব্যবহার করে একটি কনস্ট্যান্ট ডকুমেন্ট তৈরি করতে হবে যাতে ফিক্সড কন্টেন্ট থাকে অর্থাৎ ইমেইলের বডি এবং তারপর প্রতিটি ডকুমেন্টের জন্য ইউনিক ডিটেইলস যোগ করতে হবে যেমন রেসিপিয়েন্টের নাম বা ঠিকানা যা সাধারণত ডেটা সোর্স থেকে নেওয়া হয় আউটলুক কন্টাক্ট, এক্সেল স্প্রেডশিট বা এক্সেস ডাটাবেস। মেইল মার্জিং включа করে আপনার মেইন ডকুমেন্ট প্রস্তুত করা, মেইলিং লিস্টের জন্য ডেটা সোর্স তৈরি করা, মার্জ ফিল্ড ডিফাইন করা, মেইলিং লিস্ট ডকুমেন্টের সাথে লিংক করা, সেভ এবং পার্সোনালাইজড ইমেইল মেসেজ পাঠানো। এই আর্টিকেলে আমরা ব্যাখ্যা করব আউটলকে মেইল মার্জ ব্যবহার করে বাল্ক ইমেইল মেসেজ পাঠানোর পদ্ধতি।
Mail Merge-এর জন্য মেইলিং কন্টাক্ট লিস্ট প্রস্তুত করুন
Microsoft Outlook চালু করুন এবং Home ট্যাবে ক্লিক করুন
হোম ট্যাব পেজের নিচে People-এ ক্লিক করুন কন্টাক্ট লিস্ট ভিউ করতে।
যেসব কন্টাক্ট অ্যাড্রেসকে বাল্ক মেসেজ পাঠাতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।
এখন Home ট্যাবের Actions গ্রুপে নেভিগেট করুন এবং Mail Merge-এ ক্লিক করুন।
Mail Merge Contacts ডায়লগ বক্সে, Contacts আন্ডারে Only selected contacts অপশন 붙어 রেডিও বাটনে ক্লিক করুন শুধু সিলেক্টেড কন্টাক্টে ইমেইল পাঠাতে। অন্যথায়, All contacts in the current view অপশনে ক্লিক করুন।
পরপর Document file আন্ডারে New document অপশন 붙어 রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন
Merge option আন্ডারে Document type হিসেবে From Letters, Merge to হিসেবে Email সিলেক্ট করুন এবং মেসেজ সাবজেক্ট লাইন বক্সে আপনার ইমেইলের সাবজেক্ট টাইপ করুন।Ok ক্লিক করুন সেটিংস প্রয়োগ করতে এবং আউটলুক আপনাকে কনস্ট্যান্ট মেসেজ লিখতে Microsoft Word চালু করবে।
Microsoft Word ব্যবহার করে পার্সোনালাইজড ইমেইল মেসেজ কম্পোজ করুন
আউটলুক Microsoft Word চালু করবে।
গ্রিটিং লাইনে অ্যাড্রেস টাইপ করুন, যেমন hello টাইপ করুন এবং তারপর Write & Insert Field গ্রুপের অধীনে Insert Merge Field অপশনে ক্লিক করুন।
ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Name অপশন বেছে নিন, এবং মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড গ্রিটিংর পাশে একটি ইমেইল ফিল্ড << Name>> যোগ করবে।
আপনি আপনার রেসিপিয়েন্ট লিস্ট থেকে অন্যান্য ফিল্ডও ডকুমেন্টে যোগ করতে পারেন যেমন লাস্ট নেম, হোম ফোন, কোম্পানি নাম, ইত্যাদি। একবার মেইল মার্জ প্রসেস ফিনিশ করলে, ওয়ার্ড অটোম্যাটিক্যালি ইমেইল ফিল্ডগুলো আপনার রেসিপিয়েন্ট লিস্টের আসল ইনফরমেশন দিয়ে রিপ্লেস করবে।
ইমেইল মেসেজ পাঠান
ইমেইল মেসেজ প্রস্তুত হলে, Start Mail merge অপশনে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Email Messages সিলেক্ট করুন।
এখন Finish & Merge বাটনে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে send Email messages সিলেক্ট করুন।
Merge to E-mail ডায়লগ বক্স পপ-আপ হবে। এখানে Email বেছে নিন Message options To-র জন্য এবং HTML সিলেক্ট করুন Mail format-এর জন্য।
Send records আন্ডারে, All রেডিও বাটনে ক্লিক করুন সব ইমেইল একসাথে পাঠাতে, অথবা Current record অপশন বেছে নিন শুধু করেন্ট ইমেইল পাঠাতে।
Ok বাটনে ক্লিক করুন।
একবার হলে, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড অটোম্যাটিক্যালি ইমেইলগুলো মার্জ করবে এবং প্রতিটি ঠিকানায় পার্সোনালাইজড ইমেইল পাঠাবে।
উল্লেখ্য যে উপরের ফিচারটি শুধু ইমেইল মেসেজ পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনি ইমেইলে ফাইল আট্যাচ করতে পারবেন না এবং CC বা BCC অন্যান্য রেসিপিয়েন্টও যোগ করতে পারবেন না।
ইমেইলগুলো পাঠানো হয়েছে কিনা কনফার্ম করতে, আপনার Outlook-এ যান এবং আপনার sent items ফোল্ডার চেক করুন পাঠানো ইমেইল রিভিউ করতে।
আশা করি এই ফিচার আপনাকে পছন্দ আসবে!
