কিভাবে মেল মার্জ দিয়ে আউটলুকে বাল্ক ইমেল বার্তা পাঠাবেন

গণ মেইলিং ডিজিটাল মার্কেটিং এর একটি গুরুত্বপূর্ণ কৌশল যা বিক্রয় বৃদ্ধি এবং একটি ব্র্যান্ডের প্রচার করতে ব্যবহৃত হয়। ক্লায়েন্টদের একটি বৃহৎ তালিকায় পৌঁছাতে এবং সাংগঠনিক লক্ষ্য পূরণের জন্য বিজ্ঞাপনের জন্য একটি ইমেল বিপণন প্রচারাভিযান আজকাল অপরিহার্য। ব্যবসা ছাড়াও, এমন অনেক অনুষ্ঠান হতে পারে যেখানে আপনি অনেক ঠিকানায় বাল্ক ইমেল আমন্ত্রণ, নিউজলেটার এবং ঘোষণাপত্র পাঠাতে চাইতে পারেন।

যাইহোক, বেশিরভাগ ইমেল অ্যাকাউন্ট প্রতি ইমেল বার্তার জন্য শুধুমাত্র সীমিত সংখ্যক প্রাপককে সমর্থন করে। উপরন্তু, অনেক লোকের জন্য পৃথক চিঠি প্রস্তুত করা অনেক সময় ব্যয় করে। যদিও অনেক পরিষেবা রয়েছে যা বাল্ক ইমেল পাঠানোর একটি সরলীকৃত উপায় অফার করে, একটি ব্যক্তিগতকৃত ইমেল বার্তা তৈরি করার সর্বোত্তম উপায় হল মেল মার্জ ব্যবহার করা Microsoft Word-এর বৈশিষ্ট্য Microsoft Outlook এর সাথে .

বিপুল সংখ্যক লোকের কাছে ইমেল সম্প্রচারের বিপরীতে, মেল মার্জ বেশ কয়েকটি ইমেলের জন্য বার্তাটিকে একই রাখে, তবে প্রতিটি প্রাপকের জন্য কাস্টম বিবরণ সহ ইমেলের নাম এবং ঠিকানা অনন্য। অন্য কথায়, মেল মার্জ ইমেল বার্তার প্রতিটি প্রাপককে একমাত্র প্রাপক করে তোলে৷

Microsoft Word এর মেল মার্জ বৈশিষ্ট্য কি

মেল মার্জ একটি শক্তিশালী বৈশিষ্ট্য যা বেশিরভাগ অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে সমর্থিত। এটি আপনাকে চিঠিগুলি থেকে ব্যক্তিগতকৃত ইমেল বার্তাগুলির একটি ব্যাচ তৈরি করতে দেয় এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাটাবেস থেকে একাধিক প্রাপকের ঠিকানা নিয়ে আসে যাতে গণ মেইলিং সহজতর হয়৷ মূলত, মেল মার্জ মানে মেইল ​​এবং ডকুমেন্টকে একত্রিত করা। মেল মার্জ সমস্ত Microsoft Office প্রোগ্রাম দ্বারা সমর্থিত। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড আপনাকে একটি মেল মার্জ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে ওয়ার্ড নথিতে অ্যাক্সেস ডাটাবেস, এক্সেল স্প্রেডশীট ইত্যাদির মতো ডেটা উত্স থেকে সামগ্রী সন্নিবেশ করার অনুমতি দেয়। বলা হচ্ছে, মাইক্রোসফ্ট আউটলুক অনেক পরিচিতিতে বাল্ক ব্যক্তিগতকৃত ইমেল পাঠাতে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মেল মার্জ করার ক্ষমতার সুবিধা পেতে পারে৷

মেল মার্জ ব্যবহার করে আউটলুকে বাল্ক ইমেল বার্তা পাঠাতে, আপনাকে প্রথমে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ব্যবহার করতে হবে অনেকগুলি ধ্রুবক নথি তৈরি করতে যাতে নির্দিষ্ট বিষয়বস্তু থাকে যেমন; ইমেলের মূল অংশ এবং তারপরে প্রতিটি নথির জন্য অনন্য বিবরণ যোগ করুন যেমন প্রাপকদের নাম বা ঠিকানা যা সাধারণত ডেটা উত্স থেকে ধার করা হয় যেমন Outlook পরিচিতি, এক্সেল স্প্রেডশীট বা অ্যাক্সেস ডাটাবেস। মেল একত্রিতকরণের মধ্যে আপনার প্রধান নথিগুলি প্রস্তুত করা, আপনার মেইলিং তালিকার জন্য একটি ডেটা উৎস তৈরি করা, মার্জ ক্ষেত্রগুলিকে সংজ্ঞায়িত করা, নথিতে মেইলিং তালিকা লিঙ্ক করা, ব্যক্তিগতকৃত ইমেল বার্তাগুলি সংরক্ষণ করা এবং পাঠানো জড়িত। এই নিবন্ধে, আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে মেল মার্জ ব্যবহার করে Outlook-এ একটি বাল্ক ইমেল বার্তা পাঠাতে হয়।

