কেউ ইমেইল ম্যানেজ করতে পছন্দ করে না, বিশেষ করে যখন ছুটির সময় হয়। আপনি যদি কোথাও যান, বা শুধু স্টে-কেশন নেন, তবে আপনি একটি অটোমেটিক আউট-অফ-অফিস (বা ভ্যাকেশন) রিপ্লাই ব্যবহার করতে পারেন লোকেদের জানাতে যে আপনি সেই সময়ে ইমেইল পড়বেন বা রিপ্লাই দেবেন না।
আজ আমরা পাঁচটি জনপ্রিয় ইমেইল ক্লায়েন্ট ও ওয়েব সার্ভিসে আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই সেট আপ করার পদ্ধতি আলোচনা করব।
অ্যাপল মেইল
অ্যাপল মেইলে আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই-এর জন্য কোনো ডেডিকেটেড সেটিং নেই। পরিবর্তে, আপনাকে একটি রুল সেট আপ করতে হবে। خوشখবর হলো এটি খুব সহজ।
মেইল > পছন্দসমূহ-এ যান এবং টুলবারে রুলস-এ ক্লিক করুন। তারপর অ্যাড রুল-এ ক্লিক করুন।
আপনার নতুন রুলের জন্য একটি বিবরণ দিন। এটি রুলের লিস্টে দেখাবে।
যদি নিচের শর্তগুলোতে যেকোনো একটি পূরণ হয় ড্রপ-ডাউন লিস্টে, ডিফল্ট অপশন এনি সিলেক্ট থাকুক। প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্টের নিচে, অ্যাকাউন্ট সিলেক্ট করুন। তারপর, সেকেন্ড ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে আপনি যে ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
তারপর, আপনাকে নির্দিষ্ট করতে হবে সিলেক্ট করা অ্যাকাউন্টে ইমেইল আসলে কী অ্যাকশন হবে। নিচের অ্যাকশনগুলো সম্পাদন করুন-এর অধীনে, রিপ্লাই টু মেসেজ ড্রপ-ডাউন লিস্টে সিলেক্ট করুন এবং তারপর রিপ্লাই মেসেজ টেক্সট-এ ক্লিক করুন।
রিপ্লাই মেসেজ ডায়লগ বক্সের বক্সে আপনার আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই মেসেজ টাইপ করুন। এই মেসেজ আপনার ইনকামিং ইমেইল মেসেজগুলোর জন্য অটোমেটিক রিপ্লাই হিসেবে পাঠানো হবে।
রিপ্লাই মেসেজ ডায়লগ বক্সে ওকে চাপুন এবং আবার রুলস ডায়লগ বক্সে ওকে চাপুন।
একটি ডায়লগ বক্স দেখাবে যা জিজ্ঞেস করবে আপনি কি আপনার মেইলবাক্সের এক্সিস্টিং মেসেজগুলোর ওপর নতুন রুল চালাতে চান। ডন্ট অ্যাপ্লাই বাটনে ক্লিক করুন। আপনি যদি অ্যাপ্লাই বাটনে ক্লিক করেন, তবে আপনার ইনবক্সের সকল এক্সিস্টিং মেসেজের জন্য অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠানো হবে। নিশ্চিত করুন আপনি ডন্ট অ্যাপ্লাই বাটনে ক্লিক করেছেন।
গুরুত্বপূর্ণ: সিরিয়াসলি, অ্যাপ্লাই বাটনে ক্লিক করে গুল করবেন না। নিশ্চিত করুন আপনি ডন্ট অ্যাপ্লাই বেছে নেছেন!
