আপনার এক্সেল ডেটা সুরক্ষিত করুন: স্প্রেডশিট পাসওয়ার্ড প্রোটেকশনের সিকিউর গাইড

মাইক্রোসফট এক্সেল বিশ্বের সবচেয়ে জনপ্রিয় স্প্রেডশিট অ্যাপ্লিকেশন। এক্সেল স্প্রেডশিট ডেটা প্রায়শই সংবেদনশীল, পারসোনাল বা আর্থিক ডেটা ধারণ করে। বোঝাবুঝি, আপনি আপনার এক্সেল ফাইলগুলোর জন্য অতিরিক্ত প্রোটেকশন বিবেচনা করতে পারেন, যেমন পাসওয়ার্ড।

আপনি বিভিন্ন অপশন ব্যবহার করে যেকোনো এক্সেল ফাইল পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করতে পারেন, যার মধ্যে রয়েছে ইন্টিগ্রেটেড এক্সেল পাসওয়ার্ড টুল বা থার্ড-পার্টি এক্সেল পাসওয়ার্ড অপশন।

১. ইন্টিগ্রেটেড টুল ব্যবহার করে এক্সেল শিট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করুন

এক্সেল পাসওয়ার্ড প্রোটেকশনের প্রথম অপশন হলো ইন্টিগ্রেটেড টুল। পুরো মাইক্রোসফট অফিস স্যুটে একটি পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন টুল রয়েছে যা আপনি আপনার এক্সেল স্প্রেডশিট, ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন ইত্যাদি সিকিউর করতে ব্যবহার করতে পারেন।

এক্সেলে, File > Info-এ যান। Protect Workbook সিলেক্ট করুন, তারপর ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Encrypt with Password বেছে নিন।

এখন, আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটের জন্য একটি সিকিউর পাসওয়ার্ড লিখুন। নিশ্চিত করুন আপনার পাসওয়ার্ড_STRONG_এবং_ইউনিক_, OK চাপুন, তারপর পাসওয়ার্ডটি পুনরায় লিখুন কনফার্ম করার জন্য।

পরবর্তী বার আপনি এক্সেল স্প্রেডশিট খুলতে চাইলে, আপনি পাসওয়ার্ড এন্ট্রি ফর্মের সম্মুখীন হবেন।

এক্সেলে নতুন? আমাদের মাইক্রোসফট এক্সেল বেসিক টিউটোরিয়াল দেখুন দ্রুত শিখতে – দ্রুত!

মাইক্রোসফট অফিস পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন কতটুকু সিকিউর?

মাইক্রোসফট অফিস 97-2003 একটি খুব দুর্বল এনক্রিপশন স্ট্যান্ডার্ড ব্যবহার করত, যেটিকে RC4 নামে জানা হয়। পুরানো এনক্রিপশন অ্যালগোরিদমে অনেক ভালনারেবিলিটি রয়েছে, যা পুরানো এক্সেল ডকুমেন্টের পাসওয়ার্ড ক্র্যাক করা খুব সহজ করে তোলে।

মাইক্রোসফট অফিস 2007-2013-এ এনক্রিপশন অ্যালগোরিদম আপগ্রেড হয়ে যেতে পারে আরও শক্তিশালী AES-128 অ্যালগোরিদমে। অফিস 2016-2019 AES-256 এনক্রিপশন অ্যালগোরিদম ব্যবহার করে, যা বর্তমান প্রযুক্তি দিয়ে যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে অদ্ভेद্য।

অতিরিক্ত এক্সেল প্রোটেকশন

মাইক্রোসফট এক্সেলে আরও কিছু সিকিউরিটি ফিচার রয়েছে:

• Mark as Final: ফাইলটিকে সম্পূর্ণ চিহ্নিত করে, যা অন্য ব্যবহারকারীদের জানায় যে সেটি আর পরিবর্তন করা উচিত নয়। তবে, স্প্রেডশিটকে ফাইনাল হিসেবে মার্ক করলে কোনো অতিরিক্ত পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন যোগ হয় না।
  
