ইনবক্স জিরো কী? কি এটি আপনার কর্মক্ষেত্রের সময় সর্বোচ্চ ব্যবহার করতে সাহায্য করতে পারে?

জনপ্রিয় বিশ্বাসের বিপরীতে, ইনবক্স জিরো কেবল প্রতিদিন আপনার ইনবক্স থেকে ইমেল খালি করার চেয়ে গভীর। এটি আপনার ইনবক্স আপনার কাছে আনার প্রতিটি কাজ কতটা দক্ষতার সাথে এবং দ্রুততরভাবে আপনি পরিচালনা করেন সে সম্পর্কে, চিনিয়ে না কতক্ষণ সময় লাগে সেটি পরিচালনা করতে।

ইনবক্স জিরো আপনাকে দায়বদ্ধ করে; এই পদ্ধতিটি আপনাকে আপনার ইমেল ইনবক্স থেকে বের করে 최대한 দ্রুত কাজে ফিরিয়ে আনে, আপনার ওপর নির্ভরশীলদের কাজে কোনো ভুল না করে।

ইনবক্স জিরোর উদ্ভব

ইনবক্স জিরোর আবিষ্কারক মারলিন মান, নিরুদ্দেশ্যভাবে ইমেল চেক করার আচরণের জন্য আমাদের তিরস্কার করেন। আপনি যদি আপনার ইনবক্সকে একটি টু-ডু লিস্ট বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং রিমাইন্ডার ট্র্যাক করার জন্য ব্যবহার করেন, তবে এই অভ্যাসটি সম্ভবত আপনার পুরো দিনের অনেক সময় এবং মনোযোগ খরচ করাচ্ছে।

তাঁর নিজের কথায়: এটি একটি সিস্টেম নয়—এটি পাগলামি। এইভাবে জীবন যাপন করলে আপনি সম্ভবত আপনার সময় বা ইনবক্সいずれটিকেও সঠিকভাবে ব্যবহার করছেন না।

তিনি একটি খুব নির্দিষ্ট ধরনের কর্মীর কথা উল্লেখ করেছেন—একজন "জ্ঞান কর্মী", যারা পেশাগতভাবে তথ্যে মান যোগ করে। মারলিন অনুযায়ী, একজন জ্ঞান কর্মীর জীবনে দুটি সবচেয়ে মূল্যবান জিনিস হল তাদের সময় এবং তাদের মনোযোগ।

তিনি উভয়টিকেই অপ্রতিস্থাপনীয় বলে ডাকা করেছেন। আপনি যদি নিজেকে একজন জ্ঞান কর্মী হিসাবে বিবেচনা করেন, তবে আপনি খুঁজে পেতে পারেন যে, আপনি কীভাবে সেগুলো খরচ করেন সে সম্পর্কে সচেতনতা বিকাশ করার পর আপনি অনেক বেশি কাজ সম্পন্ন করতে পারছেন।

ইনবক্স জিরো পদ্ধতির বিশ্লেষণ

ইনবক্স জিরো ইমেলকে সঠিকভাবে সেটি কী তা দেখে: মিস্টার মান वर्णনা অনুযায়ী একটি টিউব, যা কেবল পয়েন্ট এ থেকে পয়েন্ট বি-তে তথ্য পৌঁছে দেয়। ইনবক্স জিরো আপনি যে ইমেলগুলো পান তাদের বিষয়বস্তুতে অনেক গুরুত্ব দেয়। এটি করলে, ব্যবহারকারী তার ইনবক্স পরিষ্কার করার জন্য একটি অনেক বেশি কর্ম-মুখী পদ্ধতি গ্রহণ করে।

যখন আমরা ভুল মানসিক অবস্থায় থাকি, তখন প্রতিটি বিজ্ঞপ্তি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়। শব্দ থেকে আপনার মনোযোগের সত্যিকারের বিষয়গুলো আলাদা করা ইনবক্স জিরোর কালার একটি অংশ।

