কিভাবে এক্সেল থেকে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাবেন (4 পদ্ধতি)

যখন ব্যবহারকারীরা তাদের গ্রাহকদের বা বসদের ইমেল পাঠায় তখন ট্র্যাক রাখা বেশ কঠিন। সেক্ষেত্রে এক্সেল কাজে আসে। অতএব, “Excel থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠান আউটলুক" তে একটি সময় বাঁচানোর পদ্ধতি হিসাবে প্রমাণিত হয়েছে। এক্সেল VBA ম্যাক্রো এবং HYPERLINK ফাংশন স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে পারে বা এক্সেল এন্ট্রি ব্যবহার করে একটি খসড়া তৈরি করতে পারে।

ধরা যাক আমাদের কর্মচারী পুনর্গঠিত বেতন আছে Excel এ ডেটা এবং আমরা Outlook ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে চাই .

এই নিবন্ধে, আমরা VBA ম্যাক্রো-এর একাধিক রূপ প্রদর্শন করি এবং HYPERLINK Excel থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানোর ফাংশন প্রতিআউটলুক .

এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

⧭ মাইক্রোসফট ভিজ্যুয়াল বেসিক খোলা এবং মডিউলে কোড ঢোকানো

কোনো পদ্ধতি প্রদর্শনের জন্য এগিয়ে যাওয়ার আগে, একটি মডিউল খোলা এবং সন্নিবেশ করার উপায়গুলি জানা প্রয়োজন Microsoft Visual Basic-এ এক্সেলে।

🔄 Microsoft Visual Basic খোলা হচ্ছে: এখানে প্রধানত 3 আছে Microsoft Visual Basic খোলার উপায় উইন্ডো।

1. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করা: ALT+F11 টিপুন সম্পূর্ণভাবে Microsoft Visual Basic খুলতে উইন্ডো।

২. ডেভেলপার ট্যাব ব্যবহার করা: একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটে, ডেভেলপার ট্যাবে যান> ভিজ্যুয়াল বেসিক নির্বাচন করুন . Microsoft Visual Basic উইন্ডো প্রদর্শিত হয়।

3. ওয়ার্কশীট ট্যাব ব্যবহার করা: যেকোনো ওয়ার্কশীটে যান, ডান-ক্লিক করুন এটিতে> কোড দেখুন বেছে নিন (প্রসঙ্গ থেকে মেনু )।

  🔄 Microsoft Visual Basic-এ একটি মডিউল সন্নিবেশ করানো: আছে 2 একটি মডিউল সন্নিবেশ করার উপায় Microsoft Visual Basic-এ উইন্ডো,

1. শীটের বিকল্পগুলি ব্যবহার করা: Microsoft Visual Basic খোলার পরে উইন্ডো, একটি ওয়ার্কশীট নির্বাচন করুন> ডান-ক্লিক করুন এটিতে> সন্নিবেশ নির্বাচন করুন (প্রসঙ্গ মেনু থেকে )> তারপর মডিউল বেছে নিন .

২. টুলবার ব্যবহার করা: আপনি ঢোকান নির্বাচন করেও এটি করতে পারেন৷ (টুলবার থেকে )> তারপর মডিউল বেছে নিন .

Excel থেকে Outlook এ স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানোর ৪টি সহজ উপায়

পদ্ধতি 1:নির্বাচিত প্রাপকদের Outlook ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাতে VBA ম্যাক্রো ব্যবহার করা

আমরা একটি ম্যাক্রো এক্সিকিউশন বোতাম তৈরি করতে চাই যার মাধ্যমে আমরা শুধুমাত্র একটি ক্লিকের মাধ্যমে নির্বাচিত প্রাপকদের মেল পাঠাতে পারি।

ধাপ 1: ঢোকান এ যান ট্যাব> আকৃতি> প্রস্তাবিত আকারগুলির মধ্যে যেকোনো একটি নির্বাচন করুন (যেমন, আয়তক্ষেত্রাকার:গোলাকার কোণগুলি )।

ধাপ 2: প্লাস আইকন টেনে আনুন যেখানেই আপনি আকৃতি সন্নিবেশ করতে চান নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে৷

ধাপ 3: একটি পছন্দের শেপ ফিল বেছে নিন এবং রূপরেখা রঙ তারপর রাইট ক্লিক করুন। পাঠ্য সম্পাদনা করুন এ ক্লিক করুন৷ পাঠ্য সন্নিবেশ করতে।

পদক্ষেপ 4: নির্দেশ ব্যবহার করুন Microsoft Visual Basic খুলতে এবং মডিউল সন্নিবেশ করান . মডিউলে নিম্নলিখিত ম্যাক্রো আটকান .