রুলটি তৈরি হওয়ার সাথে সাথে ডিফল্টভাবে সক্রিয় থাকে, এবং সিলেক্ট করা অ্যাকাউন্টে পাওয়া সকল ইমেইল আপনার সেট আপ করা রিপ্লাই পাবে।
ফেরত আসার পর রুলটি নিষ্ক্রিয় করতে, রুলের নামের পাশের চেকবক্স আনচেক করুন। পরের বার যাবার সময়, আপনি সহজে আবার চেক করুন (বা এডিট চাপুন মেসেজ পরিবর্তন করতে) এবং এটি আবার কাজ করবে।
আইক্লাউড মেইল
আপনার আইক্লাউড ইমেইল একাউন্টের জন্য আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই সেট আপ করা সহজ প্রेफারেন্সে একটি সেটিং দিয়ে।
আপনার আইক্লাউড একাউন্টে লগইন করুন এবং মেইন স্ক্রিনে মেইল-এ ক্লিক করুন। তারপর, স্ক্রিনের বাম নিচে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং পপ-আপ মেনু থেকে প্রিফারেন্সেস সিলেক্ট করুন।
ভ্যাকেশন ট্যাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপ্লাই করুন যখন মেসেজ রিসিভ হয় বক্স চেক করুন।
আপনি একটি অপশনাল ডেট রেঞ্জ সেট করতে পারেন যা আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু ও বন্ধ করবে। স্টার্ট ডেট বক্সে ক্লিক করুন এবং পপ-আপ ক্যালেন্ডার থেকে একটি তারিখ বেছে নিন। এন্ড ডেট-এর জন্যও একই করুন, যদি চান।
বক্সে আপনার আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই মেসেজ লিখুন এবং ডান চাপুন।
আপনার আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই প্রতিটি ইমেইল অ্যাড্রেসে শুধু একবার পাঠানো হবে। কেউ আপনার অনুপস্থিতিতে একাধিক মেসেজ পাঠালে, শুধু প্রথম মেসেজের পর আপনার আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই পাবে।
আউटलুক ফর ম্যাক
ম্যাকের জন্য আউटलুকে আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই অ্যাপল মেইলের মতো। এর জন্য কোনো সেটিং নেই, তাই আপনাকে অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠানোর জন্য একটি রুল তৈরি করতে হবে।
আউटलুক > প্রিফারেন্সেস-এ যান এবং ইমেইল সেকশনে রুলস-এ ক্লিক করুন। বাম দিকের লিস্টে আপনার একাউন্টের টাইপ সিলেক্ট করুন। আপনি যদি নিশ্চিত না হন আপনার একাউন্ট টাইপ কী, তো ডায়লগ বক্সের উপরে শো অল-এ ক্লিক করুন।
তারপর, ডায়লগ বক্সের নিচে প্লাস বাটনে ক্লিক করুন একটি নতুন রুল যোগ করতে।
রুলস ডায়লগ বক্সে, রুল নাম বক্সে রুলের জন্য একটি নাম দিন।
যখন একটি নতুন মেসেজ আসে-র ডানে, ড্রপ-ডাউন বক্সে ডিফল্ট চয়েস যদি সব শর্ত পূরণ হয় accett করুন। তারপর, প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্টে অ্যাকাউন্ট, সেকেন্ডে ইজ, এবং থার্ডে আপনি যে অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
এখন, যে অ্যাকশন নেওয়া হবে সেটি ডিফাইন করুন। আমাদের শুধু একটি অ্যাকশন দরকার, তাই ডু দ্য ফলোইং-এর নিচে সেকেন্ড রোয়ের মাইনাস আইকনে ক্লিক করুন। বাকি রোয়ে, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে রিপ্লাই সিলেক্ট করুন এবং তারপর রিপ্লাই টেক্সট-এ ক্লিক করুন।
বক্সে আপনার আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই মেসেজ লিখুন এবং ওকে চাপুন।
নিশ্চিত করুন ইনাবলড বক্স চেক করা আছে এবং ওকে চাপুন।
ফেরত আসার পর, রুলটি ডিজেবল করতে ভুলবেন না। আউटलুক > প্রিফারেন্সেস-এ যান এবং রুলস-এ ক্লিক করুন রুলস ডায়লগ বক্স খোলার জন্য। তারপর, রুলের জন্য বক্স আনচেক করুন।
আউटलুক.কম
আউटलুকের ওয়েব-ভিত্তিক ভার্সনে অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ করার একটি ফিচার আছে। Outlook.com-এ যান এবং লগইন করুন। তারপর, উইন্ডোর উপরের ডান কোণে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে অটোমেটিক রিপ্লাইস সিলেক্ট করুন।
