বড় এক্সেল ফাইলের আকার 40-60% কমিয়ে দিন (3টি প্রমাণিত পদ্ধতি)

একটি বড় ফাইল পরিচালনা করা গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি স্থানান্তর করতে প্রচুর সময় নেয়। একটি বড় ফাইল খুলতে খুব বেশি সময় নেয়। একটি বড় ফাইলে যেকোনো ধরনের পরিবর্তন আপডেট হতে অনেক সময় নেয়। সুতরাং, ফাইলের আকার হ্রাস করা গুরুত্বপূর্ণ। এই নিবন্ধে, আমরা দেখব কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে/সংকোচন করা যায় . এটা করার অনেক পদ্ধতি আছে। আমরা এখানে সেরা বিকল্পগুলি বেছে নেব৷

আমাদের বিশ্লেষণে, আমরা সুপারস্টোর বিক্রয়ের নমুনা ডেটা ব্যবহার করি। নমুনাটি এই লিঙ্ক থেকে ডাউনলোড করা হয়েছে https://community.tableau.com/docs/DOC-1236.

এই নমুনার আসল ফাইলের আকার হল 3,191 KB .

বড় এক্সেল ফাইলের আকার কমানোর/সংকুচিত করার ৩টি শীর্ষ পদ্ধতি

এই বিভাগে, আমরা বড় এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে/সংকুচিত করার 3 টি প্রমাণিত পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করব। এখন সেগুলো পরীক্ষা করা যাক!

1. ফাইলের আকার কমাতে ডেটা মুছে ফেলা হচ্ছে

এমন বেশ কিছু ক্ষেত্রে রয়েছে যেখানে ডেটা বা ফরম্যাট মুছে ফেলা ছাড়া আপনার কাছে আর কোনো বিকল্প নেই। এখানে, আমরা সেগুলি নিয়ে আলোচনা করব৷

1.1. এক্সেলে ফাঁকা কোষ মুছে ফেলা/সাফ করা হচ্ছে

আপনি এক্সেল ওয়ার্কবুকে একটি কাজ সম্পূর্ণ করার পরে, এমন অনেকগুলি অব্যবহৃত সেল রয়েছে যেগুলির কোনও উপযোগিতা নেই আপনার ওয়ার্কবুকে। কখনও কখনও আপনি দুর্ঘটনাক্রমে এই অব্যবহৃত কোষগুলিতে কিছু বিন্যাস করেন যা আসলে আপনার ফাইলের আকার বাড়িয়ে দেয়। এই ফাঁকা কক্ষগুলি থেকে বিন্যাস অপসারণ করা আপনার ফাইলের আকার হ্রাস করে৷

• আপনি যদি সম্পূর্ণ ফাঁকা কক্ষ নির্বাচন করতে চান তবে শুধু ক্লিক করুন CTRL+Shift+ ↓+ → একসাথে তীরচিহ্নগুলি নির্দেশ করে যে আপনি কোথায় আপনার কমান্ড রাখতে চান৷
৷

• খালি কক্ষ নির্বাচন করার পর, হোম-এ ক্লিয়ার -এ ট্যাব অপশন টিপুনসব সাফ করুন। এটি কোষগুলিকে সাফ করবে৷৷

এটি করার আরেকটি উপায় আছে।

• বাড়িতে ট্যাব, খুঁজুন এবং নির্বাচন করুন টিপুন এবং তারপরে চাপুন বিশেষে যান।

• এটি খুলবে বিশেষে যান সংলাপ বাক্স. সেই বাক্সে ফাঁকা -এ টিক দিন এবং ঠিক আছে টিপুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকের ফাঁকা জায়গাগুলি খুঁজে পাবে। এর পরে ফাঁকা কক্ষগুলি পরিষ্কার করুন যেমন আমরা আগে করেছি।

আরো পড়ুন: ডেটা মুছে না দিয়ে কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (9 দ্রুত টিপস)