যখন কিছু আপনার ইমেলে আসে, তবে আপনাকে প্রেরকের সাথে যোগাযোগ করতে হবে এবং যা করা দরকার তা যত শীঘ্র সম্ভব সম্পন্ন করতে হবে। কোনো কাজের প্রয়োজন না হলে, ইমেলটি অবিলম্বে ফাইল করা উচিত এবং ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য সংগঠিত রাখা উচিত। নজरों থেকে দূরে, মনের কাছেও দূরে, কিন্তু প্রয়োজন হলে পাওয়ারاحة।

আপনার পাশে যা আসুক, আপনাকে প্রতিটি ধরনের ইমেলের জন্য একটি "চিরস্থায়ী ঘর" তৈরি করে রাখতে হবে, সেটি আপনার নিজস্ব টু-ডু লিস্ট হলেও। একটি গন্তব্য ইতিমধ্যে মনে রাখলে, আপনি অন-দ-ফ্লাই সবকিছু সাজাতে চেষ্টা করে নিজেকে অভিভূত করার সম্ভাবনা কম থাকে।

মারলিন ইমেলের সাথে একটি ব্যক্তি যা কিছু করতে পারে সেটি বর্ণনা করার জন্য পাঁচটি শব্দ ব্যবহার করেছেন:

• ডিলিট (অথবা আর্কাইভ)
• ডেলিগেট (অন্যের কাছে ছেড়ে দেওয়া)
• রেসপন্ড (উত্তর দেওয়া)
• ডিফার (স্থগিত রাখা)
• ডゥ (করা)

যখন আপনি বিষয়গুলো এভাবে সীমাবদ্ধ করেন, তখন আপনার জন্য বিষয়গুলো অনেক সহজ হয়ে যায়। শুধুমাত্র সীমিত সংখ্যক ফলাফল থাকে; কম বিকল্প থাকলে, আমরা প্রতিটি মেসেজের ওপর চিন্তা করতে চিন্তা করতে না গিয়ে স্ট্যাকটি অনেক দ্রুত প্রক্রিয়া করতে পারি।

কর্মে রূপান্তর করে শূন্যে প্রক্রিয়া

ইনবক্স জিরোর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম হল আপনি "প্রক্রিয়া" না করেই আপনার ইমেল চেক করতে পারবেন না। এর অর্থ কী?

আপনি যদি জিমেইল খুলেন, নিরুদ্দেশ্যভাবে স্ক্রল করেন, এবং তাৎক্ষণিক বন্ধ করে দেন, তবে আপনি সম্ভবত আসলে প্রক্রিয়া করছেন না, বরং স্কিমিং করছেন। স্কিমিং খারাপ; এটি বর্জিত শক্তি। আপনি যা পড়েছেন তার weinigটিই মনে থাকে, আপনার সময়ের জন্য কিছুই পান না।

একটি ইমেল প্রক্রিয়া করা মানে সেটি বন্ধ করার আগে একটি কার্যকর কাজ বা লক্ষ্যে রূপান্তর করা। ডিলিট, ডেলিগেট, রেসপন্ড, ডিফার, অথবা ডゥ—এই শব্দগুলোর যেকোনো একটি প্রযোজ্য হবে। অন্য কিছুর ওপর ক্লিক করার আগে, সিদ্ধান্ত নিন এবং আপনার কদম বাড়ান।

অভ্যাসের শক্তি: ইমেল ড্যাশ কী?