Sub ExcelToOutlookSR()
Dim mApp As Object
Dim mMail As Object
Dim SendToMail As String
Dim MailSubject As String
Dim mMailBody As String
For Each r In Selection
 SendToMail = Range("C" & r.Row)
 MailSubject = Range("F" & r.Row)
 mMailBody = Range("G" & r.Row)
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set mMail = mApp.CreateItem(0)
With mMail
 .To = SendToMail
 .Subject = MailSubject
 .Body = mMailBody
 .Display ' You can use .Send
 End With
Next r
End Sub

➤ কোডে,

1 - ভেরিয়েবলগুলিকে অবজেক্ট হিসাবে ঘোষণা করে ম্যাক্রো পদ্ধতি শুরু করুন এবং স্ট্রিং .

2 - একটি VBA ফর চালান ইমেলের এ পাঠান বরাদ্দ করতে নির্বাচনের প্রতিটি সারির জন্য লুপ করুন , বিষয় , এবং দেহ সারি এন্ট্রি ব্যবহার করে।

3 - ভেরিয়েবল বরাদ্দ করুন।

4 – VBA এর সাথে সম্পাদন করুন আউটলুক পপুলেট করার বিবৃতি আইটেম যেমন এ পাঠান , মেইল বিষয় , ইত্যাদি। এখানে ম্যাক্রো শুধুমাত্র Display চালায় আউটলুক বের করার নির্দেশ একটি ইমেল খসড়া সহ। যাইহোক, যদি পাঠান Display, জায়গায় বা পরে কমান্ড ব্যবহার করা হয় আউটলুক নির্বাচিত প্রাপকদের তৈরি করা ইমেল পাঠাবে।

5 - VBA ফর শেষ করুন লুপ।

ধাপ 5: ওয়ার্কশীটে ফিরে যান। আকৃতিতে ডান-ক্লিক করুন তারপর অ্যাসাইন ম্যাক্রো নির্বাচন করুন প্রসঙ্গ মেনু থেকে বিকল্প।

পদক্ষেপ 6: ম্যাক্রো নির্বাচন করুন (যেমন, ExcelToOutlookSR ) ম্যাক্রো নামের অধীনে এবং ম্যাক্রো ইন বেছে নিন এই ওয়ার্কবুক হিসাবে বিকল্প . ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .

পদক্ষেপ 7: এখন, ওয়ার্কশীটে, এক বা একাধিক কর্মচারী নির্বাচন করুন তারপর শেপ বোতামে ক্লিক করুন .

ধাপ 8: এক্সেল প্রম্পট আউটলুক দুপুরের খাবারের জন্য এবং নির্বাচিত কর্মীদের ইমেল তৈরি বা পাঠায়। আপনি যখন দুইজন কর্মচারীকে নির্বাচন করেন, আউটলুক পাঠানোর জন্য প্রস্তুত দুটি ভিন্ন ইমেল ড্রাফ্ট তৈরি করে।

যেহেতু ম্যাক্রো শুধুমাত্র ডিসপ্লে প্রদান করে কমান্ড, আউটলুক এটি পাঠানো ছাড়াই ইমেল খসড়া প্রদর্শন করে। পাঠান ব্যবহার করুন Excel থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠানোর নির্দেশ আউটলুক সেল এন্ট্রি ব্যবহার করে।

আরো পড়ুন: ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে এক্সেল ম্যাক্রো (3টি উপযুক্ত উদাহরণ)

পদ্ধতি 2:নির্দিষ্ট সেল মানের উপর নির্ভর করে এক্সেল থেকে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠানো

Excel থেকে লক্ষ্য অর্জনের পর আমরা যদি স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে চাই তাহলে কী হবে আউটলুক ? একটি ম্যাক্রো কোড সহজেই এই কাজটি করতে পারে৷

ধরুন, আমাদের ত্রৈমাসিক বিক্রয় ডেটা আছে একটি লক্ষ্য অর্জনের পরে (যেমন, বিক্রয়> 2000 ) স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক প্রম্পট করবে এক্সেল থেকে একটি নির্ধারিত ইমেল আইডিতে একটি ইমেল পাঠাতে।

ধাপ 1: যেকোনো মডিউলে নিম্নলিখিত ম্যাক্রো কোডটি টাইপ করুন .

