এক্সেল ফাইল আকার ৪০-৬০% কমান: ৩টি প্রমাণিত কৌশল

বড় ফাইল হ্যান্ডল করা গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি ট্রান্সফার করতে অনেক সময় নেয়। একটি বড় ফাইল খুলতে অনেক সময় নেয়। একটি বড় ফাইলে যেকোনো পরিবর্তন আপডেট হতে অনেক সময় লাগে। তাই ফাইল আকার কমানো গুরুত্বপূর্ণ। এই নিবন্ধে আমরা এক্সেল ফাইল আকার কমানো/কম্প্রেস করার উপায় দেখব। এটি করার অনেক পদ্ধতি আছে। এখানে আমরা সেরা অপশনগুলো বেছে নেব।

আমাদের বিশ্লেষণে, আমরা সুপারস্টোর সেলের স্যাম্পল ডেটা ব্যবহার করেছি। স্যাম্পলটি এই লিংক থেকে ডাউনলোড করা হয়েছে https://community.tableau.com/docs/DOC-1236।

এই স্যাম্পলের মূল ফাইল আকার ৩,১৯১ KB।

বড় এক্সেল ফাইল আকার কমানো/কম্প্রেস করার ৩টি সেরা পদ্ধতি

এই অনুচ্ছেদে, আমরা বড় এক্সেল ফাইল আকার কমানো/কম্প্রেস করার ৩টি প্রমাণিত পদ্ধতি আলোচনা করব। এখন চেক করি!

১. ডেটা মুছে ফাইল আকার কমানো

কई ऐसे পরিস্থিতি থাকে যেখানে আপনার ডেটা বা ফরম্যাট মুছে ফেলা ছাড়া কোনো অপশন থাকে না। এখানে আমরা সেগুলো আলোচনা করব।

১.১. এক্সেলে খালি সেল মুছে ফেলা/পরিষ্কার করা

এক্সেল ওয়ার্কবুকে একটি কাজ সম্পন্ন করার পর, অনেক অনির্বাহী সেল থাকে যাদের আপনার ওয়ার্কবুকে কোনো ব্যবহার নেই। কখনও কখনও আপনি অনিচ্ছাকৃত এই অনির্বাহী সেলগুলিতে কিছু ফরম্যাটিং করেন যা আসলে আপনার ফাইল আকার বাড়ায়। এই খালি সেলগুলোর ফরম্যাটিং সরিয়ে ফেললে আপনার ফাইল আকার কমে।

• আপনি যদি পুরো খালি সেলগুলো নির্বাচন করতে চান তবে CTRL+Shift+ ↓+ → একসাথে চাপুন। অ্যারো চিহ্নগুলো নির্দেশ করে আপনি কোথায় আপনার কমান্ড দিতে চান।

• খালি সেলগুলো নির্বাচন করার পর, হোম ট্যাবে ক্লিয়ার অপশনে ক্লিয়ার অল চাপুন। এটি সেলগুলো পরিষ্কার করবে।

এটি করার আর একটি উপায় আছে।

• হোম ট্যাবে, ফাইন্ড & সিলেক্ট চাপুন এবং তারপর গো টু স্পেশাল চাপুন।

• এটি গো টু স্পেশাল ডায়ালগ বক্স খুলবে। সেটিতে ব্ল্যাংکس-এ টিক দিয়ে ওকে চাপুন। এটি আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকের খালি এলাকাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে খুঁজে বের করবে। এরপর আগের মতো খালি সেলগুলো পরিষ্কার করুন।

আরও পড়ুন: ডেটা মুছে না দিলে এক্সেল ফাইল আকার কমানো (৯টি দ্রুত টিপস)

