ইমেইল দিয়ে কভার লেটার এবং রিজিউমে পাঠানোর স্ট্রাকচার

জব সার্চিং সোনা খুঁজার মতো। আপনি আপনার কার্ডস সঠিক খেললে, আপনি ধনী হয়ে যেতে পারেন এবং একটি ক্যারিয়ার পেতে পারেন। আপনি যদি মিস করলে, আপনি সেই কোম্পানির সাথে আপনার সুযোগ ফেলে দিতে পারেন।

যে উপায়গুলোতে আপনি যেসব কোম্পানিতে চাকরি করতে চান সেগুলোর সাথে যোগাযোগ করতে পারেন সেগুলো গুনগুনিত হচ্ছে, এবং 그중 একটি পদ্ধতি হলো ইমেইল। এখানে আপনার রিজিউমে এবং কভার লেটার কীভাবে স্ট্রাকচার করবেন একটি ইমেইল অ্যাপ্লিকেশনের জন্য, যাতে আপনি আপনার সেরা পা আগে রাখেন এবং আপনার সুযোগ ফেলে না দেন।

১. আপনার রিসার্চ করুন

আপনি আপ্লাই করার আগে আপনাকে যা সবচেয়ে বড় জিনিস করতে হবে সেটি হলো আপনার রিসার্চ করা।

এই রিসার্চ কোম্পানিটি নিজে এবং সে কীভাবে আপনাকে আপনার অ্যাপ্লিকেশন পাঠাতে চায় সেটি المناسبة। কিছু কোম্পানি ইমেইল দিয়ে আপ্লাই করার অনুমতি দেয় না, এবং আপনি যদি সেই মেথড ট্রাই করেন আপনি অটোমেটিক্যালি রিজেক্ট হবেন।

একবার আপনি বুঝতে পারলে আপনাকে ইমেইল করার অনুমতি আছে, সেই জব পোস্টিং-এ দেওয়া নির্দেশনাগুলো পত্রের মত অনুসরণ করুন। যদি তারা আপনার অ্যাপ্লিকেশনের ওয়ার্ডিং-এ কুইর্কি রিকোয়েস্ট থাকে, বা সে আপনাকে আপনার সাবজেক্ট লাইন একটি নির্দিষ্টভাবে স্ট্রাকচার করতে বলে, সেটি করুন। যদি সে আপনাকে কভার লেটার একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে অ্যাড্রেস করতে বলে, সেটিও করুন।

এই নির্দেশনাগুলো একটি টেস্ট যাতে দেখা যায় আপনি সঠিকভাবে অর্ডার ফলো করেন কিনা। তারা এছাড়া জানতে চায় আপনার ডিটেইলে চোখ আছে কিনা—দুটোই কর্মক্ষেত্রে মূল্যবান স্কিল।

২. সাবজেক্ট লাইন

আপনার ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন সম্ভবত আপনার অ্যাপ্লিকেশনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলোর একটি। এটি কোম্পানিটি ইমেইলটি খুলবে কিনা বা এটি স্প্যাম বলে চিন্তে ফেলে দেবে সেটির পার্থক্য করতে পারে।

আপনার যদি সাবজেক্ট লাইনের জন্য নির্দিষ্ট নির্দেশনা না থাকে, তবে আপনার ইমেইলের সাধারণ উদ্দেশ্যের একটি রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করা ভালো।

এই উদাহরণে, "JOB APPLICATION: Entertainment Writer" একটি ভালো শুরু। এটি আপনার ইমেইলের কন্টেন্ট কী সেটি স্পষ্টভাবে স্টেট করার একটি সুন্দর, দ্রুত উপায়। এটি কিওয়ার্ডসের জন্যও একটি ভালো জায়গা।

অন্য কেসে, আপনি একটি শেয়ারড ইনবক্সে ইমেইল পাঠাচ্ছেন, কিন্তু আপনি জানেন কে ইমেইলটি অ্যাড্রেস করা উচিত। এই পরিস্থিতিতে, আপনি সাবজেক্ট লাইনের শুরুতে "ATTN: [Insert Name]" এর মতো কিছু যোগ করতে পারেন। যেভাবে ইনবক্স দেখে যেকোনো কেউ জানবে কে ফরওয়ার্ড করবে।

৩. পরিচিতি

আপনি যখন নিজেকে পরিচয় দিচ্ছেন এবং আপনার অ্যাপ্লিকেশন পড়বে সেই ব্যক্তিকে অ্যাড্রেস করছেন, কিছু জিনিস আপনাকে একদম সঠিক করতে হবে। আপনাকে:

• তাদের নাম বা টাইটেল সঠিকভাবে বানান করুন।
• আপনার পরিচিতির সাথে উপযুক্ত "টোন" সেট করুন।

আপ্লাই করার আগে, কোম্পানির পাবলিক "ফেস" কেমন দেখায় সেটি রিসার্চ করুন। সে বিশ্বকে কী ধরনের কালচার দেখাতে চায়?

