জনপ্রিয় বিশ্বাসের বিপরীতে, ইনবক্স জিরো প্রতিদিন আপনার ইমেলের ইনবক্স খালি করার চেয়ে অনেক গভীরে যায়। আপনার ইনবক্স আপনাকে নিয়ে আসা প্রতিটি টাস্ক আপনি কতটা দক্ষতার সাথে এবং তাৎক্ষণিকভাবে পরিচালনা করেন সে সম্পর্কে আরও বেশি, এটি পরিচালনা করতে আপনার কত সময় লাগে তার চেয়ে।
ইনবক্স জিরো আপনাকে দায়বদ্ধ রাখে; এই পদ্ধতিটি আপনাকে আপনার ইমেল ইনবক্স থেকে বের করে আনবে এবং আপনার উপর নির্ভরশীলদের উপর বল না ফেলে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কাজে ফিরে আসবে।
ইনবক্স জিরোর উৎপত্তি
মার্লিন মান, ইনবক্স জিরোর উদ্ভাবক, আমাদের ইমেল চেক করার জন্য আমাদের সময় নষ্ট করার প্রবণতাকে তিরস্কার করেন। আপনি যদি আপনার ইনবক্সকে একটি করণীয় তালিকা হিসাবে ব্যবহার করেন বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং অনুস্মারকগুলির ট্র্যাক রাখতে পারেন, তাহলে এই অভ্যাসটি সম্ভবত আপনার সারাদিনে অনেক সময় এবং মনোযোগ ব্যয় করছে৷
তার নিজের ভাষায়:এটি একটি সিস্টেম নয় - এটি পাগল। আপনি সম্ভবত এইভাবে জীবনযাপন করে আপনার সময় বা আপনার ইনবক্সের সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করছেন না৷
তিনি একটি খুব নির্দিষ্ট ধরণের কর্মী উল্লেখ করেছেন - একজন "জ্ঞানকর্মী", যিনি পেশা হিসাবে তথ্যের মূল্য যোগ করেন। মারলিনের মতে একজন জ্ঞানকর্মীর জীবনের সবচেয়ে মূল্যবান দুটি জিনিস হল তাদের সময় এবং মনোযোগ।
তিনি এই দুটি জিনিসকে অপরিবর্তনীয় বলেছেন। আপনি যদি নিজেকে একজন জ্ঞান কর্মী হিসাবে বিবেচনা করেন, তাহলে আপনি দেখতে পাবেন যে আপনি কীভাবে সেগুলি ব্যয় করেন সে সম্পর্কে সচেতনতার বোধ তৈরি করার পরে আপনি আরও অনেক কিছু করতে পারেন।
ইনবক্স জিরো অ্যাপ্রোচ ভাঙা
ইনবক্স জিরো ইমেলটি ঠিক কী তা দেখে:একটি টিউব, যেমনটি মিঃ ম্যান বর্ণনা করেছেন, এটি পয়েন্ট A থেকে বি পয়েন্ট পর্যন্ত তথ্য পাওয়া ছাড়া আর কিছুই করে না। ইনবক্স জিরো আপনার প্রাপ্ত ইমেলের বিষয়বস্তুর উপর অনেক জোর দেয়। এটি করার মাধ্যমে, ব্যবহারকারী তার ইনবক্স সাফ করার জন্য অনেক বেশি অ্যাকশন-ভিত্তিক পদ্ধতি গ্রহণ করে।
যখন আমরা মনের ভুল অবস্থায় থাকি, তখন প্রতিটি বিজ্ঞপ্তি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়। আপনার মনোযোগের প্রয়োজন এমন জিনিস থেকে শব্দ আলাদা করা ইনবক্স জিরোর শিল্পের অংশ।
