বেশিরভাগ অংশে, যোগাযোগের জন্য আপনার কর্মদিবসের ঘন্টা ব্যয় করা আপনার সময়ের সবচেয়ে উত্পাদনশীল ব্যবহার নয়। আদর্শভাবে, ইমেলের মতো যোগাযোগের সরঞ্জামগুলি আপনাকে আপনার সর্বোত্তম কাজ করার ক্ষমতা দিতে হবে, বিপরীত নয়।
দুর্ভাগ্যবশত, ইমেল যোগাযোগের একটি সর্বাঙ্গীণ রূপ হয়ে উঠেছে যা সহজেই আপনার দিন নষ্ট করতে পারে, আপনার সময় এবং উৎপাদনশীলতা কেড়ে নিতে পারে।
এই নিবন্ধে, আমরা ইমেল ওভারলোডের বিরুদ্ধে লড়াই করার জন্য কিছু ব্যবহারিক কৌশল এবং সরঞ্জাম উপস্থাপন করব।
ইমেল ওভারলোড কী, এবং এটি কীভাবে আপনার উত্পাদনশীলতাকে প্রভাবিত করে?
ইমেল ওভারলোড হল আপনার প্রাপ্ত বা পাঠানো ইমেলের সংখ্যার সাথে তাল মিলিয়ে চলতে না পারা। এটি ঘটে যখন আপনার ইনবক্সে আপনি যুক্তিসঙ্গতভাবে মোকাবেলা করতে পারেন তার চেয়ে বেশি বার্তা থাকে৷
৷সুতরাং, ইমেল ওভারলোডের সাথে আপনি যে চিহ্নগুলি নিয়ে লড়াই করছেন?
- আপনি মনে করেন যে আপনি ক্রমাগত আপনার ইমেলে পিছিয়ে আছেন এবং কখনই ধরতে পারবেন না।
- আপনি যখনই আপনার ইমেল চেক করেন তখন আপনি চাপে পড়েন কারণ আপনার মোকাবেলা করার জন্য অনেক বার্তা রয়েছে।
- আপনি অনেক বেশি ফলো-আপ ইমেল পাচ্ছেন কারণ আপনি আপনার বার্তাগুলির সাথে যোগাযোগ রাখতে কষ্ট করছেন৷
- আপনি ক্রমাগত আপনার ইমেল চেক করার জন্য একটি শক্তিশালী তাগিদ আছে, এমনকি আপনি যখন অন্যান্য কাজে ব্যস্ত থাকেন বা আপনি যখন বাড়িতে বিশ্রাম নেওয়ার চেষ্টা করছেন তখনও।
আপনি যদি এই লক্ষণগুলির মধ্যে কিছু অনুভব করেন তবে আপনি একা নন। ইমেল ওভারলোড একটি সাধারণ সমস্যা যা অনেক লোকের মুখোমুখি হয়, তবে আমরা এখানে কীভাবে এলাম? ইমেল ওভারলোড কেন এমন উদ্বেগের কারণ হয়ে উঠেছে তার অনেক কারণ রয়েছে, সবচেয়ে উল্লেখযোগ্যভাবে কর্মক্ষেত্রে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের প্রাথমিক মাধ্যম হিসাবে ইমেলের ব্যাপক গ্রহণ।
এটি দূরবর্তী কর্মশক্তির সম্প্রসারণের সাথে আরও খারাপ হয়ে উঠেছে, যেহেতু ব্যক্তিগত মিথস্ক্রিয়াগুলি ইমেল যোগাযোগে পরিণত হয়েছে। শেষ কিন্তু অন্তত নয়, রিয়েল-টাইম এবং সর্বদা-চলমান কাজের সংস্কৃতির অর্থ হল লোকেরা সর্বদা ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাতে উপলব্ধ থাকবে, এমনকি কাজের সময়ের বাইরেও।
এই সমস্ত কারণগুলির ফলে এমন একটি পরিস্থিতি তৈরি হয়েছে যেখানে লোকেরা ইমেলে আরও বেশি সময় ব্যয় করছে, যার ফলে বেশ কয়েকটি নেতিবাচক ফলাফল রয়েছে, যার মধ্যে রয়েছে:
- মানসিক চাপের মাত্রা বৃদ্ধি
- দৃষ্টি নিবদ্ধ রাখতে অসুবিধা
- সময়সীমা পূরণে অসুবিধা
- বর্ধিত অভিভূত অনুভূতি
- প্রসঙ্গ পরিবর্তনের কারণে উৎপাদনশীলতা হ্রাস পেয়েছে।
এই পরিণতিগুলি ব্যক্তিদের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়, কারণ তারা দল বা সংস্থার উপর প্রভাব ফেলতে পারে। সুতরাং, আপনি কীভাবে ইমেল ওভারলোডের বিরুদ্ধে লড়াই করতে পারেন এবং আপনার সময় এবং উত্পাদনশীলতার নিয়ন্ত্রণ পুনরুদ্ধার করতে পারেন?