মিস্টার মান দাবি করেন, একটি সমস্যা সমাধানের জন্য যেসব অনুশাসনের প্রয়োজন সেটি একটি নির্দিষ্ট উপযুক্ত সিস্টেম মেনে চলার অনুশাসন; যদি আপনি তার নিয়ম এবং কৌশলগুলো মেনে চলেন না তবে সেরা সিস্টেমটিও অর্থহীন।

এই লক্ষ্যে, তিনি ভাল অভ্যাস củড়়ে দিতে আমাদের উৎসাহিত করেন সেগুলো বারবার করতে—এখানে কেসে, আমাদের ইমেল ইনবক্স কম চেক করতে বলেন যাতে সময় অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কাজে বিনিয়োগ করা যায়। আমরা যত ভালোভাবে এটা করতে পারি, পিছনের দিক থেকে অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ জিনিসের জন্য তত বেশি সময় জমা করতে পারি।

তিনি যে একটি টিপ শেয়ার করেছেন সেটি হল আপনার ইনবক্স খোলা রেখে না থাকার অভ্যাস এড়াতে, যাতে আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের ওপর ফোকাস করতে পারেন। জিমেইলে চোখ বুকে রাখার বদলে, মারলিন প্রস্তাব দেন যে আপনি সারাদিন ইমেল ড্যাশ শিডিউল করুন। কীভাবে?

1. প্রতি ঘন্টা একবার আপনার ইমেল চেক করুন।
2. দশ মিনিট நேர ধরে উপরের কর্মক্রিয়াপদগুলো ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স শূন্যে প্রক্রিয়া করুন।
3. দশ মিনিট পর-wrap it up and get back to work. (দশ মিনিট বीत जाने पर, কাজ শেষ করে কাজে ফিরে যান।)

এই রুটিন আপনার নিজস্ব কাজ এবং ব্যক্তিগত প্রয়োজনের অনুযায়ী কাস্টমাইজ করা যেতে পারে—আপনাকে প্রক্রিয়া করার জন্য বিস মিনিট দরকার হতে পারে, অথবা আপনি প্রতিটি তিন ঘন্টায় একবারই আপনার ইমেল চেক করতে পারেন। যাই হোক, এই সহজ প্রক্রিয়াটি সম্ভবত আপনাকে আপনার দিন সার্থক করার উপায়ে আরও গভীরভাবে চিন্তা করতে বাধ্য করবে।

ইনবক্স জিরো এবং কর্মক্ষেত্রে আরও সচেতন দিন

মারলিন আমাদের একটি সহায়ক ভিজ্যুয়ালাইজেশন অনুশীলনের মাধ্যমে নিয়ে যান, কৃতিত্ব জোয়েল স্পোলস্কি: আপনার ব্যান্ডউইথ একটি বক্স। আপনার দায়িত্বগুলো, verdens চাহিদা, আপনার কাজ, আপনার পরিবার, এবং আপনার বন্ধুরা সাথে তাল মিলিয়ে চলার জন্য আপনাকে যা যা করতে হয়? এগুলো এক গুচ্ছ বিল্ডিং ব্লকের মতো।

"প্রতিবার আপনি আপনার বক্সে একটি ক্যাপ ব্লক ফেললে, একটি খুব কুল ব্লক পেছনে रहে যায়। আমরা কখনও কখনও বস বা টিমের অধীন অনুভব করি, কিন্তু궁극적으로, আমরা নিজেরা এই ধরনের জিনিসের ট্রাফিক পুলিশ। আপনি আপনার বক্স থেকে এক গুচ্ছ বেকার ব্লক সরিয়ে ফেলতে চান না। সেগুলো প্রথমেই সেখানে ঢুকতে না দেওয়া ভালো।"

অর্থনীতিতে, এই ধারণাটিকে "অবসর খরচ" বলা হয়—যখন আপনার বক্সটি 가득, আপনি কোন ব্লকগুলো অন্যদের সাথে বদলি করতে চান যদি পারতেন? একজন মানুষ হিসেবে, আপনি আপনার অধিকাংশ সময় এবং মনোযোগ কোথায় দেন? আপনার জীবনের কোন অংশ আপনাকে লুটে নেয়? কোন অংশগুলো সম্পূর্ণ ক্ষুধার্ত?