প্রতিদিন গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল পাঠালেও প্রাপকের মনে কী আসছে সেটি নিশ্চিত নন? হয়তো একমাত্র সমস্যা আপনার ইমেইল সিগনেচার এবং এটি আপনার জন্য প্রফেশনাল লুক দেওয়ার টার্নিং পয়েন্ট।
সবচেয়ে আকর্ষণীয় তথ্য সিলেক্ট করুন
যেসব জিনিস আপনার সবচেয়ে এসেনশিয়াল বিষয়গুলো থেকে মনোযোগ ভাঙে, সেগুলো বাদ দিন। শুধু সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উপাদানগুলো সিগনেচারে থাকবেন: নাম, ডিগ্রি, কোম্পানি, ইমেইল অ্যাড্রেস, ফোন নম্বর (Skypeও গণ্য)। পারসোনাল ওয়েবসাইট থাকলে সেটিও প্রাসঙ্গিক। আপনার পজিশন ও কাজের ফিল্ড অনুযায়ী আরও কিছু যোগ করতে পারেন, কারণ কোনো একক টেমপ্লেট নেই এবং এটি খুব ভিন্ন হয়।
"Less is more" বা সিম্পল রাখুন
আপনার সিগনেচারের সাদگی আপনার কোম্পিটেন্স এবং সবচেয়ে জরুরি বিষয়গুলোতে ফোকাস করার ক্ষমতা দেখায়। সত্যি কথা, আপনার প্রাপকে আপনার সমগ্র জীবনের গল্প জানার প্রয়োজন নেই। চিঠির প্রাপকও আপনার সকল সম্মান ও পুরস্কার জানার দরকার নেই। আপনার মেরিটস CV-র জন্য রেখে দিন। আপনার সিগনেচার পাঠককে অতিরিক্ত তথ্য দিয়ে ডিসট্রাক্ট করবে না। তবুও সিম্পলসিটি এবং জরুরি তথ্যের অভাবের মধ্যে পার্থক্য রক্ষা করুন। পাঠককে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সাহায্য করে এমন সব তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। এটিকে জটিল না করে ইনফরমেটিভ রাখুন।
প্রতিটি ডিটেইলে স্টাইলিশ হন
আপনি যদি চিন্তা করেন কেউ আপনার ইমেইল সাইনিং ডিজাইনে মনোযোগ দেয় না, তবে আপনি ভুলে আছেন। আথেন্টিক ডিজাইন সকল প্রাপককে আকর্ষণ করে। সুবিন্যাস লে আউট, দক্ষতার সাথে নির্বাচিত কালার, এবং ফন্ট সাথে সাথে প্রাসঙ্গিক ইমেজ— এগুলো আপনাকে কাজ করা উচিত যদি আপনি একটি আউটস্ট্যান্ডিং ইমেইল সিগনেচার তৈরি করতে চান। এছাড়া, ইমেজ ব্যবহার করলে নিশ্চিত হন সেগুলো প্রফেশনাল। HTML সিগনেচার ব্যবহার করার সময় সতর্ক থাকুন কারণ কিছু ইমেইল ক্লায়েন্ট আপনার চিঠি আপনার প্ল্যান অনুযায়ী দেখাতে পারে না। ডিটেইলে ঈশ্বর বাস করেন। আপনার ডিটেইলগুলো হৃদয়ে বসে যাওয়া উচিত।
সোশ্যাল হন কিন্তু নিজেকে ওভাররিচ করবেন না
সোশ্যাল মিডিয়া আপনার বিজনেস রিলেশনশিপ দ্রুত করতে পারে। আপনার অনেক পার্টনারর জন্য সোশ্যাল নেটওয়ার্কের মাধ্যমে আপনার সাথে যোগাযোগ করা সহজ ও সুবিধাজনক। কিন্তু সতর্ক থাকুন! নিশ্চিত করুন আপনার পটেনশিয়াল হায়ারার বা ভবিষ্যতের সঙ্গী আপনার "বিচ পার্টি"র ফটো Instagram বা Facebook-এ না পান। ব্যক্তিগত জীবনকে পেশাগত কাজ থেকে আলাদা রাখুন।
দুইবার মাপে একবার কাটুন: চেক করা অপরিহার্য
পেরফেক্ট সিগনেচার তৈরি করলে কিছু ওভারসাইট থাকতে পারে। তাই প্রক্রিয়া শেষ হলে সিগনেচার চেক বাদ দেবেন না। চিঠি পাঠাতে হড়বড়ি ন করুন। বরং চেক করুন কীভাবে কাজ করছে। একটি পাইলট মেসেজ পাঠিয়ে রিভিউ করুন কোনো মিস্টেক আছে কিনা। বিভিন্ন ইমেইল ক্লায়েন্টে ভেরিফাই করুন কীভাবে দেখাচ্ছে।
আপনি কি এমন ইমেইল পান যাদের সিগনেচার দেখে মিনিটে-সেকেন্ডে রিপ্লাই করার ইচ্ছা হয়? তবে ইমেইল সিগনেচার জেনারেটর ব্যবহার করে নিজের সিগনেচার তৈরি করুন। কোনো সন্দেহ নেই: লোকজন আপনাকে রিপ্লাই করতে চাইবে।
বোনাস: একটি চমৎকার ইমেইল সিগনেচার জেনারেটর হলো Gimmio। আপনি সহজে আপনার কোম্পানির সবার জন্য ইমেইল সিগনেচার তৈরি করতে পারেন।