• Protect Current Sheet: আপনি আপনার ওয়ার্কবুকের একটি নির্দিষ্ট স্প্রেডশিটে পাসওয়ার্ড দিয়ে একটি ছোট অতিরিক্ত প্রোটেকশন লেয়ার যোগ করতে পারেন। এক্সেল ফাইল এক্সেসible থাকা সত্ত্বেও, সঠিক পাসওয়ার্ড ছাড়া কেউ পরিবর্তন করতে পারবে না। আপনি এই অপশনে আলাদা পাসওয়ার্ডও ব্যবহার করতে পারেন।

• Restrict Access: বড় সংস্থাগুলো যাতে নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের এক্সেস সীমাবদ্ধ করতে পারে সিকিউরিটি টেমপ্লেট বা অন্যান্য আইডেন্টিফায়ার ব্যবহার করে।
  
• Add a Digital Signature: ডিজিটাল সিগনেচার অপশন যাচাই করে যে ফাইল প্রেরক ও প্রাপকের মধ্যে অক্ষত রয়েছে, নিশ্চিত করে কন্টেন্ট একই।

আপনি এক্সেল স্প্রেডশিট পাসওয়ার্ড প্রোটেকশনের পাশাপাশি অতিরিক্ত সিকিউরিটি ফিচারগুলোর কম্বিনেশন ব্যবহার করতে পারেন, বিশেষ করে আপনি যদি এক্সেল স্প্রেডশিট শেয়ার করেন।

২. 7-Zip

একসাথে একাধিক এক্সেল ফাইল এনক্রিপ্ট করার একটি চমৎকার পদ্ধতি হলো ফ্রি আর্কাইভ টুল 7-Zip ব্যবহার করে একাধিক এক্সেল ফাইল পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করা। আপনি 7-Zip ব্যবহার করে একটি পূর্ণ ফোল্ডারের ইনডিভিজুয়াল এক্সেল ফাইলগুলোর এনক্রিপ্ট করতে পারেন, এক এক করে না বরং একসাথে এক্সেল স্প্রেডশিটের একটি সিলেকশন পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করতে পারেন।

প্রথমে, 7-Zip-এর লেটেস্ট ভার্সন ডাউনলোড ও ইনস্টল করুন। ইনস্টল হলে, আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটवाले ফোল্ডারে যান। এখন, যেসব ফাইল পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করতে মাউস কার্সর ড্র্যাগ করুন। অথবা, CTRL ধরে লেফ্ট ক্লিক করুন ইনডিভিজুয়াল ফাইল সিলেক্ট করতে।

সিলেকশন ফাইনালাইজ করার পর, রাইট-ক্লিক করুন এবং 7-Zip > Add to Archive বেছে নিন 7-Zip আর্কাইভ অপশন খুলতে। Encryption অপশনগুলো ডান পাশে রয়েছে। একটি স্ট্রอง এবং ইউনিক পাসওয়ার্ড লিখুন, তারপর OK চাপুন।

এখন, আর্কাইভের ভিতরের যেকোনো এক্সেল স্প্রেডশিট খোলার আগে আপনাকে পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। কিন্তু আর্কাইভের বাইরের স্প্রেডশিটগুলো পাসওয়ার্ড প্রোটেক্টেড নয়। নন-পাসওয়ার্ড প্রোটেক্টেড এক্সেল স্প্রেডশিটগুলো (আর্কাইভের বাইরে) সিলেক্ট করুন এবং ডিলিট করুন।