১.২. অপ্রয়োজনীয় লুকানো সেল চেক করুন এবং মুছে ফেলুন

কখনও কখনও অপ্রয়োজনীয় লুকানো সেলগুলো বড় এক্সেল ফাইলের কারণ হয়। আপনি অনিচ্ছাকৃত আপনার কাজ করা এক্সেল ওয়ার্কশিটের কিছু সারি বা কলাম লুকিয়ে ফেলতে পারেন। হঠাৎ আপনি বুঝতে পারেন যে আপনার ফাইলে কিছু লুকানো উপাদান আছে যেগুলো আপনার দরকার নেই। আপনি শুধু এক্সেল ওয়ার্কশিটের সারি ও কলামগুলো আনহাইড করে দেখতে পারেন সেগুলো আপনাকে দরকার কিনা। যদি দরকার না থাকে তবে সেগুলো সব মুছে ফেলুন।

আরও পড়ুন: ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করা (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)

২. ডেটা মুছে না দিলে ফাইল আকার কমানো

কখনও কখনও, আপনাকে এক্সেল ফাইলের আকার কমানোর জন্য ফাইল ডেটা বা ফরম্যাট মুছে ফেলার দরকার নেই। শুধু কিছু কৌশল প্রয়োগ করলেই ফাইল আকার কমাতে পারবেন।

২.১. এক্সেল বাইনারি ফরম্যাটে ফাইল সেভ করা

এক্সেল ফাইলকে (.xlsx) ফরম্যাট থেকে এক্সেল বাইনারি ফরম্যাট (.xlsb) সেভ করলে আপনার ফাইলের আকার প্রায় ৪০% কমে যায়। এটি আপনার ফাইল আকার কমানোর সবচেয়ে সহজ এবং দক্ষ উপায়। প্রক্রিয়াটি নিচে দেওয়া হল।

• প্রথমে আপনার স্যাম্পল এক্সেল ফাইলটি (.xlsx) ফরম্যাটে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সেভ করুন।

• তারপর, একই ফাইলটি (.xlsb) ফরম্যাটে সেই ফোল্ডারে সেভ করুন যেখানে আপনি আগের (.xlsx) ফরম্যাটে সেভ করেছিলেন।

• এখন, দুটি ফাইল একই ডিরেক্টরিতে সেভ হয়ে গেছে।
• এখানে, আমরা (.xlsb) ফাইলের আকার চেক করব এবং (.xlsx) ফরম্যাটের সাথে তুলনা করব কি আকার কমেছে কিনা।

আমরা দেখতে পাচ্ছি (.xlsb) ফাইলটিতে ১,৬৬৬ KB আছে যেখানে (.xlsx) ফাইলটিতে ৩,১৯১ KB। তাই ফাইল আকার বড় পরিমাণে কমেছে।

এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুকের সুবিধা ও অসুবিধা

(.xlsb) ফরম্যাটে ফাইল সেভ করার সময় একটি বিষয় মনে রাখতে হবে যে, সবকিছুর মতো এখানেও কিছু সুবিধা ও অসুবিধা রয়েছে।

সুবিধা

• এক্সেল বাইনারি ফাইল সেভ করার সময় (.xlsx) ফাইলচেয়ে ملحوظةভাবে কম জায়গা ব্যবহার করে।
• বাইনারি ডেটা লোড করা (.xml) ফাইল বা (.xlsx) ফাইলচেয়ে দ্রুত।
• ম্যাক্রো, ভিবিএ কোড সম্পূর্ণভাবে সমর্থিত।

অসুবিধা

• (.xlsb) ফরম্যাটের জন্য রিবন মডিফিকেশন অনুমোদিত নয়। আপনাকে (.xlsm)-এ রূপান্তর করতে হবে, রিবন পরিবর্তন করুন, তারপর আবার (.xlsb)-এ ফিরে আসুন।
• এক্সেল ২০০৩ এবং পূর্ববর্তী ভার্সনlarla সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়।
• (.xlsb) একটি বাইনারি ফাইল ফরম্যাট, খোলা (.xml), (.xlsx), এবং (.xlsm) ফাইলগুলির মতো নয়। তাই আপনি প্রায়শই আপনার (.xlsb) ফাইলগুলো সব জায়গায় কাজ করে দেখতে পাবেন না।

