আপনার ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীদের দীর্ঘ ইমেল পাঠানো সাধারণত ভ্রুকুটি করা হয়। যাইহোক, এমন কিছু সময় আছে যখন আপনাকে শুধু একটি দীর্ঘ আপডেট বা ওভারভিউ পাঠাতে হবে।
সেক্ষেত্রে, আপনি নিজের এবং প্রাপকের পক্ষে সঠিক পয়েন্টে পৌঁছে এবং তাদের তথ্যের জন্য দীর্ঘ অনুচ্ছেদগুলি খনন করতে হবে না তা নিশ্চিত করে একটি উপকার করতে চাইবেন৷
এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে নিয়ে যাব কখনও কখনও আপনি আপনার দীর্ঘ ইমেলগুলিকে আরও পাঠযোগ্য এবং সহজে প্রতিক্রিয়া জানাতে সাহায্য করতে ব্যবহার করতে পারেন৷
1. সারসংক্ষেপ করতে বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন
একটি দীর্ঘ ইমেল লেখার সময় মনে রাখা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলির মধ্যে একটি হল প্রাপক সম্ভবত এটির মাধ্যমে স্কিম করবে। এটি করার সময়, তারা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা প্রশ্ন মিস করতে পারে কারণ পড়ার জন্য খুব বেশি ছিল।
একটি দীর্ঘ ইমেল লেখার সময়, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনি প্রাপকের জন্য এটিকে সহজ করে দেখেছেন তবুও এখনও মূল টেকওয়েগুলি খুঁজে পাচ্ছেন—অন্য কথায়, আপনি আপনার ইমেলগুলিতে সুনির্দিষ্ট হতে চান। এইভাবে, তারা তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য পায়, এবং আপনি সম্ভবত আরও চিন্তাশীল উত্তর পেতে পারেন।
এই প্রবন্ধের প্রতিটি টিপস আপনাকে আরও স্কিমযোগ্য, টু-দ্য-পয়েন্ট ইমেল অর্জনে সাহায্য করবে—বিশেষ করে বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করে।
পয়েন্ট আকারে তথ্য লেখার অর্থ এই নয় যে আপনি কথোপকথন করতে পারবেন না। আপনি আপনার ইমেলের অন্যান্য অংশে থাকতে পারেন, যেমন অভিবাদন এবং সাইন-অফ৷ যাইহোক, বিন্দুতে তথ্যের সংক্ষিপ্তকরণ দ্রুত এবং কার্যকরভাবে বার্তা পাবে৷
প্রতিটি বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করার পরিবর্তে, আপনার বার্তা থেকে মূল তথ্য সনাক্ত করুন এবং শব্দযুক্ত হওয়া এড়িয়ে চলুন। প্রাপকের প্রতিটি বিষয়ের প্লে-বাই-প্লে প্রয়োজন নেই, তাদের শুধুমাত্র মূল পয়েন্টগুলি প্রয়োজন।
2. গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টের জন্য বোল্ড ব্যবহার করুন
একটি ইমেলে সমস্ত ক্যাপ ব্যবহার করা পেশাদার নয়। যাইহোক, আপনি আপনার পাঠককে কিছু সূক্ষ্ম সাহসিকতার সাথে সঠিক দিকের দিকে সম্মতি দিতে পারেন। অবশ্যই, আপনি সবকিছুর জন্য এটি করতে চান না, তবে যদি কোনও নির্দিষ্ট তথ্য থাকে তবে আপনি নিশ্চিত করতে চান যে সেগুলি একটি তারিখ, অনুস্মারক বা অ্যাকশনের মতো দেখতে পাচ্ছেন, এটিকে বোল্ড করুন৷