মেল মার্জের জন্য একটি মেইলিং পরিচিতি তালিকা প্রস্তুত করুন

Microsoft Outlook লঞ্চ করুন এবং হোম এ ক্লিক করুন ট্যাব

হোম ট্যাব পৃষ্ঠার নীচে, লোকে ক্লিক করুন৷ যোগাযোগের তালিকা দেখতে।

যোগাযোগের ঠিকানা নির্বাচন করুন যাকে আপনি বাল্ক বার্তা পাঠাতে চান।

এখন ক্রিয়া-এ নেভিগেট করুন হোম-এ গোষ্ঠী ট্যাব এবং মেল মার্জ-এ ক্লিক করুন

মেল মার্জ পরিচিতি ডায়ালগ বক্সে, শুধুমাত্র নির্বাচিত পরিচিতি বিকল্প সহ রেডিও বোতামে ক্লিক করুন পরিচিতি এর অধীনে শুধুমাত্র নির্বাচিত পরিচিতিকে ইমেল পাঠাতে। অন্যথায়, বর্তমান দৃশ্যে সমস্ত পরিচিতি বিকল্প সহ রেডিও বোতামে ক্লিক করুন৷ .

এরপর, নতুন নথি বিকল্প সহ রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন৷ ডকুমেন্ট ফাইলের অধীনে

মার্জ অপশনের অধীনে From Letters হিসেবে ডকুমেন্ট টাইপ নির্বাচন করুন , ইমেল হিসেবে মার্জ করুন এবং মেসেজ সাবজেক্ট লাইন বক্সে আপনার ইমেলের বিষয় টাইপ করুন।

ঠিক আছে ক্লিক করুন সেটিংস প্রয়োগ করতে এবং Outlook আপনার জন্য ধ্রুবক বার্তা লিখতে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড চালু করবে।

Microsoft Word ব্যবহার করে ব্যক্তিগতকৃত ইমেল বার্তা রচনা করুন

আউটলুক মাইক্রোসফট ওয়ার্ড চালু করে৷

অভিবাদন লাইনে, ঠিকানা টাইপ করুন, যেমন টাইপ, হ্যালো এবং তারপরে ক্লিক করুন মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন ফিল্ডের গোষ্ঠী লিখুন এবং সন্নিবেশ করুন।

নাম বিকল্পটি বেছে নিন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে, এবং Microsft Word শুভেচ্ছার পাশে একটি ইমেল ক্ষেত্র <> যোগ করবে।

আপনি আপনার প্রাপকের তালিকা থেকে অন্যান্য ক্ষেত্রগুলি নথিতে যোগ করতে পারেন যেমন পদবি, বাড়ির ফোন, কোম্পানির নাম, ইত্যাদি। একবার আপনি মেল মার্জ করার প্রক্রিয়াটি শেষ করলে, শব্দটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার প্রাপকের তালিকা থেকে প্রকৃত তথ্যের সাথে ইমেল ক্ষেত্রগুলিকে প্রতিস্থাপন করবে।

ইমেল বার্তা পাঠান

একবার আপনি ইমেল বার্তা প্রস্তুত করলে,  মেল মার্জ শুরু করুন-এ ক্লিক করুন বিকল্প এবং ইমেল বার্তা নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।

এখন Finish &Merge-এ ক্লিক করুন বোতাম এবং ইমেল বার্তা পাঠান নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।

ই-মেইলে মার্জ ডায়ালগ বক্স পপ আপ হয়। এখানে ইমেল বেছে নিন এর জন্য বার্তা বিকল্পগুলি এবং HTML নির্বাচন করুন মেল বিন্যাসের জন্য।

রেকর্ড পাঠানোর অধীনে, রেডিও বোতামে ক্লিক করুন সমস্ত একবারে সব ইমেল পাঠাতে, অথবা বিকল্পটি বেছে নিন বর্তমান রেকর্ড শুধুমাত্র বর্তমান ইমেল পাঠাতে।

ঠিক আছে ক্লিক করুন বোতাম।

একবার হয়ে গেলে, Microsoft Word স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলিকে একত্রিত করে এবং প্রতিটি ঠিকানায় ব্যক্তিগতকৃত ইমেল পাঠায়৷

এটি উল্লেখ করা উচিত যে উপরের বৈশিষ্ট্যটি শুধুমাত্র ইমেল বার্তা পাঠাতে ব্যবহৃত হয়। আপনি একটি ইমেলের সাথে ফাইল সংযুক্ত করতে পারবেন না এবং মেইলে অন্য প্রাপকদের CC বা BCC করতে পারবেন না৷

ইমেলগুলি পাঠানো হয়েছে তা নিশ্চিত করতে, আপনার আউটলুক-এ যান৷ এবং আপনার পাঠানো আইটেম চেক করুন পাঠানো ইমেল পর্যালোচনা করার জন্য ফোল্ডার।

আশা করি আপনি এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পছন্দ করবেন!