ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীদের লম্বা ইমেল পাঠানো সাধারণত ভালো নজরে দেখা হয় না। যাইহোক, সময় কখনো আপনাকে একটি বিস্তারিত আপডেট বা ওভারভিউ পাঠাতে হয়।
সেক্ষেত্রে, আপনি আপনার এবং প্রাপকের উপকার করবেন পয়েন্টে আসা এবং নিশ্চিত করে যে তাদের লম্বা প্যারাগ্রাফ খনন করতে হয় না ইনফরমেশনের জন্য।
এই আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে কিছু টিপস দিয়ে চলব যা আপনার লম্বা ইমেলগুলাকে আরও পড়নযোগ্য এবং রেসপন্ড করা সহজ করে দেবে।
১. বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করে সারসংক্ষেপ করুন (Use Bullet Points to Summarize)
লম্বা ইমেল লিখার সময় মনে রাখার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিস হচ্ছে প্রাপক সম্ভবত এটিকে স্কিম করে পড়বে। এতে সে গুরুত্বপূর্ণ ইনফরমেশন বা প্রশ্ন মিস করতে পারে কারণ পড়তে ছিল অনেক বেশি।
লম্বা ইমেল লিখার সময় আপনি চাইবেন প্রাপক সহজে এক নজরে দেখে মূল কথাগুলো বুঝতে পারেন — অন্য কথায়, আপনি আপনার ইমেলগুলিতে প্রিসাইজ (precise) হতে চান। এইভাবে, তারা যেন তথ্য পায়, এবং আপনি আরও চিন্তামূলক উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা বেড়ে যায়।
এই আর্টিকেলের প্রতিটি টিপস আপনাকে আরও স্কিম্মেবল, টু-দ্য-পয়েন্ট ইমেল লিখতে সাহায্য করবে — বিশেষ করে বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করে।
পয়েন্ট ফর্মে ইনফরমেশন লিখতে মানে আপনি কনভারসেশনাল হতে পারেন না এমন নয়। আপনি আপনার ইমেলের অন্যান্য অংশে, যেমন গ്രീটিং এবং সাইন-অফে কনভারসেশনাল হতে পারেন। যাইহোক, ইনফরমেশনকে পয়েন্টে সারসংক্ষেপ করলে মেসেজ দ্রুত এবং কার্যকরভাবে পৌঁছাবে।
প্রতিটি ডিটেইল অন্তর্ভুক্ত করার বদলে, আপনার মেসেজ থেকে কী তথ্য মুখ্য সেটি চিহ্নিত করুন এবং বার্বার হওয়া এড়িয়ে চলুন। প্রাপককে প্রতিটি টপিকের প্লে-বাই-প্লে দরকার নয়, শুধু মূল পয়েন্টগুলো দরকার।
২. গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টের জন্য বোল্ড (Bold) ব্যবহার করুন
ইমেলে সকল ক্যাপস ব্যবহার করা প্রফেশনাল নয়। যাইহোক, আপনি আপনার পাঠককে সঠিক দিকে ইঙ্গিত দিতে পারেন কিছু সাবটেল বোল্ডিং দিয়ে। অবশ্যই, আপনি সব জিনিসে এটি করবেন না, কিন্তু যদি একটি নির্দিষ্ট ইনফরমেশন আছে যেটা আপনি চান তারা অবশ্যই দেখে যাক যেমন একটি তারিখ, রিমাইন্ডার, বা অ্যাকশন, তবে সেটি বোল্ড করুন।
উদাহরণটি শুধু টাইটেল দুটি এবং দুটি ফ্রেজের জন্য বোল্ড ব্যবহার করেছে, যেগুলো প্রেরক পাঠককে অ্যাকশন নিতে চায় — মিটিং মিনিটসে আরও ইনফরমেশন খুঁজুন এবং একটি মিটিং ভুলবেন না। যদি সে ইমেলটি স্কিম করে, তবে এগুলো তার মনোযোগ আকর্ষণ করতে বেশি সম্ভাবনা, এবং সে কনটেক্সটের জন্য বাকিটা পড়তে পারে।
যেহেতু এটি টেক্সটে একটি সাবটেল পরিবর্তন মাত্র, প্রাপক যেন চিৎকার করছেন বলে অনুভব করবেন না, যেমন সকল ক্যাপস দিয়ে হয়।
৩. হেডিং দিয়ে ইমেলকে টপিকে ভাগ করুন (Break the Email Into Topics With Headings)
আপনার ইমেলে হেডিং যোগ করা শুনতে যেন আপনার প্রাপককে একটি উপন্যাস পাঠানো লাগে, কিন্তু এর মানে নয় প্রতিটি হেডিং-এর নিচে ढের সার ইনফরমেশন থাকতে হবে। এটি করার মাত্রই তাদের ইমেল দ্রুত পড়তে সাহায্য করে যদি তারা নির্দিষ্ট ইনফরমেশন খুঁজে, বা পরে রেফার করতে হয়।
হেডিংকে বোল্ড করলে এবং প্রতিটি সেকশনের মাঝে লাইন ব্রেক ব্যবহার করলে, আপনি প্রতিটি সেকশনের মাঝে স্পেস তৈরি করতে পারেন, যা পড়তে সহজ করে দেয় — যেকোনো অন্য ডকুমেন্টের মতো।