Option Explicit
Dim Rng As Range
Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range)
On Error Resume Next
If mRng.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng)
If Rng Is Nothing Then Exit Sub
If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value > 2000 Then
Call ExcelToOutlook
End If
End Sub
Sub ExcelToOutlook()
Dim mApp As Object
Dim mMail As Object
Dim mMailBody As String
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set mMail = mApp.CreateItem(0)
mMailBody = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _
"Our outlet has quarterly Sales more than the target." & vbNewLine & _
"It's a confirmation mail." & vbNewLine & vbNewLine & _
"Regards" & vbNewLine & _
"Outlet Team"
On Error Resume Next
With mMail
 .To = "admin@wsxdn.com"
 .CC = ""
 .BCC = ""
 .Subject = "Notification on Achieving Sales Target"
 .Body = mMailBody
 .Display 'or you can use .Send
End With
On Error GoTo 0
Set mMail = Nothing
Set mApp = Nothing
End Sub

➤ উপরের চিত্র থেকে, বিভাগগুলিতে,

1 – একটি সেল বরাদ্দ করুন (যেমন, F17 ) VBA IF চালানোর জন্য একটি পরিসরের মধ্যে বিবৃতি যদি বিবৃতিটির ফলাফল সত্য হয় , ম্যাক্রো এক্সিকিউশনের জন্য অন্য ম্যাক্রোকে কল করে।

2 – পরিবর্তনশীল প্রকার ঘোষণা করুন এবং আউটলুককে পপুলেট করার জন্য বরাদ্দ করুন এর এন্ট্রি।

3 - VBA এর সাথে সম্পাদন করুন ইমেল এন্ট্রিতে ভেরিয়েবল বরাদ্দ করার বিবৃতি। পাঠান ব্যবহার করুন Display এর পরিবর্তে কমান্ড যদি আপনি তাদের পর্যালোচনা না করে সরাসরি ইমেল পাঠাতে চান। প্রাপকের ইমেল ম্যাক্রোর মধ্যে ঢোকানো হয়। আপনি যদি প্রাপকের ইমেল আইডি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সন্নিবেশ করতে চান তাহলে বিকল্প পদ্ধতি ব্যবহার করুন।

4 - অ্যাসাইনেশন থেকে কিছু ভেরিয়েবল সাফ করুন।

ধাপ 2: F5 ব্যবহার করুন ম্যাক্রো চালানোর জন্য কী। মুহূর্তের মধ্যে, Excel Outlook নিয়ে আসে একটি খসড়া ইমেল সহ স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করা হয়েছে যেমনটি নিম্নলিখিতগুলিতে দেখানো হয়েছে। আপনি পাঠান এ ক্লিক করতে পারেন৷ অথবা পাঠান ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠান ম্যাক্রোতে কমান্ড।

আরো পড়ুন: সেল বিষয়বস্তুর উপর ভিত্তি করে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠান (২টি পদ্ধতি)

একই রকম পড়া

• একটি ভাগ করা এক্সেল ফাইলে কে আছে তা কীভাবে দেখতে হয় (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
• Excel এ শেয়ার ওয়ার্কবুক সক্ষম করুন
• একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল শেয়ার করবেন
• অ্যাটাচমেন্ট সহ Excel থেকে ইমেল পাঠাতে কিভাবে ম্যাক্রো প্রয়োগ করবেন

পদ্ধতি 3:Outlook দ্বারা Excel থেকে সক্রিয় ওয়ার্কশীট সহ ইমেল পাঠাতে VBA ম্যাক্রো ব্যবহার করা

বিকল্পভাবে, এমন উদাহরণ হতে পারে যেখানে আমাদের একটি সম্পূর্ণ সক্রিয় পত্রক পাঠাতে হবে একটি নির্ধারিত ইমেল ঠিকানায়। সেই ক্ষেত্রে, আমরা একটি VBA কাস্টম ফাংশন ব্যবহার করতে পারি একটি ম্যাক্রোর মধ্যে ডাকা হবে৷

ধাপ 1: মডিউলে নিচের ম্যাক্রোটি সন্নিবেশ করুন .