উদাহরণে শুধুমাত্র শিরোনাম এবং দুটি বাক্যাংশের জন্য সাহসী ব্যবহার করা হয়েছে, যে দুটিরই প্রেরক পাঠককে পদক্ষেপ নিতে চান—মিটিং মিনিটে আরও তথ্যের সন্ধান করুন এবং একটি মিটিং ভুলে যাবেন না। যদি তিনি ইমেলটি স্কিমিং করেন, তাহলে এটি তার দৃষ্টি আকর্ষণ করার সম্ভাবনা বেশি, এবং তিনি প্রসঙ্গটির জন্য বাকিগুলি পড়তে পারেন৷
যেহেতু এটি কেবলমাত্র পাঠ্যের একটি সূক্ষ্ম পরিবর্তন, তাই সম্ভবত প্রাপকের মনে হবে যেন আপনি চিৎকার করছেন, যেমনটি তারা সমস্ত ক্যাপ সহ হতে পারে৷
3. শিরোনাম সহ ইমেলটি বিষয়গুলিতে ভাঙ্গুন
আপনার ইমেলগুলিতে শিরোনাম যুক্ত করা আপনার প্রাপকের কাছে একটি উপন্যাস পাঠানোর মতো কিছুটা শোনাতে পারে, তবে এর অর্থ এই নয় যে প্রতিটির নীচে এক টন তথ্য থাকতে হবে। এটি করা তাদের ইমেলটি দ্রুত পেতে সাহায্য করে যদি তারা কিছু তথ্য খুঁজছে বা তাদের পরে উল্লেখ করতে হয়।
শিরোনামটি বোল্ড করে রেখে এবং প্রতিটি বিভাগের মধ্যে লাইন বিরতি ব্যবহার করে, আপনি প্রতিটি বিভাগের মধ্যে স্থান রাখতে পারেন, এটিকে পড়া সহজ করে তোলে—অনেকটি অন্যান্য নথির মতো৷
শিরোনাম ব্যবহার করা সহায়ক যদি আপনার একাধিক বিষয় থাকে যা আপনি কভার করতে চান যেগুলি আলাদা ইমেলের নিশ্চয়তা দেয় না—উদাহরণস্বরূপ, একটি দৈনিক ওভারভিউ বা একটি অগ্রগতি আপডেট৷
4. উদ্ধৃতির জন্য ভিন্ন বিন্যাস ব্যবহার করুন
আপনার যদি তথ্যটি অন্য কেউ যেভাবে লিখেছিল ঠিক সেইভাবে রিলে করার প্রয়োজন হয়, তাহলে এটিকে আপনার নিজের বর্ণনা থেকে আলাদা করতে সাহায্য করার জন্য বিন্যাসে সূক্ষ্ম পরিবর্তন করুন। এইভাবে আপনার বার্তাটি কোথায় শেষ হবে এবং অন্যটি কোথায় শুরু হবে তা নিয়ে কোনও বিভ্রান্তি নেই৷
উদ্ধৃতি চিহ্ন অবশ্যই কৌশলটি করতে পারে, তবে আপনার যদি আগে এবং পরে অনেক পাঠ্য থাকে তবে এটি একটি দীর্ঘ অনুচ্ছেদ তৈরি করতে পারে যা পড়ার জন্য কম পছন্দসই এবং এক নজরে তথ্য সংগ্রহ করা আরও চ্যালেঞ্জিং৷
ইমেলগুলিতে টেক্সট ফর্ম্যাট করার ক্ষেত্রে আরেকটি জিনিস মনে রাখতে হবে, আপনি একাধিক ফন্ট এবং রঙের ব্যবহার এড়াতে চাইতে পারেন কারণ এটি একটি ইমেলকে অপ্রফেশনাল দেখাতে পারে৷
5. শেষ পর্যন্ত প্রশ্ন সংরক্ষণ করুন
আপনি কি কখনও একটি ইমেলে একাধিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেছেন এবং সম্ভবত অর্ধেক উত্তর পেয়েছেন? এটি ইমেল বা বার্তাগুলির মধ্যেও ঘটতে পারে৷