অটোমেটিক রিপ্লাইস স্লাইড-আউট প্যানেলে, অটোমেটিক রিপ্লাইস পাঠান অপশনে ক্লিক করুন ফিচারটি অন করার জন্য।
নির্দিষ্ট সময়ের জন্য অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠাতে চাইলে, স্টার্ট টাইম বক্সে ক্লিক করুন এবং পপ-আপ ক্যালেন্ডার থেকে একটি তারিখ বেছে নিন। তারপর, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে একটি সময় বেছে নিন। এন্ড টাইম-এর জন্যও একই করুন।
অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠালে, আমরা পরামর্শ দিই আপনি শুধু আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টের মানুষের জন্য করুন। অন্যথায়, আপনি সবাইকে জানাচ্ছেন আপনি বাড়িতে নেই, স্প্যামার ও সেলসপিপলসহ। সিকিউর থাকতে, শুধু আমার কন্ট্যাক্ট লিস্টের মানুষকে রিপ্লাই পাঠান অপশন সিলেক্ট করুন।
বক্সে আপনার আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই লিখুন, আপনার পছন্দমতো ফরম্যাট করুন।
তারপর, প্যানেলের উপরে ওকে চাপুন।
আপনি যদি স্টার্ট টাইম এবং এন্ড টাইম নির্দিষ্ট না করেন, তবে আপনাকে ম্যানুয়ালি অটোমেটিক রিপ্লাইস ডিজেবল করতে হবে।
গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং আবার অটোমেটিক রিপ্লাইস সিলেক্ট করুন। অটোমেটিক রিপ্লাইস পাঠাবেন না অপশনে ক্লিক করুন তারপর ওকে।
জিমেইল
জিমেইলে সেটিংসে একটি ভ্যাকেশন রেসপন্ডার ফিচার আছে যা আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই সেট আপ করা সহজ করে দেয়।
আপনার জিমেইল একাউন্টে লগইন করুন। তারপর, উইন্ডোর উপরের ডান কোণে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং সেটিংস সিলেক্ট করুন।
জেনারেল ট্যাবে ভ্যাকেশন রেসপন্ডার সেকশনে স্ক্রল ডাউন করুন এবং ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অন অপশনে ক্লিক করুন।
ফার্স্ট ডে বক্সে ক্লিক করুন এবং পপ-আপ ক্যালেন্ডার থেকে একটি তারিখ বেছে নিন। লাস্ট ডে ফিল্ড অপশনাল। আপনি যদি জানেন কখন ফিরবেন, লাস্ট ডে বক্স চেক করুন, ডান পাশের বক্সে ক্লিক করুন, এবং ফার্স্ট ডে-এর মতোই একটি তারিখ বেছে নিন।
একটি সাবজেক্ট এবং আপনার আউট-অফ-অফিস মেসেজ দিন, আপনার পছন্দমতো ফরম্যাট করুন।
অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠালে, আমরা পরামর্শ দিই শুধু আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টের মানুষের জন্য করুন। অন্যথায়, আপনি সবাইকে জানাচ্ছেন আপনি বাড়িতে নেই, সেলসপিপল এবং স্প্যামারসহ। সিকিউর থাকতে, শুধু আমার কন্ট্যাক্টসের মানুষকে রেসপন্স পাঠান অপশন সিলেক্ট করুন।
শেষ হলে সেভ চেঞ্জেস চাপুন।
আপনি যদি লাস্ট ডে নির্দিষ্ট না করেন, তবে আপনাকে ম্যানুয়ালি ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অফ করতে হবে।
আপনার জিমেইল একাউন্টের সেটিংসে ফিরে যান এবং জেনারেল ট্যাবে ভ্যাকেশন রেসপন্ডার সেকশনে ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অফ অপশন সিলেক্ট করুন।
আপনার সৃজনশীলতা ব্যবহার করুন, কিন্তু প্রফেশনাল থাকুন
আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই ইনফরমেটিভ হওয়া উচিত, যাতে পাঠানোর ব্যক্তি জানতে পারে আপনি কখন অনুপলব্ধ থাকবেন এবং আপনার অনুপস্থিতিতে কে কন্ট্যাক্ট করবে। তার মানে এটি বোরিং হতে হবে না। அடுத்த বার ছুটি যাওয়ার সময় আপনার সৃজনশীলতা ব্যবহার করে একটি মজাদার, কিন্তু প্রফেশনাল, আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই বানান।
আপনি কী কী আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই ব্যবহার করেছেন? আপনি কি মনে করেন এগুলো মজাদার হওয়া উচিত নাকি শুধু ইনফরমেটিভ? কমেন্টে আপনার মতামত জানান।