তাই বাইনারি ফরম্যাটে ফাইল সেভ করার সময় সতর্ক থাকুন। নিশ্চয়ই আপনি এটি করতে পারেন যখন এটি দেওয়া সুবিধা অসুবিধাগুলোর চেয়ে অনেক বেশি।

আরও পড়ুন: ১০০MB+ এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করা (৭টি কার্যকর উপায়)

২.২. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং চেক করা

এক্সেলে, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজ করে এবং একটি ওয়ার্কশিটকে বোঝা সহজ করে। কিন্তু কখনও কখনও আমরা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার সময় ভুল করি। কখনও কখনও আমরা পুরো শিট বা সারি বা কলামের পুরো গ্রুপে ফরম্যাটিং প্রয়োগ করি। ভুল কমাতে, আমরা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং > ম্যানেজ রুলস-এ যেতে পারি এবং প্রতিটি রুলের সেল রেঞ্জ চেক করতে পারি। আবার যদি আমরা এক্সেল ওয়ার্কবুকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করি এবং হঠাৎ বুঝি আমাদের সেটি দরকার নেই, তবে আমরা পুরো ওয়ার্কশিট থেকে রুলস ক্লিয়ার করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং আনডু করতে পারি।

আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল আকারের কারণ নির্ধারণ করা

২.৩. এক্সেল ফর্মুলা অপ্টিমাইজ করা

ফাইল আকার সরাসরি কমানোর পাশাপাশি, আমরা এক্সেল ফর্মুলা অপ্টিমাইজ করতে পারি যাতে গণনা দ্রুত হয়ে ফাইল আকার কমে। এতে করার অনেক উপায় আছে।

২.৩.১. ভোলাটাইল ফর্মুলা এড়িয়ে চলুন

এক্সেলে সাতটি ভোলাটাইল ফাংশন রয়েছে যেগুলো হল RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, এবং INFO। এই ফর্মুলাগুলো এক্সেল ফাইলে যেকোনো পরিবর্তন হলে পুনরায় গণনা হয়। যদি আপনার ওয়ার্কশিটে অনেক ভোলাটাইল ফর্মুলা থাকে তবে গণনা ধীর হয় ফলে ফাইল আকার বাড়ে। তাই সমাধান সহজ, আমাদের ভোলাটাইল ফর্মুলা এড়িয়ে চলা উচিত। ভোলাটাইল ফর্মুলার কিছু বিকল্প আছে। সেগুলো নিচে দেওয়া হল

• OFFSET ফাংশনের পরিবর্তে INDEX ব্যবহার করতে পারি।
• একটি ওয়ার্কশিটের ভিতরে INDEX ফাংশন কলাম নম্বর ব্যবহার করে INDIRECT ফাংশন প্রতিস্থাপন করতে পারে।
• NOW এবং TODAY ফাংশনগুলির কোনো বিকল্প নেই। কিন্তু ভিবিএ কোড ব্যবহার করে সেগুলো প্রতিস্থাপন করা যায়।

NOW ফাংশনের জন্য, আমরা ব্যবহার করতে পারি-

Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub

TODAY ফাংশনের জন্য আমরা ব্যবহার করতে পারি

Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub

• RAND ফাংশনগুলো অধিকাংশ সময় প্রয়োজন হয় না। যাক, যদি আমাদের নতুন র‍্যান্ডম নম্বর দরকার হয় তবে আমরা একটি ভিবিএ ফাংশন ব্যবহার করে এটি জেনারেট করতে পারি।

Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub

• INFO এবং CELL বিশেষ সাধারণ ফর্মুলা নয়। সেগুলো সিস্টেম, ওয়ার্কবুক, এবং সেল স্ট্যাটাস তথ্য দেয়। সেগুলো ব্যবহার না করে, আমরা ভিবিএ ব্যবহার করে ফাইল পাথ বা সেল কালার রেফারেন্স নম্বর ব্যবহার করতে পারি।