ইমেল ওভারলোড এড্রেস করার সেরা টিপস
1. ব্যাচ ইমেল কার্যকলাপ
টাস্ক ব্যাচিং হল একটি কার্যকর উত্পাদনশীলতা কৌশল যার মধ্যে একই ধরনের কাজগুলিকে একত্রিত করা এবং নির্ধারিত সময়ের মধ্যে সেগুলি সম্পূর্ণ করা জড়িত। আপনি নির্দিষ্ট সময় স্লটে সমস্ত ইমেল-সম্পর্কিত ক্রিয়াকলাপগুলি ব্যাচ করে ইমেলে এই পদ্ধতিটি প্রয়োগ করতে পারেন৷
যেহেতু ইমেলগুলি পড়া বা প্রতিক্রিয়া জানানো অগত্যা মানসিকভাবে-চাহিদার কাজ নয়, আপনি এটি করার জন্য আপনার উত্পাদনশীল সময়ের মধ্যে সময় নির্ধারণ করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনার ক্রোনোটাইপের উপর নির্ভর করে সকালের প্রথম দিকে বা বিকেলে। এই কৌশলটি আপনাকে ক্রমাগত আপনার ইমেল চেক করার প্রলোভন এড়াতে এবং একটি ইমেল ঘূর্ণিতে আটকাতে সাহায্য করতে পারে।
আপনি ইমেল-সম্পর্কিত ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য সময় বন্ধ করতে Google ক্যালেন্ডারের মতো সময়-ব্যাচিং অ্যাপগুলি ব্যবহার করতে পারেন। এছাড়াও আপনি আপনার ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলিকে শুধুমাত্র আপনার ইমেল কার্যকলাপের সময় স্লটের মাধ্যমে কাস্টমাইজ করতে পারেন৷
৷2. অপ্রয়োজনীয় ইমেল থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন
সেই সমস্ত বিরক্তিকর নিউজলেটার এবং প্রচারমূলক ইমেল যা আপনি কয়েক বছর আগে সাবস্ক্রাইব করেছিলেন কিন্তু কখনও পড়েননি ইমেল ওভারলোডের একটি উল্লেখযোগ্য উত্স হতে পারে। এই ইমেলগুলি থেকে সদস্যতা ত্যাগ করা আপনার ইনবক্স বন্ধ করতে পারে৷
৷ইমেল থেকে সদস্যতা ত্যাগ করার অনেক উপায় আছে, তবে সবচেয়ে সাধারণ হল ইমেলের নীচে একটি "আনসাবস্ক্রাইব" লিঙ্ক খুঁজে পাওয়া। যাইহোক, আপনি যদি শত শত ইমেলে সাবস্ক্রাইব করে থাকেন তবে একবারে একটি আনসাবস্ক্রাইব করা একটি কঠিন কাজ হতে পারে। যদি এটি হয়, তবে Unroll.me সহ অনেকগুলি সরঞ্জাম রয়েছে যা আপনাকে আপনার ইমেলগুলিকে সংগঠিত করতে সাহায্য করতে পারে, যা আপনাকে কয়েকটি ক্লিকের মাধ্যমে ইমেলগুলি থেকে ব্যাপক-আনসাবস্ক্রাইব করতে সক্ষম করে৷
শেষ অবধি, আপনি আপনার প্রাথমিক ইনবক্স বন্ধ করতে প্রচারমূলক বার্তাগুলির জন্য একটি পৃথক ইমেল অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে পারেন। এইভাবে, আপনি শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিতে আপনার প্রাথমিক/কাজের ইমেল ঠিকানায় অ্যাক্সেস সীমিত করেন৷
৷3. ইমেল ফিল্টার সেট আপ করুন
ফিল্টারগুলি নির্দিষ্ট মানদণ্ডের ভিত্তিতে নির্দিষ্ট ফোল্ডারে আপনার বার্তাগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই করে কার্যকরভাবে আপনার ইমেল পরিচালনা করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন যাতে কোনও নির্দিষ্ট প্রেরকের ইমেলগুলি আপনার ইনবক্সে পৌঁছানোর আগে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হয়৷
ফিল্টারগুলি আপনাকে আপনার ইমেল আরও কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে সাহায্য করতে পারে:
- আপনাকে সংগঠিত থাকতে সাহায্য করে।
- আপনার ইনবক্স বিশৃঙ্খল থেকে অপ্রাসঙ্গিক ইমেল প্রতিরোধ করা.
