আমাদের জীবন কাজ, বন্ধু, পরিবার, শৌক, ইভেন্ট, ক্লাব — অনেক ভাগে ভাগ। কখনো কখনো আমাদের একাধিক Gmail অ্যাকাউন্ট সেই সামাজিক শিজোফ্রেনিয়কেও প্রতিফলিত করে।
Gmail জনপ্রিয় এবং বিনামূল্য। তাই ধরে নেওয়া যেতে পারে আপনার একাধিক Gmail অ্যাকাউন্ট আছে। কিন্তু জানেন কি, আপনি সেগুলো সহজে লিঙ্ক করে একটি মাস্টার Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে সব পাঠাতে-পাওয়া যাবে? সকল Gmail অ্যাকাউন্ট লিঙ্ক করলে অ্যাকাউন্ট স্যুইচ করার ঝামেলা ছাড়া সবকিছু একসাথে রাখা যাবে।
সেটিংসে কিছু টুইক করলেই হবে। ব্যাপারটি অনেক সময় ও ঝামেলা বাঁচায়, ঠিক নাকি!
অ্যাকাউন্ট লিঙ্ক করা সহজ কিন্তু ইনবক্স অর্গানাইজ করা আরও গুরুত্বপূর্ণ যাতে ইমেইল অ্যাকসিডিটি অতীতের কথা হয়। চলুন চারটি ধাপে আমাদের ইমেইল-চালিত জীবনে সুস্থতা আনি।
ধাপ ১: দ্বিতীয় ইমেইল ঠিকানা যোগ করুন
ধাপ ২: ইনকামিং মেইল ফরওয়ার্ড করুন
ধাপ ৩: সকল ইনকামিং মেইলের জন্য লেবেল তৈরি করুন
ধাপ ৪: ইনবক্স স্বয়ংক্রিয় অর্গানাইজ করার জন্য ফিল্টার তৈরি করুন
দেখুন, প্রথম দুটি ধাপ অ্যাকাউন্টগুলো বাঁধবে, পরের দুটি ইনবক্স অর্গানাইজ করবে উন্নত ইমেইল ম্যানেজমেন্টের জন্য।
ধাপ ১. দ্বিতীয় ইমেইল ঠিকানা যোগ করুন
এখন আপনার একটি Gmail অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে যেটি আপনি অন্যগুলোর চেয়ে বেশি চেক করেন। এটিকে প্রাইমারি ইমেইল হিসেবে ব্যবহার করুন যেটি সেকেন্ডারি অ্যাকাউন্টগুলোর সব মেইল পাবে। আমার কেসে, এটি Google Calendar-এ লিংকড Gmail অ্যাকাউন্ট। নিশ্চিত না হলে আপনার ইমেইলের সাথে লিংকড অ্যাকাউন্ট খুঁজে বের করার পদ্ধতি দেখুন।
এই একটি প্রাইমারি Gmail অ্যাকাউন্ট আপনাকে সকল লিংকড সেকেন্ডারি Gmail ID দিয়ে মেইল রিসিভ, সার্চ, এবং রিপ্লাই পাঠাতে দেবে। তাহলে প্রাইমারি Gmail-এ যাই এবং দ্বিতীয় Gmail ঠিকানা লিঙ্ক করি।
- আপনার প্রাইমারি (যেটি থেকে সকল মেইল পাঠানো-পাওয়া চান) Gmail অ্যাকাউন্টে গিয়ে উপরের ডান কোণার গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং Settings সিলেক্ট করুন।
- Accounts and Import ট্যাবে ক্লিক করুন। এখন Send mail as: সেটিং-এ Add another email address you own ক্লিক করুন।
এক নতুন ওয়েবপেজ খুলবে। নাম ফিল্ডে আপনার পুরো নাম দিন। ইমেইল ঠিকানা ফিল্ডে যে দ্বিতীয় আইডি লিঙ্ক করতে চান সেটা দিন।
Treat as an alias বক্স চেক করুন যদি লিংকড যেকোনো অ্যাকাউন্টে পাঠানো মেইলের রিপ্লাই আপনি যেকোনো ঠিকানা থেকে দিতে চান। বক্স আনচেক করলে নির্দিষ্ট ঠিকানা থেকে রিপ্লাই করার অপশন থাকবে। এটি কিছুটা বিভ্রান্তিকর, তাই এই Gmail সাপোর্ট পেজ দেখলে পরিষ্কার হয়ে যাবে।