২.৩.২. পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করুন

ফর্মুলার একটি সিরিজের পরিবর্তে পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করা আপনার ফলাফল দেখানোর একটি দক্ষ উপায়

২.৩.৩. পুরো সারি বা কলাম রেফারেন্স এড়িয়ে চলুন

SUMIF বা VLOOKUP ফাংশনগুলো পুরো কলাম বা সারিতে ডেটা খুঁজে। পুরো ডেটা রেফারেন্স করার পরিবর্তে, আপনি যদি দরকার হয় তবে শুধু কয়েকটি সেল রেফারেন্স করতে পারেন। যেমন-

=SUMIF (A: A, $C4, B: B) ব্যবহার করার পরিবর্তে

আমরা ব্যবহার করতে পারি =SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

এখানে আমরা কলাম A-র ১^st50টি সেল রেফারেন্স করছি।

২.৩.৪. পুনরাবৃত্তি গণনা এড়িয়ে চলুন

মান लीজिए আপনার একটি ফর্মুলা আছে যেটি "=$A$3+$B$3" ধারণ করে, এবং আপনি সেই ফর্মুলাটি পঞ্চাশটি সেলে কপি করেছেন। এখানে টোটাল সেল রেফারেন্সের সংখ্যা শত, হলেও ইউনিক সেলের সংখ্যা শুধু দুটি। কিন্তু যদি C3-এ একটি ফর্মুলা থাকে যেটি =A3+B3, এবং আপনি সেগুলো ৫০টি অন্য সেলে আপডেট করতে চান, তবে সেগুলোতে শুধু সেল C3 রেফারেন্স করলে আপনি আসলে রেফারেন্সের সংখ্যা ৫০ করে ফেলতে পারেন, যেখানে আপনার আগের রেফারেন্সিং শত সেল দরকার ছিল।

আরও পড়ুন: পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানো

২.৪. এক্সেল ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন কমান্ড দেওয়া

এই আসলে এক্সেলে দ্রুত গণনা করতে সাহায্য করে। কিন্তু কখনও কখনও বড় এক্সেল ফাইলে ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশন করলেও আপনার ফাইল আকার কমাতে সাহায্য করতে পারে।

২.৫. পিভট টেবিল কাস্টোমাইজ করা

পিভট টেবিলগুলো দ্রুত ডেটা চেক করতে বা ওভারভিউ পেতে তৈরি করা হয়। আপনি যদি আগামী গণনায় আপনার পিভট টেবিলগুলো দরকার না করেন তবে সেগুলো আপনার ফাইল আকার বাড়াতে পারে। আপনি নিচের ধাপগুলো করতে পারেন।

• সোর্স ডেটা ফাইল সাথে সেভ করবেন না।
• পিভট টেবিলে রাইট-ক্লিক করুন এবং তারপর পিভট টেবিল অপশনস-এ ক্লিক করুন।
• ডেটা ট্যাবে ' সেভ সোর্স ডেটা উইথ ফাইল'-এর টিকটি সরিয়ে দিন।

২.৬. ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানো

কখনও কখনও আপনি এক্সেল ওয়ার্কশিটে ছবি যোগ করলে এক্সেলের ফাইল আকার স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাড়ে। আপনি এক্সেলের বাইরে ছবির আকার কমানো পারেন বা এক্সেলের ভিতরেও। এক্সেলের ভিতরে করতে চাইলে, ছবিটি নির্বাচন করে মাউসের ডান বাটনে ক্লিক করুন, এবং সাইজ অ্যান্ড প্রোপার্টিজ নির্বাচন করুন।