হেডিং ব্যবহার করা সহায়ক যদি আপনার একাধিক টপিক থাকে যা আলাদা ইমেলের যোগ্য নয় — উদাহরণস্বরূপ, একটি ডেইলি ওভারভিউ বা প্রগ্রেস আপডেট।
৪. কোটের জন্য ভিন্ন ফরম্যাটিং ব্যবহার করুন (Use Different Formatting for Quotes)
আপনি যদি কাউকের লেখা ঠিক সেইভাবে রिले করতে হয়, তবে ফরম্যাটিং-এ সাবটেল পরিবর্তন আনুন যাতে এটি আপনার নিজের ন্যারেটিভ থেকে আলাদা হয়। এইভাবে কোনো কনফিউশন থাকবে না আপনার মেসেজ কোন্যা শেষ এবং অন্যটি কোথায় শুরু।
কোটেশন مار্ক কাজ করেতে পারে, অবশ্যই, কিন্তু আপনার যদি আগে ও পেছনে অনেক টেক্সট থাকে, তবে এটি একটি লম্বা প্যারাগ্রাফ তৈরি করতে পারে যা পড়তে কম আকর্ষণীয় এবং এক নজরে ইনফরমেশন বের করা চ্যালেঞ্জিং।
ইমেলে টেক্সট ফরম্যাট করার সময় মনে রাখার আরেকটি জিনিস, আপনি একাধিক ফন্ট এবং কালার ব্যবহার এড়াতে চাইতে পারেন কারণ এটি ইমেলকে অনপ্রফেশনাল লুক দিতে পারে।
৫. প্রশ্নগুলো শেষে রাখুন (Save Questions Until the End)
আপনি কি একাধিক প্রশ্ন এক ইমেলে করেছেন এবং আধার উত্তর পেয়েছেন? এটি ছোট ইমেল বা মেসেজেও হয়তে পারে।
আপনার প্রশ্নগুলো শেষে রাখুন এবং সেগুলো ছোট এবং টু-দ্য-পয়েন্ট রাখুন। এটি শুধু পাঠককে সেগুলো দেখতে সাহায্য করবে না, বরং সে পথে যেতে যেতে আপনার প্রশ্নগুলো ভুলে যাবে না কারণ আপনি তারপর আর কোনো ইনফরমেশন দিচ্ছেন না।
আরও ভালো, সে আপনার প্রশ্নগুলোর অনুক্রমে স্পষ্ট উত্তর দিয়ে রিপ্লাই করতে পারে।
এটা শুনতে সাইলি লাগতে পারে, কিন্তু আপনার কাছে প্রতিদিন যেসব ইমেল, টেক্সট, মেসেজ, এবং ডিজিটাল মিডিয়া উপস্থাপিত হয় সেগুলো চিন্তা করুন। ইমেল ওভারলোড বা একটি ইনফরমেশন অন্য একটাকে ছাড়িয়ে দাঁড়াতে সহজে বাধা দিতে পারে।
এক্সট্রা টিপ — আপনার সাবজেক্ট লাইনে স্পেসিফিক হোন (Extra Tip—Be Specific in Your Subject Line)
এই এক্সট্রা টিপ সব ইমেলের জন্য কাজ করে। আপনার সাবজেক্ট লাইনে স্পেসিফিক হয়ে আপনি প্রাপককে অনেকভাবে সাহায্য করছেন — তারা ঠিক জানবে এটা কী সম্পর্কে, সে প্রায়োরিটাইজ করতে পারবে, এবং পরে রেফার করতে চাইলে আবার খুঁজে পাবে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি follow up, question, reminder, update, বা report মতো শব্দ ব্যবহার করতে পারেন যাতে তারা ইমেলের টাইপ বুঝতে পারে। যদি এটি একটি নির্দিষ্ট মিটিং বা প্রজেক্ট সম্পর্কে হয়, তবে নামটি উল্লেখ করুন। যদি এটি একটি রিকারিং ইমেল হয়, তবে তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করুন।
সাবজেক্টে শুধু follow up লিখলে এটি খুব ক্লিকযোগ্য বা গুরুত্বপূর্ণ শুনাবে না, বিশেষ করে যখন আপনার প্রাপকের ইনবক্সে একই টাইটেলের আরও কয়েকটা ইমেল থাকতে পারে।
আপনি সাবজেক্ট লাইনে বলতে পারেন আপনার মেসেজ আর্জেন্ট কিনা, কিন্তু সেটি সত্যিকারের আর্জেন্ট ম্যাটারের জন্য রিজার্ভ রাখুন।
যোগাযোগই চাবিকাঠি (Communication Is Key)
কিছু লোক লম্বা ইমেল পাঠানোর বিরুদ্ধে পরামর্শ দিতে পারেন, কিন্তু কখনো কখনো আপনাকে এটা পাঠাতে হয়। আপনি আপনার প্রাপকের জন্য সেরা কাজটি হচ্ছে পয়েন্টে থাকা এবং নিশ্চিত করা যে সে স্কিম করে পড়তে পারে। এটি শুধু শুরুর মাত্রায় তাদের ইনফরমেশন খুঁজে পাওয়া সহজ করবে না, বরং পরে আবার রেফার করার জন্যও সহজ করবে।
পরের বার আপনি যখন একটি লম্বা ইমেল পাঠাবেন, কেন না এই টিপসগুলো থেকে এক বা একাধিক ট্রাই করেন এবং দেখুন কেমন হয়।