৩. উইন্ডোজ এনক্রিপ্টিং ফাইল সিস্টেম

উইন্ডোজ এনক্রিপ্টিং ফাইল সিস্টেম (EFS) হলো উইন্ডোজের ইন্টিগ্রেটেড এনক্রিপশন সিস্টেম ইনডিভিজুয়াল ফাইলের জন্য। EFS বিটলকের মতো নয়, যেটি ফুল ডিস্ক এনক্রিপশনের জন্য ব্যবহৃত হয়। বরং, EFS ফাইল-বাই-ফাইল বেসিসে কাজ করে, এক্সেল স্প্রেডশিট পাসওয়ার্ড-প্রোটেক্ট করার জন্য পರ್ಫেক্ট।

EFS ব্যবহার করে আপনার ফাইল এনক্রিপ্ট করতে, এক্সেল স্প্রেডশিটে রাইট-ক্লিক করুন এবং Properties বেছে নিন। এখন, Advanced সিলেক্ট করুন, তারপর Encrypt contents to secure data বক্স টিক করুন। OK চাপুন, তারপর Apply।

এনক্রিপশন ওয়ার্নিং আসবে। এটে ব্যাখ্যা করা আছে যে একটি ফাইল এনক্রিপ্ট করলে নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে সমস্যা হতে পারে এবং পুরো ফোল্ডার এনক্রিপ্ট করলে বেশি প্রোটেকশন मिलে। ফাইলটি যদি ঘন ঘন এক্সেস করা ফোল্ডারে থাকে, তবে আপনাকে প্রতিবার ফোল্ডার আনলক করতে হবে অন্য যেকোনো ফাইল এক্সেস করার জন্য। এটার একটি সমাধান হলো আপনার টেক্সট ফাইলকে আলাদা একটি ফোল্ডারে রাখুন এবং সেটিকে আপনার সিকিউর ফোল্ডার হিসেবে ব্যবহার করুন।

আপনার সিলেকশন কনফার্ম করলে, এনক্রিপ্টিং ফাইল সিস্টেম আপনাকে জিজ্ঞেস করবে আপনি কি এনক্রিপশন কী ব্যাকআপ নিতে চান। আপনি ডিক্রিপশন পাসওয়ার্ড ভুললে ব্যাকআপ ব্যবহার করতে পারেন।

এনক্রিপশন কী ব্যাকআপ এক্সপোর্ট করা

আপনি যদি অতিরিক্ত সিকিউরিটির জন্য এনক্রিপশন কী ব্যাকআপ এক্সপোর্ট করতে চান, তবে মাইক্রোসফট সার্টিফিকেট এক্সপোর্ট উইজার্ড চলবে। উইজার্ড আপনাকে গাইড করবে আপনার এনক্রিপশন কী তৈরি ও এক্সপোর্ট করার জন্য এক্সটার্নাল মিডিয়া সোর্সে, যেমন ইউএসবি ফ্ল্যাশ ড্রাইভ।

প্রথম পেজ থেকে Personal Information Exchange বেছে নিন, এবং Export all extended properties টিক করুন। পরবর্তী পেজে, আপনাকে একটি সিকিউর এবং ইউনিক পাসওয়ার্ড লিখতে হবে আপনার ফাইলগুলো পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করার জন্য। এনক্রিপশন টাইপকে AES256-SHA256 (অত্যন্ত শক্তিশালী এনক্রিপশন!) এ সোইচ করুন, তারপর আপনার এনক্রিপশন কী ব্যাকআপের একটি ফাইলনেম দিন। প্রক্রিয়া পুরো করতে Finish চাপুন।

প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ হলে, আপনি নোটপ্যাড টেক্সট ফাইল আইকনে একটি ছোট লক আইকন দেখবেন, যা এর এনক্রিপশন স্ট্যাটাস নির্দেশ করে।

৪. AxCrypt

এক্সেল শিট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করার আরেকটি হ্যান্ডি টুল হলো AxCrypt, একটি হ্যান্ডি কিন্তু পাওয়ারফুল এনক্রিপশন টুল।