আপনার প্রশ্নগুলি শেষ পর্যন্ত সংরক্ষণ করার চেষ্টা করুন এবং সেগুলি সংক্ষিপ্ত এবং পয়েন্টে রাখার চেষ্টা করুন। এটি কেবল পাঠককে সেগুলি দেখতে সহায়তা করবে না, তবে আপনি পথের মধ্যে যা জিজ্ঞাসা করেছেন তা তারা ভুলে যাবে না কারণ আপনি পরে আর কোনও তথ্য উপস্থাপন করবেন না৷
আরও কি, তারা কি আপনাকে এমন একটি প্রতিক্রিয়া পাঠাতে পারে যা আপনি তাদের জিজ্ঞাসা করা ক্রমে স্পষ্টভাবে প্রশ্নের উত্তর দেয়।
এটি নির্বোধ মনে হতে পারে, তবে আপনার কাছে প্রতিদিন উপস্থাপিত সমস্ত ইমেল, পাঠ্য, বার্তা এবং ডিজিটাল মিডিয়ার কথা চিন্তা করুন। ইমেল ওভারলোডের সাথে বিভ্রান্ত হওয়া বা এক টুকরো তথ্য অন্যটির চেয়ে আলাদা হওয়া সহজ৷
অতিরিক্ত টিপ—আপনার বিষয় লাইনে নির্দিষ্ট হোন
এই অতিরিক্ত টিপ সাধারণভাবে সমস্ত ইমেলের জন্য কাজ করে। আপনার সাবজেক্ট লাইনে সুনির্দিষ্ট হওয়ার মাধ্যমে, আপনি প্রাপককে বিভিন্ন উপায়ে সাহায্য করছেন—তারা ঠিক কী বিষয়ে তা জানবে, তারা এটিকে অগ্রাধিকার দিতে পারে, এবং যদি তাদের এটি উল্লেখ করার প্রয়োজন হয় তবে তারা এটি আবার খুঁজে পেতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি অনুসরণ করুন এর মত শব্দ ব্যবহার করতে পারেন ,প্রশ্ন , অনুস্মারক , আপডেট , অথবা প্রতিবেদন তাদের ইমেইলের ধরন জানাতে। যদি এটি একটি নির্দিষ্ট মিটিং বা প্রকল্প সম্পর্কে হয়, তাহলে নামটি বলুন। যদি এটি একটি পুনরাবৃত্ত ইমেল হয়, তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করুন৷
৷বিষয়ের সাথে একটি ইমেল পাঠানো হচ্ছে অনুসরণ করুন ৷ একা এটি খুব ক্লিকযোগ্য বা গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে হয় না, বিশেষ করে যখন আপনার প্রাপকের ইনবক্সে একই শিরোনাম সহ আরও কয়েকটি ইমেল থাকতে পারে।
আপনার বার্তা জরুরী হলে আপনি সাবজেক্ট লাইনে লোকেদের জানাতেও পারেন, তবে বাস্তবে যে বিষয়গুলি রয়েছে তার জন্য এটি সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না।
কমিউনিকেশন ইজ কি
যদিও কেউ কেউ দীর্ঘ ইমেল পাঠানোর বিরুদ্ধে পরামর্শ দিতে পারে, কখনও কখনও আপনার প্রয়োজন হয়। আপনার প্রাপকের জন্য আপনি যা করতে পারেন তা হল বিন্দুতে লেগে থাকা এবং নিশ্চিত করা যে তারা স্কিম করতে পারে। এটি শুধুমাত্র তাদের প্রাথমিকভাবে প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে সাহায্য করবে না, তবে এটি তাদের পরে আবার উল্লেখ করতেও সাহায্য করবে।
পরের বার আপনাকে একটি দীর্ঘ ইমেল পাঠাতে হবে, কেন এই টিপসের এক বা একাধিক চেষ্টা করবেন না এবং দেখুন কিভাবে এটি যায়৷