যখন কিছু আপনার ইমেলে আঘাত করে, তখন আপনার প্রেরককে সম্বোধন করা উচিত এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব যা করা দরকার তা করা উচিত। যদি কোনো ব্যবস্থা নেওয়ার প্রয়োজন না হয়, তাহলে ইমেলটি অবিলম্বে দায়ের করা উচিত এবং ভবিষ্যতে যদি আপনাকে এটি উল্লেখ করতে হয় তাহলে সংগঠিত করা উচিত। দৃষ্টির বাইরে, মনের বাইরে, কিন্তু নাগালের বাইরে নয় যদি প্রয়োজন নিজেকে উপস্থাপন করে।
আপনার উপায় যাই হোক না কেন, আপনি যে ইমেল পাবেন তার জন্য আপনাকে একটি "অস্থায়ী বাড়ি" দিয়ে প্রস্তুত থাকতে হবে, এমনকি যদি সেই চিরদিনের বাড়িটি আপনার নিজের করণীয় তালিকা হয়ে থাকে। একটি গন্তব্য ইতিমধ্যেই মাথায় রেখে, আপনি উড়তে থাকা সমস্ত কিছু সাজানোর চেষ্টা করে নিজেকে অভিভূত করার সম্ভাবনা অনেক কম৷
এমন পাঁচটি শব্দ আছে যা একজন ব্যক্তি একটি ইমেলের মাধ্যমে যা করতে পারে তার সবকিছু বর্ণনা করতে মার্লিন ব্যবহার করে:
- মুছুন (বা সংরক্ষণাগার)
- প্রতিনিধি
- উত্তর দিন
- বিলম্বিত করুন
- কর
আপনি যখন এইভাবে জিনিসগুলিকে সংকুচিত করেন, আপনি নিজের জন্য জিনিসগুলিকে আরও সহজ করে তোলেন। শুধুমাত্র একটি সীমিত সংখ্যক ফলাফল আছে; কম পছন্দের সাথে, আমরা স্ট্যাকের মাধ্যমে অনেক বেশি দ্রুত কাজ করতে সক্ষম হব যদি আমরা প্রতিটি বার্তাকে পৃথকভাবে হেমিং করি এবং হউইং করি।
অ্যাকশনে রূপান্তর করুন এবং প্রক্রিয়াকে শূন্যে রূপান্তর করুন
ইনবক্স জিরোর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম হল যে আপনি "প্রসেসিং" ছাড়া আপনার ইমেল চেক করতে পারবেন না। এর মানে কি?
আপনি যদি Gmail খুলতে পারেন, অলসভাবে স্ক্রোল করুন এবং অবিলম্বে এটি বন্ধ করুন, আপনি সম্ভবত আসলে প্রক্রিয়াকরণ করছেন না, বরং, স্কিমিং করছেন। স্কিমিং খারাপ; এটা শক্তির অপচয়। আপনি যা পড়েন তার সামান্যই রাখেন, আপনার সময়ের জন্য কিছুই লাভ করেন না।
একটি ইমেল প্রক্রিয়া করার অর্থ হল এটিকে বন্ধ করার আগে এটিকে একটি কার্যকর কাজ বা লক্ষ্যে রূপান্তর করা। মুছুন, অর্পণ করুন, প্রতিক্রিয়া দিন, বিলম্বিত করুন বা করুন—এই শব্দগুলির মধ্যে একটি প্রযোজ্য হবে। অন্য কিছুতে ক্লিক করার আগে, সিদ্ধান্ত নিন এবং আপনার পদক্ষেপ নিন।
অভ্যাসের শক্তি:ইমেল ড্যাশ কি?