- নির্দিষ্ট মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে আপনাকে দ্রুত ইমেল খুঁজে পেতে অনুমতি দেয়।
আপনি আপনার ইমেল ক্লায়েন্টে ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন; উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই স্মার্ট জিমেইল ফিল্টারগুলি ব্যবহার করতে পারেন বা SaneBox এর মতো একটি ইমেল ফিল্টারিং পরিষেবা ব্যবহার করতে পারেন৷
4. অন্যান্য যোগাযোগ সরঞ্জাম ব্যবহার করুন
আদর্শভাবে, ইমেল আপনার কর্মক্ষেত্রে যোগাযোগের একমাত্র মাধ্যম হওয়া উচিত নয়। আপনি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে ইমেল ব্যবহার করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রকল্পে একটি ক্লায়েন্ট আপডেট করতে বা দীর্ঘ-ফর্ম সামগ্রী সরবরাহ করতে৷
অনেক ক্ষেত্রে, আপনি অন্যান্য অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ সরঞ্জাম ব্যবহার করতে পারেন, যেমন:
- স্ল্যাক হল একটি কাজের মেসেজিং অ্যাপ যা আপনাকে সহকর্মী এবং দলের সাথে যোগাযোগ করতে দেয়। আপনি এটি বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করতে পারেন, যেমন ফাইল শেয়ার করা, গ্রুপ কথোপকথন করা এবং নির্দিষ্ট প্রকল্পের জন্য চ্যানেল তৈরি করা।
- টুইস্ট হল একটি অ্যাসিঙ্ক্রোনাস কমিউনিকেশন টুল যা সহকর্মীদেরকে তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়ার জন্য চাপ বা প্রত্যাশা ছাড়াই বার্তা বিনিময় করার ক্ষমতা দেয়। এটি সেই দলের জন্য আদর্শ যারা বিজ্ঞপ্তি থেকে ক্রমাগত বাধাগুলি কাটিয়ে উঠতে চান এবং তাদের সময়ের উপর আরও নিয়ন্ত্রণ রাখতে চান।
- Asana হল একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল যা আপনাকে কাজের অগ্রগতি ট্র্যাক করতে, ফাইল শেয়ার করতে এবং দলের সদস্যদের সাথে যোগাযোগ করতে দেয়। এটি প্রকল্প-ভিত্তিক কাজ বা দলগুলির জন্য একটি চমৎকার হাতিয়ার যাদের কাজগুলিতে সহযোগিতা করতে হবে।
- স্পাইক হল একটি অল-ইন-ওয়ান ইমেল সমাধান যা আপনাকে ইমেল ওভারলোড কাটিয়ে উঠতে এবং উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে। আপনি আপনার সমস্ত বিদ্যমান ইমেল অ্যাকাউন্টগুলিকে একীভূত করতে, আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করতে, সহকর্মীদের সাথে সহযোগিতা করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে স্পাইক ব্যবহার করতে পারেন৷
আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়াতে আপনার ইমেল ইনবক্সের উপর নিয়ন্ত্রণ পুনরুদ্ধার করুন
ইমেল ওভারলোড একটি প্রধান উত্পাদনশীলতা হত্যাকারী হতে পারে। যাইহোক, এই নিবন্ধে বর্ণিত কৌশল এবং সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে, আপনি আপনার ইনবক্সে বিশৃঙ্খলা কমাতে পারেন এবং আপনার ইমেল যোগাযোগের উপর নিয়ন্ত্রণ পুনরুদ্ধার করতে পারেন, প্রক্রিয়াটিতে আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়িয়ে তুলতে পারেন৷