1.2. অপ্রয়োজনীয় লুকানো কোষ চেক করুন এবং মুছুন

কখনও কখনও অপ্রয়োজনীয় লুকানো কোষ বড় এক্সেল ফাইলের কারণ হয়. আপনি যে এক্সেল ওয়ার্কশীটটিতে কাজ করছেন তার কিছু সারি বা কলাম আপনি ভুলবশত লুকিয়ে রাখতে পারেন। হঠাৎ আপনি বুঝতে পারেন যে আপনার ফাইলে কিছু লুকানো উপাদান রয়েছে যা আপনার প্রয়োজন নেই। আপনি যা করতে পারেন তা হল এক্সেল ওয়ার্কশীটের সারি এবং কলামগুলিকে আড়াল করা এবং দেখুন আপনার সেগুলি প্রয়োজন কি না। আপনার যদি সেগুলি প্রয়োজন না হয় তবে কেবল সেগুলি মুছুন৷

আরো পড়ুন: ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)

2. ডেটা মুছে না দিয়ে ফাইলের আকার হ্রাস করুন

কখনও কখনও, আপনাকে একটি এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে ফাইল ডেটা বা ফর্ম্যাটিং মুছতে হবে না। শুধু কিছু কৌশল প্রয়োগ করলে আপনি ফাইলের আকার কমাতে পারবেন।

2.1. এক্সেল বাইনারি ফর্ম্যাটে একটি ফাইল সংরক্ষণ করা হচ্ছে

  থেকে Excel ফাইল সংরক্ষণ করা হচ্ছে (.xlsx ) ফরম্যাট থেকে এক্সেল বাইনারি ফরম্যাটে (.xlsb ) আপনার ফাইলের আকার প্রায় 40% কমিয়ে দেয় . এটি আপনার ফাইলের আকার কমানোর সবচেয়ে সহজ এবং সবচেয়ে কার্যকর উপায়। পদ্ধতিটি নিচে দেওয়া হল।

• প্রথমে, আপনার নমুনা এক্সেল ফাইলটি (.xlsx) এ সংরক্ষণ করুন ) একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে বিন্যাস।

• তারপর, একই ফাইলটি (.xlsb) এ সংরক্ষণ করুন ) একই ফোল্ডারে ফরম্যাট যেখানে আপনি আগের (.xlsx সংরক্ষণ করেছেন ) ফরম্যাট করা ফাইল।

• এখন, দুটি ফাইল একই ডিরেক্টরিতে সংরক্ষিত।
• এখানে, আমরা (.xlsb ফাইলের আকার পরীক্ষা করব ) ফাইল করুন এবং এটি (.xlsx এর সাথে তুলনা করুন ) বিন্যাস তা হ্রাস হোক বা না হোক।

আমরা (.xlsb দেখতে পাচ্ছি ) ফাইলে 1,666 KB রয়েছে৷ যেখানে (.xlsx ) ফাইলে 3,191 KB রয়েছে . সুতরাং, ফাইলের আকার বড় আকারে হ্রাস করা হয়েছে।

এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুকের সুবিধা এবং অসুবিধা

একটি ফাইল সংরক্ষণ করার সময় (.xlsb ) বিন্যাস, একটি জিনিস আপনার মনে রাখা উচিত যে, সবকিছুর মতো, বাইনারি বিন্যাসে একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করা কিছু সুবিধা এবং অসুবিধা নিয়ে আসে।

সুবিধা

• এক্সেল বাইনারি ফাইলটি (.xlsx এর থেকে সংরক্ষণ করার সময় লক্ষণীয়ভাবে কম স্থান ব্যবহার করে ) ফাইল।
• বাইনারি ডেটা লোড করা পাঠ্য পার্স করার চেয়ে দ্রুততর (.xml ) ফাইল বা (.xlsx ) ফাইল।
• ম্যাক্রো, VBA কোড সম্পূর্ণরূপে সমর্থিত।

কনস

• (.xlsb এর জন্য কোন রিবন পরিবর্তন অনুমোদিত নয় ) বিন্যাস। আপনাকে অবশ্যই
এ রূপান্তর করতে হবে
• (.xlsm )
• , আপনার রিবন পরিবর্তন করুন, এবং তারপরে (.xlsb এ ফিরে যান )।
• Excel 2003 এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয় এবং পূর্ববর্তী সংস্করণ।
•  (.xlsb ) হল একটি বাইনারি ফাইল ফরম্যাট, খোলা  (.xml থেকে ভিন্ন ), (.xlsx ), এবং  (.xlsm ) নথি পত্র. তাই, আপনি প্রায়ই আপনার (.xlsb দেখতে পাবেন না ) ফাইলগুলি সর্বত্র কাজ করে৷
৷