একটি ফরম্যাট পিকচার উইন্ডো এক্সেল ওয়ার্কশিটের ডান পাশে খুলবে। এখন আপনি আপনার ছবির উচ্চতা এবং প্রস্থ ম্যানুয়ালি নির্বাচন করতে পারেন।

আপনি এক্সেলের বাইরে ম্যানুয়ালি আপনার ছবি রিসাইজ করতে পারেন। এতে করার অনেক প্রক্রিয়া আছে।

আরও পড়ুন: ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানো (২ সহজ উপায়)

৩. ফাইল খুলা ছাড়া এক্সেল ফাইল আকার কমানো

ফাইল খোলা বা ফাইল ডেটা মুছে ফেলা সাদা সময় নয়। এক্সেল আপনাকে ফাইল খুলা ছাড়াও ফাইল আকার কমানোর অনুমতি দেয়।

৩.১. ফাইল প্রোপার্টিজ থেকে ফাইল ফরম্যাট করা

এক্সেলে সকল কাজ করার পর ফাইল প্রোপার্টিজ থেকে এক্সেল ফাইলের আকার কোম্প্যাক্ট করা সহজ। এটি একটি উইন্ডোজ ফিচার এবং এক্সেলের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত নয়। প্রক্রিয়াটি নিচে দেওয়া হল।

• ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন।
• প্রোপার্টিজ নির্বাচন করুন।
• পরবর্তী অ্যাডভান্সড বাটনটি নির্বাচন করুন।
• শেষে "কমপ্রেস কনটেন্টস টু সেভ ডিস্ক স্পেস" নির্বাচন করুন এবং OK চাপুন।

আরও পড়ুন: ফাইল খুলা ছাড়া এক্সেল ফাইল আকার কমানো (সহজ ধাপে)

৩.২. এক্সেল ফাইল ZIP/RAR-এ কম্প্রেস করা

অনেক ওয়ার্ড প্রসেসিং ডকুমেন্ট ভিন্ন কম্প্রেশন টুল ব্যবহার করে তাদের মূল আকারের ১০ শতাংশে কম্প্রেস করা যায়। ফাইল কম্প্রেস করে শেয়ার করা ভালো অভ্যাস। এটি শুধু ফাইল আকার কমায় না বরং ভাইরাস থেকে ফাইলকে নিরাপদও রাখে। এখানে আমরা ফাইল কম্প্রেস করার জন্য WinRAR ব্যবহার করব। প্রক্রিয়াটি নিচে দেওয়া হল।

• আপনার ফাইলে রাইট-ক্লিক করুন।
• অ্যাড টু আর্কাইভ চাপুন।
• একটি ডায়ালগ বক্স আসবে RAR/ZIP আর্কাইভ ফরম্যাট হিসেবে বেছে নেওয়ার জন্য।

• একটি ডায়ালগ বক্স আসবে RAR/ZIP আর্কাইভ ফরম্যাট হিসেবে বেছে নেওয়ার জন্য।

আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইল ZIP-এ কম্প্রেস করা (২ উপযুক্ত উপায়)

উপসংহার

অधিকাংশ মানুষ ছোট আকারের ফাইল শেয়ার করা সহজ মনে করে। যেহেতু এটাকে করার অনেক পদ্ধতি আছে। ফাইল আকার কম্প্রেস করলে এক্সেল ক্যালকুলেশন গতিশীল করতেও সাহায্য করে। আমরা এই কৌশলগুলো আলাদা বা একসাথে ব্যবহার করে আমাদের ফাইল আকার কমানো পারি।

সম্পর্কিত নিবন্ধ

• এক্সেল ফাইল জিপ করা (৩ সহজ উপায়)
• ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমানো (১১ সহজ উপায়)
• [ফিক্সড!] কোনো কারণ ছাড়া এক্সেল ফাইল খুব বড় (১০টি সম্ভাব্য সমাধান)
• আমার এক্সেল ফাইল কেন এত বড়? (৭ কারণ সহ সমাধান)