Gmail একটি ভেরিফিকেশন মেসেজ পাঠাবে সেই ইমেইলে যাতে আপনি অ্যাকাউন্টের মালিক কিনা নিশ্চিত হয়।
তখন ভেরিফিকেশন কোড দিয়ে Verify ক্লিক করুন। অথবা ভেরিফিকেশন লিঙ্কে ক্লিক করুন।
ভেরিফিকেশন হলে আপনার প্রাইমারি অ্যাকাউন্টের Send mail as সেকশনে দ্বিতীয় ইমেইল ঠিকানা দেখতে পাবেন।
এখন ইমেইল কম্পোজ করার সময় "From" ফিল্ডে নতুন অপশন পাবেন। সেটা ক্লিক করলেই রিসিভার সেটা দেখবে।
দ্বিতীয় ইমেইল অ্যাকাউন্ট বন্ধ করবেন এখনো না। পরবর্তী ধাপে প্রয়োজন হবে।
ধাপ ২. ইনকামিং মেইল ফরওয়ার্ড করুন
দ্বিতীয় Gmail অ্যাকাউন্টের Settings পেজ খুলুন (যেটি থেকে মেইল পড়তে চান)।
Forwarding and POP/IMAP ট্যাবে ক্লিক করুন।
প্রাইমারি ইমেইল ঠিকানা Forward a copy of incoming mail to বক্সে টাইপ করুন।
তब ড্রপডাউন লিস্ট থেকে একটি অপশন বেছে নিন:
- keep Gmail’s copy in the Inbox
- archive Gmail’s copy
- delete Gmail’s copy
Save Changes ক্লিক করুন।
এখন সেকেন্ডারি অ্যাকাউন্ট বারবার খুলতে হবে না। প্রাইমারি অ্যাকাউন্টে লগ ইন করলেই সব মেইল পাবেন। পরের দুটি ধাপ প্রাইমারি ইনবক্স সেট আপ করবে যাতে প্রতিটি অ্যাকাউন্ট আলাদা চেনা যায়।
ধাপ ৩. ইনকামিং মেইলের জন্য লেবেল তৈরি করুন
Gmail-এ লেবেল স্মার্টভাবে ব্যবহার করা ইনবক্স দামান করার সবচেয়ে কার্যকর উপায়। লেবেল আপনাকে চিন্তা করাতে হবে না — আইডিয়া হলো লিংকড Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে আসা ইমেইলগুলো ঝটপট চেনা। প্রতিটি লিংকড অ্যাকাউন্টের জন্য নির্দিষ্ট লেবেল বানান এবং স্মার্ট ফিল্টারের মাধ্যমে সেগুলো আরও রিফাইন করুন।
প্রাইমারি ইমেইল অ্যাকাউন্টে স্যুইচ করুন, পেজের নিচে বাম পাশে Create new labels লিঙ্ক খুঁজুন।
লিঙ্কে ক্লিক করলে New Label ফিল্ড বক্স খুলবে। লেবেলের জন্য নাম দিন। চাইলে একটু আসল ইমেইল ঠিকানা দিতে পারেন। Create চাপুন।
লেবেল দিয়ে আপনি অনেক কিছু করতে পারেন। প্রতিটি লিংকড ইমেইল অ্যাকাউন্টের আলাদা রঙ দিন বা এমনকি সাব-লেবেল বানান বিভিন্ন ধরনের ইমেইলের জন্য।
ধাপ ৪. ইনবক্স স্বয়ংক্রিয় অর্গানাইজ করার ফিল্টার তৈরি করুন
চোক করা ইনবক্স একমাত্র সমস্যা নয় যা স্মার্ট Gmail ফিল্টার সমাধান করতে পারে। কিন্তু অন্যান্য Gmail অ্যাকাউন্ট একটি সেন্ট্রাল হাবের সাথে কানেক্ট করার সময় ফিল্টার পাওয়ার ইউজারের ফিশিং নেট।
প্রাইমারি ইমেইল অ্যাকাউন্টের Settings-এ Filters and Blocked Addresses ট্যাবে ক্লিক করুন (Accounts and Import ট্যাবের পাশে)। নিচে স্ক্রোল করে Create a new filter ক্লিক করুন।
পরবর্তী স্ক্রিনে From ফিল্ডে আপনার সেকেন্ডারি ইমেইল ঠিকানা টাইপ করুন।
Create a filter with this search ক্লিক করুন। পরবর্তী স্ক্রিনে When a message arrives that matches this search অধীনে অনেক অপশন আছে।