Function ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean
On Error Resume Next
Dim mApp As Object
Dim rItem As Object
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set rItem = mApp.CreateItem(0)
With rItem
 .To = mTo
 .CC = ""
 .Subject = mSub
 .Body = mBd
 .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName
 .Display 'or you can use .Send
End With
Set rItem = Nothing
Set mApp = Nothing
End Function
Sub OutlookMail()
Dim mTo As String
Dim mSub As String
Dim mBd As String
mTo = "admin@wsxdn.com"
mSub = "Quarterly Sales Data"
mBd = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _
"Kindly find Outlet's Quarterly Sales data attached with this mail." & vbNewLine & _
"It's a notification mail." & vbNewLine & vbNewLine & _
"Regards" & vbNewLine & _
"Outlet Team"
If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then
 MsgBox "Successfully created the Mail draft or Sent"
End If
End Sub

➤ উপরের চিত্র থেকে, কোডের বিভাগগুলি,

1 - ভেরিয়েবল ঘোষণা এবং সেট করুন।

2 - VBA With ব্যবহার করে কমান্ড বরাদ্দ করুন বিবৃতি ডিসপ্লে ব্যবহার করুন অথবা পাঠান যথাক্রমে পর্যালোচনা বা সরাসরি ইমেল পাঠানোর নির্দেশ।

3 - পূর্বে সেট করা ভেরিয়েবলগুলি সাফ করুন।

4 - VBA এর সাথে বরাদ্দ করুন পাঠ্য সহ কমান্ড।

5 – VBA কাস্টম ফাংশন চালান .

ধাপ 2: ম্যাক্রো চালানোর জন্য F5 টিপুন , এবং সাথে সাথে Excel আউটলুক নিয়ে আসে নীচের ছবির মত পর্যালোচনা করার জন্য একটি খসড়া ইমেল সহ। পরে, আপনি এটি পাঠাতে ভাল।

আরো পড়ুন: এক্সেল ব্যবহার করে কিভাবে আউটলুক থেকে বাল্ক ইমেল পাঠাবেন (3 উপায়)

পদ্ধতি 4:হাইপারলিঙ্ক ফাংশন ব্যবহার করে এক্সেল থেকে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানো

হাইপারলিঙ্ক ফাংশন আউটলুক আনতে এক্সেল সেলগুলিতে একটি ক্লিকযোগ্য লিঙ্ক তৈরি করে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানোর মাধ্যম হিসেবে।

ধাপ 1: H5 কক্ষে নিম্নলিখিত সূত্রটি টাইপ করুন .

হাইপারলিঙ্ক৷ ফাংশন “MailTo:”&C5&”?Subject=”&F5&”&cc=”&$D$2&”&body=”&G নেয় link_location হিসেবে 5 , এবং “এখানে ক্লিক করুন” বন্ধুত্বপূর্ণ_নাম হিসেবে .

ধাপ 2: ENTER টিপুন লিঙ্ক পেস্ট করতে। তারপর লিঙ্কে ক্লিক করুন।

ধাপ 3: এক্সেল আপনাকে আউটলুক এ নিয়ে যায় . এবং আপনি সমস্ত আউটলুক দেখতে পাচ্ছেন এন্ট্রিগুলি এক্সেল থেকে নির্ধারিত ডেটা দিয়ে পূর্ণ হয়। পাঠান-এ ক্লিক করুন .

পদক্ষেপ 4: ফিল হ্যান্ডেল টানুন অন্য কক্ষে সূত্র প্রয়োগ করতে।

আরো পড়ুন: Excel এ শর্ত পূরণ হলে কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাবেন

উপসংহার

VBA ম্যাক্রো ভেরিয়েন্ট এবং HYPERLINK Excel থেকে Outlook এ স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানোর সময় ফাংশন সহায়ক হতে পারে। আশা করি আপনি উপরে বর্ণিত পদ্ধতির মধ্যে আপনার পছন্দের পদ্ধতিটি খুঁজে পাবেন। মন্তব্য করুন, যদি আপনার আরও জিজ্ঞাসা থাকে বা যোগ করার কিছু থাকে।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• VBA ব্যবহার করে এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুস্মারক ইমেল পাঠান
• কিভাবে ইমেলের মাধ্যমে একটি সম্পাদনাযোগ্য এক্সেল স্প্রেডশীট পাঠাবেন (৩টি দ্রুত পদ্ধতি)
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেল পাঠানোর জন্য ম্যাক্রো (3টি দরকারী ক্ষেত্রে)
• তারিখ ভিত্তিক এক্সেল থেকে কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাবেন
• একটি ম্যাক্রো ব্যবহার করে (সহজ পদক্ষেপ সহ) বডি সহ এক্সেল থেকে কীভাবে ইমেল পাঠাবেন