সুতরাং, বাইনারি বিন্যাসে একটি ফাইল সংরক্ষণ করার সময় সতর্কতা অবলম্বন করুন। নিশ্চিতভাবে আপনি এটি করতে পারেন যখন এটি যে সুবিধা প্রদান করে তা ত্রুটির চেয়ে অনেক বেশি।

আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে 100MB-এর বেশি কম্প্রেস করবেন (7টি দরকারী উপায়)

2.2. শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস পরীক্ষা করা হচ্ছে

Excel এ, শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজ করে এবং একটি ওয়ার্কশীট বোঝা সহজ করে তোলে। কিন্তু কখনও কখনও আমরা শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করার সময় ভুল করি। কখনও কখনও আমরা একটি সম্পূর্ণ শীট বা সারি বা কলামের একটি সম্পূর্ণ গ্রুপে ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করি। ভুল কমাতে, আমরা শর্তগত বিন্যাস> নিয়ম পরিচালনা করতে পারি এবং প্রতিটি নিয়মের সেল পরিসীমা পরীক্ষা করুন। আবার যদি আমরা এক্সেল ওয়ার্কবুকে কোনোভাবে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করি এবং হঠাৎ বুঝতে পারি যে আমাদের প্রয়োজন নেই যে আমরা সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীট থেকে নিয়মগুলি সাফ করে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসটিকে পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারি।

আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা নির্ধারণ করবেন

2.3. এক্সেল সূত্র অপ্টিমাইজ করা

ফাইলের আকার সরাসরি হ্রাস করার পাশাপাশি, আমরা এক্সেল সূত্রগুলিকে অপ্টিমাইজ করতে পারি যাতে গণনাটি দ্রুত করা যায় তাই ফাইলের আকার হ্রাস করা যেতে পারে। এটা করার অনেক উপায় আছে।

2.3.1. উদ্বায়ী সূত্র ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন

Excel এ সাতটি উদ্বায়ী ফাংশন রয়েছে যা হল RAND , এখন , আজ , অফসেট , সেল , পরোক্ষ , এবং তথ্য . যখনই এক্সেল ফাইলে কোনো পরিবর্তন হয় তখন এই সূত্রগুলো পুনরায় গণনা করা হয়। যদি আপনার ওয়ার্কশীটে অনেকগুলি উদ্বায়ী সূত্র থাকে তবে গণনাগুলি ধীর হয়ে যায় তাই ফাইলের আকার বাড়ানো হয়। সুতরাং, সমাধানগুলি সহজ, আমাদের উদ্বায়ী সূত্রগুলি ব্যবহার করা এড়ানো উচিত। উদ্বায়ী সূত্রের কিছু বিকল্প আছে। সেগুলি নীচে দেওয়া হল

• অফসেট এর পরিবর্তে ফাংশন, আমরা INDEX ব্যবহার করতে পারি .
• একটি ওয়ার্কশীটের মধ্যে INDEX InDIRECT প্রতিস্থাপন করতে অক্ষরের পরিবর্তে কলাম সংখ্যা ব্যবহার করে ফাংশন ব্যবহার করা যেতে পারে ফাংশন।
• NOW এর কোনো বিকল্প নেই এবং আজ ফাংশন কিন্তু VBA কোড তাদের প্রতিস্থাপন করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

এখন এর জন্য লাইক করুন ফাংশন, আমরা ব্যবহার করতে পারি-

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

আজ এর জন্য ফাংশন আমরা ব্যবহার করতে পারি

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• RAND ফাংশন অধিকাংশ সময় প্রয়োজন হয় না. যাইহোক, যদি আমাদের একটি নতুন এলোমেলো নম্বরের প্রয়োজন হয় আমরা একটি VBA ব্যবহার করতে পারি এটি তৈরি করতে ফাংশন।

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• তথ্য এবং সেল বিশেষ করে সাধারণ সূত্র নয়। তারা একটি সিস্টেম, ওয়ার্কবুক, এবং সেল স্থিতি তথ্য প্রদান করে। সেগুলি ব্যবহার করার পরিবর্তে, আমরা VBA ব্যবহার করে ফাইল পাথ বা সেল কালার রেফারেন্স নম্বর ব্যবহার করতে পারি .