Apply the label চেক করুন এবং আগের ধাপে বানানো লেবেল সিলেক্ট করুন।
নীল Create filter বাটনে ক্লিক করুন। আপনার লিংকড অ্যাকাউন্ট থেকে পুরনো ইমেইল থাকলে Also apply filter to "X" matching conversations সিলেক্ট করতে পারেন।
একটি দ্রুত বিকল্প:
নির্দিষ্ট মেসেজ দিয়ে ফিল্টার বানানও যায় — এটি কখনো কখনো দ্রুত পদ্ধতি।
- Gmail খুলুন।
- ইচ্ছিত ইমেইলের চেকবক্সে ক্লিক করুন।
- More ক্লিক করুন।
- Filter messages like these ক্লিক করুন।
- ফিল্টার ক্রাইটেরিয়া দিন।
হয়ে গেলো! এখন আপনার সেকেন্ডারি ইমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে মেইল প্রাইমারি অ্যাকাউন্টে ডাউনলোড হয়ে আপনার নির্দিষ্ট লেবেলে (ফোল্ডার ভাবুন) স্বয়ংক্রিয়ভাবে যাবে। ফিল্টার ব্যবহার করলে লিংকড Gmail অ্যাকাউন্টের সব মেইল একসাথে আপনার সীমিত দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারবে না।
আপনি প্রাইমারি ইমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে দুটি ইমেইল অ্যাকাউন্টের মেইল পাঠাতে পারবেন সেকেন্ডারি অ্যাকাউন্টে স্যুইচ ছাড়া।
এই Gmail Lab ফিচার ট্রাই করুন – Multiple Inboxes
Multiple Inboxes একটি Gmail Labs ফিচার। আপনি একাধিক লিংকড Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে মেইল দেখতে এবং একই Gmail অ্যাকাউন্টে একসাথে আলাদা আলাদা ইনবক্সে অর্গানাইজ করতে চাইলে এটি ব্যবহার করুন।
Multiple Inboxes আপনাকে মেইন ইনবক্সের পাশে মিনি ইনবক্স দেয়। এগুলো ইমেইল টাইপ অনুযায়ী ইনকামিং মেইলকে একাধিক সেকশনে ভাগ করে। মনে রাখবেন, এটি শুধু उन्हीं অ্যাকাউন্টের জন্য কাজ করে যারা Gmail-এর এক্সট্রা ট্যাব (Social, Promotions, Updates, Forums) ব্যবহার করে না।
Labs ট্যাবে Gmail Settings-এ Multiple Inboxes এনাবল করুন।
Labs ট্যাব থেকে বের হওয়ার আগে Save Changes মনে রাখুন। Gmail আপডেট হয়ে মাল্টিপল ইনবক্স দেখাবে। Settings-এ ফিরে Multiple Inboxes ট্যাব থেকে কনফিগার করুন। সেকেন্ডারি ইমেইল ঠিকানাগুলো সার্চ কোয়েরি বক্সে দিন। unik টাইটেল দিন এবং প্যানেলের পজিশন সিলেক্ট করুন। Save changes দিয়ে শেষ করুন!
Gmail অ্যাকাউন্ট স্যুইচিং-এ সময় বাঁচান
প্রাইমারি Gmail অ্যাকাউন্টকে বাকিগুলোর ক্যাচ-অল বানানোর সবচেয়ে স্পষ্ট সুবিধা: সময়। আর অ্যাকাউন্ট স্যুইচ করতে হয় না। আমাদের ইমেইল মূলত নিজস্ব প্রায়োরিটাইজেশন সহ একটি "টু-ডゥ লিস্ট"। তাই প্রাইমারি ইমেইল ঠিকানাকে ভারি কাজ করাতে দিন। এবং পণ্যবর্ধন বাড়াতে Gmail Chrome এক্সটেনশনগুলো ভুলবেন না।
একটি Google অ্যাকাউন্টকে ডিফল্ট সাইন-ইন হিসেবে সেট করার পদ্ধতি জানতে চান? এই আর্টিকেলটি দেখুন:
মূল লেখক: Wendy Limauge, October 27th, 2008