মিঃ মান দৃঢ়ভাবে বলেছেন যে যে কাউকেই একটি সমস্যার যত্ন নেওয়ার জন্য প্রয়োজন একটি নিয়মানুবর্তিতামূলকভাবে উপযুক্ত ব্যবস্থা মেনে চলার জন্য প্রয়োজনীয় শৃঙ্খলা; নিখুঁত সিস্টেম মানে কিছুই নয় যদি আপনি এর নিয়ম এবং কৌশলগুলি মেনে না চলেন।
এই শিরায়, তিনি আমাদেরকে তাদের পুনরাবৃত্তি করে ভাল অভ্যাসগুলিকে শক্তিশালী করতে উত্সাহিত করেন - যেমন, এই ক্ষেত্রে, আমাদের ইমেল ইনবক্সগুলি কম চেক করার জন্য অনুরোধ করেন যাতে সময় অন্য কোথাও বিনিয়োগ করা যায়৷ আমরা এটিতে যত ভাল পাব, তত বেশি সময় আমরা আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির জন্য ব্যাক-এন্ডে র্যাক আপ করব৷
একটি টিপ যা তিনি শেয়ার করেছেন তার মধ্যে রয়েছে আপনার ইনবক্স খোলা রাখা এবং খোলা রাখার অভ্যাস এড়ানো, যাতে আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস করতে পারেন৷ আপনার জিমেইলের দিকে তাকানোর পরিবর্তে, মেরলিন পরামর্শ দেয় যে আপনি আপনার সারা দিন জুড়ে ইমেল ড্যাশের সময় নির্ধারণ করুন। কিভাবে?
- প্রতি ঘন্টায় একবার আপনার ইমেইল চেক করুন।
- টানা দশ মিনিটের জন্য, উপরের অ্যাকশন ক্রিয়াগুলি ব্যবহার করে আপনার ইনবক্সকে শূন্যে প্রসেস করুন।
- দশ মিনিট অতিবাহিত হওয়ার পরে, এটি গুটিয়ে নিন এবং কাজে ফিরে যান।
এই রুটিনটি আপনার নিজের কাজ এবং ব্যক্তিগত প্রয়োজন অনুসারে তৈরি করা যেতে পারে- প্রক্রিয়া করার জন্য আপনাকে বিশ মিনিটের প্রয়োজন হতে পারে, অথবা সম্ভবত আপনাকে প্রতি তিন ঘণ্টায় একবার আপনার ইমেল চেক করতে হবে। যাই হোক না কেন, এই সহজ প্রক্রিয়াটি আপনাকে আপনার দিনের সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করার বিষয়ে আরও গভীরভাবে চিন্তা করতে বাধ্য করবে৷
ইনবক্স জিরো এবং কর্মক্ষেত্রে আরও মনযোগী দিন
মার্লিন জোয়েল স্পোলস্কির সৌজন্যে, একটি সহায়ক ভিজ্যুয়ালাইজেশন অনুশীলনের মাধ্যমে আমাদের নিয়ে যায়:আপনার ব্যান্ডউইথ একটি বাক্স। আপনার দায়িত্ব, বিশ্বের চাহিদা, আপনার চাকরি, আপনার পরিবার এবং আপনার বন্ধুদের সাথে তাল মিলিয়ে চলার জন্য আপনাকে যা কিছু করতে হবে? এই জিনিসগুলি একগুচ্ছ বিল্ডিং ব্লকের মতো৷
"যতবার আপনি আপনার বাক্সে একটি বাজে ব্লক রাখেন, এর অর্থ হল একটি সত্যিই দুর্দান্ত ব্লক পিছনে পড়ে যায়। আমরা মাঝে মাঝে যতটা মনে করি যে আমরা বস বা দলের দৃষ্টিভঙ্গি করছি, আমরা, নিজেরাই, শেষ পর্যন্ত এই ধরনের ট্রাফিক পুলিশ। জিনিসপত্র। আপনি আপনার বাক্স থেকে সরানোর জন্য একগুচ্ছ বোকা ব্লক দিয়ে নিজেকে ছেড়ে চলে যেতে চান। এটি নিশ্চিত করা ভাল যে তারা প্রথমে সেখানে প্রবেশ করতে না পারে।"
অর্থনীতিতে, এই ধারণাটিকে "সুযোগ ব্যয়" বলা হয়—যখন আপনার বাক্সটি পূর্ণ থাকে, আপনি যদি করতে পারেন তবে আপনি কোন ব্লকগুলিকে বিভিন্নগুলির জন্য অদলবদল করবেন? একজন মানুষ হিসাবে, আপনি আপনার সময় এবং মনোযোগের সিংহভাগ কোথায় ব্যয় করেন? আপনার জীবনের কোন অংশ আপনাকে লুট করে? কোন অংশগুলি একেবারে ক্ষুধার্ত?