2.3.2. পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করুন

একাধিক সূত্রের পরিবর্তে পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করা হল আপনার ফলাফল দেখানোর একটি কার্যকর উপায়

2.3.3. সম্পূর্ণ সারি বা কলাম উল্লেখ করা এড়িয়ে চলুন

SUMIF অথবা VLOOKUP ফাংশনগুলি সম্পূর্ণ কলাম বা সারিতে ডেটা সন্ধান করে। পুরো ডেটা রেফারেন্স করার পরিবর্তে, প্রয়োজন হলে আমরা শুধুমাত্র কয়েকটি কক্ষ উল্লেখ করতে পারি। লাইক-

ব্যবহার করার পরিবর্তে =SUMIF (A:A, $C4, B:B)

আমরা =SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100) ব্যবহার করতে পারি

এখানে আমরা 1 ^st উল্লেখ করছি 50 কলাম A এর কক্ষ .

2.3.4. বারবার গণনা এড়িয়ে চলুন

ধরা যাক আপনার কাছে একটি সূত্র আছে যাতে আছে “=$A$3+$B$3 ”, এবং আপনি সেই সূত্রটি পঞ্চাশটি ঘরে অনুলিপি করুন। এখানে সেল রেফারেন্সের মোট সংখ্যা একশত, স্বতন্ত্র কোষের সংখ্যা মাত্র দুটি হওয়া সত্ত্বেও। কিন্তু যদি C3 একটি সূত্র আছে যা হল =A3+B3 , এবং আপনি সেগুলিকে 50টি অন্য কক্ষে আপডেট করতে চান, শুধুমাত্র সেল C3 উল্লেখ করে এই 50টি কক্ষে আপনি আসলে রেফারেন্সের সংখ্যা 50 করতে পারবেন, যেখানে আপনার আগের রেফারেন্সের জন্য একশটি সেল প্রয়োজন।

আরো পড়ুন: কিভাবে পিভট টেবিলের মাধ্যমে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয়

2.4. কমান্ডিং এক্সেল ম্যানুয়াল গণনা

এটি আসলে আপনাকে এক্সেলে দ্রুত গণনা করতে সহায়তা করে। কিন্তু কখনও কখনও বড় এক্সেল ফাইলগুলিতে ম্যানুয়াল গণনা করা আপনাকে আপনার ফাইলের আকার কমাতেও সাহায্য করতে পারে৷

2.5. পিভট টেবিল কাস্টমাইজ করা হচ্ছে

পিভট টেবিল দ্রুত ডেটা চেক করার জন্য বা একটি ওভারভিউ লাভের জন্য তৈরি করা হয়। These pivot tables may increase your file size if you don’t need them anymore. If you don’t require your pivot tables in your next calculations, you can do the following steps.

• Don’t save the source data with the file.
• Right-click on the Pivot Table and then click on Pivot Table Options .
• On the Data tab remove the tick from ‘Save source data with file ’.

2.6. Reduce Excel File Size with Pictures

Sometimes when you add pictures to an Excel worksheet the file size of Excel automatically increases. You can reduce the size of the picture outside Excel or within Excel. If you want to do it within Excel, select the picture and right click on the mouse button, and select Size and Properties .

A Format Picture window will open up on the right side of the Excel worksheet. Now you can manually select the height and width of your picture.

You can manually resize your picture outside of Excel. There are so many procedures for doing that.

Read More: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)

3. Reduce Excel File Size Without Opening

It is not always necessary to open the file or delete the file data. Excel allows you to reduce the file size without even opening the file.

3.1. Formatting File from File Properties

After doing all the tasks in Excel it’s easier to compact the size of an Excel file from file properties. It’s a windows feature and is not directly related to Excel. The procedure is given below.

• Right-click on the file.
• Select Properties.
• Next Select the Advanced button.
• Finally, select “compress contents to save disk space” and press OK.

Read More: How to Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)

3.2. Compress Excel File to ZIP/RAR

Many words processing documents can be compressed to 10 percent of their original size by using different compressed tools. It`s a good practice to share files by compressing them. It not only reduces the file size but also makes the file secure from viruses. Here we will be using WinRAR to compress the file. The procedure is given below.

• Right-click on your file.
• Press Add to archive .
• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

Read More: How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)

উপসংহার

Most people find it easy to share small-sized files. As we can see there are many methods of doing that. Compressing file size also makes it easy for speeding up the excel calculation. We can use these techniques separately or together to reduce our file size.

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
• Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)
• [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)
• Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)