সারা কি ফান-লভিং এবং ক্যাজুয়াল? সারা কি সিরিয়াস? যদি সারা ক্যাজুয়াল হয়, তবে সম্ভবত একটি সিম্পল "hello" এবং হায়ারিং ম্যানেজারকে তাদের ফাস্ট নেম দিয়ে অ্যাড্রেস করা ঠিক থাকবে—শুধু আপনি তাদের নাম জানলে।

যদি যিনি আপনি কন্ট্যাক্ট করছেন তার একটি নির্দিষ্ট টাইটেল থাকে যেটি সে ব্যবহার করতে চান, সেটি ব্যবহার করুন।

যখন কোম্পানিটি আরও সিরিয়াস, আপনি "Dear [insert name]" বা কিছু সিমিলার ব্যবহার করতে পারেন। নোট করা উচিত যে "Mr." এবং "Mrs."-এর মতো টাইটেলগুলো gần سالগুলোতে আউট অফ স্টাইল হয়ে গেছে, কারণ আপনি কখনো একটি অনলাইন প্রোফাইল দিয়ে একজন ব্যক্তির বৈবাহিক স্ট্যাটাস বা জেন্ডার حدস দিতে পারবেন না।

এই সব কথা বলতে হলো আপনি যখন নিজেকে পরিচয় দিচ্ছেন, আপনি চান আপনার পরিচিতি কোম্পানির সাথে কর্পোরেট, কালচারাল লেভেলে মেলে। আপনি যদি না মিলাতে পারেন, এটি একটি রেড ফ্ল্যাগ হতে পারে যে আপনি তাদের ওয়ার্কপ্লেস ভ্যালুর সাথে ক্ল্যাশ করতে পারেন।

৪. আপনার কভার লেটার আপনার ইমেইলের বডিতে রাখুন

আপনি যখন আপনার অ্যাপ্লিকেশন ইমেইল দিয়ে পাঠাচ্ছেন, আপনার কভার লেটার ইমেইলের বডিতে রাখা সেরা।

এটি কারণ আপনি যখন একটি ইমেইল পাঠান, সেই ইমেইল হচ্ছে আপনার কভার লেটার। এটি হায়ারিং ম্যানেজার প্রথমে যা দেখবে, তাই আপনাকে আপনার সেরা পা আগে রাখতে হবে।

এই পদ্ধতি ফলো করার আরেকটি কারণ: আপনি হায়ারিং ম্যানেজারকে আপনার কভার লেটার দুবার পড়াতে চান না। মনে রাখবেন এই লোকেরা সময়ের অভাবে থাকে।

যদি সে আপনার ইমেইলে একটি সংক্ষিপ্ত পরিচিতি পড়ে, তারপর আট্যাচমেন্টে পুরো কভার লেটার পড়ে, সে ফ্রাস্ট্রেটেড হতে পারেন। এটি কিছুটা বেশি রিডান্ডেন্সি।

তবে, যদি সে অনুরোধ করেন যে আপনি আপনার কভার লেটারের একটি কপি আট্যাচ করুন, তবে তাদের নির্দেশনাগুলো সঠিকভাবে ফলো করুন।

৫. আপনি যদি কিছু আট্যাচ করেন, সেটি PDF করুন

কিছু কোম্পানি আট্যাচমেন্ট এক্সেপ্ট করে না, এবং আপনি আপনার অ্যাপ্লিকেশনে একটি ফাইল আট্যাচ করলে এটি সিডি জাঙ্ক মেইলে চলে যাবে। যদি একটি কোম্পানি আট্যাচমেন্ট এক্সেপ্ট না করে, তারা সাধারণত জব পোস্টিং-এই সেটি বলে দেয়।