AxCrypt ডাউনলোড ও ইনস্টল করুন। প্রথমবারের মতো AxCrypt রান করলে, আপনাকে সেটআপ কমপ্লিট করতে হবে। গুরুত্বপূর্ণভাবে, আপনাকে সাইন-আপ প্রসেসের সময় একটি রিয়েল ইমেইল অ্যাড্রেস দিতে হবে, নাহলে আপনার ফ্রি AxCrypt লাইসেন্স পাবেন না। কোড পাওয়ার পর, সেটি কপি করে AxCrypt-এ পেস্ট করুন এগিয়ে যাওয়ার আগে।

আপনাকে একটি স্ট্রอง এবং ইউনিক AxCrypt পাসওয়ার্ডও তৈরি করতে হবে। AxCrypt পাসওয়ার্ড আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটের জন্য এনক্রিপশন এবং ডিক্রিপশন কী হিসেবে কাজ করে। AxCrypt ওয়ার্নিং-কে লক্ষ্য করুন। পাসওয়ার্ড রিস্টোর করলে শুধু ফাইলগুলো সাথে জড়িত অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দেবে। পুরানো পাসওয়ার্ড দিয়ে সিকিউর করা ফাইলগুলো ডিক্রিপ্ট করতে দেবে না।

আপনি যখন প্রস্তুত, এক্সেল স্প্রেডশিট ফাইলটি AxCrypt উইন্ডোতে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন। আপনি যদি AxCrypt-এ সাইন-ইন থাকেন, তবে এটি আপনার ফাইলগুলো অটোমেটিক্যালি এনক্রিপ্ট করবে। একইভাবে, আপনি যদি AxCrypt-এ লগড-ইন থাকেন এবং একটি ফাইল খোলার চেষ্টা করেন, তবে এটি পাসওয়ার্ড প্রম্পট দেখাবে না। আপনি যদি AxCrypt বন্ধ করেন (যেটি আপনাকে লগ আউটও করিয়ে দেয়), তবে আপনি স্প্রেডশিট খোলার চেষ্টা করলে পাসওয়ার্ড প্রম্পট পাবেন।

AxCrypt একটি ফ্রি এনক্রিপশন টুল, যা আমাদের সেরা উইন্ডোজ ফ্রিওয়্যার প্রোগ্রামের তালিকাতে থাকার কারণ।

এক্সেল স্প্রেডশিট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করার সেরা উপায় কী?

পুরाने দিনে, মাইক্রোসফট অফিসের ইন্টিগ্রেটেড পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল বা শিট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করা রিস্কি ছিল। এনক্রিপশন অ্যালগোরিদম পর্যাপ্ত শক্তিশালী ছিল না এবং একাধিক ভালনারেবিলিটি রয়েছিল, যা এটিকে অনुपযোগী করে তোল। যেহেতু মাইক্রোসফট অফিস এখন AES-256 ব্যবহার করে, আপনি নিশ্চিন্ত থাকতে পারেন যে আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটের পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন বিশ্বস্ত এবং বর্তমান প্রযুক্তি দিয়ে ভাঙা অসম্ভব।

যেহেতু ইন্টিগ্রেটেড পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন একবারে একটি ফাইল হ্যান্ডেল করে, আপনি 7-Zip এনক্রিপশন অপশনও বিবেচনা করতে পারেন। আপনি যদি বড় ভলিউমের এক্সেল স্প্রেডশিট প্রোটেক্ট করতে চান, তবে সেগুলো একটি একক আর্কাইভে (একটি স্ট্রอง এবং ইউনিক পাসওয়ার্ড দিয়ে!) পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করা একটি হ্যান্ডি অপশন যা AES-256ও ব্যবহার করে।

স্ট্রอง এবং ইউনিক পাসওয়ার্ড নিয়ে চিন্তিত? পাসওয়ার্ড তৈরি করার সহজ উপায় জানুন যেটি আপনি সবসময় মনে রাখবেন।