আপনি যদি আট্যাচমেন্ট ব্যবহার না করতে পারেন, বা আপনি চিন্তিত যে আপনার অ্যাপ্লিকেশন সেই আট্যাচমেন্টসহ যাবে না, নিশ্চিত করুন আপনি আপনার রিজিউমের একটি অনলাইন ভার্সনের লিংক দিচ্ছেন, যেমন আপনার LinkedIn প্রোফাইল। নিশ্চিত করুন আপনি সেই লিংকগুলোর জন্য যে অ্যাঙ্কর টেক্সট ব্যবহার করছেন সেটি যথেষ্ট ডেসক্রিপ্টিভ যাতে লোকেরা বুঝতে পারে সে কীতে ক্লিক করছে।

আপনি করতে পারেন আট্যাচমেন্ট পাঠানো, তবে সাধারণত সেফ বিট হলো আট্যাচমেন্টগুলো PDF হিসেবে পাঠানো। এগুলো একটি খুব যুনিভার্সাল ফাইল ফরম্যাট যা অনেক প্রোগ্রাম এবং আধুনিক ব্রাউজার দিয়ে খোলা যায়। এটি লোকেদের যেকোনো সময় এবং যেকোনো জায়গায় আপনার রিজিউমে দেখতে সহজ করে দেয়।

চিন্তিত আপনি আপনার আট্যাচমেন্টে ভুল তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন? আপনার রিজিউমে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় সেটা জানুন।

৬. মানুষকে স্প্যাম করবেন না

শেষে, একবার আপনি আপনার অ্যাপ্লিকেশন পাঠালে মানুষকে পেস্ট করবেন না। সে কি এটা পড়েছে কিনা জানতে তাদের ইমেইল করবেন না। আপনি যদি করেন, আপনার করেসপন্ডেন্স শীঘ্রই স্প্যাম হিসেবে ভিউ করা হতে পারে।

কিছু কোম্পানি আপনার অ্যাপ্লিকেশন রিসিভ করা কনফার্ম করার জন্য অটো-রিপ্লাই পাঠায়। অন্যরা না।

কখনো কখনো এই কোম্পানিগুলো আপনার কাছে ফিরে আসতে অনেক সময় নেয় কারণ অ্যাপ্লিকেশন প্রসেস এখনও খোলা আছে। তারা সবসময় রেসপন্ড করে না। এটি গেমের প্রকৃতি।

যদি কোম্পানি আপনাকে রিপ্লাই করে আরও প্রশ্ন জিজ্ঞেস করতে—কিন্তু ইন্টারভিউ অফার না করে—বিনয়ী এবং পারসোনাবল হন।

আপনি তাদের প্রশ্নের উত্তর দিলে এবং সে چندین সপ্তাহ পরেও আপনাকে ইমেইল ব্যাক না করলে, একটি কুইক ইমেইল পাঠাতে পারেন জিজ্ঞেস করে আপনার কাছে আরও কুয়েশচান আছে কিনা। আপনি তাদের কে জানাতে পারেন আপনি এখনও ইন্টারভিউর জন্য উপলব্ধ।

তবে, যদি কোম্পানি এই ফলো-আপে রেসপন্ড না করে, বা নেগেটিভে রেসপন্ড করে, এর পর তাদের আরও ইমেইল পাঠাবেন না। বুঝতে পারুন কিছু অনলাইন অ্যাপ্লিকেশন সিম্পলি কাজ করে না। আপনি সবসময় অন্য কোথাও আপনার হাত आजমাতে পারেন।

যত্ন সহকারে ইমেইল করুন

ইমেইল দিয়ে রিজিউমে পাঠানো নার্ভ-র্যাকিং হতে পারে, কিন্তু আপনি এই বেসিক ধাপগুলো ফলো করলে আপনি সঠিক ট্র্যাকে থাকবেন। কমপক্ষে, আপনি আশ্বস্ত হয়ে যেতে পারেন যে আপনার অ্যাপ্লিকেশন আপনার এক্সপেরিয়েন্সের পরিমাণের ওপর জাজ হবে—আপনার অ্যাপ্লিকেশনে কোনো স্পষ্ট ভুলের ওপর না।

জব সার্চিং-এ আরও টিপস খুঁজছেন? সাধারণ কভার লেটার মিস্টেকের একটি লিস্ট এখানে।